公文写作常用文种

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1、请示 报告 通知 通报 决定 批复 意见 函 会议纪要 通告 公文写作常用文种 连云港师范高等专科学校中文系黄永泰 公文的基本格式 版头 发文字号 标题 发送机关 正文 附件 发文机关 成文时间 附注 主题词 抄送 印发机关年月日印发 印数 一 请示 一 请示的概念 适用范围请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种 请示主要用于 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 二 请示与报告的区别 1 请示与报告的相同之处 1 行文方向一致 均属上行文 而且是公文中用得很

2、广泛的两大文种 2 在格式上 都由标题 主送机关 正文 署名及时间四部分组成 都应当注明签发人 会签人姓名 2 请示与报告的不同之处 1 行文目的 作用不同 2 行文时间不同 3 主送机关数量可以不同 4 受文机关处理方式不同 5 涉及内容不同 6 写作侧重点不同 三 请示的特点 1 行文内容的请求性 2 行文目的的求复性 3 行文时机的超前性 4 请求事项的单一性 四 请示的主要类型 请求指示的请示 请求批准的请示 请求批转的请示 五 请示的结构及写法 1 标题 请示标题内容包括发文机关 事由和文种 发文机关有时可以省略 不能将 请示 写成 报告 或 请示报告 标题中尽可能不要出现 申请 请

3、求 之类词语 2 正文 请示的正文包括请示原由 请示事项 请示要求三部分 1 缘由 请示的原由 实际上就是何以提出请示事项和要求的理由 背景及依据 要写在正文的开头 2 事项 指请求上级机关批准 帮助 解答的具体事项 3 要求 为了使请示的事项得到答复 发文机关一定要提出要求 4 结束语 请示的要求常用的写法有 以上请示 请批复 以上意见当否 请指示 以上请示 请审批 等 虽然是很简单的一句话 但却是请示必不可少的内容 六 请示的写作要求 1 一文一事 2 单头请示 3 不越级请示 4 不得抄送下级机关 请示是上行公文 不得同时抄送下级机关 更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项 关于暂缓

4、调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 市人民政府 今年4月7日 XX市委 市政府公布了 关于加快发展旅游业的决定 字 x 8号 同意建立旅游建设发展专项资金 其部分资金来源于交通建设附加费的分配 并将此分配比例从原来的5 调高到10 对此 我委认为该措施无疑有利于筹集资金 促进旅游业发展 但当初决定征收旅游业交通建设附加费的目的 主要是筹集地铁资金 现要提高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例 必然减少地铁资金的来源 地铁工程建设年度投资高达30亿元 筹资任务十分艰巨 而今年地铁资金缺口更大 需开拓更多的资金来源 因此 任何减少筹集地铁资金的做法都会导致工期拖长和投资增大 不利

5、于工程建设 鉴此 建议在地铁建设期内 暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例 仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占50 的分配比例不变 专此请示 请批复 市建设局二 年七月五日 关于对执行经济合同法若干问题的意见的请示国务院 第五届全国人民代表大会第四次会议通过的 中华人民共和国经济合同法 以下简称 经济合同法 将于今年7月1日起施行 为保证经济合同法如期顺利实施 最近国务院经济法规研究中心会同国家经委 国家工商行政管理局 最高人民法院经济审判庭等单位共同研究了执行经济合同法的有关问题 并提出了对执行经济合同法若干问题的意见 现择要报告如下 关于经济合同法施行以后 国务院及国务院各

6、部门和省 市 自治区人民政府过去颁发的有关经济合同方面的法规的效力问题 根据第五届全国人民代表大会常务委员会 关于建国以来制定的法律 法令效力问题的决议 精神 凡经济合同法施行前颁发的有关经济合同方面的法规 除同经济合同法相抵触者应当修订或废止外 其余均继续有效 关于经济合同法施行以前签订的经济合同 在该法实施以后发生纠纷 是否按经济合同法的规定处理的问题 根据经济合同法不溯及既往的原则 以及为便于经济司法起见 凡在经济合同法施行以前所签订的经济合同 延续到该法施行以后还在继续执行的 发生纠纷时应按照签订经济合同时所依据的法规或政策处理 以上报告 如无不当 请批转各省 市 自治区人民政府和国务

7、院各部门执行 国家经济委员会国家工商行政管理局国务院经济法规研究中心 年 月 日 请求批准的请示 关于改向日本伊丹市赠建风景亭的请示省人民政府 去年 我市政府曾以佛府 2002 40号文上报 关于向日本伊丹市赠送一座风景塔的请示 并获得省人民政府办公厅粤办函 2001 245号 关于向日本伊丹市赠建风景塔 赠送花岗岩石问题的复函 同意 在我市与伊丹市就建塔的具体事宜商谈时 伊丹市提出 由于日本是个多地震的国家 在建筑上受建筑标准法等法律的制约 经作可行性调查后认为 建造风景塔是不可能的 因此 向我市提出希望能改为赠建一座风景亭 考虑到建风景亭比风景塔工程量小 所需建筑材料少 耗资相对也少 我市

8、经研究 决定同意伊丹市的要求 把原赠建的风景塔改为赠建风景亭 当否 请批示 附件 佛府 2002 40号 关于向日本伊丹市赠送一座风景塔的请示 粤办函 2001 245号 关于向日本伊丹市赠建风景塔 赠送花岗岩石问题的复函 伊丹佛山两市友好交流第八次会谈备忘录佛山市人民政府二 二年一月十七日 二 报告 一 报告的概念 适用范围报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问的陈述性公文 二 报告的主要类型 工作报告 指汇报工作的报告 情况报告 指向上级机关反映情况的报告 建议报告 指汇报或提出工作建议 措施的报告 答复报告 答复报告是指答复上级询问事项的报告 三 报告的特点 单向性 陈述性

9、 事后性 四 报告的结构 内容和写法 首部 标题 主送机关 可以一个 也可多个 发文机关 事由 文种 事由 文种 正文 开头 交待缘由 目的 意义 依据 主体 陈述说明报告事项 结语 特此报告 专此报告 以上报告请审阅 五 报告的类型及写法 工作报告 正文内容一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 基本教训 今后意见等几部分 这类报告篇幅较其他类型报告长 应恰当安排其层次结构 基本情况 可简要交代时间 背景和工作条件 主要成绩应把工作的过程 措施 结果和成绩叙述清楚 经验体会主要是指对工作实践的理性认识 要从实际工作中概括出规律性的东西来 以便指导今后的工作 存在问题要写出工作中的缺点

10、与不足 基本教训是指工作失误的原因和值得吸取的教训 今后意见指改进工作的意见 或者提出开展工作的建议 不同类型的工作报告 在这些内容上各有不同的侧重点 情况报告 如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况 譬如说发生了事故 出现了意想不到的问题等 对工作产生了一定程度的影响 应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报 即使对工作没有太大影响 一些有倾向性的新动态 新风气 以及最近出现的新事物等等 必要时也要向上级报告 凡此种种 都属于 情况报告 作为下级机关 有责任做到 下情上达 保证上级机关耳聪目明 对下面的情况始终了如指掌 这就是情况报告的意义 如果隐情不报 则是一种失职的表现 建议报告 对自

11、己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑 切实可行的设想之后 将其归纳整理成意见 办法 方案 上报上级 希望上级机关采纳 这就是建议报告 如林业部制发的 关于进一步加强森林防火工作的报告 对于建议报告 上级如果采纳 可能会批转给有关部门实施 这是建议报告目的的最终实现 但上级部门也可能不予采纳 这也是很正常的 作为下级机关 有建议的权力 却没有逼迫上级机关一定采纳的权力 对此 也要有清醒的认识 答复报告 答复上级机关询问的报告 称为答复报告 这种报告内容针对性最强 上级询问什么 就答复什么 不能答非所问 对待上级机关的询问 一定要慎重 如果不了解真情 要经过深入的调查研究后再作答复 六 报告的写作

12、要求 立意要新 内容要真实 具体 重点突出 报告中不能夹带请示事项 对呈转性建议报告中所提请求上级机关批转有关单位执行的意见 其实也是下级机关提出的建议 不应看做是一种请示 上级机关对此建议也不必向报告作者机关批示表态 工作报告 关于我省清理整顿公司工作的报告国务院 我省自1988年10月清理整顿公司以来 坚持既坚决又稳妥的方针 抓紧清理整顿方案的拟订和实施 积极查处了公司违法违纪案件 努力加强公司的建设和管理 基本完成了党中央 国务院赋予我们的任务 达到了预期的目的 现将这项工作情况报告如下 一 撤并了一批流通领域的公司 解决了公司过多过滥的问题 略 二 查处了公司违法违纪案件 整顿了公司的

13、经营秩序 略 三 认真做好撤并公司的各项善后工作 略 四 加强了公司管理和法规 制度建设 略 省人民政府 年 月 日 析评 这是一篇工作报告 原文2000多字 例文为节选稿 正文开头概括介绍了清理整顿公司的基本做法和效果 文种承启语之后 分四个方面 全面报告了清理整顿公司的工作情况 情况报告 市贸易局关于百货大楼重大火灾事故的报告省贸易厅 2005年6月4日凌晨2时40分 我市江南区百货大楼发生重大火灾 经过两个多小时的扑救 于5时明火全部扑灭 该大楼二层楼经营的商品以及柜台 货架 门窗等全部烧毁 直接经济损失达50万元 造成此次重大火灾的直接原因 是二楼一个体裁剪户经二楼经理同意从总闸自接线

14、路 夜间没断电导致电线起火 这次火灾的发生暴露了该大楼领导对安全管理工作极不重视 内部管理混乱 安全制度不健全 违章作业严重等问题 因而造成了惨重的经济损失 教训十分深刻 火灾发生后 市政府 市贸易局十分重视 三次派人员到事故现场进行调查 并对事故进行认真处理 责令该百货大楼二楼经理刘 停职检查 个体裁剪户李 罚款 元 并听候进一步处理 今后 我们要吸取教训 切实加强对安全工作的领导 尤其加强对零售企业的安全管理 及时消除各种不安全的因素和隐患 为企业创造良好的经营环境 市贸易局 印章 二 五年六月十二日 析评 这是一份事故处理报告 事故发生的时间 地点 过程详尽 原因分析客观 处理得当 检讨

15、到位 建议报告 关于粮食政策性财务挂账停息的报告国务院 根据中共中央 国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神 结合各地清理粮食财务挂账的实际情况 经过反复研究 对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见 一 停息的前提条件 二 停息的原则 三 停息的时间和办法 四 凡是停息后 五 有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定 如无不妥 请批转各地各部门执行 财政部审计署内贸部中国人民银行国家粮食储备局二 四年九月二十日 答复报告 答询报告 关于我校工会干部有关待遇的报告市总工会 月 日函悉 现将我校工会干部有关待遇报告如下 一 我校基层工会主席由教师兼任 每年减

16、免工作量40学时 二 部门工会主席任职期间享受本单位行政副职待遇 由教师担任的每年减免工作量30学时 三 校工会委员任职期间减免工作量30学时 部门工会委员每年减免工作量15学时 专此报告 大学工会二 七年六月一日 析评 这是一则答复报告 本报告是 大学工会接到上级工会来函询问工会干部待遇问题后所作的答复 报告正文 开头引叙来函 作为行文背景 接着以文种承启语导出主体 报告的主体 分条列项 言简意赅 结尾用 专此报告 作结 报送报告 关于报送我区企事业单位机构设置等情况的报告市政府办公室 办发 号 关于催报全市企事业单位机构设置等情况的函 收悉 按照此函要求 我们已将我区企事业单位机构设置及其人员组成等情况调查清楚 并统计汇总成表 现将此表报去 请查收并审核 若还有其他要求 请来函或来电说明 附 区企事业单位机构设置等情况的报表 区政府办公室 年 月 日 析评 这是一则报送报告 这类报告的写法较简单 正文写清楚原由和报送的材料名称 数量 结尾部分用 请查收并审核 请查阅 之类习惯用语收束 报送的材料以附件的形式附上 文末 请来函或来电说明 一句 不符合行文规范 上级对下级行文不能用函