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1、文书与档案管理基础 美奇工作室制作 2020 4 7 1 第五单元特殊载体档案管理 2020 4 7 2 任务三照片档案管理 任务一电子文件整理归档与管理 任务二光学载体 光盘 的管理 2020 4 7 3 电子文件 指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 电子档案 就是经过整理归档保存的电子文件 电子文件生成途径主要有两种 直接生成和模数转换 直接生成 指文件是在各种数字技术环境中以数字形态产生 或通过各种数字技术设备对声音 图像等多媒体信息直接接收 采集而成 在日常工作中 办公自动化 OA系统 是电子文件
2、直接生成的主要渠道 模数转换是指将模拟信息转换为数字信息 以利计算机处理的过程 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 4 1 手工与计算机辅助整理比较 所谓辅助的三个含义 第一 操作的对象是文件的数字化信息或目录数据 包括文件的内容 即原文扫描或由文字处理软件形成的各种电子文件 而不是文件的实体 第二 目录数据 信息的形成要由文档人员输入分类信息 再由计算机根据这些信息 通过运行档案管理软件来完成 第三 由计算机形成的目录数据 信息 一般还要由档案管理人员进行审查和调整 任务一电子文件整理归档与管理 一 了解计算机辅助归档方法 2020 4 7 5 手工与计算机辅助整理的区别 文件分
3、类方式不同 文件排列方法不同 档案编目的过程不同 任务一电子文件整理归档与管理 一 了解计算机辅助归档方法 1 手工与计算机辅助整理的比较 2020 4 7 6 计算机辅助整理归档操作 录入档案分类方案 数据准备和拟归档 归档审查与调整 执行归档命令 打印目录并整理上架 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 7 1 主要渠道一是办公自动化系统 OA 二是计算机辅助设计系统 CAD 和计算机辅助制造系统 CAM 2 收集方式 健全电子文件的归档制度 建立电子文件登记表 电子文件的收集渠道 可以离线收集 磁盘 移动硬盘和光盘 和在线收集 网络传输 不能忽视对纸质文件的收集 任务一电子文件
4、整理归档与管理 二 了解电子文件归档方式 2020 4 7 8 2 电子文件收集工作的要求 电子文件的收集工作应当即时进行 随时对电子文件进行备份 存储于能够脱机保存的载体上 对在网络系统中处于流转状态 暂时无法确定其保管责任的电子文件 应采取捕获措施 集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中 以防散失 电子文件的收集积累工作应当由电子文件的形成者或承办者负责 必须采取严格的安全措施 保证被收集的电子文件不被非正常改动 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 9 2 电子文件收集工作的要求 对用文字处理技术形成的文本电子文件 收集时应注明文件存储格式 文字处理工具等 必要时同时保留
5、文字处理工具软件 对通用软件产生的电子文件 应同时收集其软件型号 名称 版本号和相关参数手册 说明资料等 专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件 如不能转换 收集时则应连同专用软件一并收集 计算机系统运行和信息处理等处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数 管理数据等应与电子文件一同收集 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 10 2 电子文件收集工作的要求 对套用统一模板的电子文件 在保证能恢复原形态的情况下 其内容信息可脱离套用模板进行存储 被套用模板作为电子文件的元数据保存 每份电子文件均要填写电子文件登记表 制成电子表格的电子文件登记表 应与电子文件一同保存 永久保
6、存的电子表格应附有纸质等备份并与相应的电子文件备份一起保存 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 11 3 电子文件的归档范围概念电子文件归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程 标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式移交 范围电子文件的归档范围小于其收集范围 它总体上应参照国家关于纸质文件归档的有关规定来确定 但有一点不同 所有归档的电子文件必须与规范 齐全的元数据一并归档 电子文件类型 图像文件 图形文件 数据文件 文本文件 命令文件 影像文件 声音软件 多媒体文件 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 12 3 选择存储载体与纸质文件
7、整理的最大区别 在于电子文件的整理要选择载体 以便进行记录 选择载体 就是根据不同载体保存电子文件的特点 在电子文件形成 积累时 选择电子文件载体 选择要求 存储容量大 选择性能稳定 易长期保存 方便检索使用 标准化程度高国家标准推荐使用的电子文件载体为光盘 磁带 硬盘 软磁盘禁止作为档案的存储载体 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 13 光盘的特点 记录密度高 信息存储量大 寿命长 数据传输率高 存取速度快 表面有保护层 易保存 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 14 4 整理刻录 归档审查 刻录准备 光盘刻录先要在硬盘的子目录下 建立由说明文件 类目表 著录文件
8、和电子文件目录等光盘的根目录 及其相应子目录组成的树形结构 光盘浏览 加封光盘标签 编制电子档案目录5 制作封面封面内容包括光盘名称 项目编号 单位和归档日期 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 15 6 电子文件归档 归档方式电子文件归档 包括电子文件逻辑归档和物理归档 逻辑归档是指在计算机网络上进行的 不改变原来存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程 物理归档是指把计算机及网络中的电子文件 集中传输至独立的可脱机保存的载体上 向档案部门移交的过程 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 16 6 电子文件归档 归档制度1 归档范围 可参照有关文件材料归档范围
9、的相关规定执行 并应包括相应的支持软件和相关数据 2 归档时间 逻辑归档可实时进行 物理归档应当按照纸质档案时间定期完成 3 归档前检测 就是在进行电子文件归档时 应按其基本技术条件进行检测 其内容包括 硬件环境的有效性 软件环境的有效性及其信息记录格式 有无病毒感染等 4 归档鉴定 由文件形成单位对电子文件的有效性 完整性和保管期限等进行审核 并由负责人签署审核意见 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 17 6 电子文件归档 注意事项一是接收审查环节二是履行手续环节 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 18 6 电子文件归档 4 归档要求 在进行电子文件物理归档时 要
10、按照一式3套的办法 一套封存保管 一套供查阅使用 一套异地保存 保存电子档案的载体 优先顺序分别为 只读光盘 一次写光盘 磁带 硬磁盘 可擦写光盘等 禁用软磁盘作为归档文件长期保存的载体 存储电子档案的载体包装盒上 应贴有标签 标签内填写档号 题名 密级 保管期限 硬件及软件环境等 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 19 6 电子文件归档 4 归档要求 将相应的电子文件机读目录 相关软件 其他说明等一同归档 并附电子文件归档登记表 需要长期保存的电子文件 应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上 如果采用专用软件 应将软件及相关数据存在同一载体上 原电子文件载体完成电
11、子文件归档后 其形成部门保留时间至少1年 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件 应按上述归档过程完成物理归档 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 20 三 了解档案数字化技术档案数字化是将传统的纸质档案 图像照片 声像档案和缩微胶片通过扫描 摄录 采集等手段转化为数字形式的计算机文件的过程 1 档案数字化的意义 提高档案信息的利用效率 保护历史档案 规避安全风险 缓解库房空间的紧张 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 21 三 了解档案数字化技术2 档案数字化的基本要求 规范化要求 安全性要求第一 要确保档案原件的安全 第二 维护档案信息的保密性 真实性要求 任务一电子
12、文件整理归档与管理 2020 4 7 22 三 了解档案数字化技术3纸质档案数字化纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸质档案进行数字化加工 将其转化为存储在磁盘 光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程 1 档案整理 检查案卷文件及其目录数据质量 拆除装订 区分扫描件和非扫描件 页面修整 档案整理登记 装订 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 23 三 了解档案数字化技术3 纸质档案数字化 2 档案扫描 确定扫描方式 确定扫描色彩模式 确定色彩位数 确定扫描分辨率 合理调节扫描亮度 做好扫描登记 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 24 三 了解档
13、案数字化技术3 纸质档案数字化 3 图像处理 对图像数据进行质量检查 纠偏 去污 图像拼接 裁边 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 25 三 了解档案数字化技术3 纸质档案数字化 4 图像存储 存储格式的选择 图像文件的命名 5 目录建库目录数据的质量关系到数字化资源的利用与管理效率 因此 在数字化流程中目录建库及其质量核查被作为一个独立环节 提出了严格要求 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 26 三 了解档案数字化技术3 纸质档案数字化 6 数据挂接将经过质检环节确认合格的目录数据库与图像数据通过网络加载到数据服务器端汇总 通过编制程序或借助相应软件 实现目录数据
14、库对相关联的数字图像自动搜索 加入对应的电子地址信息等 实现批量 快速挂接 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 27 三 了解档案数字化技术3 纸质档案数字化 7 数据验收数据验收是档案数字化质量控制的重要环节 要以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据 包括目录数据库 图像文件及数据挂接的总体质量 一个单位的档案 数据库验收时抽检的比率不低于5 一个全宗的档案数字化转换质量抽检的合格率必须达到95 以上方为验收通过 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 28 三 了解档案数字化技术3 纸质档案数字化 8 数据备份经验收合格的完整数据要及时进行备份 为保证数据安全 备份
15、载体的选择应多样化 可采用在线 离线相结合的方式实现多套备份 并异地保存 任务一电子文件整理归档与管理 2020 4 7 29 任务二光学载体 光盘 的管理 2020 4 7 30 任务二光学载体 光盘 的管理 了解新型档案载体 光盘 光学性载体是指用光学原理与技术记录信息数据的载体 目前主要是指光盘 光盘是电子文件的主要储存形式 电子文档 数码照片 数码录像 数据库信息均可存入光盘中 2020 4 7 31 任务二光学载体 光盘 的管理 了解新型档案载体 光盘 存取原理把激光束聚焦成小于1微米的微小光点 能量高度集中 使存储载体上被照射点产生物理 化学变化 进行物理标记 从而用这种方式进行记
16、录 2020 4 7 32 任务二光学载体 光盘 的管理 了解新型档案载体 光盘 光盘的种类1 只读式光盘2 一次写 多次读光盘3 可擦写光盘 2020 4 7 33 任务二光学载体 光盘 的管理 了解新型档案载体 光盘 光盘的优点 记录密度高 存储容量大 非接触形式的写入和读取信息 数据传输率高 存取速度快 存储费用低 易保存 2020 4 7 34 任务二光学载体 光盘 的管理 掌握光盘档案的归档要求 1 概念光盘档案是指国家机构 社会组织和个人在社会活动及科学实践中形成的具有保存价值 以光盘为保存载体的文件 2 归档范围本单位形成的文书类电子文件 各种数据库 数码照片 音频 视频 多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件 3 归档时间一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作 2020 4 7 35 任务二光学载体 光盘 的管理 掌握光盘档案的归档要求 4 归档要求 各部门负责光盘内文件的整理及刻录 由档案部门统一编号 归档光盘要检测 包括载体外观检验 病毒检验 数据可读性检验 检查光盘的完整性 准确性等 归档光盘的性能质量 应符合长期保管的要求 2020 4 7
