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1、货代单证操作流程 1 接受到客户的订舱委托书 按照客户的要求的船期和箱型去船公司订舱 等船 公司出了箱号以后 给客户出入货通知 写明船名航次 提单号 场站地址和联 系人 注明客户在什么时间以内把货物运至场站 如果客户要求货代找车 请联系好车队 并和客户确认好陆运的价格 把入货通 知传真给车队的师傅 安排好时间 请车队师傅去港口背向去客户工厂装货 2 报关 要求客户提供正本的报关委托和核销单 箱单 发票 与客户核实好商 品的品名 HS编码 企业在海关所录入的10位数编码 货物件重尺等规格 3 报检 要求客户提供正本的报检委托 箱单 发票 和销售合同书 等客户工 厂验货后出通关单 安排通关 4 在
2、开船以前和客户确认提单 5 在船开以后给客户传真费用明细 让客户确认回传 6 要求客户付款买单 有的客户买单的时间比较急 请和客户沟通好时间 防止 影响客户的交单 操 作 规 范 一 订舱 1 业务将资料明确填写在业务作业单上后交给操作主管 由主管进行登记 主管 再将单证派发给各操作员手中 资料要求业务填写数据明确 除浮动部分 不 得擅自更改 在开船前确定费用 2 如果舱位 价格方面出现问题 应及时反馈给主管及业务员 3 在舱位紧张的时候 可向船东先预定舱位 二 请派 1 接到船东放箱后 及时传真给拖车请派 冷冻柜要提前联络柜检单 2 在请派单上体现的到柜时间要比客人要求的提前半个小时 3 如
3、果是长途的客人 必须向客人提供司机的手机号码以便联络 4 如果一个工厂同时装几个货柜的 要传真给工厂船名航次 提单号 港口及柜 号 5 和工厂保持联络到柜时间 若未及时到柜的 要及时查明原因 6 在装柜过程中产生额外费用的 在确认无法申请后 要告知业务员 由业务员 决定如何向客人收取 三 单证 1 客人提供资料后 应立即制作有我公司格式的提单样单给客人确认 以客人的 OK件再和船东确认提单 2 操作员必须根据 OK件先和船东核对提单无误后再发给客人 发到其他公司的 传真应一一确认是否收到 3 操作员在向外勤分配单证时 要告知单证的轻重缓急 单证必须在几点送达 如果因特殊原因 不能按时送达的 交
4、给主管进行调整 备注 二程 中转 船期的跟踪及反馈 如果遇到特殊情况应及时应对 每个月 各家船公司的船期更改也要及时反馈 四 费用结算 1 操作员在确认此票装船后 根据船东的费用单 在开船后一天之内请款 经过主 管审核无误后 交给财务 船公司运价尽量由商务部掌握 由操作主管与船公司 相关业务人员沟通价格事宜 2 因冷冻柜的制冷费用问题 操作员要及时向相关的拖车公司索要费用以便核 对 3 操作员在开船后一天之内要把DEBIT NOTE 和我司的货代提单发送给代理 4 除了和我公司有月结协议的客人 其他客人一律要所有费用结算清楚后退还核 销单 5 操作在下班之前要把第二天早上付款的请款单交给主管
5、为第二天的操作争取 时间 货代单证的具体操作流程 海运 走海运时 把货及 invoice packing list booking 交到 forwarder仓库 还 要拿走一份入仓单 请问之后要怎样 入仓单有什么用 是否还要换什么数据 提供给客户 打制订舱单 1 订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作 需要填制的项目有 SHIPPER CONSIGNEE NOTIFY POR MARKS NOS QUANTITY DESCRIPTION OF GOODS GROSS WEIGHT IN KILOS MEASUREMENT TOTAL 2 打制完上述内容后 注明运输条款 在订舱单的右上角打上代理
6、人的电 话 传真 并加盖代理人方章 送至配载的船公司 1 单证必须齐全 货主必须提供的单据有 合同副本 售货确认书 形式发票 正本装箱单 至少一份 正本发票至少一份 正本出口收汇核销单 出口货物如需海关监管条 件还必须提供相应证件 2 如果货主提供的单据已缮制好 可以从以下方面审核 A 合同 委托与装箱单 发票上显示的尺码 重量是否一致 B 合同 委托与装箱单 发票上显示的金额以及币种是否一致 合同金额 不小于发票金额 C 合同 委托与装箱单 发票上显示的发票号是否一致 D 合同 委托与装箱单 发票上显示的合同号是否一致 E 正本单据不许有任何涂改 F 合同不能是手写 否则用打字机重新缮制 3
7、 如果货主提供的单据空白 可按下列项目缮制 A 装箱单主要填制的内容为麦头 发票号码 合同号 装货港 卸货港 品名 规格 数量 毛重 净重 B 发票主要填制的内容为唛头 合同号 发票号 装货港 卸货港 货物 描述 数量 单价 总价 转报关单据 接到船公司集港通知后 取回下货纸 在集港前一天下午3 时前 电话同港 务局货运科做集港计划 制下货小条 一式三联 A 转至报关行的单据有 装箱单 发票 合同 委托报关协议 报关单 下货纸 联系单 一式两联 海关监管条件涉及的证件 上述单据各1 份 B 编号为 1 2 3 的单据必须由货主提供 C 委托报关协议 副本也可以 用规定格式加盖出口单位公章 填上
8、相 应内容 D 下货纸 在前述订舱单的基础上 在相应的位置补充船名 航次 提单 号 货物描述需用中文加以标识 报关只需提供装货单收货单留底联 每一 联的右上角都应加盖代理人方章 下货纸装货单应盖有该条船船代的签章 E 联系单 联系单是代理人与报关行联系的单据 上面列明代理人转给报 关行何种单据及份数 将单据转至报关行前 应填好一式两联的联系单 单据转 至报关行后 其中一联应有报关行相关人员的签字 以备存档 F 合同 装箱单 发票 报关单 许可证 商检证转至报关行前应有留底 确认提单 A 缮制提单前应注意货主有无特殊要求 一般情况下 货主都会在委托中 注明 B 如要求在提单中显示 SHIPPED
9、 ON BOARD 签单时 应注意上 下签章 其 中之一应签在 SHIPPED ON BOARD 旁边 C 如果涉及倒签 预借 应事先与船公司确认好是否能接受 如果可以接 受 应填制好保函传真给货主 让其加盖公章 返回后再由代理人提供给相关船 公司 意见如下 A 如货代代理报关或接受委托报关 则需提供正本出口收汇核销单 否则 货代则不需要货主的出口收汇核销单 B 发票的金额可以大于合同的金额 因为进出口合同中普遍存在溢短装条 款 除非合同中无此条款或客户L C 中明确规定如实际走货金额大于合同金额则 拒付 3 船公司一般不做拼箱货 是由专门的拼箱公司操作 将各个货主的货物拼 在一个柜再向船司定舱 拼箱公司和船司定舱是以CY CY的条款 而货主与拼箱 公司定的是 CFS CFS LCL LCL 条款 船司只出具一套提单给拼箱公司 不 会出具多套以 CFS CFS 条款的提单给直接客人 拼箱公司再签发自己公司的 货代单给客人 故拼箱货无船东单可言 只能默认拼箱公司所签发的提单为船东 单 拼箱公司的提单上所载的目的港代理一般是该公司自己的代理 而不是船公 司的 出船运货代的单证操作流程 首先 你要带好这些单据到海关和商检局盖章 信用证和其他正本单据是由银行 给你 然后到船公司提货一般这些货物都在海关的监管仓库中 最后在核销外汇 具体的货物有不同的监管要求你可以先到当地海关和商检询问
