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1、教学目的与要求 了解公共关系的日常工作以及在实际操作中涉及到的业务领域如举办活动 处理危机等等 同时 熟悉公共关系活动实务的主要形式 内容和方法等 了解其实务操作的要求和技巧 教学重点 如何组织记者招待会 第七章公共关系日常工作和实务 第七章公共关系日常工作和实务 第一节公共关系日常工作 第二节公共关系专项活动 第三节处理危机事件 第一节公共关系日常工作 一 主要的接待工作 1 电话接待 1 电话用语应简洁 顺当 2 电话用语要礼貌 热情 3 电话交流要认真理解 积极反馈 4 重要的电话应作记录 并及时传送 5 应备有经常往来公众的姓名及电话号码 6 电话内容结束时 应以 再见 作为结束语 公
2、务电话礼仪 打 接电话的时间 时机 打电话时 谁先挂 注意短片中存在的私人电话礼仪问题 打电话 接电话 要找人不在怎么办 挂电话 2 来访者接待在接待过程中 首先要直接或间接地掌握来访者的目的 尽力给予满足 如果是公共关系工作以外的内容 应敦促有关部门和人员积极配合给予满足 整个接待过程要热情 友善 来访者离开时应打招呼 并欢迎下次再来 社会组织对接待环境应满足如下要求 1 接待室应整齐 美观 2 分别接待来访者 并为等候的人准备座位 茶水 画报 组织的宣传资料等 3 应备有复印资料或复印机 4 接待室应设有电话 便于对外联系 5 接待室僻静的地方能有一面镜子 便于公关人员整理自己的仪表 仪容
3、 6 接待室内摆设一些花卉 盆景 使环境优美 3 编写宣传材料在组织内部 一般采取内部报纸 内部通讯 简报等形式 刊登的内容应包括 组织的各项决策 计划 方案 管理制度 近期新闻 先进人物介绍 工作进度及工作总结报告 节假日期间刊登组织领导人向员工祝贺辞等 在对外宣传上 要力争让更多的社会公众了解组织 应将组织的历史 现状与未来都编写在其中 态度要诚恳 语言要细腻婉转 感情要真挚 以赢得更多社会公众的信赖 4 公关调查 做好预警工作 5 参与日常的管理工作 1 员工生日 2 重大节日慰问工作 第二节公共关系专项活动 一 新闻发布会 1 决定是否需要召开新闻发布会 新闻价值专业的人士判断所掌握的
4、信息是否足以保证新闻发布会的成功召开 其中到底包含什么实质性的信息能吸引我 避开媒体的注意 最傻的议员 新闻时讯 10位笨蛋众议员 高居榜首的是弗吉尼亚州的WilliamsScott Scott暴跳如雷 为了发泄怒火 召开了一次记者招待会正式否认自己是 最傻的议员 滥用新闻发布会 本来有效的公关手段可能成为一场灾难 变新闻发布会为低调宣传如果所掌握的新闻素材召开新闻发布会不一定成功 但发一份新闻稿又觉得过于简单 召集一个 新闻吹风会 大概比较合适 相比于新闻发布会 新闻吹风会要求 规格没有那么高 需要能回答媒体的提问就行 气氛可以随和一些 可以提供食物 饮料等 发言也需要谨慎 2 新闻发布会的
5、要素 1 召开的地点 2 会场布置 3 餐饮 4 时间 5 公告 6 当场分发的材料 7 主持人和发言人 3 新闻发布会的注意事项 1 彩排 2 开场白 3 不要过度卖弄新闻点 4 根据情况有所偏向 1974年 水门事件以后 关于尼克松总统及其幕僚的丑闻不断传出 但尼克松总统仍然满怀信心 认为众议院共和党人的票加上部分支持他的民主党议员的票 他一定能逃过被弹劾的厄运 共和党人JamesBackley在听说水门事件以后 倍感困惑 对于这次事件对于美国造成的不良影响非常不安 最后他认为 为了国家利益 尼克松总统应该辞职 Backley想过发表一个声明 公关专家萨菲尔建议应当开一个新闻发布会 请你替
6、Backley写一个新闻预告 劝说记者积极参加 参议员JamesBackley先生 纽约 共和党人 将于1974年3月19日 周三 上午10点 在参议院议事厅举行一次关于水门事件的新闻发布会 哥伦比亚广播公司报道国会新闻的记者罗杰 穆迪 RogerMudd 这个新闻发布会是否真的有采访的价值 内容真的半点都不能透露 但他说的一切一定会成为当晚电视新闻的热点 新闻发布会召开前15分钟 参议院议事厅被记者 摄影师塞得满满的 还差几分钟 就在萨菲尔将要接走Backley的时候 电话响起来 一位专门报道企业新闻的记者卡尔 列波斯托夫 我要写篇报道 宣布Backley议员将力主尼克松总统下台 你觉得我的
7、猜测准确吗 列波斯托夫立即在美联社新闻网上发出了一条标题新闻 几秒钟后白宫就看到了这条消息 白宫参谋长打电话来说要找Backley谈谈 全美三家主要的电视网将此作为头条新闻大肆报道 总计时间超过40分钟 学生实训 组织一次新闻发布会 招生宣传发布会 二 各类庆典活动 1 国旗悬挂 2 开幕典礼 1 接待国宾时的悬旗要求 2 国际会议上的悬旗 3 悬旗的一般规定 4 悬旗致哀 1 开幕典礼的准备工作 邀请嘉宾 拟好开幕词等 拟好程序 准备好照明 音响等 2 安排仪式程序 签到接待 确定剪彩人员 摄影 录音 录像的安排 回答记者或嘉宾提出的各类问题 3 开幕典礼的结束工作 不论何种规模的开幕式 完
8、后做好嘉宾的送别 征求意见 感谢致意等 都是必不可少的 3 签字仪式 安排签字及签字仪式 是一项细致的工作 1 要做好文本的定稿 翻译 校对 印刷 装订 盖火漆印等工作 2 准备好签字用的文具 国旗等物品 3 与对方商定签字人员 并由双方的助签人员洽谈有关细节 另外 为表示重视 可安排较高级别的领导人出席签字仪式 一 特点1 运用各种媒介复合性的传播方式2 生动 直观3 双向沟通的传播效果4 制造新闻热点 大型公众活动 易形成舆论热点 若制成专题节目题材 更容易吸引公众的注意和兴趣 二 展览会的类型1 从展览的期限分 长期性展览会 周期性展览会 一次性展览会2 从展览的性质分 贸易展览会 专题
9、宣传展览会3 从展览的规模分 大型展览会 小型展览会 微型展览会4 从展览的场地分 室内展览会 露天展览会5 从展览的种类分 单一商品展 混合商品展 三 展览活动所谓展览 是指通过实物 文字和图表等来展现成果或问题的一种宣传形式 三 抓好几个环节1 明确展览主题 2 展览内容结构严谨 层次分明 3 精心设计好主题画或展览物 设计不落俗套的会徽和纪念品 4 编印介绍展览会的宣传小册子 撰写好前言 解说词和结束语 5 培养讲解 示范操作人员 6 做好环境布置以及照明 音响 影像等设置 7 做好关键的组织 接待和信息反馈 四 确定展销会的费用预算 五 公关活动 六 做好展销会的效果测定 四 赞助活动
10、1 赞助的目的 1 树立企业愿意承担社会责任 关心社会公益事业的形象 2 培养与某类组织或某类公众的良好感情 为企业争取稳定的顾客群 3 通过赞助来做广告 可以增强广告的说服力 2 赞助的原则 1 赞助的活动或者项目应该具有良好的社会意义 广泛的社会影响 2 经济承受能力 3 赞助额与其他企业相比能突出本企业形象 4 赞助的时机把握得当 3 社会赞助活动的内容和范围 1 体育运动 2 文艺活动 3 教育事业 4 社会福利事业 5 各种竞赛奖励活动 6 社会公益事业 7 节日庆典活动 8 科研 学术活动 4 社会赞助活动的步骤 1 赞助活动的前期研究 2 制定赞助计划 3 审核评定 4 具体实施
11、 5 效果测定 李嘉诚夫妇的慈悲喜舍心2005年1月 据香港星岛日报报道 香港超级富豪李嘉诚昨日宣布 将他个人投资超过30年的加拿大帝国商业银行的近5 股权全数出售 套现所得约七十八亿港元 全数拨入其私人公益慈善基金会 以推动在全球的公益活动 李嘉诚先生少年经历忧患 12岁便辍学到社会谋生 深深体会健康和知识的重要 同时认为对无助的人给予帮助是世上最有意义的事情 教育及医疗两者更是国家富强之本 教育 医疗 文化 公益 2003年淮河水灾 李嘉诚先生向中国残疾人福利基金会捐赠仪式 李嘉诚先生与成就奖得主舒德干先生 李嘉诚先生向长江水灾区捐款五千万港元 第三节处理危机事件 公共关系危机是指突然发生
12、的 严重损害组织形象 给组织造成严重损失的事件 如公众的指责批评 恶性事故等 一 组织行为不当引起的危机是指由于组织在指导思想 工作方式 运行机制等组织本身方面的原因引起的公共关系危机 一般是由于社会组织的政策失误 管理不善 产品质量等问题引发的危机 一 组织行为不当引起危机的原因1 组织和公众双方的信任和合作的问题 2 直接或间接损害公众的利益 3 不能坚持不懈地努力 忽视小节 二 组织行为不当引起危机的类型1 严重的内部事件 2 工作失误 3 决策失误 4 纠纷事件 二 突发事件引起的危机是指由于非预见性 外在因素引起的突然发生的事件 导致组织公共关系形象受损的危机 如自然灾害 火灾 交通
13、事故等引起的事件 一 突发事件引起危机的原因1 公众对社会组织产生怀疑 对组织失去信心 2 公众的逃避情绪和消极思维 3 由于新闻媒体的报导的负面影响 二 突发事件引起的危机主要有以下几种 1 由不可抗拒力导致的重大伤亡事故 2 外在因素引起的事故 3 外来的故意行为 三 失实报导引起的危机是由于新闻部门的报导失实 从而导致公众对组织的误解 使组织形象受损的危机事件 一 失实报导引起危机的原因1 新闻媒体的信任度高 他们的报导习惯上被理解为事实 2 社会公众对于事件的本身缺乏详细而全面的了解 对于事情的本质不会也很难进行科学的分析 3 公众对某一时期存在的社会问题有一种痛恨的心理认同 很容易与
14、新闻报导保持一致 二 失实报导引起危机的类型1 不全面的报导 2 曲解事实 3 报导失误 四 危机的处理对策 一 预防危机1 灵敏的预警系统为了预防危机的发生 防患于未然 组织应设立自己的情报信息网络 保持沟通联络 建立预警系统 2 完善企业的管理系统依靠健全的组织机构和完善的管理系统 将危机损失降到最低程度 或消灭于萌芽状态 3 模拟准备处理公共关系危机的模拟训练以锻炼员工在紧急情况下冷静处理问题的能力 积累处理公共关系危机的经验 二 危机处理过程1 果断采取措施 有效制止事态扩大 2 情况调查 收集信息 3 成立专门机构 制订处理危机的方针和对策 4 确定新闻发言人 5 迅速 扎实 全面开展工作 并安抚好受害者 6 认真做好检查 切实改进工作 雀巢奶粉风波 1 引起雀巢奶粉危机事件的原因是什么 2 化解行为不当的危机事件 首要的工作方案是什么 3 请你界定公共关系传播工作的重要区域 4 雀巢留给我们的教训是什么
