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1、第二章 仓储管理知识第一节 物资保管基础资料物资保管基础资料是指从物资的接运、验收、保管保养，一直到出库的整个仓储作业过程中所建立的各种原始记录、单据、凭证、账册等。一、物资保管基础资料的内容、作用及要求（一）物资保管基础资料的内容(l）物资出入库凭证。主要有物资入库验收单、调拨单、退料单等。(2）用于收、管、发中的问题处理凭证。主要有库存物资规格调整单、事故报告单、库存物资盈亏申请表、物资储（运）损耗单等。(3）用于信息传递单据。主要有物资查询单、不能验收报告单等。(4）反映库存情况资料。主要有物资明细账、物资盘点清册等。（二）物资保管基础资料的作用物资保管基础资料是物资保管部门在物资仓储过
2、程中各项活动情况的综合记载，是物资统计、财务核算、综合分析、信息处理的依据，是一项最基本的基础工作。因此，加强对物资保管基础资料的管理，对于进一步提高物资管理水平，有秩序地进行仓储管理活动，减少物资损失，避免收发差错，不断提高经济效益起着重要的促进作用。（三）物资保管基础资料的管理要求物资保管基础资料是物资仓储活动中不可缺少的基本资料，加强对其资料的管理，是仓储管理工作的内容之一。物资保管基础资料的管理一般有以下几点要求：(l）各种资料应按月装订成册。当年的资料可在本库（组）保管，跨年资料应移送档案室统一管理，以便随时查阅。(2）各种入档资料应按其资料的性质，分别建立档案号，如物资明细账、收发
3、料单等。(3）入档的资料应按时间顺序进行管理。(4）建立健全档案管理制度，手续完备，入档有记录，借阅有登记。(5）各种资料的保存期限一般为1015年，超过期限的资料可统一进行销毁。二、物资保管资料的填制（一）物资到货记录到货记录是保管方对到货情况进行综合记载的原始记录，是物资验收入库的凭证之一。由接货入依据到货物资本体及包装情况，按照到货记录规定的格式进行填写，并由接收入签字认可。（二）磅（尺）码单磅（尺）码单是物资验收入库过程中，对物资采取检尺、换算等方式计量得出的数据的真实记载，是物资验收的基础资料。（三）验收记录验收记录是物资验收入库时，对物资数量验收、质量检验等验收活动的综合记载。验收
4、记录可作为索赔依据和入库凭证。（四）验收单验收单是入库记账的凭证，也是财务部门冲减在途资金及报销的依据。验收单由保管员填写，按照验收单的格式内容将物资名称、规格、计量单位、计划单价、验收数量以及验收制单日期填写齐全，并由相关保管入员签字或盖章。验收单记入明细账的收入栏，结存栏增加。物资验收单有两种形式：一种是由计划员根据供货单位寄达的承付托收及质量证明书等有关资料填写入库通知单，随有关资料交给仓库保管员，由保管员将实物验收情况填入入库验收单；另一种是当物资及有关资料已到库，且具备验收条件，经保管员对实物验收填写后，即意味着该批物资已经验收合格，可以正式入库保管，同时也标明采购、接运、验收工作的
5、结束，保管工作的开始。（五）物资明细账物资明细账是反映库存动态情况，详细记载物资收、发、存的明细台账，是统计报表和对账的基础。1物资明细账的建立建立物资明细账应符合以下要求：(1）认真填写名称、规格型号、计量单位、单价以及物资代码等内容。(2）将前三年的收发数量填在账面上的动态表中。(3）上年结转时间为1 月1 日，结转数量金额准确，并加盖上年结转章和稽核章。(4）账页应按物资大类的顺序排列装订，账前应有目录和本账的收发存汇总表，每大类的第一本账前应设有大类收、发、存总汇总表，每本账封皮应标明大类号及账本号。2记账记账应坚持日清月结制度。正常记账应用蓝或黑墨水笔填写，要求账面整洁，字迹清楚端正
6、。记账要以正式凭证为依据。记错账时，正确的改正方式是在记错的数字及写错的文乳用红笔划一道横线，由记账入盖章，再用蓝笔在错处上方写上正确的数字或文字。各月份在当月的截至时间最后一天进行结账，在本月所记最后一笔账的下格作为月计栏，将当月的收、发、存数量金额记入月计栏内，在摘要栏加盖“月计”章，同时沿月计栏的下线从摘要栏到结存栏用红笔划一道红线，叫做月结线。当账页用完后，应续接新账页，并进行结转。结转时应在前账页的最后一栏和新账页的第一栏的摘要栏分别加盖“过次页”和“承前页”章，并将本月初至结转时的收、发、存数量和金额记入过次页和承前页栏内。3账面上出现红字时与各栏之间的关系当凭退料单、冲销单、运损
7、单、收料误差核销单（负差）以及应列栏金额小于原列栏金额（差额栏内出现“一”号）的收、发差价调整单记账时，账面将出现红字。(l）收入栏的红字。 冲销单的数量、金额用红笔记在收入栏内，结存栏减少。 运损单及收料计量“一”差核销单的数量、金额用红笔记在收入栏内，结存栏减少。 应列栏金额小于原列栏金额（差额栏内出现“一”号）的收料价差调整单，其金额用红笔记在收入栏内，结存栏金额减少。(2）发出栏的红字。 退料单的数量、金额用红笔记在发出栏内，结存栏增加。 应列栏金额小于原列栏金额（差额栏出现“一”号）的发料价差调整单，用红笔记在发出栏内，结存栏金额增加。(3）结存栏的红字。 实存比账存数量多，库存盘盈
8、没有及时处理，还继续出库，且发料单继续记账，使结存栏出现红字。其避免的措施是：经常进行盘点，确认的盈亏应及时得以处理。 由于物资大批量到货，还没验收入账，就凭发料单出库，且发料单继续记账，使结存栏出现红字。避免的措施是：对大批量到货应组织力量集中验收入账，或随发随验，以发待收，发出一批，验收进账一批。 发料单记错金额，其金额多于账面结存金额时，且发料单已记账，避免的措施是：及时稽核，避免差错。（六）调拨单调拨单是由调拨员开具的一种出库凭证。保管员依据调拨单所列的物资名称、规格、数量进行发货。调拨单记入明细账发出栏，结存栏减少。（七）物资临时出库单物资已经到库因验收条件不具备没有验收而生产又急需
9、的，应以物资临时出库单作为出库凭证。当物资验收后应及时补办正式的出库手续。物资临时出库单由业务部门开出，经领导或相关管理部门批准方可生效。物资临时出库单只作为发料凭证，不记账，待补办正式调拨单后再记账。（八）调度令调度令是在特殊紧急情况下（如火灾、抢险等）无法办理出库手续时，作为物资出库的一种临时性凭证，可先发料后补办正式手续。是由生产值班调度开出，由其值班领导签发的调度令不记账，待补办正式调拨单后方可记账。三、问题处理单据的填制（一）规格调整单库存物资规格发生混串，在符合规格调整条件的情况下，将库存物资调成保管账与实物相符的一种凭证。1填制(l）盘亏项填入原列栏，做账面发出。(2）盘盈项填入
10、应列栏，做账面收如入。(3）差额栏内的金额是两项物资的差额，当应列金额大于原列金额时为“+ ”号，反之为“一”号。2记账原列项物资记入发出栏内，结存栏减少；应列项物资记入收入栏内，结存栏增加。差额栏内的金额不记入账面，摘要栏记“规格调整”，用蓝笔记账。（二）物资运损单物资在运输过程中发生的途耗和损失，凡在规定损耗标准内的，需按运损处理时所使用的凭证。运损单应随验收单一起传递，是财务部门报销或直接摊入采购成本的依据。填制运损单时，要根据损耗标准，确定合理损耗数量，并填入损耗栏内，超过规定的损耗数量应填入超损耗栏内。运损单记账时，应用红笔将数量金额记入账面的收人栏内，结存栏减少。（三）物资储损单库
11、存物资在保管过程中发生的损失，凡在规定的损耗范围内的，需按储损处理时所使用的凭证。储损单记账时应记入账面的发出栏内，结存栏减少。（四）物资度量衡合理误差核销单物资在收发过程中，因过磅检斤、检尺计量出现的计量差，凡在规定计量差标准范围内，按计量差核销的一种凭证。1收料误差核销单在收料时发生的计量差，应填制收料误差核销单。填制时根据规定标准核定误差数量确定是盈余（盈差）还是短缺（亏差），然后按栏目要求逐一填写。收料误差核销单记账时应记人账面收人栏内，盈差用蓝笔记账，结存栏增加；亏差用红笔记账，结存栏减少。2发料误差核销单在发料时发生的计量差，应填制发料误差核销单，填制方法与收料误差核销单相同。发料
12、误差核销单记账时，盈差记人账面的收人栏，结存栏增加；亏差记人账面的发出栏，结存栏减少。（五）物资差价调整单凡在收发料过程中记错单价、总价而发生的价差，用差价调整单予以调平所使用的一种凭证，也是记保管账的依据。1收发差价调整单的填制首先分清是收料价差，还是发料价差，然后按下列要求填制：把记错的金额填人原列栏内，把正确的金额填人应列栏内。差额栏的金额应是原列栏与应列栏间的差额，应列金额大于原列金额时为“+ ，反之为“一”。2收发差价调整单的记账首先应依据差额栏内的“+ ”或“一”号来确定记账的笔色，无论收人价差还是发料价差， + ”号用蓝笔记账，“一”号用红笔记账。当是收人价差时，应将差额记人账面
13、的收人栏， + ”差时结存金额增加，“一”差时结存金额减少。如是发出价差时，应将差额记人账面的发出栏内， + ”差时结存金额减少，“一”差时结存金额增加。（六）物资事故报告单事故报告单是库存物资因人为造成的损坏、损失以及丢失时，用于赔偿、核销和记保管账的凭证。填制事故报告单时应分清责任性质，确定事故损失数量，并根据其残损程度确定损失金额。事故的详细情况和发生事故的经过应以事实为依据，真实可信，简明、清楚。事故报告单应记在账面的发出栏内，结存栏减少。（七）库存物资盈亏申请表库存物资出现盘盈、盘亏时，应填报库存物资盈亏申请表，盈亏申请表是记保管账和财务核销的依据。填制时应首先核对盈亏数量，确认无误
14、后方可填报，盈亏原因必须真实。经业务主管部门核查批准后即可除账。盈亏申请表的记账：盘盈时记在账面的收人栏，结存栏增加；盘亏时，记在账面的发出栏，结存栏减少。（八）物资查询报告单由于供货单位责任造成的物资短少、溢余、损坏、质差、规格不符以及超过损耗标准或规定磅尺差标准，向供货商进行交涉时所使用的一种凭证。查询报告单不记保管账，只记查询账。在物资验收完后应及时将查询报告单寄往供货单位。（九）进库物资不能验收报告单凡到库物资因无合同、超合同交货部分、整批质量不合格、部分质量不合格且无法挑选的物资以及积压、无动态物资又到货的，应填报进库物资不能验收报告单，上报业务部门及管理部门，待批示后按批示意见处理
15、。进库物资不能验收报告单是保管部门报告和业务及管理部门审批用于信息传递的单据。四、常用实务操作范例例1某二级单位2014年8月9日从物资公司汽配库提EQ140汽缸垫100片，单价11.50元片，随物技术资料齐全，提料员提回后交付给保管员进行验收。物资调拨单见表1-2-1，保管员填制验收单见表1-2-2，填制的验收记录见表1-2-3，登物资明细账见表l-2-4。表1-2-1 物资调拨单用料单位：x xx 发料编号：8-1 开单编号：8-8 开单日期：2014年8月9日 发料库：汽配库物资编码物资名称及规格计量单位数量计划单价金额实售单价金额应拨实发EQ140汽缸垫片10010011.51150合计结算证号去向内部合同号包装物数量税率金额税额收款金额配拨：xxx发料：xxx8月9日提料：xxx8月9日收款：备注收款章已盖表1-2-2 物
