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1、 企业档案工作规范 DA T42 2009 主要内容一 企业档案工作规范 的制定背景与特点二 企业档案工作规范 的设计理念与原则三 企业档案工作规范 发布的目的与意义四 企业档案工作规范 的结构与主要内容五 企业档案工作规范 的贯彻与实施要求 标准的定义 为了在一定的范围内获得最佳秩序 经协商一致制定并由公认机构批准 共同使用的和重复使用的一种规范性文件 标准的制定 宜以科学 技术和经验的综合成果为基础 企业档案工作规范 从标准化对象看 属于管理标准 从标准种类看 属于是企业的基础标准 从标准约束力看 属于推荐性标准 因而可以说 企业档案工作规范 是属于企业的基础性系统管理的推荐性标准 一 制
2、定背景与特点 1 企业档案工作发展历程1950 60年代 技术档案管理阶段 59年在大连召开技术档案工作会议 60年 技术档案室工作暂行通则 1980年代 科技档案管理 80年 科技档案工作条例 企业档案综合管理阶段 87年 国营企业档案管理暂行规定 标志企业档案概念的形成 一 制定背景与特点 1 企业档案工作发展历程1990年代 企业档案工作目标管理阶段 95年首次召开企业档案工作会议 96年 企业档案工作目标管理办法 行政管理要求为主 单项标准为辅 2000年代 加入WTO后 国家要求目标管理停止后 用什么手段连接国家档案法规与企业档案工作实践 2 规范 出台的背景目标管理取消后 地方及企
3、业集团开展企业档案工作的业务指导没有依据 企业档案工作的体系建设缺少规范性要求 而档发 2002 5号 企业档案管理规定 又比较原则和抽象 使企业 特别是新建企业缺少建立健全档案工作的规范 一 制定背景与特点 3 企业档案工作规范 特点 第一 管理创新 企业档案工作规范 适应社会主义市场经济体制完善的要求 第一次系统 全面地提出社会某一方面 企业 建立和开展档案工作的基本要求 填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白 结束了企业档案工作只有单项业务技术标准 没有统一的系统管理标准的历史 一 制定背景与特点 3 企业档案工作规范 特点 第二 观念创新 随着社会发展 人们对档案与档案工作的认识也
4、在不断深化 2001年 国际标准ISO15489 1 档案管理通则 中首先正式提出档案的资产属性概念 2002年 我国 企业档案管理规定 中只是将企业档案作为是 有保存价值的文件材料 一 制定背景与特点 3 企业档案工作规范 特点 第三 具有全员性 规范 体现了企业档案工作全员参与 全过程管理的原则 明确了企业 企业领导层 企业部门及员工 企业档案部门及档案工作人员的档案责任与要求 一 制定背景与特点 3 企业档案工作规范 特点 第四 档案的资产属性 2001年 国际标准 档案管理通则 中首先正式提出档案的资产属性概念 2002年 我国 企业档案管理规定 中只是将企业档案作为是 有保存价值的文
5、件材料 2004年底 中办 国办 关于加强信息资源开发利用工作的若干意见 首次将 信息 界定为 生产要素 无形资产和社会财富 规范 首次正式将企业档案界定为 企业知识资产和信息资源的重要组成部分 一 制定背景与特点 3 企业档案工作规范 特点 第五 信息化方向 企业档案工作规范 将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求 对企业档案信息化提出了目标和原则 且设专门一章 与档案业务并列和对应 正说明企业档案信息化建设的重要地位和作用 一 制定背景与特点 二 企业档案工作规范 的设计理念 6个方面 1 档案资源 资产观 档案是企业各项活动的记录 更是企业重要的生产要素 信息资源和知识资产 是人
6、们在社会实践中对档案认识深化 2 组织制度 领导先 任何一项系统性工作 其最终成果的优劣 水平和效果往往取决于最高领导的意识 重视和决策 二 企业档案工作规范 的设计理念 6个方面 3 全员责任 全覆盖 同时 任何一项有全员参与的活动或工作 其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定 4 过程方法 重前端 档案工作的 产品 是服务 在为企业服务的系统和过程中 企业各项活动中形成 收到的文件 数据信息 是档案工作的输入 其质量决定着输出的质量 因此在整个档案工作系统中 前端至关重要 二 企业档案工作规范 的设计理念 6个方面 5 战略方向 信息化 大力推进国民经济和社会信息化 是覆盖现代化建
7、设全局的战略举措 在企业档案信息化建设中 信息化建设作为企业档案工作发展的战略方向 已经成为国内 国际企业界的共识 6 系统管理 全程兼 系统是 企业档案工作规范 的根本指导思想 无论是从单项标准转向系统管理规范 还是从档案本身涉及面广 都需要用系统的思想和观念来组织 企业档案工作规范 的实施 三 发布的目的与意义 1 企业档案工作规范 颁布的目的 规范 的制定 是衔接 企业档案管理规定 与具体档案业务 技术标准的关键环节 既可以规范企业档案工作 为企业领导 档案部门和档案人员提供指导 保证企业档案工作正常 有序 规范的开展 又能为档案行政管理部门提供业务指导依据 2 企业档案工作规范 颁布的
8、意义在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段 规范 的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平 加强企业管理具有重要意义 第一 法律法规与企业档案工作间的桥梁 第二 体现管理创新的趋势和与时俱进要求 第三 符合国际管理标准对企业档案管理的要求 第四 为指导和评价企业档案工作提供了指南 三 发布的目的与意义 3 企业档案工作规范 的作用是全方位的 对新建立的企业 能据此了解国家对企业档案工作的基本要求 成熟企业看到它 知道自己档案工作在什么方面需要完善 档案行政管理部门 可将此作为指导企业开展档案工作的依据 三 发布的目的与意义 4 贯彻 企业档案工作规范 对企业有如下效益第一 满足企业研发 生
9、产 经营 管理对企业核心信息资源的需要 第二 满足国际标准对企业质量 环境 安全 卫生等管理对档案记录要求 第三 满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规范的要求 三 发布的目的与意义 4 贯彻 企业档案工作规范 对企业有如下效益第四 企业信息资源 知识资产管理的基础 企业自主知识产权权益保障 第五 保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求 三 发布的目的与意义 4 贯彻 企业档案工作规范 对企业有如下效益第六 风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段 第七 企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案 第八 企业传承历史和企业文化的有效保障 三 发布的目的与意义
10、企业档案工作规范 首次对企业的档案管理提出全面 系统性的管理要求 不仅是具体的档案业务工作 还包括档案工作的政策法规环境要求 包括文件形成中的领导与员工责任 规章制度和组织建设的要求 包括对企业档案信息化建设的基本管理要求 企业档案工作规范 的定位 规范 涉及企业档案工作体系建设 是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求 是统领企业应用各种档案标准 遵守相关法规的框架 如果说 科技档案案卷构成一般要求 归档文件整理规则 等标准和文件是企业档案工作的砖 瓦 木料 那么 规范 就是企业档案工作的建筑物 显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖 瓦 木料还不行 还需要有水泥 砂浆
11、 钢筋将其连接起来 水泥 砂浆 钢筋就是标准中的使砖 瓦 木料连接成体系的相关条文 如档案工作原则 组织建设 制度建设等及要求 四 企业档案工作规范 的结构与主要内容 四 结构 规范 共有9章 还有附录A和附录B 第1 3章讲适用 范围 规范性引用文件 术语和定义 第4 9章为主体内容 包括六部分 总则 档案工作组织 档案工作制度 档案业务工作 档案信息化建设 档案工作设施设备 附录A 企业文件归档基本范围与保管期限参考表 附录B 表格样式 第1章范围确立了企业档案工作原则 组织和制度要求 给出了企业档案业务工作 档案信息化建设 档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南 适用于大中型工业企业
12、 四 主要内容 第2章规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件 规范性引用文件主要有两类 一类是标准 另一类是规范性文件 本标准的规范性引用文件有22项 其中标准17项 四 主要内容 第3章术语和定义3 1企业档案 企业在研发 生产 经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件 2002年 国家档案局 国家经贸委和国家计委联合颁布的 企业档案管理规定 中 将企业档案界定为 指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料 四 主要内容 第3章术语和定义3 2企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动 需要明确的是
13、按照管理活动的原则 有些涉及面很广的管理 其管理的有效性往往不是仅限于具体从事这项工作的岗位和人员 也是企业全员 特别是领导的责任 四 主要内容 第3章术语和定义3 3电子档案 electronicrecords 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据 背景信息和支持软件 元数据 用于描述要素 数据集或数据集系列的内容 覆盖范围 质量 管理方式 数据的所有者 数据的提供方式等有关的信息 关于数据的数据 四 主要内容 第3章术语和定义3 4档案信息化运用信息技术对归档文件 数据信息资源及档案进行采集 整合 维护 处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式 1997年召开的首届全国信息化工作会
14、议 对信息化和国家信息化定义为 信息化是指培育 发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程 实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系 六个要素是 开发利用信息资源 建设国家信息网络 推进信息技术应用 发展信息技术和产业 培育信息化人才 制定和完善信息化政策 后来又加上了 信息安全 而成为信息化体系七个要素 中共中央办公厅 国务院办公厅印发 2006 2020年国家信息化发展战略 指出 信息化是充分利用信息技术 开发利用信息资源 促进信息交流和知识共享 提高经济增长质量 推动经济社会发展转型的历史进程 四 主要内容 第4章 企业档案工作总则 基本要求 4 1企业档案是企
15、业知识资产和信息资源的重要组成部分 企业档案工作是企业研发 生产 经营和管理活动的基础性管理工作 这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用 体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升 四 主要内容 第4章 企业档案工作总则4 2企业档案工作应以企业资产关系为纽带 实行统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 这一条确定了企业档案工作的管理体制 以企业资产关系为纽带 资产管理到哪里 档案管理就延伸到哪里 表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围 企业对其子公司 分公司 控股公司有领导和管理之责 统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 四 主要内容 第4章 企业档案工作总则4 3企业档案
16、工作应以满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需求为导向 运用现代技术与管理方法 通过资源整合和开发 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 这一条提出了企业档案工作任务与目标和方法 技术手段 四 主要内容 企业档案工作任务 是为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 企业档案工作目标 是满足企业在证据 法律责任和信息等的需求 这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向 四 主要内容 第4章 企业档案工作总则4 4企业应维护档案的完整 准确 系统与安全 这一条明确了企业依法管理档案的责任 反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求 市场经济是法制经济 企业与企业之间竞争与合作 企业为顾客提供的产品与服务 都要符合法律法规的要求 即依法经营 在市场经济条件下 企业与企业 企业与顾客之间的关系 特别是纠纷关系 必须以事实为依据 以法律为准绳来解决 而事实依据与法律证据的重要组成部分 就是企业在生产 经营和管理活动中产生的档案记录 四 主要内容 第5章档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系 二是明确档案工作职责 5 1组织系统建设包括四个方
