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1、第六章报表 本章学习目标知识目标 理解报表的特点 了解报表特点的来源 熟悉报表的结构和各个节的作用 掌握报表的类型和视图 掌握在设计视图中创建及修改报表的基本理念技能目标 熟练掌握使用自动报表和报表向导创建报表的方法 掌握使用报表设计视图创建和修改报表的方法 掌握报表的排序分组及进行汇总计算的方法 掌握插入子报表及插入图表的方法 6 1报表概述6 1 1报表的特点数据库管理中难免有这样的需求 将某些数据用一定的格式打印出来 上报给上级领导 作为决策的依据 或将某些商品信息打印出来供广大顾客品味 以吸引购买力 你也许会说 表和查询的数据表视图不是都能打印输出吗 窗体的视图也可以打印输出啊 实际做
2、一下 你就会发现 表 查询和窗体的打印结果都是 照相式 的 数据表的表格线以及窗体控件的边框线都如实打印出来了 另一方面 汇报给上级的数据 很强调分类组织和汇总数据 还有一定的格式要求 表 查询及窗体不能胜任这方面的要求 因此 ACCESS特别设置了 报表 这一对象 ACCESS的报表对象是实际在打印纸上打印报表的 蓝图 这个 蓝图 的设计在形式上和 窗体 设计相当 但在打印时一般只取出控件中的文字和数据进行排版 因而显得洗练 清爽 如果需要 可另外插入线条 最为重要的是 报表设计中 可以灵活设置各种打印格式及进行数据的分组汇总 我们当然应该关心报表的这些适应打印需要的特点或功能是从哪里来的
3、以便得心应手地设计好报表 任何报表都起源于对它的设计 即起源于它的设计视图 报表的功能 也应该从设计视图所提供的设计手段看到 在设计视图中 我们首先看到的是报表的结构 我们就先来分析报表的结构 6 1 2报表的结构 在数据库窗口选择 报表 对象 双击 便进入报表的设计视图 展示出一个空报表的结构 如图 图报表的设计视图 可见报表的设计视图通常划分为五个 节 和窗体一样 这时右击设计视图 会弹出快捷菜单如图 图报表设计视图的快捷菜单 这个快捷菜单给出了报表设计中最常用的操作 其中倒数2 3两项用来添加或删除 报表页眉 页脚 及 页面页眉 页脚 这就是说 报表设计视图中基本的五个节 只有 主体 是
4、常在的 其余节可以根据需要而添 删 五个基本节的基本功用如下 报表页眉 在报表的顶端 用来显示报表标题 报表徽标 单位或部门名称 日期和说明等 报表页眉 中的内容只在报表的首页头部打印一次 页面页眉 报表的每一页都有一个页面页眉 如果报表页眉不是独占一页 报表第一页的页面页眉就在报表页眉的下方 其余各页的页面页眉位于每一页的顶部 大多数报表是表格式的 所以页面页眉一般用来显示表格的列标题 主体 是报表显示数据的主要区域 一般把报表数据源的记录放置在主体节内 页面页脚 在每一页的底部 用来显示页面摘要 页码 日期和本页汇总数据等信息 报表页脚 只显示在报表末尾 用来显示整个报表的统计数据 日期和
5、说明性文字等信息 报表最后一页中 先在主体数据结束处显示报表页脚 然后在页面最底端显示页面页脚 6 1 3报表设计工具栏粗看报表的设计视图 似乎没有什么异乎寻常的地方 眼光向上看细一点 会发现系统窗口多出了一个专门为报表设计打造的工具栏 6 1 4报表节的事件再深入一点 打开报表各节的属性窗口 会看到系统为它们安排了与格式和打印有关的事件 例如 这意味着可以用VBA语言编写事件代码或使用宏 灵活控制报表的格式和打印 窗体的节没有这方面的功能 图报表 页面页眉 节的事件 6 1 5报表结构的补充 组页眉和组页脚最初的空报表还没有绑定数据源 谈不上分组 分组必须是明确的记录对明确的字段而言 无法空
6、谈分组 因此 最初的报表设计视图无法请出组页眉和组页脚 当确定了报表的数据源以后 可以在报表向导的指引下 或在设计视图下单击系统工具栏中的 排序与分组 按钮 在弹出的对话框中确定如何排序及分组 并酌情请出组页眉和组页脚 它们的常见功能与用法是 组页眉 用于在记录之每个分组的开头放置有关信息 如显示藉以进行分组的字段名和字段值 组页脚 主要用来放置文本框等控件 以显示分组统计数据 可以在多级分组的基础上建立多层次的 嵌套的组页眉和组页脚 但层次不宜太多 如 4 多了报表不清晰 记录分组及组页眉和组页脚的设置 形成了报表的一道亮丽风景 6 1 6报表的视图报表有三种视图 设计视图 打印预览视图和版
7、面预览视图 可以通过系统专设打印工具栏中的 视图 按钮在三种视图之间相互切换 但打印预览视图和版面预览视图不能直接切换 必须以设计视图为中界 设计视图用于创建和编辑报表 打印预览视图可以看到报表的打印效果 或作为一种输出界面供用户浏览 版面预览视图用于查看报表的版面设置 实际上它只是打印预览视图的一个片段 6 1 7报表的分类在数据库窗口选择 报表 对象并单击 新建 按钮 打开 新建报表 对话框 如图 可见报表主要分为四种类型 纵栏式报表 表格式报表 图表式报表和标签式报表 图从新建报表对话框看报表的类型 纵栏式报表又称窗体式报表 因为和直接打印纵栏式窗体基本上一样 设计上也和纵栏式窗体相仿
8、记录的字段名标签和字段值文本框都安排在主体节内 当然未必要限制每行只安排一条记录 如 图纵栏式报表 纵栏式报表造成字段名的大量重复打印 无必要时一般不宜采用 表格式报表这是最常用的报表类型 避免了字段名的大量重复打印 设计时把字段名标签成一行放在页面页眉节内 对应的各字段值文本框成一行放在主体节内 如 图表格式报表 图表式报表图表式报表用图表的形式打印和显示数据 系统提供了20多种不同类型的图表供用户选择采用 如 图图表式报表 标签式报表标签式报表就是将报表数据源中的少量数据以标签的方式组织在一起 一页中包含多个标签 可以剪开使用 例如贴在邮件的信封上 如 图标签式报表 6 1 8报表的基本设
9、计理念报表的设计是以其节结构为基础的 首先考虑基本数据 即报表的一条条记录如何打印 要为每一条记录的打印确定了一个共同的模式 例如 在页面页眉节成一行安排字段名标签 然后在主体节成一行安排对应的各字段值所绑定的文本框 打印时 先打印出报表页眉 然后根据记录的多少 字体的大小和打印纸的尺寸 按照所确定的模式分页打印出全体记录 每一页都上有页面页眉 下有页面页脚 最后一页的页面页脚前 还有报表页脚 你可以根据这个布局 考虑在各页眉 页脚中安排些什么内容 如果记录是分组的 则打印时会在每一组记录的前后插进组页眉和组页脚设计所规定的打印项目 6 2报表的自动创建和使用向导创建6 2 1自动创建报表系统
10、提供了快速创建报表的 自动创建报表 功能 只要输入作为报表数据源的表或查询 然后指定一种报表类型 便立即生成一个包含数据源全部记录的 未对记录进行分组的简单报表 课堂操作1以罗斯文数据库的 雇员 表为数据源 自动创建一个表格式的报表 在数据库窗口选择 报表 对象 单击 新建 按钮 在弹出的 新建报表 对话框中选择 雇员 表为数据源 并选择 自动创建表格式报表 点 确定 如图 图以 雇员 表为数据源自动创建 表格式 报表的界面 图自动创建的表格式 雇员 报表预览上面仅是50 的预览图 因为页面超宽 系统自动把打印方向改成了横打 而且每页只能容纳下两条记录 造成大片页面空白 因此在这种情况下 不如
11、改成 纵栏式 所生成的报表如图 课堂操作2以罗斯文数据库的 雇员 表为数据源 自动创建一个纵栏式的报表 效果为 图自动创建的纵览式 雇员 报表预览 6 2 2使用图表向导创建图表报表课堂操作3以查询 1997年 特制品 类各种产品的签单销售额 为数据源 使用图表向导创建一个图表报表 1 打开 新建报表 对话框 选择如图 点 确定 图在新建报表对话框中选择图表向导及图表数据源 2 在第一个图表向导对话框中 全选各字段 点 下一步 如图 图图表向导对话框之一 3 在第二个图表向导对话框中选择 条形图 点 下一步 如图 图图表向导对话框之二 4 对第三个图表向导 调整字段的布局 点 下一步 如图 图
12、图表向导对话框之四 5 制成的报表效果如图 图图表式报表预览 6 2 3使用标签向导创建标签报表课堂操作4为罗斯文数据库制作 供应商 标签 1 打开 新建报表 对话框 选择如图 点 确定 图以数据表 供应商 为数据源制作 标签 式报表 2 对第一个标签向导选择如图 点下一步 图标签向导之一 3 接受第二个标签向导的默认选择 点下一步 如图 图标签向导之二 4 对第三个标签向导 确定标签的内容和排列如图 点 下一步 图标签向导之三 5 对第四个标签向导 确定标签按供应商编号排序 点 下一步 如图 图标签向导之四 6 完成的标签式报表如图 图标签式报表预览 6 2 4使用报表向导创建报表根据报表向
13、导的提示能快速创建报表 而且可以从中领会到ACCESS系统设计者关于报表设计的理念 掌握报表设计的一般步骤 课堂操作5为罗斯文数据库编制一个 按类别分组的产品库存量 报表 分类打印出各种产品的名称和库存量 1 数据库窗口选择 报表 对象 双击 系统弹出第一个 报表向导 对话框 要求确定报表的数据源以及报表从此数据源中采用哪些字段 鉴于所需数据包含在已建查询 各类产品 中 我们选择如图 点 下一步 图报表向导对话框之一 2 第二个报表向导对话框要你选择查看数据的方式 系统首先推出 通过类别 来查看数据的方式 其实就是一种把记录按 类别名称 进行分组的方式 但对同一组记录 不是 类别名称 产品名称
14、 库存量 三个字段值平列 而是把共同的 类别名称 值提出来单独放在上面 使不同类别的产品信息明显地分开 报表的层次更加清晰 避免了相同数据的重复打印 如图 我们同意系统的选择 点 下一步 3 上面实际上以对报表记录进行了第一级分组 系统弹出第三个报表向导对话框 询问是否添加分组级别 即是否还要按其它字段值再分组 本例无此必要 直接点 下一步 如图 图报表向导对话框之二 图报表向导对话框之三 4 系统弹出第四个报表向导对话框 其中所讲的 明细信息 是指在上面的分组之下每一个分组的信息 问你每一个分组的记录按什么字段排序 又对什么字段进行汇总 但系统只关心数值型字段的汇总 对本例来说 排序和汇总都
15、没有实际意义 我们直接点 下一步 如图 图报表向导对话框之四 图报表向导对话框之五 5 接着弹出第五个报表向导对话框 要你确定报表的布局方式及打印方向 有8种布局样式供选 我们遵从默任的选择 点 下一步 如图 6 第六个报表向导对话框要你确定报表的样式 系统提供了六种样式模板供选 我们选择 淡灰 点 下一步 如图 7 最后在第七个报表向导对话框中键入报表的标题 也是报表的名称 如图 点 完成 图报表向导对话框之七 图报表向导对话框之六 打印效果如图 图预览利用向导所创建的报表 实训一自动创建报表及利用向导创建报表1 以罗斯文数据库中的查询 各年各季度各雇员的销售额 为数据源 自动创建一个表格式
16、的报表 仔细观察其打印预览视图 再切换到设计视图 记下系统对这个报表的设计要点 2 借助于标签向导 以 客户 表为数据源 取公司名称 公司地址和联系人姓名三个字段制作一个标签报表 3 借助于图表向导 以查询 任一指定年度内任一指定类别产品的销售额 为数据源制作一个显示各产品销售额的柱形图表 提示 在最后一个图表向导对话框中 选择 否 不显示图例 及 修改报表或图表的设计 转入报表的设计视图 进行修改 可不断在 设计视图 和 打印预览 之间切换 改到满意为止 修改主要是把页面拉宽 双击图表使进入编辑状态 把图表的标题删除 通过设置坐标轴格式使横 竖坐标轴旁采用8号字 4 以交叉表查询 1997年各类各种产品各季度的销售额 为数据源 利用报表向导创建一个如下的报表 6 3在设计视图中创建报表的一般步骤和方法自动创建和使用向导创建的报表都比较简单 不能尽如人意 这时 可以切换到报表的设计视图去进行修改 或者直接进入报表的设计视图创建报表 6 3 1直接进入设计视图 为报表确定数据源 引进字段首先在数据库窗口选择 报表 对象 双击 打开报表的设计视图 如图 图初进报表的设计视图 然后右击设计视
