改善项目的沟通

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1、2020 4 23 IT项目管理 ITPM InformationTechnologyProjectManagement第九章改善项目的沟通 王如龙 2 44 7 课程回顾 指导与管理项目执行 4 整体变更控制 6 监控项目工作 制定项目管理计划 制定初步范围说明书 制定项目章程 整体 5 3 2 1 已了解的过程有 28 个 领域 制作WBS 范围 P 11 项目收尾 范围规划 范围定义 范围核实 变更控制 进度 活动定义 资源估算 活动排序 时间估算 计划制定 进度控制 成本 费用估算 费用预算 费用控制 有了人 项目就有了希望 用好人 项目才能获得希望 质量 质量规划 质量保证 质量控制

2、 人力资源 人力资源规划 团队组建 团队建设 团队管理 3 44 普林斯顿大学研究发现 智慧 专业技术 经验三者只占成功因素的25 其余75 决定于良好的人际沟通 斯坦福研究中心指出 你赚钱的12 5 来自知识 87 5 来自关系 美国著名企业家戴尔 卡耐基认为 一个成功的企业家只有15 是靠他的专业知识 而85 是靠他的人际关系和处世技巧 本章知识要点 4 44 哈佛大学商学院调查表明 在500名被解职的员工中 因人际沟通不良而导致工作不称职者占82 实践证明 沟通能力是个人发展的关键因素 一个不善于改善沟通的人 很难在IT领域创造佳绩 本章知识要点 使原来的状况变得好些 5 44 沟通渗透

3、在项目生命周期的全过程中 项目成功的最大威胁是沟通的失败 改善沟通在IT项目管理中具有非常重要的意义 要开发满足用户需要的软件 首先要清楚用户的需求 同时也必须让用户明白你将如何在软件上实现这些需求 还要让用户知道为什么有些需求不能实现 而有些方面可以做得更好 更重要的是要让用户非常愿意地使用你提交的软件 就必须让用户了解它 熟悉它 喜欢它 这些都要充分发挥听 说 写的本领 本章知识要点 P 224 6 44 学习完本章后 应当掌握如下知识 1 沟通的概念 过程 类别 模型与特点 2 项目沟通管理的过程 3 沟通管理计划内容与编制方法 4 沟通方式和渠道 沟通的工具与技巧 5 利益关系者管理原

4、则 技巧和方法 6 冲突的概念 来源 特点 7 解决冲突的策略与方法与技巧 本章知识要点 P 224 7 44 沟通是为了特定的目标 在人与人之间 组织或团队之间进行的信息 思想和情感的传递或交互的过程 项目沟通是为实现项目管理目标 项目团队与其他组织 项目团队成员之间信息 思想 情感的传递和理解的过程 9 1沟通管理概述9 1 1沟通的概念 P 225 8 44 沟通是组织内部管理的基础 是协调组织内部关系的纽带 是使组织和项目团队成为一个整体的凝聚剂 沟通是领导人或项目经理激励下属 实现领导职能的基本途径 沟通是组织或项目团队与外部建立联系的桥梁 9 1沟通管理概述9 1 1沟通的概念 P

5、 226 9 44 软件项目是否达到客户的期望主要取决于客户在多大程度上赞同所交付的项目内容 而不是项目提供者提供了 多好 的系统 因此 建立有效和持续的客户沟通机制是项目得到客户认可的基础 9 1沟通管理概述9 1 1沟通的概念 P 226 10 44 软件项目成功的三个主要因素是用户的参与 主管层的支持和需求的清晰表述 所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能 特别是对非IT人员的沟通 美国著名导演伍迪 艾伦说 生活一半的内容都在于抛头露面 IT项目管理的成功的一半在于 将你要做的事情不停的展示给你的用户 9 1沟通管理概述9 1 1沟通的概念 P 226 11 44 9 1沟通管理概述9

6、1 2沟通的过程 P 227 图9 1沟通过程的一般模型 12 44 按功能划分 工具式沟通与感情式沟通按组织系统划分 正式沟通和非正式沟通按沟通方向划分 纵向沟通和横向沟通按是否进行反馈 单向沟通和双向沟通按表达方式方法 口头沟通和非言语沟通 9 1沟通管理概述9 1 3沟通的类别 P 228 13 44 9 1沟通管理概述9 1 4沟通网络 P 230 图9 2几种常见的双向沟通网络模型 沟通网络是指组织中沟通渠道结构和类型 基本特征有渠道路径的数量 分布及反馈 14 44 9 1沟通管理概述9 1 5项目沟通管理 P 231 项目沟通管理是建立在管理沟通的基础上 服务于项目管理及项目干系

7、人的共同利益 图9 3IT项目沟通管理主要过程 15 44 9 1沟通管理概述9 1 5项目沟通管理 P 231 项目沟通管理的目标是 及时而适当地创建 收集 发送 储存和处理项目的信息 研究表明 项目经理在整个项目过程中 需要花费70 90 时间与项目团队 客户 项目干系人和项目发起人进行沟通 每个参与项目者都应认识到 他们作为个体所参与的各项沟通活动对项目整体的成败都起着举足轻重的作用 16 44 9 2沟通规划 P 231 应该通过沟通规划 来确定项目干系人的信息和沟通需求 包括 确定哪些人是项目干系人 他们对于项目的收益水平的影响程度如何 谁需要信息 需要什么信息 何时需要信息 以及如

8、何传递给他们 17 44 9 2沟通规划9 2 1项目沟通分析 P 231 沟通规划的关键之一是对项目干系人进行分析 对项目干系人的分析有两个目的 通过分析确定不同的项目干系人的信息需求 以明确各个项目干系人可以分别看到哪些项目文件 什么范围的人出席什么会议 通过分析可以辨别出项目对项目干系人的影响和收益 以此帮助项目经理制定出对项目最有帮助的沟通策略 18 44 9 2沟通规划9 2 2沟通管理计划 P 231 由于许多IT项目没有足够的关于沟通的初始信息 使项目的沟通存在很大的隐患 因此制定一个沟通管理计划非常重要 项目沟通管理计划是沟通规划的一个重要输出 它是指导项目沟通的重要文件 是项

9、目整体计划的一部分 19 44 9 2沟通规划9 2 2沟通管理计划 P 232 项目沟通计划为后续信息发布 绩效报告和项目利害关系者管理等工作提供指导 主要包括内容有 信息收集和存储渠道的结构信息分发渠道的结构分发信息说明进度安排评估信息的方法更新及修订沟通管理计划的方法 20 44 9 2沟通规划 P 233 表9 2项目沟通计划 21 44 9 3信息发布 P 233 信息发布是向项目干系人及时地提供所需的信息 包括实施沟通管理计划以及对预料之外的信息索取要求的应对 信息可以通过不同的方式收集和检索 包括手工存档系统 电子数据库 项目管理软件以及允许查问诸如工作图纸 设计规范 测试计划持

10、技术文档系统 22 44 9 3信息发布9 3 1信息发布方式 P 233 对于IT项目沟通管理过程中的信息发布 由于信息量大 信息分发的实时性强 为了达到信息分发的目的 可以建立信息检索系统 电子文本数据库 项目管理软件 检索技术文件资料系统等 使项目组成员充分共享信息 软件开发过程既是知识共享的过程 也是技术创新的过程 同时还是项目成员相互学习 共同提高的过程 需要形成相对统一的技术平台 23 44 9 3信息发布9 3 2召开有效的项目工作会议 会议是口头沟通的的一种形式 有助于公开项目积极的或消极的重要信息 也有助于在项目人员和利害相关者之间建立较强的联系 一个成功的项目工作会议能够成

11、为鼓励项目组建立和加强对项目的期望 任务 关系和责任的工具 一个失败的会议对项目会产生有害的影响 包括失去期望 模糊任务 混淆关系 推卸责任等 P 234 24 44 9 3信息发布9 3 2召开有效的项目工作会议 P 234 召开有效的项目工作会议的经验 明确会议的目的和期望的结果确定参加会议的人员在会议召开前向参加者提供会议议程使会议专业化解决问题 对事不对人 积极的 正面的态度解决问题重视会议之后的记录重视会议结果的告知 25 44 9 3信息发布 董事会100 副总裁63 部门主管56 部门经理40 项目经理30 项目成员20 图9 A信息传递与获取 关于信息传递与信息量的获取 26

12、44 9 4绩效报告 P 235 绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程 包括状态报告 进展报告和项目预测 项目干系人通过审查项目绩效报告 可以了解组织为了达到项目的目标 是如何使用资源的 这些资源的状况和对项目的贡献 通过审查项目绩效报告 可以随时掌握项目的最新动态和进展 分析项目的发展态势 及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题 从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施 27 44 9 4绩效报告9 4 1绩效报告的工具与技术 P 235 绩效报告的编制需要项目经理和项目组成员对项目的实际执行情况和发展趋势的正确评估和预测 其采用的主要工具和技术有 信息演示工具绩效信息收集和

13、汇总状态审查会议工时汇报系统费用汇报系统 28 44 P 235 绩效报告组织与归纳所收集到的信息 并展示依据绩效衡量基准分析的所有结果 状况报告 描述项目在某一特定时间点所处的项目阶段 状况报告是从达到范围 时间和成本三项目标上分析项目所处的状态 进展报告 描述项目组在某一特定时间工作完成情况 项目预测 预测项目的将来状况与进展 状态评审会议 定期进行的交流有关项目信息的事件 9 4绩效报告9 4 2绩效报告的结果 案例9 A 项目进度月报 29 44 9 5利害关系者管理 P 236 利害关系者管理 系指对沟通进行管理 以满足项目干系人的需求并与他们一起解决问题 进行有效的利害关系者管理

14、应该了解沟通的原则 方法 工具 掌握处理冲突的方法和技巧 案例9 B 从同坐一条船到同在一条战壕的转变 30 44 9 5利害关系者管理9 5 1遵循沟通原则 P 236 尽早沟通主动沟通内外有别采用对方能接受的沟通风格沟通的升级原则 31 44 9 5利害关系者管理9 5 2影响项目沟通的因素 P 237 语义上的障碍知识经验水平的限制知觉的选择性心理因素的影响组织结构的影响沟通渠道的选择信息量的多少 应该将 指责 从我们的沟通中永远删除 32 44 9 5利害关系者管理9 5 3使用沟通技巧 P 238 表9 3按沟通过程划分的技巧 33 44 9 5利害关系者管理9 5 3使用沟通技巧

15、P 238 表9 4按不同沟通信息方向划分的技巧 34 44 9 5利害关系者管理9 5 4项目沟通管理工具与模板 P 239 表9 5常用的沟通工具 35 44 9 5利害关系者管理9 5 4项目沟通管理工具与模板 P 240 案例9 2 谈话的十大禁忌 一 出现问题时 不要把对方逼上绝路 二 不要过于卖弄自己 三 不要喋喋不休发牢骚 向别人诉说自己的不幸 四 在朋友痛苦无助的时候 不要谈自己得意的事情 五 不要用训斥的口吻去说别人 六 不要随意触及隐私 七 谈话时不要做一些不礼貌的动作 八 不要只注重个人而冷落了他人 九 不要随便打断别人的谈话 十 不要谈对方不懂的话题 36 44 9 5

16、利害关系者管理9 5 5良好的冲突管理 P 241 冲突是双方感知到矛盾与对立 是一方感觉到另一方对自己关心的事情产生或将要产生消极影响 因而与另一方产生互动的过程 项目冲突是组织冲突的一种特定表现形态 是项目内部或外部某些关系难以协调而导致的矛盾激化和行为对抗 项目冲突管理是从管理的角度运用相关理论来面对项目中的冲突事件 引导冲突朝积极方向发展 避免其负面影响 保证项目目标的实现 37 44 9 5利害关系者管理9 5 5良好的冲突管理 P 241 资源的冲突费用冲突技术意见和性能权衡的冲突管理程序上的冲突项目优先权的冲突项目进度的冲突项目成员个性冲突 1 常见的冲突来源 38 44 9 5利害关系者管理9 5 5良好的冲突管理 P 242 沟通与知觉差异角色混淆资源分配及利益格局的变化目标差异 2 项目冲突产生的原因 3 项目冲突的类型 建设性冲突破坏性冲突 39 44 9 5利害关系者管理9 5 5良好的冲突管理 P 243 回避或撤出 竞争或强制 缓和与调停 妥协面对与正视 4 解决项目冲突的策略 给人伤害的忠诚绝对不是一种美德 40 44 P 243 沟通失败是IT项目成功的