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1、第三章 会计电算化基本要求本章要点：、 会计电算化法规制度、 会计核算软件的基本要求、 会计数据输入功能的基本要求、 会计数据输出功能的基本要求、 会计数据处理功能的基本要求、 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求、 计算机替代手工记账的要求、 会计电算化档案的基本要求第一节 会计电算化法规制度（一）会计电算化的管理和组织机构、会计电算化的宏观管理方面，中华人民共和国财政部管理全国的会计电算化工作。会计电算化的微观管理，是指具体开展会计电算化工作单位内部的会计电算化工作的管理。 财政部的会计电算化工作规范（1996）财会字17号，是基层单位开展会计电算化工作的指导性文件。会计电算化工作是一项系
2、统工程，涉及单位内部的各个方面。各单位负责人应当亲自组织领导会计电算化工作、财务部门负责和承担会计电算化的具体组织实施。（二）发布的会计电算化相关法律法规1、 从1989年起，财政部先后制定了一系列的具体的管理规章，第一部会计电算化法规是会计核算软件管理的几项规定（试行）（12页）2、 从1990年7月，颁布了关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）（12页）3、 1994年正式制订了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范和商品化会计核算软件评审规则。4、 1996年财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了会计电算化工作规范。第二节 会计核算软件的基本要求、 会计核算软件设计应当符合我
3、国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2、会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。、 会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。、 会计核算软件应当符合GB/T19581信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。、 会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因 造成死机或者非正常退出等情况。、 会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近
4、状态的功能。、 单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。n 会计核算软件相关概念整理：（15页）会计核算软件是指用于会计核算业务处理的计算机应用软件。会计核算软件的基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤，包括会计数据的输入、会计数据的处理、会计数据的输出和会计数据的安全等。（23页）会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分称为会计核算软件的功能模块。会计数据输入功能的基本
5、要求第三节会计数据输出功能的基本要求第四节会计数据处理功能的基本要求第五节第三节 会计数据输入功能的基本要求一、 会计核算软件应当具备的初始化功能1、输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。2、输入需要在本期进行对账的未达账项。3、选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。5、 定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。 5、明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码。6、必须
6、提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7、会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。二、会计核算软件的数据输入形式、 键盘手工输入、 软盘导入、 网络传输、 其他模块取得数据、 其他模块数据生成所需数据三、对输入记账凭证功能的有关要求1、会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。、 记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。、 输入记账凭证的过程
7、中，会计核算软件必须提供以下提示功能： （1）正在输入的记账编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目 、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。四、对审核记账凭证功能的相关要求、 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭
8、证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。、 对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。、 对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。、 发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应用红字冲销法或者补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。、 采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。、 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账
9、凭证。五、对需要输入原始凭证的功能要求、 输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证（1）输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；（2）在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；（3）输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2、记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证（1）会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；（2）记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。3、在已经输入的原始凭证审核
10、通过或者相应记账凭证通过审核或登账后，如原始凭证需修改会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。六、对处理外国货币核算业务的要求1、适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2、采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外币牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。第四节 会计数据输出功能的基本要求n 会计数据输出包括以下四种形式：1. 屏幕查询输出2.
11、打印输出3. 软盘输出（备份、上报报表）4. 网络传输输出（分公司向总公司报账、上报报表）一、 会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能1、查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。、 查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。、 查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账。、 查询往来账款项目的结算情况。、 查询到期票据的结算情况。、 如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示。二、 会计软件应提供对机内会计数据打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定1、会计软件应提供对机内记账凭证
12、的打印输出功能2、会计软件应提供对机内原始凭证的打印输出功能3、会计软件应提供对机内会计账簿、会计报表的打印输出功能。4、机内总分类账和明细分类账的直接登账依据相同的，总分类账可以用总分类账本期发生额的余额对照表替代。5、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中表格线条可以适当减少。6、业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。、 已结账数据生成的账簿、报表打印时做特殊标记。三、 会计核算软件输出数据的其他要求1、根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。证账“表”2、会计年度终了进行结账时，会计核算
13、软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或软盘等存储介质上的强制备份功能。第五节 会计数据处理功能的基本要求n 会计法律法规对会计核算软件进行会计数据处理的要求体现在以下三各方面：1. 记账2. 结账3. 报表生成一、 对会计核算软件记账功能的基本要求会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附的原始凭证登账的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。1、根据审核通过的机内记账凭证或计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账的功能。2、根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账的功能。3、总分类账和明细分类账可同时登记，也可以分别登记，还可以在同
14、一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4、会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或成批登账的功能。5、机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额二、 对会计核算软件结账功能的基本要求1、会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。2、结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。3、机内总分类账和明细分类账可同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4、机内总分类账结账之前，应当与明细分类账
15、进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。（也就是说：先对账再结账，没进行对账工作不能进行结账工作）5、结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。（也就是说：一般情况下，在上个会计期间已经结账后才能输入下一会计期间的会计凭证。）但是，年底例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或第一季度进行处理而没有结账时，输入下一个会计年度第一个月或第一季度会计凭证的功能。三、 对会计核算软件报表生成功能的基本要求（一）会计报表的划分1、按报送对象：外部报表和内部报表2、按编制日期：月报、季报和年报3、按编制单位：单位会计报表和汇总会计报表4、按报表结构：简单报表和复合报表（二）根据企业会计准则规定必须编制的基本报表有：资产负债表、
