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1、提高工作效率和质量十二招 2010年2月23日 姚程 思考驿站 第一讲 到某些公司工作 就像赢取奥运会的奖牌一样 它将使你在今后的职业生涯中总是与成就和荣誉联系起来 只需要在那里干上几年 人的能力就得到了证明 杰克 韦尔奇 引言 第336位 第287位 第230位 第234位 第242位 第202位 200120022003200420052006200720082009 年份 排名 中国移动连续九年入选 财富 杂志全球企业500强 最新排名99位 全球企业500强排名持续提升 公司的卓越表现 第180位 第99位 第148位 优秀企业中的员工无论在个人履历 自身素质 专业技能等方面都是业内精
2、英 要想在众多精英中脱颖而出 如何有效提高自己的工作效率和质量是一个值得长期深入研究的课题 竞争激烈 基本工作方法 思路 计划 执行 总结充分认识到工作计划的重要性 在计划上花一份力气胜于在执行上花两份 长期计划 短期计划长期计划更重要 第一招 制定计划的重要性 一个人能力的强大 很大程度上取决于他整合外部资源的能力 要善于利用外脑 不重要的事务善于授权别人完成 但要做好重要环节的审核把控 平时留心收集重要工作模板 文稿模板 以备后用 善于利用百度等搜索工具 我不知道答案 但是我知道在哪里能找到答案 自己没有思路的时候要及时向领导求助 或召集同事召开头脑风暴 第二招 善于利用外部力量 高效能人
3、士的七个习惯 之一 优先完成重要不紧急的事情 提升效率的原理解释如何判断哪些事情是要事 如何判断重要性 第三招 要事优先原则 1 全年重点工作任务2 紧盯目标原则 无线室的价值在哪里 如改进网络安全性能 解决软件隐患 3 涉及钱财物支付等事宜 如涉及合同签订 会议承办 支付费用等4 领导交办的任务 判断一件事情能否在5 10分钟内完成 如可以就应立即做完 避免转身忘记影响工作 可以有效提升服务对象感知 第四招 小事优先原则 如有涉及需要别人配合完成的工作 应尽可能早的提交别人 为别人留出更多的时间 你的重要工作对别人来说往往只是一般性的配合工作 第五招 别人优先的原则 你是每次看一本书 还是同
4、时看几本书 Windows系统 多任务处理系统要不断培养自己同时处理几件重要工作的能力 因为许多工作必须启动起来 才能在实施过程中发现问题 第六招 多任务处理能力 要尽早养成使用工作备忘录的习惯 并且不断提高信息化水平 加入提醒 搜索 分层等功能 工作记录小软件Excel表格Outlook会议记录汇总软件 第七招 工作备忘录 5S是指整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISO 清洁 SEIKEISU 素养 SHITSUKE 经常整理自己的电脑文档 有助于在需要的时候 快速准确的找到 大大提升工作效率 每个人每天累计在文档查找上花费的时间虽然不多 但是一个月甚至一年累计后的时间就很可
5、观 要异常珍惜每天8小时工作时间的每一分每一秒 包括经常整理通信录 建立邮件群组 文档分类归档等 第八招 5S工作法 要善于在工作中总结模板 整理标准文档 包括照片 往来邮件 各类文档 流程 通信录等 今后不论是工作交接 还是自己重复开展类似工作 都大大提升效率 在总结模板的基础上 每一次重复开展类似工作后 不断加入新的元素 这次我哪里还没有考虑周全 下次要注意的地方等等 注重积累 例 欧美法律 一种工作的方法 第九招 经验管理 一天各个阶段的时间含金量是不同的 把精力最好的时间段安排做最紧急重要的工作 利用普通时间最一般事务性的工作 8 30 9 00查看oa中是否有重要紧急文档 并及时处理
6、9 00 11 00重要工作 侧重与别人沟通的 11 00 11 30处理oa中一般文档午休13 30 16 30重要工作 侧重自身工作的 16 30 17 00处理oa中一般文档17 00以后列出明天的重要工作信息 第十招 时间管理 一 要善于利用垃圾时间完成零碎或不重要的工作不重要的会议午休时间出差晚上或出差车上部分等待的时间 第十招 时间管理 二 努力改掉拖拉的坏习惯 比如领导交代在10天后完成一项任务 很多人要到第8 9天才开始 届时如有其它重要事情就会很被动 我的成功来源于我的马上行动 第十一招 立即行动原则 对自己的工作要及时跟进追踪 例如OA发文不能发出去了就不管了 要及时查看流程 督促相关人员阅文 另一方面 要注意领导修改了哪些地方 及时领悟并学习 第十二招 项目跟踪 明确的目标积极的心态专注的头脑高度的自制力正确的思考方法见缝插针的机遇抓势不惧怕失败的进取心激情与自信成功只留给那些 我能把事情做得更好的人 一生的资本 奥里森 马登 结束语
