第四章-UFO报表系统PPT课件

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1、第四章 UFO报表 1 学习目标与要求 学习目标系统学习自定义简单报表和利用报表模板生成报表的基本知识和操作方法 学习要求 掌握 报表格式设置 公式设置及报表数据的计算方法 利用报表模板生成报表数据的方法 了解 设置报表模板的方法 2 本章内容 4 1系统概述4 1 1功能概述4 1 2与其他模块的数据关联4 1 3UFO报表系统的操作流程4 2应用实务实验一自定义报表实验二利用报表模板生成报表 3 4 1UFO报表系统概述 会计报表是以货币为计量单位 总括反映企业 行政和事业等单位在某一时点的资产状况以及一定时期内财务状况和经营成果的报告 编制会计报表是会计核算的一项专门方法 它将日常核算中

2、繁多分散的会计资料 按统一的会计制度要求来规定其格式和编制方法 并把这些加以归类 整理 汇总 形成一套指标体系 从而全面地反映企业的经营成果 UFO报表系统是会计信息系统中一个独立的子系统 为企业内部各管理部门及外部相关部门提供了综合反映企业一定时期财务状况 经营成果和现金流量的会计信息 UFO报表系统是真正的三维立体表 它提供了丰富的实用功能 完全实现了三维立体表的四维处理能力 利用UFO报表系统除了能够编制各种对外和内部报表外 还能实现对报表进行审核 汇总 进而生成各种分析图 按预定格式输出各种会计报表 4 UFO报表系统功能 提供各行业报表模板 包括现金流量表 UFO报表系统可以提供21

3、个行业的标准财务报表模板 包括最新的 现金流量表 可轻松生成复杂报表 此外 还提供自定义模板的新功能 使用户可以根据本单位的实际需要定制模板 文件管理功能UFO报表系统提供了各类文件管理功能 并且能够进行不同文件格式的转换 包括文本文件 MDB文件 EXCEL文件 LOTUS1 2 3文件 UFO报表系统支持多个窗口同时显示和处理 可同时打开的文件和图形窗口多达40个 并提供了标准财务数据的 导入 和 导出 功能 可以和其他流行财务软件交换数据 格式管理功能UFO报表系统提供了丰富的格式设计功能 如设组合单元 画表格线 包括斜线 调整行高列宽 设置字体和颜色 设置显示比例等 用户通过此项功能可

4、制作各种要求的报表 数据处理功能UFO以固定的格式管理大量不同的表页 能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理 并且在每张表页之间建立有机的联系 UFO报表系同提供了排序 审核 舍位平衡 汇总功能 绝对单元公式和相对单元公式 可以方便 迅速地定义计算公式 种类丰富的函数 5 UFO报表系统功能 图表功能UFO报表系统采用 图文混排 方式 可以很方便地进行图形数据组织 制作包括直方图 立体图 圆饼图 折线图等10种图式的分析图表 可以编辑图表的位置 大小 标题 字体 颜色等 并打印输出图表 打印功能UFO报表系统采用 所见即所得 的打印方式 报表和图形都可以打印输出 并

5、提供 打印预览 使读者可以随时观看报表或图形的打印效果 报表打印时 可以支持打印格式或数据 设置财务表头和表尾 在0 3到3倍之间缩放打印及横向或纵向打印等等 支持对象的打印及预览 包括UFO生成的图表对象和插入UFO中的嵌入和链接对象 二次开发功能UFO报表系统提供批命令和自定义菜单 自动记录命令窗中输入的多个命令 可将有规律性的操作过程编制成批命令文件 提供了Windows风格的自定义菜单 综合利用批命令 可以在短时间内开发出本企业的专用系统 6 报表管理系统概述 4 1 2与其他模块的数据关联 报表编制数据处理流程图 7 报表管理系统概述 4 1 3UFO报表系统的操作流程 报表管理的工

6、作过程基本可以分为报表的格式和公式设置 报表的数据处理 报表输出 8 UFO报表系统基本操作流程 要完成UFO报表处理 首先需要将系统启动起来 并建立一个空白的报表 再对其进行格式的设计以及公式编辑 输入相应的数据后还要对这些数据进行合理处理 待一切操作过程完成并退出系统之后 再进行其他的操作 9 报表管理系统概述 四 基本功能结构 用友UFO报表管理系统具有 文件管理功能 格式管理功能 数据处理功能 图形功能 打印功能和二次开发功能 10 4 2应用实务 实验一自定义报表 实验目的 系统学习自定义报表的方法 要求掌握报表格式设计和公式设置的方法以及报表数据的计算方法 了解及查询有关的图表功能

7、 实验准备 引入 D 888帐套备份 3 3 总账期末业务处理 的账套备份数据 或引入光盘中的 实验账套 3 3 总账管理系统期末处理 将系统日期修改为 2014年1月31日 由操作员ZC周晨 口令0301 登录888账套的企业应用平台 进入到UFO报表 11 实验一自定义报表 实验内容 设计利润表的格式按新会计制度设计利润表的计算公式保存报表格式至 我的文档 中 自制利润表 生成自制利润表的数据将已生成数据的自制利润表另存为 1月份利润表 12 一 启动UFO报表 在使用UFO报表系统处理会计报表之前 应首先启动UFO系统 并建立一张空白的报表 然后在这张空白报表的基础上设计报表的格式 1

8、格式状态与数据状态格式状态 在此状态下定义报表的格式 如表尺寸 行列宽 单元属性 组合单元 设置公式 关键字设置等 数据状态 在数据状态下管理报表的数据 如输入数据 增加或删除表页 审核 舍位平衡 汇总 合并报表等 在数据状态下不能修改报表的格式 2 格式状态与数据状态切换方法 a 点击窗口左下角 格式 与 数据 切换按钮b 编辑菜单 格式 数据状态c 快捷键Ctrl D 13 3 行 行名用1 9999表示 共9999行 行高0 160mm4 列 列名用A IU表示 共255列 列宽0 220mm5 单元格 单元格是由行与列交差所确定的 是UFO报表中的最小单位 表示方法为该单元格所在的列名

9、加上该单元格所在的行名 6 关键字 是特殊的格式 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 以及以此为依据从总账中进行取数 在格式状态下设置 在数据状态下录入 关键字包括 单位名称 单位编码 年 季 月 日以及自定义关键字 一 启动UFO报表 14 一 启动UFO报表 在使用UFO报表系统处理会计报表之前 应首先启动UFO系统 并建立一张空白的报表 然后在这张空白报表的基础上设计报表的格式 注意 建立新表后 将得到一张系统默认格式的空表 保表名默认为Report1 rep 空白报表建立起来以后 里面没有任何内容 所有单元的类型均默认为数值单元 新报表建立起来以后 默认的状态栏为格式状

10、态 15 二 设计表样 设计表样主要包括设计报表的表格 输入报表的表间项目 以及定义报表中各项目的显示风格 定义单元属性 通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观 报表表样设置的具体内容一般包括设置报表尺寸 定义报表行高和列宽 画表格线 定义组合单元 输入表头 表体 表尾内容 定义单元属性等 16 一 设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数 每张表页9999行和255列 注意 报表的尺寸设置完之后 还可以单击 编辑 菜单中 插入 或 删除 选项增加或减少行或列来调整报表大小 二 设计表样 17 1 2 3 一 设置报表尺寸 18 二 定义报表的行高和列宽 行高和列宽的定义 可以

11、通过菜单操作 也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽 注意 19 三 画表格线 报表的尺寸设置完之后 在报表输出时 该报表示没有任何表格线的 为了满足查询和打印的需要 还需要在适当的位置上画表格线 20 四 定义组合单元 有些内容如标题 编制单位 日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下 所以为了实现这些内容的输入和显示 需要定义组合单元 注意 组合单元实际上就是一个大的单元 所有针对单元的操作对组合单元均有效 组合单元可以用该区域名或者区域中的任一单元名来加以表示 若所定义的组合单元取消 可以在 组合单元 对话框中 单击 取消组合 按钮实现 21 五 输入项目内容 报表表间项目是指

12、报表的固定文字内容 主要包括表头 表体项目 表尾项目等 在录入报表项目时 编制单位 日期一般不需要录入 UFO报表系统将其单独设置为关键字 项目录入完之后 默认的格式均为普通宋体12号 居左 一个表样单元最多能录入63个字符或31个汉字 允许换行显示 注意 22 六 设置单元属性 单元属性主要指单元类型 数据格式 对齐方式 字型 字体 字号及颜色 边框样式等内容的设置 报表新建时 所有单元的单元类型均默认为数值型 格式状态下 录入的内容均默认为表样单元 字符 单元类型和 数值 单元类型录入以后 只对本表页有效 表样 单元类型录入以后 对所有的表页有效 设置完之后可以在预览窗口中查看效果 注意

13、23 七 设置关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置 关键字主要有六种 单位名称 单位编号 年 季 月 日 另外还包括自定义关键字 可以根据用户的实际需要任意设置相应的关键字 24 七 设置关键字 关键字在格式状态下定义 关键字的值则在数据状态下录入 每张报表可以同时定义多个关键字 关键字 如年 月等 会随同报表数据一起显示 在定义关键字时既要考虑编制报表的需要 又要考虑打印的需要 关键字在一张报表中只能定义一次 即同一张报表中不能有重复的关键字 如果关键字的位置设置错误 可以单击

14、 数据 关键字 取消 取消后重新设置 注意 25 八 编辑公式 在UFO表中 由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系 所以报表中各种数据的采集 运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式 报表主要有单元公式 审核公式和舍位平衡公式 这里主要介绍单元公式 26 八 编辑公式 单元公式 单元公式是指为报表单元进行赋值的公式 利用它可以将单元赋值为数值 也可以赋值为字符 对于需要从报表本身或其他模块 如总账 工资 固定资产等模块 中取数以及一些小计 合计 汇总等数据的单元 都可以利用单元公式进行取数 27 八 编辑公式 1 直接录入公式函数名 科目编码 会计期间 方向 帐套号 会计年度 编码1 编

15、码2 单元公式在录入时 凡是涉及到数学符号的均须录入英文半角字符 否则系统将认为公式录入错误而不能被保存 注意 28 八 编辑公式 一 单元公式 2 利用函数向导录入公式 如果用户对UFO的函数不太了解 直接定义单元公式有困难 可以利用函数向导引导录入公式 注意 如果录入的会计科目有辅助核算 还可以录入相关辅助核算内容 如果没辅助核算 则 辅助核算 选择框呈灰色 不可录入 在 财务函数 界面 选中 包含未记账凭证 表示连同未记账凭证数据一并取到报表中 29 九 保存报表 报表的格式设置完成之后 为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据 应将会计报表的格式保存起来 REP为用友报表文件专用扩展

16、名 如果没有保存就退出 系统将弹出 是否保存报表 信息提示对话框 注意 30 十 录入关键字并计算报表数据 1 进入报表数据状态 进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入 也可以直接使用 数据 格式 切换按钮进入 31 十 录入关键字并计算报表数据 2 录入关键字 关键字是表页定位的特定标志 在格式状态下设置完成关键字后 只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志 为表页间 表间的取数提供依据 每一张表页均对应不同的关键字 输出时随同单元一起现实 日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围 即确定数据生成的具体日期 注意 32 十 录入关键字并计算报表数据 3 整表重算 当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后 便可以计算指定账套并指定报表时间的报表数据了 计算报表数据是在数据处理状态下进行的 它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算 也可以使用菜单功能计算 33 实验二利用报表模板生成报表 在会计报表系统中 一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式 称为报表模板 在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式 利用报表模板可以迅速建立一张符合实际需要的财务报表 另外 对于一些本企