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1、公文筐辅导,人 力 资 源 管 理 师 职业资格考试,一、什么是文件筐测验,文件筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信笺等，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一。其具体实施程序为：首先，向应试者发一套文件，包括下级呈来的报告、请示、计划、预算，同级部门的备忘录，上级的指示、批复、规定、政策，外界用户、供应商、银行、政府有关部门乃至所在社区的函电、传真及电话记录，甚至还有群众检举或投诉信等。这些文件经常会出现在管理人员的办公桌上。其次，向应试者介绍有关的背景材料，然后，
2、告诉他(她)现在自己就是这个职位上的任职者，负责全权处理文件篓里的所有公文材料。要使被测试者认识到，他现在不是在演戏，也不是代人任职，而是货真价实的当权者，要根据自己的经验、知识和性格在预定的时间内去解决问题。他不能仅仅描述自己将如何去做，而应是真刀真枪地处理每一件事。由此，每个应试者都留下一沓笔记、备忘录、信件等。这是应试者工作成效的最好记录。最后，处理结果将交由测评组，按既定的考评维度与标准进行考评。通常不是定性式的给予评语，而是就那些维度逐一给予评分。,二、提供的信息文本,背景信息：组织信息、人员、主要问题、日历表、角色要求、做答说明等公文：信件、请示、报告、指示、建议、备忘录、电话记录
3、、抱怨投诉、统计报表答题卡,三、测试的能力要素,最常见的考评维度有七个，即个人自信心、企业领导能力、计划安排能力、书面表达能力、分析决策能力、敢担风险倾向与信息敏感性。也可按具体情况增删，如加上创造思维能力、工作方法的合理性等。总的说来，是评估应聘者在拟予提升岗位上独立工作的胜任特征。二级文件筐的测试主要围绕人力资源模块来出题测试应试者的专业素养，适当加入一些上下沟通和对内对外的协调能力的测试。,四、评价要素,是否每份文件都看过，并做了相应批复是否利用了各种文件所提供的信息能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件对问题的判断是否得当，处理办法是否合理是否依据文件所提供的事实进行判断和决策是否对
4、人力资源工作有专业的视角；是否能做好一个人力资源经理的定位；是否恰当授权是关注大局还是拘泥于细节 ,1.应当逐字逐句审读卷首的情景介绍 2.应当认真仔细审读卷首的答题要求 3.在处理每份公文时,应当把握的五个原则： 3.1.是否全面掌握了与事件相关的各种信息； 3.2.是否弄清事件所发生的时间和地点,以及人与人、人与事、人与物之间的相互关系； 3.3.是否对存在的问题做出正确判断,抓住事件的主线； 3.4.是否能提出解决问题的基本思路,分清轻重缓急,做出正确决策； 3.5.是否能恰当授权,提出解决问题的方式和方法。,五、公文框测试应当注意的几个问题,纸笔公文筐测验举例,背景信息：今天是 201
5、1年 4月21日，恭喜您有机会在约定的时间里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，您将在他回来之前，全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。问题情境：现在是下午2点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，您来到办公室，秘书已经将您需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。下午5点钟在会议室还有一个重要的会议需要由您来主持。在这3个小时里，您的秘书会为您推掉所有的杂事，将没有任
6、何人来打扰您。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，您在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要您以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由您的秘书负责传达。,刘经理，您好！ 我是软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司设计的人力资源管理软件系统正在试运行。按照双方协议的规定，在3月20日之前完成试运行，并且应在4月10日之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员也以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？ 谢谢您!,示例：文件1,公文处理的几种可能性,回信中道歉并承诺立
7、即解决 。,暂时不予处理。,回信指责对方,坚持培训完成后再款。,1.授权下属进行详细情况的调查,1.1了解软件的实际运行情况,1.2了解培训未能进行的原因,2.要求下属提供详细的书面调查报告,围绕合同内容,提出具体的解决问题方案,3.听取财务等相关部门的意见，修改预案，采取必要措施，保证该项目的顺利完成,5.如果本公司遇到特殊困难不能履行合同时，应按合同提出对策并做好谈判的准备,6.注意公司形象,考虑到与该公司长期合作的可能性,与对方保持良好的合作关系,4.要求下属完成项目合同中未尽事宜,如做好人员培训的准备、修补完善软件系统等,先做如下处理，再考虑约见乙方 ：,刘经理：您好！ 最近我在工作遇
8、到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。在我出国回来以后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题？,示例：文件2,开始,回信希望下属谨慎处理 ，并且：,回信中不谈看法回避或拖延问题 1,不予处理 0,回信，或建议面谈 1,1.肯定下属的工作，说明奖励的必要性和重要性；,2.深入调查弄清事件产生的原因，授权下属认真处理该事件,3.提示下属采取必要措施，不要因此影响当前工作任务完成,4.建议
9、下属在适当时机采取合适的沟通方法，使问题明朗化 ，并逐步解决,5.承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩,6.建议下属在其团队内分享自己的培训成果,持续地进行沟通,8.总结经验教训，建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。,7.采取必要措施,避免对组织中其他成员产生不利的影响,自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解,4.答题时应当涵盖的五个方面：4.1 为了妥善处理相关问题,应当准备好哪些数据资料？4.2 确认要与哪些相关的部门或个人进行沟通？4.3 要求您的下属完成哪些具体工作？做什么?如何做？4.4 明确您处理问题的权限和责任(善用/妙用/用足/用好)4.5 【把
10、握关键点】 处理相关问题时，可能会遇到哪些情况？遇到不同的情况时，应采取何种方法（对策/措施/途径）应对？,答题思路注意点,授权下属（可能不止一个）了解相关决策信息，并提供初步方案注意保持工作的正常运行（不常用）批评或提意见时可先肯定对方（不常用）注意学会“一分为二”，考虑问题周全注意与相关部门协调注意决策权限,公文筐测试所涉及的内容,1.人力资源管理制度设计与运行中存在的问题与对策；2.在日常管理活动中遇到的各种问题及其解决的方法；3.在员工招聘与配置中可能出现的问题及其解决方法；4.在员工培训与职业技能开发中遇到的各种问题处理；5.员工绩效管理体系设计与实际运行中的问题与对策；6.员工薪酬
11、管理体系设计与实际运行中的问题与对策；7.员工劳动关系的确立、解除、终止中的问题与对策；8.因劳动关系引发的重大突发群体性事件或个案处理。,问题：人工成本核算问题；绩效考评天花板效应；单位转制如何应对； 公司产品质量问题；不守纪律与考勤制度；空缺岗位如何补充； 参加各种各类会议；专业队伍组建与培训；高管离职现象分析； 薪酬制度存在缺失；绩效考评与之不配套；人员招聘水土不服； 环境不佳亟待改进；上级检查应如何应对；流程再造制度调整； 劳动合同违规违法；员工满意度明显下降；费用超支如何控制； 工伤事故频频发生；新建营销点招揽人才；大量裁员引发冲突。,六、江苏省版案例,假如你是江苏万圣公司的人力资源
12、部经理。万圣公司是南京一家大型股份制企业，人力资源部是非常重要的部门，你有5个下属，分别负责招聘、培训、绩效、薪酬和劳动关系管理的相关工作。现在是下午2点钟，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，你来到办公室。秘书（同时负责劳资的刘小敏）已经将你需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的，没有任何意义，你需要自己去排序处理。你必须在三个小时内处理完文件，并作出批示。四点钟之后你需要接待公司的一个重要客户并陪同晚宴。在这两个小时里，你的秘书会为你推脱掉所有的杂事，相信没有什么人会来打扰你。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外
13、界通话。所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法，作书面表达，最后交给秘书负责传达。在公司，你被员工称为秦经理。好了，可以开始工作了，祝你一切顺利。,【任务】,在接下来的两小时中，请你查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及Email等，并用如下的回复表给出你对每个材料的处理意见。具体填写的要求是：（1）请准确、详细地写出你将要给出的回复（无论何种方式），并概要说明你这样做的意图和将要采取的措施。（2）尽可能考虑多些思考的维度。,【回复表示例】,回复方式：（请将选项前的“”上打“” ）,回复内容：（请做出准确、详细的回答）,（）许诺对方三日内给出答复。（）联系相关部门
14、进行磋商，制定应对方案。（）将讨论的方案上报主管领导，等待领导批示。-,【文件一】,秦经理：您好！ 前一段时间，按照您的意见，我对同行业的员工福利状况进行了一次调查。就每个月用于员工的人均福利费而言，我们公司位于同行业的中上等水平。但考虑到现在行业的激烈竞争和目前我公司的高流动率，为了增强我们的凝聚力和吸引力，我认为，提高员工的福利待遇是一项有力的激励措施。因此，我们提出一项增加员工福利的计划，也就是将现在的人均福利费1000元/月提高到人均1500元/月的较高水平。不知您对这项计划的意见如何?请指示。,类 别：电话录音来电人：刘小敏 劳资员接受人：秦冬 人事经理日 期：11月27日,回复内容
15、：（请做出准确、详细的回答）（1）做一次员工薪酬满意度调查，确定有无提高福利计划的必要；（2）要求刘小敏提供具体的福利提高的方案，包括形式、金额和提高比例等；（3）向公司高层汇报；（4）与财务部沟通，确定所能提高福利费用的幅度空间；（5）建议人事处调查人才需求供给现状，提前做好人才储备工作；（6）加强员工思想教育，提高员工忠诚度；（7）加强企业文化建设，做好核心员工的稳定工作。,其他参见资料（略）,文件筐模拟测试题（一）,七、公文框测试模拟,【情境】,华达公司是一家大型民营上市公司，业务领域涉及水利工程，环保科技和电力自动化等多个领域，其人力资源部下设五个主管岗位，分别是招聘主管，薪酬主管、绩
16、效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主管有2-3位下属。今天是2011年4月9日，你（李明翔）有机会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职务，全面主持公司人力资源管理工作。现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的，你必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。11点钟还有一个重要的会议需要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，没有任何人来打扰。,【任务】,在接下来的3小时中，请你查阅文件筐中的各种信函，电话录音以及Email等，并用如下的回复表作样例，给出你对每个材料的处理意见。具体答题要求是：确定你所选择的回复方式，并在相应选项的“”里划“”请给出你的处理意见，并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图。,
