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1、公文处理常见问题解析 高管局办公室文秘科李秀珍2014年8月 机关公文处理一 公文格式二 行文规则程序三 收文办理四 发文办理 公文概述公文起源 公文历史悠久 源远流长 可以说 公文是随着阶级 国家的产生而产生 随着社会的发展而发展的 我国从汉代到清代 公文名目繁多 上行文有呈 章 表 奏 状等 平行文有关 刺 咨 照会等 下行文有制 诏 敕 令 谕 旨等 辛亥革命废除了旧公文 1934年国民政府颁布了新公文程式 新中国成立后 1951年 83年 87年 88年 90年 93年 96年 2000 2012年先后多次对党政公文处理作出规定 党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化 制度化
2、规范化的轨道 高管局公文处理工作的主要依据 1 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 2 交通运输部公文处理办法 交办发 2014 58号 3 党政机关公文格式 GB T9704 2012 4 河北省高速公路管路局公文处理规定 冀高办 2011 273号 5 关于印发进一步规范公文办理流程 提高公文办理效率的补充规定的通知 冀高办 2012 921号 公文概念 党政机关公文处理工作条例 规定 党政机关公文 党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的
3、重要工具 公文种类有广义和狭义之分 广义的公文包括 党委机关公文 政府行政公文 经济公文 司法公文 外交公文 军事公文 科技公文 今天着重讲的是狭义的公文 指党政机关公文 一 公文格式 公文一般由眉首 主体 版记三部分要素组成 眉首 包括份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 主体 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附件 附注 版记 包括抄送机关 印发机关和印发日期 页码等部分组成 一 份号份号 指的是公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第一行 正确示例 二 密级和保密期限 1 格式
4、如需标识密级 用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第2行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心左上角第2行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 错误示例 正确示例 2 秘密等级划分 保密法 第九条规定 我国的国家秘密的密级分为 绝密 机密 秘密 三个等级 三 紧急程度 1 格式 如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 两字之间空1字 如需同时标注份号 密级与紧急程度 按照份号 密级与紧急程度的顺序自上而下分行排列 2 紧急程度的划分 紧急公文根据紧急程度分为 特急 加急电报根据紧急程度分为 特提 特急 加急 平急
5、 3 反映的问题主要有 对公文随意加急 有的单位办文前松后紧 造成办理时限很紧 高管局规定 各单位部门报送需局审批的公文 要加强与业务部室沟通 要给局留出足够的审批时间 上报一般事项不少于10个工作日 紧急事项不少于5个工作日 紧急突发事件除外 对特别紧急的事项 事先要与局办公室沟通说明 4 电子公文报送时间安排 目前各单位报送公文 密件除外 必须通过高管局电子公文交换系统 报文时间为 上午8 30 下午16 30 除了紧急重大情况 其余的一般事项公文16 30后电子公文系统将自动关闭报文通道 因此各单位一定要安排好每日的报文时间 另外 除了上报局的公文 抄报局的公文也必须通过公文交换系统报送
6、 5 电子公文接收时间安排 各单位要高度重视电子公文接收工作 每天安排专人定时查收 一般情况下 每天分四次查收 上午9 30 11 30 下午2 30 4 30 遇有紧急重大突发事件等特殊情况 如暴雨 雪等 时 必须安排24小时专人盯守 随时查收公文 四 发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 发文机关标志推荐使用方正小标宋体字 用红色标识 字号以醒目美观为原则 一般不小于22mm 15mm 联合行文时 一般应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行
7、文机关过多 必须保证公文首页显示正文 正确示例 1 常见问题 1 字体不对 有的单位错用楷体 有的单位错用黑体字 2 发文机关标识上边缘至版心的距离不符合规定 3 联合行文的不规范 2 联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号行政机关联合行文 主办机关排列在前 标注主办机关的发文字号 行政机关与同级或相应的党的机关 军队机关 人民团体联合行文 按照党 政 军 群的顺序排列 原则上应使用排列在前机关的发文字号 也可以协商确定 但只能标注一个机关的发文字号 3 联合发文中经常出现的问题 主办机关没有排列在前 有两种情况 1 在排序上谦让 认为交通系统的事情需要其他单位大力协助 因此联合发文中不考虑自
8、己是主办单位 主动把其他单位排列在前 但其他单位又不愿作为主办单位 致使发文字号标注困难 2 在排序上互争 有的单位认为自己权力较大 有的单位认为自己的领导职位较高 不适当地要求排列在前 4 局启用了局办公室文件 对于上级安排的一般性工作文件 经相关局领导批阅后 由主办部室起草转发文件 经办公室主任签字后 使用 河北省高速公路管理局办公室文件 红头转发至局属各单位 机关各部室 五 发文字号 1 格式 发文字号由发文机关代字 年份和发文顺序号组成 发文机关标志下空2行 用3号仿宋体字 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 不加第字 下行文或者函居中排布 上行文
9、居左空一字符 2 发文字号方面的问题 1 要素颠倒 党政机关公文处理工作条例 明确规定 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 实质上等于指定了 机关代字 年份 序号 三要素排列顺序 如 2011 冀高办35号 是错误的 规范化的用法应是 冀高办 2011 35号 2 搭配虚字 如 冀高办字 2011 第35号 这里的 第 和 字 是没有什么实际意义的多余字 应删去 规范化的用法是 冀高办 2009 35号 即高管局2009年度发的第35号文件 局主办部室是办公室 3 错用括号 如 冀高办 2011 35号 冀高办 2011 35号 这里的年份所用的括号 都是错误的 规范的用法应是六角括号 如
10、冀高办 2011 35号 4 乱设虚位 发文字号中的 发文序号 常常出现虚位 如 冀高办 2011 005号 这里的 005号 应改为 5号 5 摆放有误 一是该居中摆放而不居中 二是不该居中摆放却居中 发文字号的摆放有两种不同类型 下行文 发文字号一般居中 上行文需标识签发人姓名时 发文字号移到左边 左空1字 签发人姓名居右安排 右空1字 六 红色分隔线 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线 问题 距离小于或者大于4mm 与版心不等宽 七 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 用3号仿宋体字 后标全角冒号 冒号后用3
11、号楷体字标识签发人姓名 联合发文签发人正确示例 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 并使红色反线与之的距离为4mm 八 公文标题 标题是公文的 眼睛 拟好标题是写好公文的基本要求 一个好的公文标题不仅能使读者迅速知悉公文的核心内容 对于公文的存档 检索 查询也大有裨益 公文在标题拟制方面存在文种使用不当 自造文种 介词叠用等不规范现象 在一定程度上影响了公文的阅读和运转效率 1 标题格式红色分隔线下空2行 用方正小标宋体2号 可分一行或者多行居中排布 回行
12、时 要词义完整 排列对称 标题排列应当使用梯形或菱形 2 标题三要素制发机关名称 作者 公文主题内容 事由 文种 正确示例 河北省高速公路管理局关于开展2011年度执法检查工作的通知 1 三要素中制发机关名称用单位全称在标题中制发机关名称一般用全称 但是发文机关标志 主送机关 抄送机关可以使用全称或者规范化简称 例如 全称 河北省高速公路管理局简称 省高管局 2 涉及制发机关常见问题没有制发机关 直接写事由和文种 三要素缺少第一项 制发机关用的是单位的简称 3 特殊情况下 可以省略作者和事由 例如公告 通告这两种文件的标题 有固定版头的文件 可以省略作者和文种 如 局长办公会议纪要 政府令 示
13、例 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 中公文种类主要有15种 决议 决定 命令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 3 常用文种的选择 1 根据法律 法规 公文处理规定确定 2 根据行文单位级别和权限确定 3 根据作者与主送单位的隶属关系确定 4 根据公文内容 行文目的确定 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 主要类型 工作报告 专题报告 情况报告 答复报告 信访件 报送报告 招标文件 建议报告 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 具体适用于 报送入库项目 计划 工可 施工图 请求审批人事 财物 机构等事项 请示政
14、策上 认识上的问题 出现的新情况无章可循 需上级明确指示等 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达指示 布置工作 晓谕事项 任免人员 是机关使用频率最高 适用范围最广的文种 请示与报告的区别 行文目的 作用不同 请示旨在请求上级批准 指示 需要上级批复 重在呈请 报告要向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级询问 不需上级答复 重在呈报 行文时间不同 请示需要事前行文 报告一般在事后或者工作过程中行文 主送机关数量不同 请示只有一个主送 报告有时可以有多个主送 涉及内容不同 请示用于向上级机关请求批准 指示 报告用于向上级机关汇报工作 反映情
15、况 答复询问 写作侧重点不同 报告侧重汇报工作 不能夹带请示事项 请示无论缘由阐述的篇幅再大 重点仍是请示事项 受文机关处理方式不同 请示属办件 必须及时批复 报告属阅件 收文机关可不行文作答 请示事项的数量 请示要求一事一请示 报告可以一文一事 也可以一文数事 4 文种方面需注意问题 1 切忌自造文种拟制标题时容易出现的自造文种主要有汇报 申请等 错误示例 关于2011年目标执行情况的汇报 汇报 不属于公文文种 应改为 报告 错误示例 关于增加行政编制的申请 申请 也不属于公文文种 应改为 请示 在 报告 请示 的标题中切忌使用 申请 请求 等报请性词语 错例 关于请求解决离退休干部医药费资
16、金的请示 请求 和 请示 重复 应将 请求 删去 2 如果公文内容十分重要 时间紧迫 或有所补充 一般可在标题中加入 重要 紧急 补充 预 等字样 以便引起受文机关注意 例1 河北省高速公路管理局关于认真做好2011年国庆节放假期间道路运输安全生产工作的紧急通知 例2 河北省高速公路管理局关于召开2011年全局安全生产工作会议的预通知 3 转发 应用要准确在拟制 转发 性通知标题时 一定要根据行文关系来确定 只有下级机关才能转发上级机关的文件 转发性公文标题应把握的关键问题如果转发机关太多 层数太多 将造成公文标题重复冗长 为此 可以只抽取被转发文件标题的核心内容 采取自拟事由的方式拟制标题 即直接转发第一个发文机关的文件 并把 转发 前的 关于 省略 如果转发或批转件的文种与主件相同 要省略主体文种 总之 在拟制批转性通知的标题时一定要掌握一个原则 层数太多时无论事由多么复杂 只出现1次 关于 和 通知 文种 5 公文标题中 关于 和 对 不能同时使用如果二者同时使用就形成了介词叠用 属语法错误 正确示例 关于XX问题的请示 错误示例 关于对XX问题的请示 6 拟制标题时不能直接写被
