档案管理机关培训课件.ppt

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1、归档文件整理规则 一 规则的出台背景 归档文件整理规则 以下简称 规则 是中华人民共和国行业标准 代号为DA T22 2000 由国家档案局于2000年12月6日颁布 并自2001年1月1日起正式实施 这是我国机关档案工作改革的一项重大举措 也是档案基础业务建设方面的一个重大变化 规则 在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上 适应档案管理现代化的需要 提出了完全不同于以往 立卷 方法的 文件级 整理方法 它是新形势下实现归档文件整理规范化 档案管理科学化的一项重要标准 2001年 重庆市档案局就制定了 归档文件整理实施细则 要求各区县逐步推进新办法 结合永川实际 档案局要求从整理2005年度

2、形成的档案时便开始采用新办法 至今已推行7年了 2009年 重庆市档案局为更好地贯彻执行 归档文件整理规则 进一步提高机关档案工作管理水平 对2001年的 归档文件整理实施细则 又进行了修改 重新制定了 重庆市机关归档文件整理实施细则 渝档发 2009 34号 二 归档文件整理方法步骤第一步 收集应归档文件第二步 确定归档文件整理的保管单位 件 第三步 归档文件的装订第四步 归档文件的分类第五步 归档文件的鉴定第六步 归档文件的排列与编号第七步 加盖并填写归档章第八步 归档文件目录的编制第九步 归档文件装盒 第一步 收集应归档文件收集应归档文件 是机关档案工作的起点 其基本的要求就是 齐全完整

3、 归档范围以是否反映本机关工作活动 具有查考利用价值为依据确定 以 件 为单位整理档案 容易给人造成错觉 好象只有带文号的红头文件 才是整理归档的范围 其他没有文号 不是红头的文件 容易被忽视和遗忘 因此 要使以 件 为单位整理出的档案齐全 完整 准确 就必须做好收集工作 一是按归档制度进行收集 二是平时收集 收集的主要内容 1 自身发文的收集 2 外单位来文的收集 3 零散文件的收集 是指分散在各部门 领导人 业务人员手中的文件 资料 4 帐外 文件的收集 是指未经过文书部门登记 在收发文簿上无 帐 可查的文件 如本单位召开的各种会议材料 汇报材料 经验材料等 领导和有关人员外出开会带回来的

4、材料 外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料 本部门内部各种规章制度 办法和统计数字 各种专业档案等 根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第三条 机关文件材料归档范围可以归纳为四个方面 一 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料 四 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 规定 第四条规定了机关文件

5、材料的不归档范围 也包括四个方面 一 上级机关普发且不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考 阅知的抄送文件 二 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿及校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 有关用于工作参考的文件材料 三 同级机关的文件材料中 不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料 四 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄送或越级抄送的文件材料 机关文件材料的归档范围具体如下 一 应归档的上级机关的文件材料 主要有5个方面 1 上级机

6、关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料 2 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的 非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 3 上级领导检查视察本机关工作时的重要指示 讲话和题词 4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 5 上级机关转发本机关文件的文件 二 应归档的本机关文件材料 主要有23个方面 1 本机关党组 党委 行政领导会议文件材料 2 本机关召开的工作会议 专题会议文件材料 3 本机关颁发 包括转发及与其他机关联合颁发 的各种正式文件的签发稿 正式印件 重要文件的修改稿 4 本机关的请示与上级机关的批复 下级机关的请示与本机关的批复 5 本机关

7、及其内部职能部门形成的工作计划 总结 报告 6 反映本机关业务活动和科技管理的文件材料 7 本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料 8 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料 9 本机关形成的纪律检查 行政监察和审计方面的文件材料 10 本机关党委 团委 工会 妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料 11 内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录 摘要单 调查处理报告 领导批示 统计分析材料 12 本机关领导人在公务活动中形成的重要信件 电报 电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料 13 反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料

8、 14 本机关成立 合并 撤销 更改名称 启用印信及其组织简章 人员编制方面的文件材料 15 本机关制定的工作条例 章程 规章制度等文件材料 16 本机关 本系统 的历史沿革 大事记 年鉴和反映本机关 本系统 重要活动事件的剪报 17 本机关干部任免 包括上报和下批及备案 调配 培训 专业技术职务评聘 党员团员干部职工名册和报表 干部职工录用 转正 定级 调资 辞职 退职 开除 退休 离休 复员 转业 评残 抚恤 死亡 奖惩等文件材料 18 本机关及本机关办理的干部职工转移工资 行政 党员 团员 工会组织关系的介绍信及存根 19 本机关财产 物资 档案的交接凭证和清册 房地产凭据 20 本机关

9、编印的情况反映 简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本 21 本机关与其他单位或个人签订的各种合同 协议 22 本机关与外国签订的条约 协定 合同 议定书 换文 正本 副本 和机关外事活动形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 记录 往来文件 23 各种普查工作形成的文件材料 三 应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料 主要有3个方面 1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件 2 有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料 3 同级机关和非隶属机关与本机关联系 协商工作的重要往来文件 四 应归档的下级机关的文件材料 主要有3个方面 1

10、下级机关报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 2 下级机关报送的法规性备案文件 3 直属单位报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 各单位的历史沿革 职能范围 工作性质不同 应结合自身实际 根据上述通用归档范围 制定本机关 本系统的文件材料归档范围 在判断文件材料归档还是不归档 主要把握2点 一是 以我为主 二是 对我有用 制定文书档案的归档范围 我们要明确范围包括四部分 一是本级发文 二是上级或同级其他单位来文 三是下级上报文 四是帐外文件材料 有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室不归档 这种做法是错误的 在制定归档范围时还要考虑 不仅仅红头文件需要归

11、档 还有很多没有文头的文件也很重要 需要归档 比如单位党组会议记录 办公会议记录 有的单位保存在个人手中 没有归档 有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档 人事方面的干部职工花名册 统计年报 工资晋升表 党员统计年报 外出参加会议带回来的会议材料 一些重要的传真件等 另外 在判定不归档文件材料范围 需要严格控制 不要刻意地扩大范围 第二步 确定归档文件整理保管的单位 件 具体做法如下 一 一般以一份文件为一件 每份文件可直接作为一件进行整理保管 二 文件的正本和定稿合为一件 这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况 三 正文与附件合为一件 整理时要作为一件对待 不能分开

12、 四 转发文与被转发文合为一件 整理时要作为一件对待 不能分开 五 来文与复文 分为以下情况 1 外机关的来文与本机关的复文作为一件 即将同一年内形成的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 合在一起作为一件进行整理保管 2 本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文各为一件 3 跨年度的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 因其复文会不会形成 何时形成的不确定性 所以整理时可以不必等待 若复文在以后的年度形成 整理时可以将去文 复文各作为一件对待 各自归入所形成的年度 并且在各自的目录备考栏内注明互见 以避免漏检 若复文未产生 则将去文放在其所形成的年度进行整理即可 六 文书处理单应作为

13、相关文件的一个重要组成部分 合为一件整理 七 报表 名册 图表 介绍信存根 会议记录等类似文件材料 按其本来的形式 一个自然本 册 为一件 八 原件与复印件合为一件整理 这里的复印件指类似于以下的情况 重要的热敏纸传真件保存期限很短 归档时必须采取复制的办法进行抢救而产生的复印件 第三步 归档文件的装订凡是归档文件一般按 件 进行装订 一 装订前的准备工作1 技术加工 主要包括以下三项内容 a 检查文件材料是否齐全完整 如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐 有破损的应予以修整 有不宜永久 长远保存的应予以复制 b 装订边太窄的适当加宽 纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切 小于国

14、标16K的应酌情按A4或16K进行背贴 c 剔除多余的重份和不必要的复制件 2 系统排列 一份文件由几部分组成时 装订前应按下列顺序进行排列 a 正本在前 定稿在后 b 正文在前 附件在后 c 原件在前 复制件在后 d 转发件在前 被转发件在后 e 批复在前 请示在后 f 汉文文本在前 外文文本 少数民族文字文本在后 g 文书处理单放在相关文件之前 按文件首页对待 二 装订方法A 10年保管的文件 可保持原貌 不再拆开重新装订 B 永久 30年保管的文件 可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种 一是不锈钢钉装订法 即采用专门制作不锈钢订书钉进行装订 二是线绳装订法 即用专门的缝纫机装订或

15、细线绳装订文件 C 过厚文件的处理 太厚的文件可以采用粗线绳按照以往案卷的 三孔一线法 进行装订 第四步 归档文件的分类一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时 应当首先选择 制定出分类方案 将其作为整理文件的指南 分类方案确定之后 如无大的或实质性的情况变化 要保持相对稳定 一般不宜大动 文件材料分类方案一级类目的设置可以选用下列两种模式中的一种 且确定后一般不能轻易变动 一 机构分类法 即按本单位内设的处 室 科 室 或部 室 等对文件材料进行分类 凡是内设机构健全稳定 分工具体明确 文件材料多的单位采用此方法 对于采用年度 机构 保管期限的分类方法的单位 在编制工作方案时 就要按机关

16、内设机构一个一个的编制 最后形成一个总表 这种方法与以往一个机关编制一个笼统的归档范围和文书档案保管期限表相比 更具有针对性和实用性 但不要把党组或党支部的材料遗漏掉 因为党组或党支部不是机关内设机构 此项职能又哪个机构负责就归入哪个机构 在此强调一下 二 问题分类法 即按本单位产生的文件材料内容所反映的问题进行分类 凡是内设机构经常变化 分工比较粗 或没有内设机构 文件材料比较少的单位采用此方法 这里要说明的是 有些单位 由几个部门组成 如永川档案局 永川档案馆局馆合一 但发文时没有区分开 只说永档发 所以在分类时可以按问题进行 但如区委政法委 它由区综治办 禁毒办 610办 政法委组成 发文时各部门都区分开了 所以在分类时要先把部门分开 最好按机构进行分类 第五步 归档文件的鉴定鉴定目的是判断文件的价值大小 并据以确定其保管期限 根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 简称 规定 文书档案的保管期限分为永久 定期两种 其中定期又分为30年 10年 即保管期限只有永久 30年 10年三种 确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的