【精编】公文处理工作流程概述

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1、2020 4 22 1 公文处理工作流程梳理 综合办公室 魏文苹 2020 4 22 2 公文基本概念 2020 4 22 3 一 公文的定义和作用 一 公文的定义 是国家机关 企事业单位 社会团体组织等在实施管理过程中形成的具备法定性 权威性 严肃性 并具有规范体式的文书 是实施内部管理和进行公务活动的一个重要工具 二 公文的作用 公文具备法规作用 指导作用 凭证依据作用 公务联系作用及宣传教育作用 2020 4 22 4 三 公文的属性 公文是人们在办公或办事中普遍使用的文书 属于通用类应用文 通用应用文包括 1 行政公文类 指 国家行政机关公文处理办法 中所规定的文种 公文是国家机关 社

2、会组织和团体行使职权 办理公务所使用的法定文书 包括命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要等 共13种 2 通用事务类 包括调研报告 工作总结 述职报告 简报 工作计划 规章制度和会议材料等 3 个人事务类 如读书笔记及各类信函等 2020 4 22 5 二 公文文种和使用范围 1 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2020 4 22 6 3 公告 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项

3、 4 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 5 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 应用较广 2020 4 22 7 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2020 4 22 8 9 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复 适用于答复下级机关的请示事项 11 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办

4、法 2020 4 22 9 12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 13 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 2020 4 22 10 三 公文的常用表达方式 表达方式 指撰写文章所采用的具体表述方法和形式 表达方式有五种形式 记叙 描写 抒情 说明和议论 公文最常用的表达方式是记叙 说明和议论 2020 4 22 11 公文的语言 1 公文语言的表述要求公文的语言表述 要求尽量做到 严谨庄重 恰当准确 朴实得体 简明扼要 2 公文专门用语 1 称谓词即表示称谓关系的词在应用文中 涉及机关或个人时 一般应直呼机关的全称或规范化的简称 以及对方

5、的职务或 同志 在表述指代关系的称谓时 一般用下列专门用语 第一人称 本 我 后面加上所代表的单位简称 如 部 委 办 厅 局 厂或所等 第二人称 贵 你 后面加上所代表的单位简称 一般用于平行文或涉外公文 第三人称 该 在应用文中使用广泛 可用于指代人 单位或事物 如 该厂 该部 该同志 该产品 等 该 字在文件中正确使用 可以使应用文简明 语气庄重 2020 4 22 12 2 领叙词 领叙词是用以引出应用文撰写的根据 理由或应用文的具体内容的词 领叙词在应用文中出现的频率较高 一般借助领叙词使应用文写得开宗明义 常用的有 根据按照为了接 前接或近接 遵照敬悉惊悉 收悉 查为 特 现 如下

6、应用文的领叙词多用于文章开端 引出法律 法规以及政策 指示的根据或事实根据 也有的用于文章中间 起前后过渡 衔接的作用 3 追叙词追叙词是用以引出被追叙事实的词 应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程 为使追叙的内容出现得自然 常常要使用一些追叙的词语 如 业经前经均经即经复经迭经在使用时 要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异 以便有选择地使用 4 承转词又称过渡用语 即承接上文转入下文时使用的关联 过渡词语 用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等 这种词语不仅有利于文辞简明 而且起到前后照应的作用 有 为此据此故此鉴此综上所述 2020 4 22 13 5 祈请词 又称期请

7、词 请示词 用于向受文者表示请求与希望 主要有 希即希敬希请望敬请烦请恳请希望要求使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重 和谐与协作的气氛 从而建立正常的工作联系 6 商洽词又称询问词 用于征询对方意见和反映 具有探询语气 有 是否可行妥否当否是否妥当是否可以是否同意意见如何这类词语一般在公文的上行文 平行文中使用 在使用时要注意确有实际的针对性 即在确需征询对方的意见时使用 7 受事词 受事词即向对方表示感激 感谢时使用的词语 如 蒙承蒙属于客套语 一般用于平行文或涉外的公文 8 命令词 命令词即表示命令或告诫语气的词语 用以增强公文的严肃性与权威性 引起受文者的高度注意 如 表示命令语气

8、的语词有 着令特命责成令其着即表示告诫语气的词语有 切切毋违切实执行不得有误严格办理 2020 4 22 14 9 目的词 目的词即直接交待行文目的的词语 人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的 须有针对性地使用简洁的词语加以表述 以便受文者正确理解并加速办理 用于上行文 平行文的目的词 还须加上期请词 如 请批复望函复妥否 请批示告知批转转发用于下行文 如 查照办理遵照办理参照执行用于知照性的文件 如 周知知照备案审阅 10 表态词又称回复用语 即针对对方的请示 问函 表示明确意见时使用的词语 如 应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理在使用上述词语时应对公

9、文中的下行文和平行文严加区别 11 结尾词结尾词即置于正文最后 表示正文结束的词语 用以结束上文的词语 如 此布特此报告通知批复函复函告特予公布 此致谨此此令此复特此再次明确行文的具体目的与要求 如 为要 为盼 是荷 为荷表示敬意 谢意 希望 如 敬礼致以谢意谨致谢忱 2020 4 22 15 第一章公文 2020 4 22 16 学习目的和要求 全面认识公文 理解公文的概念 明确公文的属性 功能与效用 认识公文的分类意义 掌握公文分类的主要方法 公文的功能及其表现 公文稿本的区别 掌握文种的用法与特点 认识各文种的含义 性质 用途 掌握文种选择的依据 正确选用文种 认识公文格式标准化 熟悉行

10、政公文格式 2020 4 22 17 第一节公文的概念与属性 2020 4 22 18 公文的属性 公文的作用 公文的定义 2020 4 22 19 公文是国家机关 企事业单位 社会团体组织等在实施管理过程中形成的具备法定性 权威性 严肃性 并具有规范体式的文书 是实施内部管理和对外进行公务活动的一个重要工具 公文的定义 2020 4 22 20 公务文件 简称公文 2020 4 22 21 公文的特征 公文是由法定作者制成并向一定的对象发布 公文必须反映与处理公务活动 公文是由法定作者制成并向一定的对象送达 公文具有合法性 权威性 强制性 时效性等性质 2020 4 22 22 公文的作用

11、2020 4 22 23 第二节公文写作 2020 4 22 24 公文的含义和分类公文的特点和作用行文规则公文的格式公文的语言 11页 公文的处理程序 需要掌握 2020 4 22 25 法定公文 党的机关公文 行政机关公文 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 1996年5月3日中共中央办公厅 中国共产党公文处理条例 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2000年8月24日国务院 国家行政机关公文处理条例 2020 4 22 26 行政机关公文 行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体

12、式的文书 是依法行政和进行公务活动的工具 党的机关公文 党的机关实施领导 处理公务的具有特定效力的规范格式的文书 是传达贯彻党的路线 方针 政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的工具 2020 4 22 27 二 上行文 下级机关向所属上级机关的行文 如报告 请示等 向同级机关或不相隶属的机关的行文 如函等 上级机关向所属下级机关的行文 主要有命令 令 决定 通报 通知 批复 意见等 面向全社会 没有特定的主送机关的行文 如公告 通告等 2020 4 22 28 传递方向 上行文 向所属上级领导 指导机关报送文件 平行文 向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件 下行文

13、 向所属被领导 被指导的下级机关送达文件 2020 4 22 29 命令 令 2020 4 22 30 决定决议 2020 4 22 31 议案 2020 4 22 32 指示 2020 4 22 33 意见 2020 4 22 34 通知 批转和转发 是行文形式 批转受机关等级和组织系统的制约 只有领导机关对其所属的工作部门或其下级机关报送的公文 才能依照法律和上级规定的权限进行批转 具有批复和批转双重作用 转发只要是本级机关需要 并符合文件复制 印发规定 均可转发 2020 4 22 35 通报 2020 4 22 36 请示报告 2020 4 22 37 批复 2020 4 22 38

14、公报公告通告 2020 4 22 39 条例规定 2020 4 22 40 函 2020 4 22 41 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 2020 4 22 42 第三节公文的格式 2020 4 22 43 1 文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志 2 由于公文的特殊属性与作用 因而决定了文件必须有规范的格式 3 公文格式关系到维护文件的权威性 严肃性 有效性 关系到档案的外在质量 关系到公文格式适应现代化管理工作需要 并有利于提高公文处理的效率 文件的格式 2020 4 22 44 一 公文格式标准概述 机关公文格式标准化定义1 标准 2 标准化 3 机关公文格式标

15、准化 机关公文格式标准化的必要性与意义 1 公文格式标准化的必要性 2 机关公文格式标准化的意义 2020 4 22 45 公文用纸主要技术指标 60g 80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85 90 横向耐折度 15次不透明度 85 pH值为7 5 9 5 二 国家行政机关公文格式 2020 4 22 46 公文用纸幅面及版面尺寸 见图A4纸 210mm 297mm 天头 上白边 37mm 1mm订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 不含页码 156mm 225mm排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字 2020 4 22 47 公文中各要素标识文头 眉首 部分 秘密等级和保密期

16、限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 上行文与会议纪要使用 主文部分 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文日期 公文生效标识 公章文尾 版记 部分 主题词 抄送 印发机关和印发时间 2020 4 22 48 西宁供水 集团 有限责任公司文件 宁供水 2011 74号 关于印发西宁供水 集团 有限责任公司行政公文处理办法的通知 司属各单位 部室 中心 二O一一年五月二十四日 主题词 行政公文处理办法通知 抄送 公司各高管 存档 综合办公室 2011年5月印发 眉首 主体 版记 机密 一年 特急 2020 4 22 49 西宁供水 集团 有限责任公司文件 宁供水 2012 XX号 关于加强档案文书工作的函 司属各单位 部室 中心 为贯彻XX市人民政府 关于进一步加强本市档案工作若干意见 X府 2008 2号 文件精神 加强集团公司及下属单位文书档案工作 二O一二年五月十一日 距上页边30mm 距下页边20mm 红色 长均为170mm 2020 4 22 50 西宁供水 集团 有限责任公司会议纪要签发 2012年第一次总经理办公会会议纪要 4月20日 主持召开第XX次常务会议 一