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1、第十章采购与付款循环的审计 一 被审计单位采购与付款循环基本情况二 风险评估三 控制测试四 实质性测试 应付账款五 实质性测试 固定资产 主要内容 一 被审计单位采购与付款循环基本情况 采购与付款循环的特点 请购单审批 询价确定供应商 谈判合同审批 订购单 执行合同采购验收单 编制付款凭单记账 代表职责分离采购业务流程的关键控制活动 了解采购与付款循环的主要业务活动 一 请购商品或劳务 强调授权审批控制 解读 请购单与存货 固定资产的存在认定 与管理费用或销售费用的发生认定相关 仓储部门填写请购单 通常由仓储部门经理在请购单上签字审批 生产部门填写请购单 通常由生产部门经理在请购单上签字审批
2、对于资本支出和租赁的请购 应当指定人员请购 需要进行特别授权审批 对于日常采购的请购 应当根据请购单进行一般授权审批 每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字审批 1 2 3 4 二 编制订购单 采购部门负责编制订购单 发出订购单 采购部门只对经过批准的请购单编制订购单 采购部门对经过批准的请购单发出订购单 询价后确定最佳供应商 但询价与确定供应商的职责应当分离 对于大额 重要的采购项目 应采取竞价方式来确定供应商 采购部门收到请购单后 对金额在人民币 元以下的请购单由采购经理负责审批 金额在人民币 元至人民币 元的请购单由总经理负责审批 金额超过人民币 元的请购单需要董事会批准 采
3、购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单 解读 订购单需要连续编号 连续编号的订购单与应付账款的完整性认定相关 1 2 3 4 5 三 执行采购 在采用自动化信息系统的被审计单位 采购业务员根据系统显示的 待处理 的采购订单信息 安排供应商发货 收取采购发票以及仓储验收等事宜 每周 财务部门应付账款记账员汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对 编制采购信息报告 如采购订单与请购单核对相符 应付账款记账员即在采购信息报告上签字 如有不符 应付账款记账员将通知采购信息管理员 与其共同调查该事项 应付账款记账员还需在采购信息报告中注明不明事项及调查结果 解读 采购信息报告与应付账款
4、的存在认定 完整性认定相关 1 2 四 验收商品 验收管理员首先需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符 然后盘点商品并检查商品有无损坏 验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联 预先按顺序编号的验收单 验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时 应取得经过签字的收据 或要求其在验收单的副联上签收 验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门 解读 验收单需要连续编号 连续编号的验收单与采购交易的完整性认定相关 1 2 3 4 五 储存商品 储存岗位和验收岗位应当职责分离 限制无关人员接近储存的商品存货 解读 储存岗位和验收岗位的职责分离可以减少存货舞弊 验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门
5、时 要求其在验收单副联上签收的控制活动 与固定资产 存货的存在认定相关 1 2 六 编制付款凭单环节的控制活动 确定供应商发票的内容与相关的验收单 订购单的一致性 在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称 解读 经过适当批准和连续编号的付款凭单与外购固定资产 存货的完整性认定 存在认定 与采购环节发生的管理费用或销售费用的完整性认定 发生认定相关 编制有预先顺序编号的付款凭单 并附上支持性凭证 如订购单 验收单和供应商发票等 由被授权人员在凭单上签字 以示批准照此凭单要求付款 独立检查付款凭单计算的正确性 确定供应商发票计算的正确性 1 2 3 4 5 6 七 确认与记录负债 应付账款确认与
6、记录相关部门一般有责任核查购置的资产 并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录 在收到供应商发票时 应付账款部门应将供应商发票上所记载的品名 规格 价格 数量 条件及运费与订购单上的有关资料核对 如有可能 还应与验收单上的资料进行比较 记录现金支出的人员不得经手现金 有价证券和其他资产 解读 检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致 与应收账款存在 完整性认定相关 在手工系统下 应将已批准的未付款凭单送达会计部门 据以编制有关记账凭证和登记有关账簿 会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中分类的适当性 通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期 监督入账的及
7、时性 独立检查会计人员核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致 并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致 1 2 3 八 付款 独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性 解读 储存岗位和验收岗位的职责分离可以减少存货舞弊 验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时 要求其在验收单副联上签收的控制活动 与固定资产 存货的存在认定相关 应由被授权的财务部门的人员负责签署支票 被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单 并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致 支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用
8、加盖印戳或打洞等方式将其注销 以免重复付款 支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票 支票应预先顺序编号 保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性 应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票 1 2 3 4 5 6 7 九 记录现金 银行存款支出 会计主管应独立检查计入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性 以及与支票汇总记录的一致性 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期 独立检查入账的及时性 解读 银行存款余额调节表不能由出纳员编制 否则属于内部控制设计缺陷 以记录银行存款为例 有关控制包括 独立编制银行存款余额调节表 1 2 3 二 风险评估 风险评估 在实
9、施控制测试和实质性程序之前 注册会计师需要了解被审计单位采购与付款交易和相关余额的内部控制的设计 执行情况 评估认定层次的财务报表重大错报风险 并对被审计单位特殊的交易活动和可能影响财务报表真实反映的事项保持职业怀疑 这将影响到注册会计师决定采取何种适当的审计方法 评估重大错报风险 影响采购与付款交易和余额的重大错报风险可能包括 管理层凌驾于控制之上和员工舞弊的风险 低估 不正确地记录外币交易 舞弊和盗窃的固有风险 存货的采购成本没有按照适当的计量属性确认 存在未记录的权利和义务 常见方法 把通常应当及时计入损益的费用资本化 然后通过资产的逐步摊销予以消化 平滑利润 利用特别目的实体把负债从资
10、产负债表中剥离 通过复杂的税务安排推延或隐瞒所得税和增值税 被审计单位管理层把私人费用计入企业费用 把企业资金当作私人资金运作 被审计单位管理层为了完成预算 满足业绩考核 错报费用支出 风险评估 TEXT 针对采购与付款的控制 需要关注 1 遗失连续编号的验收单 这表明采购交易可能未予入账 2 出现重复的验收单和发票 3 供应商发票与订购单或验收单不符 4 供应商名称及代码与供应商主文档信息中的名称及代码不符 5 在处理供应商发票时出现计算错误 6 采购或验收的商品的存货代码无效 7 处理采购或付款的会计期间出现差错 8 通过电子货币转账系统把货款转入供应商的银行账户 但该账户并非供应商支付文
11、档指定的银行账户 在计算机环境下 注册会计师既应当考虑常用的控制活动的有效性 也应当考虑特殊的控制活动对于采购与付款交易的适用性 其中最为重要的控制应着眼于计算机程序的更改和供应商主文档中重要数据的变动 风险评估 1 总之 当被审计单位管理层具有高估利润的动机时 注册会计师应当主要关注费用支出和应付账款的低计 这会对认定产生影响 2 为评估重大错报风险 注册会计师应该详细了解有关交易或付款的内部控制 3 在评估重大错报风险时 注册会计师必须对被审计单位的重大错报风险有一定认识 在此基础上设计并实施进一步审计程序 使计划实施的审计程序更加有效 才能有效应对重大错报风险 添加文本 添加文本 添加文
12、本 总结 三 控制测试 控制测试 1 含义 控制测试 是指用于评价内部控制在防止或发现并纠正认定层次重大错报的有效性而实施的测试 2 采用的审计程序 询问 观察 检查 重新执行 3 方法 以内部控制为起点 以风险为起点 一 以内部控制目标为起点的控制测试 1 实施采购与付款交易 从涉及的主要业务活动角度 鉴于固定资产和在建工程项目有着不同于一般商品的特殊性 对其控制测试问题也单独阐述 2 固定资产内部控制测试 3 在建工程的内部控制测试 在建工程项目比较重要 占资产总额比重大 二 以风险为起点的控制测试 四 实质性程序 应付账款 一 审计目标与认定对应关系表 二 审计目标与审计程序对应关系表
13、1 将期末应付账款余额与期初余额进行比较 分析波动原因 2 分析长期挂账的应付账款 要求被审计单位作出解释 并进行以下职业判断 判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润 并注意其是否可能无须支付 对确实无须支付的应付账款的会计处理是否正确 依据是否充分 关注账龄超过3年的大额应付账款在财务报表日后是否偿还 检查偿还记录 单据及披露情况 3 计算应付账款与存货的比率 应付账款与流动负债的比率 并与以前年度相关比率对比分析 评价应付账款整体的合理性 4 分析存货和营业成本等项目的增减变动 判断应付账款增减变动的合理性 三 实质性分析程序 四 函证应付账款 需要函证应付账款较大金额的债权
14、人 或资产负债表日金额不大 甚至为零 但为被审计单位重要供应商的债权人 3 函证的对象 函证应付账款最好采用积极式函证方式 并具体说明应付金额 4 函证方式 一般情况下 并非必须函证应付账款 因为函证应付账款不能保证查出未记录的应付账款 况且注册会计师能够取得供应商发票等外部审计凭证来证实应付账款的余额 1 函证的必要性 如果了解被审计单位及其环境后评估采购与付款循环的控制风险较高 某应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶段 则应考虑对应付账款实施函证 2 函证的情形 四 函证应付账款 5 函证控制 注册会计师必须对函证的过程 包括选取函证的账户 询证函的起草 寄发和收回 进行控制
15、 要求债权人直接回函 并根据回函情况编制与分析函证结果汇总表 对未回函的 应考虑是否再次函证 6 函证的替代程序 如果存在未回函的重大项目 注册会计师应采用替代审计程序 比如 可以检查决算日后应付账款明细账及库存现金和银行存款日记账 核实其是否已支付 同时检查该笔债务的相关凭证资料 如合同 发票 验收单 核实应付账款的真实性 五 查找未入账的应付账款 1 检查债务形成的相关原始凭证 如供应商发票 验收单或入库单等 查找有无未及时入账的应付账款 确认应付账款期末余额的完整性 2 检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证 关注其供应商发票的日期 确认其入账时间是否合理 3 获取被审计单
16、位与其供应商之间的对账单 并将对账单和被审计单位财务记录之间的差异进行调节 如在途款项 在途商品 付款折扣 未记录的负债等 查找有无未入账的应付账款 确定应付账款金额的准确性 4 针对资产负债表日后付款项目 检查银行对账单及有关付款凭证 如银行汇款通知 供应商收据等 询问被审计单位内部或外部的知情人员 查找有无未及时入账的应付账款 5 结合存货监盘程序 检查被审计单位在资产负债表日前后的存货入库资料 验收单或入库单 检查是否有大额货到单未到的情况 确认相关负债是否计入了正确的会计期间 如果注册会计师通过这些审计程序发现某些未入账的应付账款 应将有关情况详细计入审计工作底稿 并根据其重要性确定是否需建议被审计单位进行相应的调整 1 针对已偿付的应付账款 追查至银行对账单 银行付款单据和其他原始凭证 检查其是否在资产负债表日前真实偿付 2 针对异常或大额交易及重大调整事项 如大额的购货折扣或退回 会计处理异常的交易 未经授权的交易 以及缺乏支持性凭证的交易等 检查相关原始凭证和会计记录 以分析交易的真实性 合理性 3 被审计单位与债权人进行债务重组的 检查不同债务重组方式下的会计处理是否正
