会展场馆组织 管理

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1、第二章会展场馆组织管理 会展场馆经营 场馆以独立生产者身份 面向市场 以商品生产和商品交换为手段 满足社会需要并实现场馆目标 使场馆的经济活动与场馆生存的外部环境达成协调一致 动态均衡的一系列有组织有计划的活动 会展场馆管理 会展场馆管理者在了解市场需求的情况下 组织场馆人员为实现场馆共同目标而展开的有意识 有组织 不断协调的活动过程 会展场馆组织管理是会展场馆经营管理的一个重要组成部分 概念辨析 本章着重介绍3个方面的包括 第1节中国会展场馆的投资与经营管理模式 场馆投资模式多元化 会展场馆经营管理模式 2 1 1场馆投资模式多元化 中国会展场馆经营管理的主要模式1 国建国营 即由地方政府投

2、资建设的会展场馆 建成后交由政府部门所属的事业单位或全资的国有企业来经营管理 如 长春国际会展中心等 2 国建民营 即由地方政府投资建设会展场馆 场地和产权归属政府所有 而场馆的经营管理则由商业性的展馆管理公司或由会展企业负责 完全用市场化的方式经营 如 宁波国际会展中心等 3 民建民营 吸收国内企业或民间资本参与场馆建设 由投资主体选择专业化的展馆管理公司 或由参与投资的民营企业按商业化模式进行经营 如 杭州和平国际会展中心 沈阳国际会展中心等 4 外投外营 以优惠政策和相对低的土地价格吸引外资新建会展场馆 并完全按照市场化 商业化的模式由地方经营管理 如 成都世纪城国际会展中心 上海浦东新

3、国际博览中心等 国建合营 即会展场馆由政府投资兴建 建成后委托本地上市公司与境外展览集团合资组建的展览公司来共同经营管理 如 天津滨海国际会展中心等 天津滨海会展有限公司是由天津泰达集团有限公司和SingexVenues PteLtd共同投资成立的合资企业 受天津经济技术开发区管理委员会的委托对天津滨海国际会展中心实施运营管理 中国主要城市展览馆情况 数据来源 刘松萍 国内外展览场馆现状与投资管理模式分析 2 1 2会展场馆经营管理模式 中国会展场馆经营管理模式1 政府机构直接管理一般是由政府部门直接设立一个事业单位来管理会展场馆 如 全国农业展览馆直属农业部领导 2 当地企业管理在市场化的趋

4、势下 现在大多数的会展场馆已经实行企业化管理 如 厦门国际会议展览中心由政府投资兴建完成后交由厦门建发集团管理 3 合资合作经营管理我国很多城市支持和鼓励国外著名的展览公司在当地投资 设立独资经营或者合资合作经营公司 如 上海新国际博览中心由德国汉诺威 杜塞尔多夫 慕尼黑3家合资建成 4 委托外地或国外企业管理越来越多的展览场馆采取由政府兴建 然后实行委托管理的模式 如 宁波国际会展中心曾委托上海国际展览中心有限公司管理 第2节会展场馆的组织结构 组织的含义 指一群人为了达到一个共同的目标 通过人为的分工和职能的分化 运用各种不同的权利和职能 充分利用该群人的人力资源和智力资源的团体 管理的含

5、义 指在社会组织中 为了实现预期的目标 以人为中心进行的协调活动 即一个群体组织中将各种行动引向共同目标的过程 2 2 1关于管理体制 管理体制的含义 管理体制是经济体制的一个有机组成部分 它是指相关社会机构组织 领导和监督行业经济活动所采取的基本制度和主要方式 管理机制的主要内容 管理主体的确定及其行为规范 核心内容 调节机制 动力机制 信息传递方式 组织机构 规则体系等 管理体制具有不同的层次性从管理层次的角度 可分为国家 地方 行业和企业管理体制 管理体制的含义及内容 中国会展业管理体制类型及特点 会展场馆的管理机制会展场馆的管理机制是指会展场馆与主管单位的关系 特点 1 会展场馆的不同

6、管理机制基本符合我国社会分工和客观的要求 2 会展场馆为两个文明建设服务 是本身的根本任务 3 会展经济受着价值法则和经济规律的制约 4 实行独立核算 自负盈亏的企业型会展场馆自我控制和发展能力较强 经营活动也灵活多样 2 2 2会展场馆机构设置和职能权限 1 总经理室全面负责本场馆工作 协调各项目管理之间的关系 确保资产的保值增值 2 办公室协助总经理做好与各部门的协调 传达 反馈等工作 负责内部 客户及对外相关部门各项事务的上传下达与沟通管理 3 质量检查部检查 评定 分析和改进过程控制的归口管理 4 党工部负责公司党组织 公会组织的日常工作 纪律检查工作等 5 人力资源部归口组织机构编制

7、 劳动定员 员工聘用 转正 定级 职称评定等 6 财务部归类原始资料 组织经营业务的统计工作 进行成本分析 制定公司资金安排计划等 7 会展策划部自办会展活动项目策划的归口管理等 8 会场部会议接待和现场管理等服务工作 9 会展业务部进行会展市场信息的收集 整理 调研 了解客户的需求等 10 场地管理部场馆工作环境的归口管理等 11 综合服务部仓库的管理 展品运输管理 展台搭建 商务代理等 12 工程部负责机电设备的管理等 13 网络信息部负责计算机管理信息系统开发建设 运行维护等 14 保卫部负责场馆安全保卫 消防设备系统的运行 日常维护等 15 广告部负责场馆广告资源的开发 管理和服务工作

8、等 2 2 3会展场馆组织管理与组织结构 会展场馆的组织管理含义 是运用组织管理的基本原理和方法来管理会展场馆 主要内容 根据计划所订的目标 列出必须进行的工作和活动等内容 会展场馆最基本的组织结构方式分类 1 直线制 按直线垂直领导的组织形式 2 直线职能制 业务区域制 会展场馆的组织结构模型 会展场馆的组织结构模型是指组织中相对稳定和规范的工作关系模式 如指挥权如何划分 怎样开展分工协作等 受诸多环境因素影响 不同的会展企业有不同的组织结构形式 P51 案例2 苏州国际博览中心的组织结构 之一 苏州国际博览中心有限公司属国有企业 成立于2003年5月 注册资本9 2亿人民币 现有员工60人

9、 苏州国际博览中心是一集展览 会议 餐饮 商业等功能为一体的大型会展设施 地处苏州工业园区金鸡湖文化水廊北部 占地面积18 86万平方米 建筑规划总面积25 5万平方米 总体分二期建设 一期工程完成建筑面积18 5万平方米 其中展厅面积7万平方米 会议设施面积9500平方米 室外广场总面积3 5万平方米 场馆规模居全国前列 苏州国际博览中心是国际展览业协会成员 自2004年10月20日开馆以来 先后连续举办了几十个大型展览会 其中 中国国际洁净技术论坛暨展览 其前身为中国电子学会洁净技术分会洁净技术学术交流会 是中国乃至世界范围内最早 最专业的洁净室行业交流活动 自2002年北京农展馆举办的第

10、五届论坛暨展览活动起 中国国际洁净技术论坛暨展览 正式通过国际污染控制联盟的认证 成为世界洁净室行业主题年会之一 影响力逐渐覆盖亚洲地区乃至世界范围 自2005年开始移师苏州并成为苏州国际博览中心自办展的支柱 位置 苏州国际博览中心按照现代企业扁平化管理结构 组成了由展览部 财务部 客户服务部 行政部和设施保障部五个部门以及国华展览有限公司 国华广告公司两个子公司的组织架构 明确了各部门职责分工以及业务流程 试行项目管理制度 你认为苏州国际博览中心组织结构的设置有哪些优势 1 实行独立核算 自主盈亏的企业型会展场馆 遵从市场的运作 自我控制和发展能力较强 经营活动也灵活多样 2 合理有效的组织

11、形式是确保会议展览活动正常举办的前提条件 会展质量 效率 效益如何 都与组织管理工作密切相关 根据自身情况和特点 苏州国际博览中心科学地划分部门 职责范围分工明确 这对于提高会展场馆服务的质量和效率有很大的帮助 更加有利于提高自身经济效益 2 2 4会展场馆的经营运行机制 会展场馆的经营运行机制的含义 指会展场馆在经营过程中保证资金在投入和使用后 保持正常的工作状态 并在经营期内充分发挥其功能和效用 实现经营目标所需要的系统组织和管理工作 会展场馆的经营运行机制包含的主要内容 1 经营运行的输入 输出信息的搜集2 经营运行决策3 经营运行计划4 经营运行控制 第3节会展场馆管理体制创新主要是投

12、资主体的多元化 例如 德国汉诺威 杜塞尔多夫 慕尼黑3家展览公司于上海浦东开发区合资建成的上海新国际博览中心 例如 上海国际会展中心管理宁波国际会展中心 主要形式有以下几种 合作公司 外包项目 合作经营项目 委托项目代理 设立驻外地办事处 案例2 苏州国际博览中心的组织结构 之二 苏州国际博览中心按照现代企业扁平化管理结构 组成了由展览部 财务部 客户服务部 行政部和设施保障部五个部门以及国华展览有限公司 国华广告公司两个子公司的组织架构 明确了各部门职责分工以及业务流程 试行项目管理制度 它在展馆未开关之前就加入了国内 国际展览行业组织网络 成为国际博览会联盟 中国展览馆协会和全国城市工业品

13、贸易中心联合会的成员 同时积极寻求国际合作 特别是在一年多的展馆筹建过程中 国际 国内全方位主动出击 积极推介苏州和苏州国际博览中心 引进展会项目和合作项目 结合材料分析中国场馆如何在组织管理上取得更大的突破 进一步促进场馆发展 提示 1 会展场馆机构的设置2 会展场馆的合作经营3 会展场馆的社会化合作项目 第4节会展场馆的公共关系 2 4 1会展场馆的公共关系 公共关系是一种传播活动 也是一种管理职能 1 会展场馆的公共对象主要包括 所属领导关系 职工关系 顾客关系 区域关系 传媒关系 同行关系 2 企业型会展场馆内的公共机制主要包括 咨询建议 传播沟通 搜集信息 社会交际 教育引导 协调关系 2 4 2会展场馆的涉外活动管理 1 展会前工作展会场地的确定 业务洽谈 开拓相关业务等工作 2 展会中工作进馆交接 现场服务等工作 3 展会后工作退馆事宜 展会后的总结等工作 本节完