（项目管理）D项目文件管理规定

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1、项目文件管理规定 版 次升版日期说 明 部 门项目经理部业主名称四川南充经济开发区管理委员会 编 制 校 核 项目名称南充化学工业园污水处理厂项目 批 准项目代号201314分发号 日 期 2013 08 12 文件编号201304 D00 001版 次 0 该文件所含内容未经本公司授权不得复制 泄露或供他人使用 THIS DOCUMENT IS THE PROPERTY OF CHINA ENGINEERING SCIENCE AND TECHNOLOGY CO LTD UNAUTHORIZED DISCLOSURE TO ANY THIRD PARTY OR DUPLICATION IS

2、NOT PERMITTED 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 目录第 1 页 目目 录录 1目的目的 1 2编制依据及适用范围编制依据及适用范围 1 3项目概况项目概况 1 4职责职责 1 5项目文件分类及要求项目文件分类及要求 2 6项目管理文件处理流程 分类及编号项目管理文件处理流程 分类及编号 4 7施工报验文件处理流程和要求施工报验文件处理流程和要求 7 8设备设备 材料报验文件处理流程及要求材料报验文件处理流程及要求 9 9交工技术文件分类与编号交工技术文件分类与编号 11 10合规性及验证性文件的收集与整理要求合规性及验证性文件的收集与整理要求 11 11常用文

3、件格式常用文件格式 12 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 1 页 1目的目的 为规范南充化学工业园污水处理厂项目文件管理工作 确保项目执行过程中文件 管理工作有序 可控 特制定本规定 2编制依据及编制依据及适用范围适用范围 2 1 编制依据 2 1 1 与发包人签订的总承包合同 合同号 2 1 2 总承包项目文件管理规定 ECEC DM203B08 2013 2 1 3 初步设计开工报告 及其相关附件 2 2 适用范围 本规定适用于承包人在南充化学工业园污水处理厂项目建设全过程中 形成的具 有保存价值的各种文件 图表 来往函件 传真 照片 录像等文件资

4、料 设计 内部 条件 设计成品等工程设计文件按设计承包商公司质量体系文件执 行 不适用本规定 3项目概况项目概况 项目名称 南充化学工业园污水处理厂项目 项目简称 南充污水处理厂项目 项目代号 201314 建设地点 中国四川省南充市南充化学工业园区 4职责职责 4 1 项目经理是总承包项目文件管理的领导者 负责组织 协调和监督总承包项目 文件管理工作 以及全部对外文件的批准及签发工作 4 2 文控工程师负责组织编制 项目文件管理统一规定 施工报验文件管理规定 设备 材料报验管理规定 以及相关文控管理策划文件 负责指导 检查 培训公司 本部项目秘书 现场项目秘书 资料管理员的工作 配合施工经理

5、 组织竣工技术文件 的整编 审查和移交 对项目文件管理的规范化 标准化和模板化负责 负责工程总 承包文控管理制度和业务建设等 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 2 页 4 3 项目秘书 资料管理员是总承包项目文件集中统一管理的主要执行者 负责落 实和执行 项目文件管理统一规定 施工报验文件管理规定 交工技术文件整理 办法 等文件要求 负责项目管理文件的收发 整理和保管 负责施工报验文件和设 备 材料报验文件的传递 整理和保管 负责总承包商所承担的竣工资料的整编 装订 和移交 协助施工经理编制竣工资料组卷方案 负责整理项目档案 含项目实施前期 在公司本部形

6、成的各类管理文件 向公司档案室移交 4 4 施工经理负责施工报验文件的完整性和准确性 负责组织编制 交工技术文件 整理办法 指导项目秘书 资料管理员对交工技术文件进行整编和组卷 负责组织完成 工程档案资料的整理 审查 归档和移交 4 5 采购经理负责设备 材料报验文件的完整性和准确性 指导项目秘书 资料管理 员对其进行整理和组卷 在项目完工后将重要采购文件移交归档 4 6 设计 控制 质量 安全 开车等经理 负责组织和协调各岗位的输入和输出 文件评审 对输出文件质量负责 并将本专业重要文件于项目完工后移交归档 4 7 专业工程师负责检查 签批本专业施工报验和设备 材料报验文件 并对文件 输入

7、输出质量及其完整性 准确性负责 4 8 公司档案室负责接收项目档案 含电子版及音像资料 办理接收手续 并对 接收后的项目档案进行系统存放 以备查阅和利用 5项目文件分类及要求项目文件分类及要求 5 1 项目文件分类结构 总承包项目文件 项目管理文件 交工技术文件 归档 项目经理部文件 本部 现 场 业主 监理文件 政府立项审批 许可及验收 文件 不归档 施工图 标准规范等 综合性技术 管理文件 建筑 安装过程文件 设备 材料质量证明文件 检验 检测文件 竣工图 声像资料 整理移交本部档案室 整理移交业主 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 3 页 5 2

8、项目文件管理总体要求 5 2 1 明确并建立文控管理标准化模式 具体包括文控人员及办公设施的配置 文 件柜 夹的设立与统一 表格式样 编码及书写要求 文件处理和传递流程 文件的处 理 签批及用印 文件的过程控制与中间验收 文件的整编与移交等 5 2 2 做好项目各个阶段文件管理与控制的策划 组织 实施及检查工作 为项目 管理各环节的顺利运行提供支撑和平台 5 2 3 实行集中统一管理 所有项目文件的接收 传递 整理 保管 移交等管理 环节均应由项目文档管理部门 岗位实行集中统一管理 5 2 4 建立收发台帐 文件接收 发放须登记 并建立台帐 邮寄 传真及电子邮件 文件 要电话确认或回执 保证文

9、件到位 5 2 5 处理及传递 由项目秘书 资料管理员附来文处理单 交施工 项目经理确定 处理责任主体 并在规定的期限内 处理签批完毕后予以传递 对外传递的重要文件 由项目秘书 资料管理员扫描成 PDF 版 发原编制人 相关岗位及项目经理 5 2 6 整理与编目 处理完毕及报验返回的文件 在确认有效性及符合性后 应进 行及时整理与编目 存放于相应文件夹 同时编制卷内文件目录 5 2 7 保管与保密 项目文件应集中存放 统一保管 现场应设资料室 配备文件 柜 文件夹等装具设施 并同时做好文件的保密 防盗 防火 防水等安全管理 5 2 8 借阅与利用 借阅须登记 重要文件的借阅须办理借阅手续 由项

10、目经理等 负责人签批 5 2 9 输入与输出把关 做好文件输入与输出有效性与符合性确认 杜绝不合格文 件进入流转渠道 避免后期文件返工 5 2 10 归档与移交 项目完工后 施工经理负责组织各施工分包商 将验收合格的 交工技术文件 向业主进行移交 办理交工技术文件移交证书 同时对有保存和利用 价值的项目管理文件 按统一要求进行整理和组卷 与一套完整的交工技术文件一并 向公司档案室进行移交 5 2 11 旧版及暂存文件的处理 列出清单 做好标识 集中存放 待项目结束 经 项目经理批准后予以处理或销毁 5 2 12 做好声像文件的形成 积累 收集和整编 具体包括开 竣工仪式 开工前 的场貌 建成后

11、的厂容厂貌 领导视察 隐蔽工程 重要施工过程 质量处理等 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 4 页 6项目管理文件处理流程 分类及编号项目管理文件处理流程 分类及编号 6 1 处理流程 6 2 分类与编号 发文必须编号 收文无需另行编号 发文数量少的文种都归入 综合类 发文数 量多的文种单独编号 编号力求简洁实用 文件种类根据实际需要自行增减 类别类别文件种类文件种类编编 号号 M10 综合类 M11 项目例会纪要 M12 专题会议纪要 M13 合同 协议 保险 M14 总包报审文件 M15 工作联系单 M16 总包通知 发送 项目号 文件种类 顺序号

12、例 201301 M14 001 下同 工作联系单回复单 通知回复单 回复 回 被回复单编号 回复单与被回复单放在一起 M17 本部会议纪要 M18 培训记录 项目管理 M1 M19 备忘录 M20 综合类 M21 项目进度计划 M22 项目进展报告 M23 材料控制情况报告 M24 费用收支情况月报 M25 业主工程款收取 控制管理 M2 M26 施工工程款支付 E00 综合类 E10 设计进展报告 E20 图纸会审 设计交底 设计管理 E 设计修改联络笺 专业 字第 主项号 流水号 号 例 工艺字第 087 018 号 本部发 001 099 现场发 100 200 采购管理 P P00

13、综合类其他采购文件编号 请参照 6 3 文件发布 文件接收 审核批准 签署意见 处理 登记 编号 盖章 升版 等 项目秘书 管理 整理 借阅 保管 保密 等 对外发送 施工单位 监理 业主等 对内传阅 现场人员 公司本部等 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 5 页 P10 采购进度报告 P20 采购支付申请 C00 综合类 C01 招标文件 C02 分包合同 协议 C03 施工进展周报 施工管理 C C04 施工进展月报 S00 综合类 S01 安全培训 S02 HSE 报告 S03 HSE 检查通报 整改通知 S04 HSE 奖罚 安全管理 S S05

14、 HSE 事故 事件处理 Q00 综合类 Q01 质量整改及不合格品处置 Q02 质量周报 Q03 质量月报 质量管理 Q Q04 工程验收 D00 综合类 D01 检查 审查 信息及文控 管理 D D02 移交证书 T00 综合类 T01 试车计划 T02 试车方案 T03 试车培训 开车管理 T T04 试车记录 F00 综合类 F01 款项支付 F02 竣工结算 F03 纳税与申报 财务管理 F F04 保险管理 6 3 采购文件分类与编号 采购文件分类与编号由承包人统一编制 采购文件包括请购单 询价函 合同书 6 3 1 编号格式 项目代号 费用类别码 组码 采购包号 文件类别码 流水

15、号 从 001 开始 6 3 2 编号代码 1 项目代号 201314 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 6 页 2 费用类别码 组码 直接材料 设备 D1 直接材料 散装材料 D2 直接材料相关服务费用 D3 采购分包合同费用 D4 3 采购包号 详见后续发布的采购组包方案 4 文件类别码 询价函 I 请购单 R 合同书 P 5 流水号 流水号按采购包号进行流水编码 从 001 开始 例如 一个板式换热器采购包 包号 C2001 对应的编号分别为 请购单 201314 D1 C2001 R003 询价函 201314 D1 C2001 I003 合同书

16、 201314 D1 C2001 P003 6 4 传真编号 6 4 1 编号格式 201314 发件人 收件人 F 流水号 本部 201314 发件人 收件人 XC F 流水号 现场 项目代号可以省略 6 4 2 编号代码 发件人代码 ECEC 收件人代码 暂略 7施工报验文件处理流程和要求施工报验文件处理流程和要求 7 1 施工报验文件处理流程 项目经理 施工经理签封面 专业工程师签本专业内容 施工单位整理 报验文件 存 2 份 总包项目秘书 登记 传递 保管 1 份 监理工程师签字 确认 留 1 份 报送 4 份 返回 2 份 报送 4 份 返回 3 份 送交 返回 东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目 项目文件管理规定第 7 页 7 2 施工报验文件要求 除执行 5 2 条相关规定外 施工报验文件尚需执行以下要求 1 现场开工后 编制 发布 施工报验文件管理规定 明确验收标准规范 表 格式样 文件分类 编号 份数 编报时间 同步性管理等具体要求 2 报验时间要求 上道工序完工后必须及时报验 不得拖延 否则不能进行下道 工序施工 并将报验文件的同步性纳入工程形象进