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1、在MOSS2007中使用中文电子审批流程的前期准备 2009-07-27 20:35:51标签：MOSS2007 中文电子审批流程 工作流推送到技术圈 版权声明：原创作品，如需转载，请与作者联系。否则将追究法律责任。12.5 使用中文电子审批流程的准备工作 中文电子审批流程是基于Microsoft Office SharePoint Server 2007构建的工作流功能，它为使用中文（包括简体中文、繁体中文、日语或朝鲜语）的用户、并且为国内企业定制的、适合中国国情的电子审批流程，用于实现企事业单位和政府内部的电子审批自动流程。此工作流允许执行所有传统的基于纸张的审批活动，即从创建文档到通过定
2、义的审批路线传送文档，使用图章或签名签署文档（拒绝、待定或批准），必要时还可以留下批注，并且可以使用文档编号管理审批文档，这对于网络化办公非常有效。通过此工作流内建的40多个标准Word及Excel模版，可以快速实现行政、人事、财务、销售、库存和采购等不同业务的需求。12.5.1 激活中文电子审批流程 要确保中文电子审批流程正常工作，必须先在“网站集功能”网页上激活中文电子审批流程功能，然后在“网站功能”网页上激活该功能。如果先在“网站功能”网页上激活该解决方案，则中文电子审批流程将无法正常工作。要停用中文电子审批流程，请按相反顺序执行操作。说明：仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程
3、。激活中文电子审批流程的步骤如下：（1）在Internet浏览器中，打开要在其中激活中文电子审批流程的网站（本例中为http:/www.heuet.org）。请注意，仅可以在网站集的顶级网站中激活中文电子审批流程，并确保存在“参与”和“读取”权限级别。（2）单击屏幕右上方的“网站操作网站设置编辑页面”，将出现“工作流状态”部分，然后单击“网站操作网站设置修改所有网站设置”选项卡，如图12-58所示。图12-58 修改所有网站设置（3）在“网站集管理”下单击“网站集功能”链接，如图12-59所示。图12-59 网站集功能（4）在列出的网站集功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图
4、12-60所示。图12-60 激活“中文电子审批流程”如果“中文电子审批流程”未出现在列表中，请验证安装的Microsoft Office SharePoint Server的语言。“中文电子审批流程”只能在朝鲜语、中文和日语中使用。（5）激活之后，在图12-60中，单击“网站设置”链接，在“网站管理”下单击“网站功能”链接，如图12-61所示。图12-61 网站设置（6）在列出的网站功能中，单击“中文电子审批流程”旁边的“激活”按钮，如图12-62所示。图12-62 在网站功能激活中文电子审批流程激活之后，在图12-62中单击“网站设置”链接，此时，在“网站设置”网页即会显示“中文电子审批流
5、程管理”部分，如图12-63所示。图12-63 中文电子审批流程已经被激活说明：重新激活中文电子审批流程时，需要使用“添加用户”重新添加中文电子审批流程。激活过程中，将自动创建“中文电子审批流程用户”组，如果“中文电子审批流程用户”组已存在，仍然使用其设置。在这种情况下，请再次验证该组的设置12.5.2 中文电子审批流程管理界面 在图12-63中的“中文电子审批流程管理”页中，显示了管理中文电子审批流程系统所必需的各个命令。下面对显示的命令及其功能进行说明。1 我的审批 在图12-63中单击“我的审批”，打开“我的审批”文档库（如图12-64所示），其中列出已在中文电子审批流程中创建的所有文档
6、。图12-64 我的审批默认情况下，该文档库包含“已存档”和“未决定”文件夹。“已存档”文件夹包含与组织结构图一致的子文件夹。文档在“已存档”文件夹中的保存位置依提交者提交该文档的时间而定。如果文档完成了审批流程并获得批准，则该文档存储在提交者提交文档时所属的组织的文件夹中；如果提交者的组织在完成审批之前消失，则该文档存储在“未决定”文件夹中。因此，“未决定”文件夹中的文档需要管理员采取相应的措施。除了已完成审批流程并获得批准的文档外，在中文电子审批流程中创建的所有其他文档（例如创建后未提交的文档、处于审批流程中的文档、已取消的文档、被拒绝的文档等）显示在库的根目录中，其中将显示字段如表12-
7、2所示。表12-2 未决定文档库中显示的字段字段说明类型文件类型。名称文件名。显示原始文件名，不带文档编号。文档 ID文档编号审批类型当前授权的审批类型，包括：未决定 审批前的状态或工作流完成之后的状态。标准 由审批者按决策顺序逐一进行审批。合作审批 由具有合作审批关系的共同签署人按合作审批/共同审批决策顺序进行审批。共同审批 由具有共同审批关系的共同签署人按合作审批/共同审批决策顺序进行审批。提交者创建并提交待审批文件的用户。提交日期提交待审批文件的日期。当前审批者当前具有审批权限的用户。分配日期请求当前审批者审批文档的日期和时间。状态文档的审批状态，包括：未激活 已创建文档但尚未开始审批流
8、程。正等待审批 文档正等待当前审批者进行审批。待定 当前审批者已决定中断对文档的审批。已取消 在审批流程中已取消文档。提交者和管理员可以根据需要取消工作流。当中文电子审批流程在文档中找到无效签名（篡改的文档编号或不可用的审批者）时，可以自动取消该文档。已拒绝 审批流程完成，但拒绝批准文档。已存档 审批流程完成，文档获得批准，并存储在“工作组文件夹”中。附件附加的文件。如果具有附加文件，则将显示“查看”链接。否则，将显示空白。修改时间上次修改文档的日期。修改者上次修改文档的用户。只有系统帐户可以修改“已存档”文件夹中的文件。签出对象签出文档的用户。在“中文电子审批流程”下，所有的审批流程都是采用
9、只读形式处理的，因此，该行显示为空白。2 用户和组织 在“用户和组织”是可以管理用户和组织的网页。您不但可以创建和删除组织或用户，而且可以管理组织或用户的信息，如图12-65所示。图12-65 用户和组织3 模板 “模板”页是用于对中文电子审批流程的模板进行管理的网页。您不仅可以添加和注册新模板，而且可以指定是否在中文电子审批流程中使用这些模板，如图12-66所示。图12-66 模板页4 审批角色 “审批角色”是用来管理“中文电子审批流程”的角色组的网页，如图12-67所示。图12-67 审批角色5 文档ID日志报告 “文档ID日志报告”是根据文档编号管理文档的网页。在创建每个文档后，一旦开始
10、审批流程，即会给文档分配唯一的编号，如图12-68所示。图12-68 文档ID日志报告12.5.3 为“中文电子审批流程”使用组织结构图 在“中文电子审批流程”中，需要将Active Directory中的用户与企业中的“组织”对应起来，这在“用户和组织”页中进行管理和设置（图12-65所示），首先来介绍“创建组织”的步骤。（1）图12-65中，默认情况下，“组织”和“独立用户”这两个组均会出现在显示组织结构图的左窗格中。然后单击“设置管理组织结构图”链接，如图12-69所示。图12-69 管理组织结构图（2）在“组织结构图”页中，单击“新建”链接转到“新建组织”网页，如图12-70所示。图1
11、2-70 新建组织（3）在“新建组织”页中，按照下面的信息，创建组织，如图12-71所示。图12-71 创建组织名称。在“名称”文本框中，定义组织名称，在此键入有关组织名称的信息，在本例中为“天成公司”。说明：组织名称不能超过64个汉字或128个字符（英语）。如果字符超过其限制，则组织名称将出现在组织结构图中，但不会在“工作组文件夹”中创建相应的组织文件夹。代码。在“代码”文本框中键入组织代码。中文电子审批流程按组织管理文档编号。因此，文档编号必须包含组织名称或组织代码，以确保分配唯一的文档编号。将在文档编号中使用指定的值。整个文档编号不得超过256个字符，因此，请指定尽可能短的代码。在本例中
12、设置为“TCGS”。选择组织位置，在此指定该组织在组织结构图中的位置。在“父组织”文本框中指定包含所创建组织的父组织。要显示“选择组织”对话框（该对话框显示当前组织结构图），请单击“浏览”按钮，在显示的组织结构图上，突出显示所需的组织。单击“确定”，然后关闭对话框。在“同级组织顺序”列表中指定该组织将在父组织下显示的位置。在列表窗口中，您创建的组织显示为“新组织”。使用列表窗口旁边的“上移”按钮和“下移”按钮可指定所需的位置。说明：这在创建多级组织时有用，如果创建组织的“根”组织，这一项不会有意义。添加成员。在此添加隶属于组织的负责人和成员。当前可用的用户显示在左窗格中。单击所需的用户，然后单
13、击“成员”即可将他们添加到右框中。使用“上移”按钮和“下移”按钮按所需的顺序排列添加的用户。由于成员在组织结构图中也按该顺序进行显示，因此您可通过该顺序来反映组织中的层次结构。要指定组织中的经理，请在左侧的组织结构图中单击所需的用户，然后单击“负责人”按钮，按钮旁边的框内即会显示该用户。即使您添加的用户已被指定为成员的负责人，该用户在组织结构图中也不会作为成员出现。组织结构图用一个代表两个人的图标（）来标记负责人，这样就将负责人与其他成员（）区分开。授予组织访问此网站的权限，在此指定要授予组织成员的中文电子审批流程网站权限。如果组织与其成员之间存在权限冲突，则以较高的权限为准。组织的权限默认设
14、为“读取”。为了使用中文电子审批流程，最小要选择“参与讨论”与“读取”和“中文电子审批流程”权限。完成所有设置后，单击“创建”按钮，组织结构图即会显示，其中会反映出在“组织结构图”网页上进行的所有更改，如图12-72所示。图12-72 创建的组织结构图（4）你可以继续在“组织结构图”中创建更多的结构，例如创建“办公室”、“财务处”等部门，在图12-72中单击“新建”按钮，创建“办公室”和“账务处”等组织结构，如图12-73和图12-74所示。图12-73 创建办公室 图12-74 创建财务处在图12-73中，“名称”文本框中为“办公室”，“代码”文本框中为“BGS”，在“父组织”中指定“天成公
15、司”，设置负责人为“陈杰”，成员为“张三”和“王成”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。在图12-74中，“名称”文本框中为“财务处”，“代码”文本框中为“CWC”，在“父组织”中指定“天成公司”，在“同级组织顺序”中设置“办公室”，设置负责人为“李兰花”，并设置权限，然后单击“创建”按钮。创建后的组织结构如图12-75所示。图12-75 组织结构图12.5.4 管理用户 在激活中文电子审批流程之前使用Microsoft Office SharePoint Server的用户（即登录过www.heuet.org网站的用户）将被自动添加到“独立用户”中。但是，要使用中文电子审批流程，应将用户作为中文电子审批流程中的新用户来添加。添加用户后，该用户不会再出现于“独立用户”中。通常情况下，在部署Microsoft Office SharePoint Server 2007时，已经在Active Directory中为每个职工创建了用户，但这些用户可能并没有登录到Active Directory（这些用户没有使用过），也可能没有登录到Microsoft Office SharePoint Serve
