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1、办公设备使用与维护 办公自动化 定义 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 办公自动化没有统一的定义 凡是在传统的办公室中采用各种新技术 新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 在行政机关中 大都把办公自动化叫做电子政务 企事业单位就大都叫OA 即办公自动化 意义 通过实现办公自动化 或者说实现数字化办公 可以优化现有的管理组织结构 调整管理体制 在提高效率的基础上 增加协同办公能力 强化决策的一致性 最后实现提高决策效能的目的 办公自动化系统具备六项功能 文字处理 包括文件的输入 编辑 修改 合并 生成
2、 存储 打印 复制和印刷等 通常由文字处理机 智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务 文件管理 包括文件的登记 存档 分类 检索 保密 制表等 一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现 行政管理 包括图表生成 日程安排 工作计划 人事管理 财务管理和物资管理等 主要依靠计算机的图形系统 数据库和各种应用软件来实现 信息交流 OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息 已从采用电话网 用户电报网 计算机网发展到采用综合业务数字网 决策支持 OA系统可配置决策支持系统 DSS 和群体决策支持系统 GDSS 图像处理 包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机
3、用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机 有的OA系统配置图像处理系统 它具有图像识别 增强 压缩和复原等功能 软件是办公自动化的灵魂硬件是实现办公自动化的保障 计算机打印机复印机传真机刻录机 多功能一体机一体化速印机扫描仪投影仪移动硬盘数码摄像头 1打印机使用 打印机是计算机系统中最重要的输出设备之一 是一种具有各种控制命令 机电一体化的终端设备 主要用于将计算机运算 处理的结果输出到纸张上 常用的打印机按工作方式分类 有针式 喷墨和激光三种 击打式 针式 打印机 非击打式 喷墨 打印机 激光打印机 1 1针式打印机 用打印针和色带以机械冲击方式在纸张上印字的打印机称为针式打印机 特点 结
4、构简单性价比好消耗费用低 1 2喷墨打印机 喷墨打印机是一种把墨水喷到纸张上形成点阵字符或图像的打印机 特点 体积小操作简单方便噪声低 1 3激光打印机 激光打印机是现代高新技术的结晶 其打印速度和打印质量最好 激光打印机源于激光技术应用于复印机之后 利用电子成像技术进行打印 它是激光扫描技术和电子照相技术相结合的产物 由激光扫描系统 电子照相系统 字型发生器以及打印控制器组成 特点 输出质量高打印速度快介质兼容性好 1 4打印机组装与使用 打印机的接口有SCSI接口 EPP接口 USB3种 一般使用的是EPP和USB两种 本节主要介绍USB接口 USB接口又称为通用串行接口 其特点是即插即用
5、 支持热插拔 即无须重新启动计算机即可使用所连接的设备 如图所示 USB线方头一端连接打印机 USB线扁头一端连接电脑 管理打印任务 喷墨打印机的安装与设置 打开墨盒车 安装墨盒 把打印机与计算机连接好之后 打开打印机电源开关 然后启动Windows系统 则系统会自动检测到新硬件 然后按照向导提示进行安装 安装过程中指定驱动程序位置就可以了 如果没有检测到新硬件 则按以下步骤执行 步骤1选择 开始 控制面板 命令 打开 控制面板 经典窗口 双击 打印机和传真 图标 打开 打印机和传真 窗口 或者选择 开始 打印机和传真 命令 步骤2在 打印机和传真 窗口左侧任务栏里选择 添加打印机 项 打开如
6、图左所示的向导窗口 步骤3单击 下一步 按钮 打开打印机类型设置界面 如图右所示 在这一步 可以选择设置连接到 本地打印机 或 网络打印机 可以选择让系统自动检测并安装即插即用打印机 然后单击 下一步 按钮 步骤4在打开如图所示的端口选择界面 选择所采用的打印机端口 根据打印机的接口方式选择端口 如果是并行接口 可直接在 使用以下端口 下拉列表框中选择LPT1 如果是USB接口 则选择USB端口 选择完毕单击 下一步 按钮 步骤5在弹出如图所示的安装打印机软件窗口中可选择所使用打印机的厂商 以及打印机型号 如果没有找到您需要的打印机型号 可单击 从磁盘安装 按钮 可从本地磁盘或光驱安装打印机安
7、装文件 选择完毕单击 下一步 按钮 步骤6如果是第一次安装驱动程序 会弹出打印机命名窗口 如图左所示 在 打印机名 栏里输入自己设定的打印机名 也可以设置这台打印机是否为默认打印机 设置完毕后单击 下一步 按钮打开打印机共享窗口 将打印机设置为是否共享 步骤7继续确认单击 下一步 按钮 向导会提醒你是否需要打印测试页 如图右所示 选择完毕后单击 下一步 按钮 进入确定页面 信息确认无误之后 单击 完成 按钮 等待驱动程序文件复制完毕 即可完成打印机的安装 1 5打印机日常维护 针式打印机 1 针式打印机维护 1 保证打印机正常工作环境 2 保持清洁 3 选择高质量色带 4 定期清洗打印头 5
8、减少打印机空转 6 避免打印蜡纸 喷墨打印机 2 喷墨打印机维护 1 保证工作环境清洁 2 工作平台稳固 3 使用质量好的打印介质 4 使用高质量墨水 5 避免长时间打印 激光打印机 3 激光打印机维护 1 正确选用复印纸 2 正确选用碳粉盒 3 正确安装与存放硒鼓 4 正确更换臭氧过滤器 5 电板丝的维护 6 扫描系统的维护 7 定影辊的维护 8 分离爪的维护 9 硒鼓的维护 1 6打印机耗材维护 1 针式打印机更换色带步骤1将打印机面盖打开 用双手握紧色带盒两边上的两个把柄 稍稍用力握紧 将色带盒取出 如图所示 并将色带盒的上盖打开 取出色带盒 装好色带并旋钮拉紧 色带旋钮 步骤2从色带盒
9、取出旧色带 顺便观察旧色带在色带盒里的放置方法 新色带去掉包装 按旧色带放置方法放入色带盒内 盖上色带盒上盖 再顺时针转动色带盒上的色带旋钮几圈 以保证色带拉紧 如图所示 安装色带盒并卡紧 打印头前档片 打印头 色带盒 步骤3将色带盒安装在字车座上并卡紧 通过打印头的部分应安装在打印头和打印头保护片中间 如图所示 转动色带旋钮拉紧色带盒 色带旋钮 步骤4顺时针转动色带盒上的旋钮 以保证色带拉紧 如图所示 2 喷墨打印机墨盒灌墨 步骤1从打印机上取下原装墨盒 并准备好解码器 墨水 如图左所示 最好准备一次手套和一些纸垫等 防止墨水将手和办公桌弄脏 步骤2将墨水插入墨盒注墨孔 轻轻挤压墨水盒进行慢
10、慢灌墨 并注意上面的2个透气孔是否进墨 或看看灌口是否要溢出 快溢出时就不要继续灌墨水了 如图右所示 步骤3灌好墨后让墨水盒里的海绵慢慢吸收墨水 达到饱和的状态 步骤4为了不让墨盒干燥 并透气 原装墨盒密封口采用塑料封皮 灌好墨后 应用透明胶带将注墨孔封闭 如图所示 步骤5若喷墨打印机的墨盒是采用加密与计量方式计算的 要用重置器对其设置进行重置后才能使用 重置就是将重置器针脚插到墨盒的接口上 指示灯变绿即可 如图左所示 步骤6最后将灌好墨水的墨盒装入打印机即可开始使用 如图右所示 3 激光打印机硒鼓灌粉 硒鼓墨粉用完后 可以再加上墨粉重新使用 步骤1带上口罩 用改锥顺着硒鼓的边 尽量慢慢地撬开
11、硒鼓 如图左所示 打开硒鼓观察一下 看看墨粉的使用程度 步骤2要缓慢地注入墨粉 且墨粉不可添加过满 如图右所示 步骤3将硒鼓四周擦拭干净 不能留下粉尘 最后用透明胶带封口 如图左所示 步骤4最后将硒鼓放入打印机中测试打印效果 如图右所示 2传真机概述与使用 传真机是现代图像通信设备的重要组成部分 它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段 所谓传真通信是把记录在纸上的文字 图表 相片等静止的图像变换成电信号 经传输线路传递到远处 在接收方获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式 传真机就是指通过电话网络来传输文件 报纸 相片 图表及数据等信息的通信设备 如图所示 包括热敏纸传真机 也
12、称为卷筒纸传真机 热转印式普通纸传真机 激光式普通纸传真机 也称为激光一体机 喷墨式普通纸传真机 也称为喷墨一体机 四种 而市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨 激光一体机 2 1传真机的基本工作原理 传真通信和其他通信系统一样 由发送 接收以及通信线路三部分组成 要将一张原稿完整地由发送方传送到接收方 首先就要将传真图像经发送方进行图像扫描 数字化处理 编码及调制成模拟信号后 送往传输线路 经线路传送到接收方后 经过解调 译码 记录转换以及接收扫描 最后还原出与发送图像一致的图像信息 传真机的基本工作原理可以归纳为五个环节 发送扫描 光电变换 传真信号的调制解调 记录变换 接收扫描 2 2传
13、真机的使用 1 发送传真步骤1传真机的安装连接 如图所示 步骤2向上打开原件托板 调整原件导纸架 将文稿正面向下放在原件导纸架上 若有需要 可按 清晰度 键选择发送的质量 有 标准 精细 和 半色调 三个选项 默认状态是 精细 然后拿起电话机的听筒开始拨号 和平时打电话时一样 如图所示 步骤3然后拿起电话机的听筒开始拨号 拨号其实就和平时打电话时一样 当拨完号后 一般传真机的接收方会有两种应答方式 一种是自动应答 另一种则是人工应答 如果是自动应答 那么就会听到 嘀 嘀 的声音 如果是人工应答的话 让对方给予传真信号即可 这时会听到同样的传真声 当听到对方的应答后 就可以按下 开始 键 如图所
14、示 传真机开始工作 会自动将传真件扫描并将内容发送给对方 步骤4传真件传好后 就会自然地从传真机下方出来 如图所示 2 接收传真传真机的传真接收方式可由用户按 功能 键进行设置 共有4种接收方式 1 电话优先 方式 电话铃响时 拿起话筒 传真机发现收到的是传真而不是电话时 会给出 请放下电话开始接收 或 开始接收 等语音提示 系统自动开始接收传真 若电话铃响15声没人接听 传真机将自动转为接收传真方式开始接收传真 2 传真优先 方式接收传真 当对方选用自动发送传真时 电话铃响3声后传真机就开始自动接收传真 当对方选用手动发送传真时 电话铃第二次铃响3声后传真机就开始自动接收传真了 3 传真专用
15、 方式 电话铃响一声后传真机开始自动接收传真 此方法在接收传真时还能向外打电话 但不能接电话 也不能使用录音电话功能 还可用此方式设置只接收电话簿上登录的对方发来的传真 可防止垃圾传真 还可为此方式设置指定时间段响铃或不响铃接收 4 传真录音 方式 电话铃响两声后电话接通 开始播放录音留言 录音留言播放完毕后自动切换为传真接收方式或电话录音方式 3 复印传真机除了能传真之外 还可以进行复印 传真机复印操作步骤如下 步骤1将要复印的原稿字面向上放在原稿台导板上 步骤2选择扫描线密度的档次 一般置于 精细 级 步骤3原稿灰度调整 根据原稿图文灰度来调整 原稿深浅 原稿图文灰度暗 则将 原稿深浅 设
16、置为 浅色 否则 则设置为 深色 步骤4按复印 COPY 键即可开始复印 2 3传真机日常维护和保养 1 不要频繁地开机 2 雷雨天气防止雷击 3 使用传真机应做到 六不要 不要过多地复印稿件 不要在高温 高湿 强磁 强腐蚀气体的环境下工作 要使用标准传真纸 闭合纸仓盖时不要用力过猛 传真的文件上不要有硬物 不要发送墨迹或胶水未干的文档 3扫描仪的使用 扫描仪是除键盘和鼠标之外被广泛应用于计算机的输入设备 是一种捕获图像并将之转换为计算机可以显示 编辑 储存和输出的数字化输入设备 如图所示 根据工作原理的不同 扫描仪可分为两种 滚筒式扫描仪和平板式扫描仪 扫描仪的主要性能指标有分辨率 色彩数 扫描幅面和接口方式等 一般的扫描仪都标明了它的光学分辨率和最大分辨率等 3 1扫描仪的安装与设置 步骤1硬件的连接 目前 一般都是USB接口扫描仪 连接时只需要用USB接口数据线将扫描仪和计算机相连接即可 连接好扫描仪后 打开电源 系统会自动检测到该设备 并弹出 找到新的硬件向导 对话框 步骤2在 找到新的硬件向导 对话框中选择 否 暂时不 单选按钮 再单击 下一步 按钮 如图所示 步骤3在弹出的
