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1、中小型农业开发企业行政总务管理制度第一节 总则 第一条 为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理程序，提高行政管理水平和工作效率，特制定制度。 第二条 公司综合部是公司行政管理的执行监督机构，各部门对综合部发出的各种文件精神须绝对予以执行与落实。第二节 文件管理第三条 公司文件管理工作必须严格遵守公司保密制度和档案管理制度，做到及时、准确，安全。第四条 公文的种类请示：请上级指示和批准，用“请示”。报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。公告、通告：对外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。批复：答复下级的请示事项，用“批复”。通知：传达上
2、级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或批评错误，表扬好人好事用“通报”。决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等做出安排，用“决定”；经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议” 。函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复问题时，用“函”。会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。第五条 公文处理（一）收文处理1、公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报
3、、电报、资料和平级发来的文件，均由文员统一签收、开拆、登记，并送交综合部经理审核。2、办公室签批拟办意见，再由文员分送给有关部门或领导。3、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。4、各部门收到急件时，应在当天呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在3天内办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。5、加强文件催办工作。文员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要及时督办，以防积压或漏办。6、有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交综合部处理。第三节 文印及办公设备管理第一条 本规定所指的办公设备为复印机、打印机、传真机、办公桌椅、电脑及企业网络相关
4、设备等。第二条 公司的文印工作负责人为办公室主任，具体执行人员为文员。第三条 本规定适用于公司各部门及公司全体员工。第四条 办公设备管理1、公司办公设备由办公室统一管理，并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人负责保管和使用，指定专人在使用前必须经过培训。否则，造成设备损坏除负赔偿责任外，视情节给予50元至200元的罚款。2、各种办公设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。3、使用部门指定的专人要熟悉办公设备的使用、保养方法，按规范要求操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向办公室报修，禁止私自对设备进行拆卸修理。4、办公室对报修的办公设备进行界定，人为损坏的由直接责任人负担维修费用
5、；如果不是人为的损坏，则由公司负担维修费用。维修工作由综合部组织实施。5、办公室建立办公设备台帐，定期与财务管理部核对，每年盘点一次。第五条 电脑和网络管理1、办公室负责电脑及网络的定期检查与维护。2、公司员工严禁使用电脑做与工作无关的事情，如玩游戏、上网聊天、看电影等。违反者罚款50元/次。3、使用电脑要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘，要先进行杀毒。4、在未获批准和无专业人员指导的情况下，使用人员不得对电脑内软件和程序进行删除和修改，原则上不得加载无关软件，更不得加载网络控制类软件。第四节 印章管理第一条 公司印章的种类及使用范围1、公
6、章：用于以公司名义发出的公文、信函、报表、证明，经公司领导批准的各种证书、证件，公司人事合同及人事、劳务协议书，以及公司领导批准的需加盖公章的其它文件、材料等。2、合同章：用于以公司名义对外签订的各类商业合同、协议等。3、法人印章：公司领导明确指示使用法人签章的文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。4、财务专用章：用于公司各项财务业务行为。第二条 印章管理规定1、公司公章、合同章、法人印章由公司办公室指定专人保管并负责日常的使用登记管理；2、财务专用章由财务部保管，财务部应指定专人管理。3、公司印章应放在安全、牢固的保险柜中，随开随锁，不得随便乱放；存放印章的钥匙由专人保管，不得随意交给他人
7、代开代取。4、使用印章应严格履行审批程序。由业务经办人员认真填写印章使用审批表，取得总经理审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章管理人员（总经理未在公司时，由公司指定专人进行审批）；5、用印前，印章保管人应仔细核对需用印章文件的用印范围、数量等情况审核，确认无误后，印章保管人认真填写印章使用登记表，登记用印日期、部门、申请人、被用印文件名称、批准人，经办人员在印章使用登记表上签字确认后方可用印；6、印章管理人员有权拒绝在未按审批程序审批的文件或超权限的文件上使用印章；7、印章管理人员不得将印章擅自委托他人代管、代盖；未经批准，其他员工不得私自启用、加盖印章。8、因工作需要必须将印章带出公司办
8、理有关业务手续时，要由印章管理人员随同前往，或详细登记外出和印章归还时间，事前事后均按要求办理，防止印章管理失控。9、任何人均严禁在空白纸张和空白介绍信上加盖公司印章。10、如因公司名称变更、业务变更或印章式样变化、磨损等原因停止使用的印章，要立即发出停用通知，按要求停止使用并封存或监督销毁。11、严禁私自仿刻伪造和使用伪假印章，如有违反，严肃处理，触犯刑律的依法追究刑事责任。12、加盖公司印章时，要保证字迹端正、图案清晰。第五节 办公用品领用管理 第一条 公司各部门所需的办公用品，由公司统一安排购置，各部门按实际需要领用。办公室建立领用备查登记。 第二条 各部门专用的管理表格，由各部门按制度
9、要求格式拟订，报办公室统一存档。 第三条 公司办公室用品只能用于办公使用，不得移作他用或私用。 第四条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。第五条 购置办公用品或报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按相关管理规定报总经理批准后方可购置。第六节 保密管理公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内人员知悉的事项。公司日常保密监督检查工作由公司负责监督管理。各部门负责人为本部门的保密工作责任人。公司所有员工都有义务和责任保守公司秘密。对公司秘密的知晓范围执行压缩控制的原则，员工只在管辖范围内根据工作需要知晓相关
10、的公司秘密。第二条 公司保密范围规定1、公司经营、发展战略中的秘密事项。2、公司技术方面的秘密事项。3、公司做出的经营管理方面的重大决策。4、公司对外活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。6、客户档案、合同及公司营销网络的相关资料。7、公司重要会议的决议、重要决定中的秘密事项。8、公司人事档案资料。9、其他公司秘密事项。第七节 会议管理第一条 公司会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。第二条 会议分类1、例会公司周工作例会。每周召开一次，公司各部门负责人员参加。主要为传达董事会决议；就公司每周的经营管理工作进行总结分析、布
11、置下周工作计划安排、通报各岗位工作状态及岗位协作事宜等。公司月工作例会。每月一次，公司所有核心管理人员参加，主要就公司经营管理工作中的重点问题进行分析；总结月度计划工作执行情况；安排下个月度的工作计划；对各部门及各岗位工作人员工作绩效进行讨论并考核。生产调度例会。按需要随时召开，主要是对工程项目工作进行安排、人员及设备、物资、技术进行调度分析的会议。部门例会，主要为部门布置内部工作，协调内部关系，传达上级指示。2、专题会：可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要包括生产经营活动分析会、营销活动报告分析会、技术问题分析会等针对专门主题所召开的会议，可不定期召开。这种会议必须以会议纪要的形式
12、对所分析的问题得出相应的结论，并下发学习与执行。3、讨论会：可以是在部门内举行，也可以是在部门间举行，主要针对公司生产经营活动中出现的单个或某类带有共性或较为突出的问题，可能会影响全局工作的顺利执行或造成损失而召开的会议，会议的目的是为了发动与会员工集思广意、群策群力，允许暂时没有结论，不定期召开。4、其他会议工作协调会议。公司各部门之间、岗位之间需进行工作协调，均可申请召开工作协调会议，不定期举行，由提出开会需求的部门或岗位向综合部提出申请，由综合部会同相关部门、岗位进行沟通，如达成统一意见，则由综合部经理安排相关会议通知等开会事宜，如无法达成统一意见，则由提出开会需求的部门、岗位视情况向总
13、经理再次提出申请。政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议，如现场办公会、报告会、讨论会、座谈会等，由公司办公室组织，有关业务对口部门协助进行会务工作。第三条 公司办公室对各部门的会议管理提供指导意见，各部门级会议纪录要定期上报公司综合部备案。第四条 会议纪要1、会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。2、会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。3、会议纪要由记录员送达相关人员。第八节 员工合理化建议管理第一条 员工建议的内容及类别1、建议内容为针对公司管理和经营的具有建设性及具体可操作性的方法、方案。如：经营管理各方面的改进；有关
14、设计方案的优化；有限市场信息资源的提供；有关提高工作效率、增收节支办法等。2、建议分个人建议和团体建议两类个人建议：是指个人对公司各项经营管理活动的独到创意、改进建议与方法。团体建议：是指以公司各部门名义或两人以上提出的旨在改善公司经营管理活动的建议，公司各部门领导所提建议归入团体建议。第二条 合理化建议的征集1、建议人或部门，应以书面形式规范的拟出建议事项详细内容。如建议人缺乏良好的文字表达能力，可请他人协助书写。2、合理化建议的主要项目如下：建议事由：简要说明建议改进的具体事项。原有缺失：详细说明在建议案未提出前，原有情形之未尽妥善处理以及相应改进意见。改进意见或办法：详细说明建议改善的具
15、体办法，包括方法、程序等。预期效果：详细说明该建议案经采纳后，可能收获的成效，包括提高效率、简化作业、增加销售、创造利润或节省开支等项目。3、合理化建议书拟定好后可直接送交办公室，也可送交直接上级，由直接上级转呈。第九节 员工考勤管理 第一条 公司员工必须自觉遵守劳动纪律，上下班按规定严格实行登记、签到等考勤方法。 第二条 员工必须按时上下班，不迟到、不早退，上班时间不得擅自离开工作岗位，外出办事须经部门负责人同意。 第三条 公司办公室负责考勤检查，每天检查迟到、早退、旷工人员，将员工出勤情况进行登记，每月将员工出勤情况汇总后作为扣罚工资、奖金的依据。 第四条 所有员工须严格按公司相关请、销假制度执行考勤管理。第五条 员工考勤处理规定1、员工旷工处理：旷工1-2天的，每天按2天工资扣发，并给予警告处分；员工连续旷工3天至5天的，扣发半个月的工资，取消半年内的所有奖金，并给予记过处分；员工连续旷工6天至10天的，扣发1个月的工资，取消全年度的奖金，并给予记大过处分；全年累计旷工11天至14天的，扣发1个月的工资并予以解聘。 2、员工上班时间禁止外出办私事或未经批准接待亲友，违
