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1、目录 会议策划概况会议的前期准备工作会议预算会议接待知识 会议策划的概况 一 会议工作流程1 会前 1 与会议主办方洽谈 2 提供会议所需要的机票 车票 住宿酒店 会议场所 交通等信息 并制定完备的会议预案书给会议方 3 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃 住 会议场地 游 娱乐等相关方面的情况 4 确定方案 签订合同 预付定金 3 2 会中 1 会议接待 2 会前准备 3 会议场所 4 会议住宿 5 会议餐饮 6 会议旅游 7 会议娱乐 8 会议服务 3 会后 1 结帐 2 资料汇总 经验总结 会议策划的概况 4 二 筹办的时间周期小型专项研讨会 半个月 1个月中型新产品发布会 1个月 1
2、个半月大型培训班 1年 会议策划的概况 APCL 会议策划的基本流程 落实时间地点 确定主题和目标 初步设计方案 确立所有关键任务 落实到人或机构 确定日程表 定期交流 过程监控 制定预算 详细方案 制定企划书 方案得到认可 会议整体构思 市场调研 确定计划 目录 会议策划概况会议的前期准备工作会议预算会议接待知识 7 会议的前期准备工作 一 确定会议目标和主题1 确定会议目标会议目标是会议各项工作的指挥棒 是会议日程安排和内容的基础 2 确定会议的主题主题 就如同写文章的题目 把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来 并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感 会议主题与会议目标的关系 会议主题服从目标
3、二 确定会议议题议题 是会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 议题必须具有必要性和重要性 又必须具有明确性和可行性 议题制定的原则 1 服从目标2 主题立意要高3 处理好主题与议题的关系主题是议题的集中体现 表达上更概括 主题统帅议题 主题通过议题具体化 8 三 会议参加对象会议参加人员的确定 根据会议的目的 性质 议题 议事规则等确定 1 法定会议 根据组织章程或议事规则确定 2 会谈 谈判 国际多边会议等 由发起者 主办者和成员之间根据议题协商代表人选 3 协会和学术会议 由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议 4 纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定
4、四 会议发言会议发言类型传达式 讲课 汇报式 审议式 讨论交流式 五 会议规模的确定1 会议的规模主要会议出席人员 正式代表 特邀代表 列席人员 工作人员 包括服务人员 的总体数量 会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握 以严格控制规模为原则 2 会议规模的相关要素会议的效率 会议场地情况 会议举办的成本 会议的前期准备工作 9 六 会议场所的选择1 策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察选择带有会议设施的饭店场所的标准位置区位 市区 乡村 海滨 山区环境优美 交通便利 是否容易寻找2 会议室数量与容纳量 是否适合举办会议质量 隔音效果 断电应急设备 装潢 清洁度 座椅 通道 视听设备3 住
5、宿客房数量 是否充裕 各种房型都有质量 装潢 设施 卫生间大小 赏心悦目的外景 家具 娱乐等网络 电信网络覆盖 4 餐饮食品质量 种类 服务速度 特殊食品的供应 如素食食品 清真食品价格内所包含酒水的数量 活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足 会议的前期准备工作 10 六 会议场所的选择5 饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施 如游泳池 网球场 歌舞厅等公共区域的质量 停车位 配备电脑 传真 通讯 秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求6 人力资源管理 是否是负责的 高效的 给予支持的是否配有专业视听技术人员 员工培训的水平 是否有提供专门活动的联系人7
6、价格公布的房价 价格协商的余地付款的方式与条件8 其他是否有方便残疾参与者的设施 是否有同声传译设备 是否有印刷设备是否有存储空间 是否有免费的定点班车 会议的前期准备工作 1 会议的名称2 会议的目标和指导思想 意义3 会议的主题 议题和日程4 会议的对象和规模5 会议的时间6 会议地点 合适的举办地 什么国家或地区 什么城市 合适的场馆 会场 宾馆的布置及要求 7 主办单位 承办单位 协办单位等8 会议的举行方式 配套活动 辅助活动的日程安排 如参观 游览 娱乐 聚餐等9 会议的接待 后勤保障措施和手段10 会议的宣传方式 召开新闻发布会 编写会议简报 邀请记者采访 发送新闻稿件等 11
7、会议经费的预算以及筹措经费的渠道 方式12 其他需要说明的事项 会议总体方案构成要素 目录 会议策划概况会议的前期准备工作会议预算会议接待知识 13 会议预算 一 预算控制创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支 也必须保持在一定的金额之内 二 预算构成固定成本 不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用 如 发言人的出场费 场地租赁费 市场营销开支 设备租金 可变成本 根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用 如 餐饮 住宿 打印与邮费等 收入的来源 会务费 赞助费 与会议相关的展览中租出的展位 会议广告横幅 会议宣传手册中登广告等 实现最佳资金流动状况 提早获取收入 如收取订金 尽可能推迟支付
8、包括场所在内的供应商的费用 一般会留出10 的应急费用如活动有可能取消 必须保证有足够的资金支付违约金等费用 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出 但须注意不能影响活动的整体质量 目录 会议策划概况会议的前期准备工作会议预算会议接待知识 一般会议的议程安排 开幕式 领导和来宾致辞 领导做报告 分组讨论 大会发言 参观或其它活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 方案内容1 接待对象和接待缘由每种接待方案都要表明接待对象 以及如何接待 接待缘由 目的和意义2 接待规格接待规格包括迎接 宴请 看望 陪同 送别参加对象时 主办方出面接待人员的身份以及主办方安排的食宿标准等 3 接待内容迎送礼仪 食宿安
9、排 宴请 看望 翻译服务 娱乐接待 参观游览 票务等4 接待日程5 接待责任接待方案要写明各项接待工作的责任部门及责任人员的具体职责6 接待经费 会议接待方案 报到 设立服务台 工作人员统一服装 佩戴工作证 注意接待人员的形象 人员分工明确 流程化操作咨询 为与会者提供咨询服务沟通 指定专人负责会议现场的信息传递突发事件处理 包括紧急医疗 火灾和道路阻塞 会议现场接待要点 1 特殊对待 专人负责接待 负责接待人员必须与承包方保持联系2 对于贵宾的安全保护一些会议场所 如大型酒店等 已经具备为贵宾提供安全保护的经验 可以把安全保卫工作交与会议场所3 贵宾会客或休息的房间要控制人员进入 贵宾的接待
10、 1 约会和拜访在主方的办公地点会见 主人应当提前在办公室或会见厅门口迎候 在第三约会地 主人应该提前到场迎候 拜访对方应提前预约并按时到场 无论是礼节性看望或者是公事拜访 谈话时间不应该过长2 仪容整洁 大方 得体 会议礼仪 男士参加涉外活动着 应穿西装打领带 上下身颜色一致 室内活动不能戴帽子 无论天气是否炎热 不能当众解开纽扣 松开领带 脱下衣服 女士淡妆 穿着不可过分 暴露 3 介绍会务人员同客人联系时应该先做自我介绍 陪同领导人看望 拜访客人时 先将领导人介绍给客人 再将客人介绍给领导 如果人数较多 先把身份低 年纪轻的介绍给身份高 年纪大的 把男士介绍给女士 介绍时互递名片 应双手
11、接递名片 不能倒递或反递 会议礼仪 4 致意远距离遇到客人时 一般举右手打招呼或点头微笑致意 距离较近时 应说声 您好 如果与相识的与会者在一天中首次见面 或者一次活动中初遇 应主动向对方问好 同一天或同一个场合多次见面 或与不太熟悉的与会者见面 只需点头 举手 欠身或微笑致意即可 会议礼仪 5 握手年轻者对长者 身份低的对身份高的 应稍稍欠身 也可以双手握住对方的右手以示尊敬一般由主人 年长者 身份高者 女士先伸手 客人 年轻者 身份低者应先问候对方 待对方伸手后再握手握手时注视对方 微笑致意 会议礼仪 会场分类 不同的分类方法有不同的划分 固定会场和临时会场大 中 小型会场室内与室外会场布
12、置会场常用的结构形式圆形 椭圆形 三角形 长方形 六角形 八角形 T字型 马蹄形 会场安排与策划 要根据不同的会议类型确定会议的结构形式1 日常工作会议多为圆形 椭圆形 长方形 T字形等作用 有利于体现团结与民主2 中型会议多布置成而字形 倒山字形 半圆形使人有正规严肃之感3 座谈会多布置成六角形 八角形使人有亲切 轻松之感4 大型茶话会 团拜会布置成星点型 众星拱月型突出活动的中心 会场的选择 会场的选择 布置会场要根据会议内容不同 营造特有的气氛布置会场应该把握以下几点 1 切题 营造不同的会场气氛 2 正规会场卫生搞好 布置竟然有序3 朴素4 实用根据会议的需要 侧重布置有关功能5 和谐
13、色调和谐 物品摆放和谐小型会议一般采用两种方式 一种是圆桌式 一种是主席台式座谈会 研讨会宜设置成圆桌式 学士报告 经验交流会宜设置成主席台式 并悬挂会标 会场的布置 主要做五项工作 第一 主席台的设置及座次排序座位有主次 中间为中心 左为上无上级领导到会时 本级领导按职位高低依次排序有上级领导到会时 安排在正中位置 有上级机关干部到会时 安排在本级单位主管之后 有上级多个层次机关干部到会时 以机关的级别高低为准 当有离退休干部与会时 按老干部离退休之前的职位 安排在现场领导之前的位置第二 会标的准备和张挂会标挂在主席台口上方或主席台后壁上方 会标要写全称第三 座区划分及标记第四 音响和照明器材的准备对于需要录音 摄影或摄像的会议 事先要做好准备 内容保密的会议 录音时要用有线电话 不要用无线话筒 第五 多媒体器材的准备 会场的选择
