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1、总部作业部 快件收取培训 一 了解收取快件的作业流程二 熟知相关单证的填写要求三 掌握快件包装要求和技巧四 学会识别禁 限运品五 掌握特殊件的处理办法 课程目标 一 整体快件流程二 快件收取流程三 收件前的准备工作四 派送员快件收取五 快件运费的计算和收取六 出口快件的包装七 取件路单的填写八 取件信息的核对九 取件后的交接工作十 危险品 禁运品及限运品的介绍十一 海关快件知识介绍十二 出口日本货物清关基本情况 课程内容介绍 一 快件整体运作流程 取件 出口操作中心 发件地口岸 中转站 进口操作中心 目的地口岸 派送 取件 出口 出港 中转 进港 进口 派送 二 快件收取流程 快件收取前的准备
2、 路区取件 取件结束后的交接 取件调度 快件发运 三 收件前的准备工作 1 必备作业工具的准备2 根据取件通知选择路线 3 调度信息的确认3 1 派送员接收调度信息的原则3 2 派送员按调度信息取件的原则 1 必备作业工具的准备必备用品包括 圆珠笔 秤 卷尺 扫描枪 分运单 形式发票 取件路单 花口袋 文件封 各式包装箱 到付保函 价目表 财务发票等 如客户在取件同时还有其它要求 如结账和提供包装物料等 应提前做好准备 以免影响工作效率及引起客户不满 2 根据取件通知选择路线 根据取件通知客户要求的时间 派送快件线路并结合发件情况 程序与紧急程度 和交通状况 确定最优的取件路线安排 并根据随时
3、收到的取件通知随时进行调整 3 调度信息的确认派送员调度信息原则见下页 三 快件收取前的准备 3 1 派送员接收调度信息的原则 派送员接收短信后需及时记录取件清单内 并详细记录短信内容 记录接收时间 接到客服中心通知后 应尽快赶到客人处 如承诺客户取件时间无法赶到 应立即反馈给客服中心 经客户同意后 确认再次取件时间 在同一取件时间段 接到同一客户的2次取件通知 应提醒前台确认是否为新快件 派送员之间不能互相调度 如需更换线路 必须联络客服中心统一调度 三 快件收取前的准备 3 2 派送员按调度信息取件的原则 派送员不允许接受客户取件预约 应提醒客户快件准备好后通知客服中心 派送员需严格按短信
4、内容取件 有问题应及时通知调度 如取到与短信不符快件及时通知调度 如遇客户下班未取到件也需第一时间通知调度 未接短信而取到件时 应及时通知调度记录取件信息 客户直接通知派送员 调度无记录时 应告知调度补录 夜班派送员 在调度下班后取到快件如与短信不符 按短信内容联络客户 如未联系到客户 将此件扣下 并在留言本内记录异常状况 次日由调度负责第一时间通知客户 三 快件收取前的准备 四 派送员上门取件 1 快件的检查2 相关单据的填写与确认 分运单 CWB 的填写与确认 快件发票的填写与确认 3 特殊货收取的单据确认 四 派送员上门取件 1 快件的检查 原则上 派送员应对快件100 开箱检查 以证实
5、其货物是符合航空运输 海关清关及OCS网络要求 可以承运的货物 对于现结客户所寄的物品必须100 当面进行安全检查 不接收各种法令 法规所禁止出运的物品 危险品及赝品 对不能承运的物品 须及时向客户说明 必要时向客服部咨询 确认客户所发物品类型及数量 是否与其提供的发票内容一致 检查包装 通常不接收易碎物品的发运 若发运需由客户提供高质量的包装 若使用公司提供的免费包装 需书面说明公司不承担破损责任并获得客户签字 如遇客户发运特殊规格 如超高 超宽物品 或高价值物品 需即刻同本部门主管及相关部门人员进行确认后方可承运 四 派送员上门取件 1 快件的检查 如遇客户发运化工品 粉末类物品 液体类物
6、品 食品等 须即刻同本部门主管及相关部门人员进行确认 如可承运 必要时需向客户索取相关证明 私人客户发件的检查 按照国家法律规定 我们公司只能受理商业文件及包裹 不可受理私人信件及具有私人信件性质的物品 因为这属于邮政专营业务 私人物品操作时该注意些什么 形式发票必须由客户自己填写并签字或盖章 对于所寄物品100 进行检查 清点 派送员须当面与客人 根据形式发票内容进行物品清点 并挑出OCS无法承运的物品后 请客户在清单上做出修改并签字确认 提醒客户如实申报 四 派送员上门取件 2 出口快件单据的填写与确认出口快件单据主要包括 分运单 发票 特殊货出口的通关文件等 分运单 CWB 目前我公司分
7、运单为八联 其中前两联背面有我公司运输服务条款 我公司分运单的作用 我公司与客户签订的简单运输协议 客户查询 公司存档 货物进出口通关必备单据 公司提供服务及送抵收件人的凭证 鉴于以上原因 派送员应指导客户正确填写运单 并保证运单上每联上的内容都为清晰可辨认的 出口快件运单填写规范 红色19项 公司填写蓝色12项 发件人填写 四 派送员上门取件 分运单 发件人填写 项目1 由发件人填写中外运 欧西爱斯国际快递有限公司赋予的固定预付帐号 建议由各分公司向发件人提供前打印好 项目2 由发件人填写或打印该公司的英文全称 可由分公司向发件人提供前打印好 项目3 由发件人填写或打印该发件公司的详细英文地
8、址 包括发件部门名称 不可以使用邮政信箱地址 可由当地公司向发件人提供前打印好 项目4 发件人或发件公司负责人亲笔签字 特定客户在协议中说明相关承诺的除外 项目5 发件人填写发件公司 部门联系电话 可由当地公司统一打印提供 分运单 发件人填写 项目6 发件人填写发件附加要求等信息 项目7 由发件人填写或打印收件人 公司的英文全称 可由分公司统一打印后提供 项目8 由发件人填写或打印收件人 公司的详细英文地址 邮编 可由分公司统一打印后提供 项目9 由发件人填写或打印该快件接收人员的姓名 可由分公司统一打印后提供 分运单 发件人填写 项目10 由发件人填写或打印收件人 公司的联系电话 可由分公司
9、统一打印后提供 项目11 若发送快件为小包裹 建议由发件人填写或打印具体发运的物品名称 成份和数量 项目12 若发送快件为小包裹 建议由发件人填写或打印该快件的申报美圆总价值 分运单 公司填写 项目1 由派送员填写该发件人 公司所在路区代码 项目2 由派送员填写该发件人 公司所在城市三字英文代码 项目3 由派送员核对所取快件后 在对应的快件类型上标记 O 项目4 由派送员根据收件公司地址填写目的地城市三字英文代码 项目5 由派送员核对快件并填写实际收取的快件 外包装 数量 项目6 由派送员核对快件并填写收取快件的毛重 含外包装重量 若无条件现场称量 可以返回公司后完成 分运单 公司填写 项目7
10、 派送员现场测量所收取快件的外包装尺寸 长 宽 高的厘米数 并计算体积重量 体积重量 长 宽 高 6000 重量单位为千克 项目8 根据实际重量和体积重量的较大者填入计费重量 项目9 根据发件人或快件的特殊需要 填写将产生的其他收费项目和金额 项目10 确认发件人的付款方式并用 O 标记 项目11 若发件人需要办理保险 需与公司快件操作负责人确定有关事宜后填写具体保险金额 并用O在YES上做标记 分运单 公司填写 项目12 确认收取的快件与单据齐全 无误后取件员签字 项目13 取件员签署收取快件的日期 格式为 月 日 项目14 取件员签署收取快件的时间 格式为 点 分 项目15 记录测量得到的
11、快件外包装尺寸 长 宽 高 单位为厘米 项目16 快件成功派送后 派送员需要求收件人在此处签字 若字迹不清晰请要求重新签字 项目17 派送成功后派送员填写签收日期 格式为 月 日 分运单 公司填写 项目17 派送成功后由派送员填写签收时间 格式为 点 分 项目19 取件员根据计费重量计算标准运费并累加其他费用后填写总运输费用 根据各分公司计价规定完成 如只填写现金和到付客户的快件费用等 四 派送员上门取件 2 出口快件单据的填写与确认 分运单 CWB 分运单填写的注意事项 分运单必须使用英文填写 发件客户必须在分运单上签字 不可接受客户提出的更改取件日期之要求 客人如手写运单 应提示其应用力书
12、写 以保证复写效果 取得发件人签字后 在分运单上签字并填写取件时间 撕取一页带有背书的分运单给发件人 完成取件 2 出口快件单据的填写与确认 快件发票的填写与确认 InvoiceStatement CommercialInvoice ProformalInvoice发票声明书是货物在办理进出口通关手续时 海关官员据此对货物进行类 并正确估算其关税的重要单证 因此正确并完整填写商业发票十分重要 所有的发票声明书必须用英文填写所有资料 公司规范填写发票的重要性和目标 提高出口小包裹发票填写的正确率 提高清关速度 减少扣关率 提高小包裹派送速度 满足客户需求 在不断提升顾客满意度的同时提升市场竞争力
13、 四 派送员上门取件 2 出口快件单据的填写与确认 快件发票的填写与确认 快件发票填写的原则及注意事项 发票应由发件人填写 但员工有义务指导客户正确填写形式发票 运单中填写的有关内容发票中必须再次填写 并且要求运单与形式发票的内容必须一致 员工不能向客户建议申报价值 只能告诉客户申报价值的原则 即 申报的价值为该货物的实际价值或接近市场的价值 当申报的价值超过5000元人民币时 不能按照普通快件进行出口 需要客户提供特殊的清关单证正式报关出口 四 派送员上门取件 2 出口快件单据的填写与确认 快件发票的填写与确认 快件发票填写的原则及注意事项 申报价值的高 低都会对快件产生影响 高申报 可能会
14、在目的地产生税款 收件人需要纳税方能收到快件 低申报 在始发地出口时 海关官员会对申报价值产生质疑 要求重新申报或扣留货物甚至追究法律责任 在快件运输过程中 如果货物发生意外破碎 丢失等情况 形式发票上的申报价值将作为理赔的一条依据 低申报将影响您的利益 四 派送员上门取件 1 请填写出口日期2 请填写该票包裹的OCS运单号码3 请填写寄件人的详细资料 包括名称 地址和电话及其它联系方式等资料 4 请填写收件人的详细资料 包括名称 地址和电话及其它联系方式等资料5 选填项 客户填写与所寄货物有关的编码 6 请填写托运货件的原产地7 请填写寄件国家8 请填写目的地国家9 请填写进口商详细资料 包
15、括名称 地址和电话 此项是进口商与收件人不同的情况下填写的 10 请填写该票货件的件数11 请填写货物品名 货品 成份等的详细描述 12 请填写物品的数量13 请填写物品的单价14 请填写物品的总价15 请填写该票货件的总价值16 请寄件人签名确认 盖公司印章 出口快件发票填写规范 四 派送员上门取件 出口快件发票填写规范 四 派送员上门取件 出口快件发票填写规范 四 派送员上门取件 标准发票范本 四 派送员上门取件 价格错误 总件错误 织法 没有发件人确认 式样 问题发票 四 派送员上门取件 3 特殊货收取的单据确认 3 1 常见以贸易形式出口3 2 字画 文物类3 3 防名牌产品3 4 电
16、影胶片3 5 其他一些特殊物品出口需准备的单据 四 派送员上门取件 四 派送员上门取件 3 特殊货收取的单据确认 3 2 字画 文物类操作 属于国内购买的 需提供购物商店的商业发票 价值较高的还需提供购物商店出具的小额商品出口报关单 对于有一定历史的物品 需提供有关部门出具的鉴定证书3 3 防名牌产品操作 为保护进出口知识产权 海关要加强对保护知名指明品牌货物进出口及打击假冒商品的力度 一旦发现假冒货物 将会对发件人和代理采取响应的处罚措施 因此 在收取光盘 服装 鞋帽 手表等快件 尤其是现金客户 时一定要仔细检查 并提前告知客户最好提供相关的证明 授权书或正版证明等 3 4 电影胶片 如果客户出口胶片是到国外参加电影展 展览结束后胶片需要回来 我们则需要按照特殊货收取 否则 展览结束后胶片将无法回来 四 派送员上门取件 3 特殊货收取的单据确认 3 5 其他一些特殊物品出口需准备的单据无木质包装证明 熏蒸证明 化工品成份说明 非危险品证明 服装加工企业的进出口手册 其他管制产品的出口许可证 四 派送员上门取件 1 现结 CA2 月结 CR3 临时到付业务 CC4 进口到付 日本 JI
