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1、 企业公文流转与归档 一 什么是公文 公文即公务文书的简称 是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录 公文的特点公文是由法定作者制发的公文具有法定的权威性公文具有现行效用公文具有规范体式公文具有特定的处理程序 公文的功能是指公文在公务活动中发挥的实际效力 公文是在公务活动中产生的 其最大的优势在于突破了管理活动的地域 层次和时间的限制 更加准确 规范地传递管理指令及各种信息 公文的基本功能公文的具体作用 公文的基本功能公务管理的工具社会沟通的手段 公文的具体作用策令作用规范作用宣传作用联系作用凭证作用 二 公文处理 公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案的过程 就是公文办理的
2、过程 公文办理和公文保管组成了公文处理 公文处理通常包括收文处理 发文处理和办毕文书的处置等具体过程 公文处理是有程序的 所谓程序 是指按时间先后依次安排的工作步骤 公文发文处理程序交拟 交办 议拟 拟办 撰拟 审核 签发 印制 用印 公文形成过程 发文处理 公文的形成 公文收文处理是收受公文并从中提取有关信息 处理各种公务的活动 是收文机关履行其法定职能 使公文产生实际效用的过程 其范围包括机关自收到公文直至阅办完毕的全部过程 具体工作环节有 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 注办等 签收 登记 分流筛选 加工 补充材料 内收发签收需要传阅的公文 组织传阅归卷 立卷 归档 收文处理流
3、程 外收发签收 需要办理的公文 拟办 批办 承办 注办 收文处理流程 办毕公文处置是指社会组织内部决定与安排办理完毕公文归宿的活动 包括立卷归档 清退 销毁 暂存等不同方式 销毁无用文件清退文件暂存文件文件立卷归档 一 文件归档责任 文件形成者文件形成者应将办理完毕 有保存价值的文件及时交本部门 项目或专项工作档案人员保管 以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档 保证应归档文件的齐全完整 企业各职能部门 项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时 应注意履行有关档案工作职责 1 应注意文件材料的收集积累2 应按单位确定的文件整理办法进行预立卷3 应注意将预整理的文件材料及时移交归档 三 公
4、文立卷归档 二 文件归档要求1 归档文件应完整 准确 系统 2 归档文件的制作和书写材料应有益于长久保存 不得使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水 复写纸 热敏纸等 如是复写纸或热敏纸 应复印后一并保存 3 归档文件应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档 标明原件去向 4 非纸质文件应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的 应一并归档 无译文的要译出标题和目录后归档 5 归档文件一般一式一份 重要的 利用频繁的和有专门需要的可是当增加份数 如电子文件 6 两个以上单位合作完成的项目 应以合同 协议等形式约定文件归档要求 主办单位一般应保存全套文件 协办单位保存部门与所承
5、担任务相关的文件 7 文件形成部门应就归档文件填写 档案交接登记表 附录 重要项目文件归档时应由项目管理编写归档说明 并经项目负责人审核签字 与档案部门的交接表 交接表一式两份 文件形成部门与档案部门签字后各存一份 三 文件归档时间归档时间是指文件材料的形成部门按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间 归档时间主要有两种 定期归档和随时归档 定期归档是指按照有关规定 企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交 按年度归档 按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档 这是企业文件材料归档的典型形式 管理类文件 科技类文件 会计类文件等材料的收集归档适用此种方
6、式 随时归档是指在企业文件形成时就将其归档 或处理完毕后立即归档 临时归档 即时归档都属于此种方式 这是收集文件材料的补充形式 也是确保企业文件材料完整 准确 系统的有效方式 产品更新 项目改扩建 设备开箱等材料的收集归档适用此方式 各种文件的具体归档时间 1 经营管理工作 生产技术管理工作 行政管理工作 党群工作中形成文件的归档时间 一般应在办理完毕后的第二年一季度向档案部门归档 即按年度归档 2 科研开发 项目建设文件的归档时间 应在项目鉴定 竣工验收前归档 周期长的可分阶段 单项归档 产品生产及服务业务应定期或按阶段归档 结合各种科技类文件形成特点 其归档时间可分为以下几种类型 1 按项
7、目结束时间归档 即在项目鉴定 竣工验收前归档 按项目结束时间归档 是指在一项科技 生产活动 如一项科研课题 一个新品生产 一个基建项目等 结束后 把有保存价值的科技文件经过系统整理后及时归档 该项活动才算最终完成 一般来说 形成周期不太长的科技文件 较适于采用这种方式归档 2 按工作阶段归档形成周期较长的科技文件 可以按科技 生产活动的完成阶段归档 3 按单 子 项结束时间归档大型项目或研究课题 往往由若干个单项工程 子项或子课题 组成 当一个单项工程 子项或子课题 结束后 即可先行归档 3 产权产籍 质量认证 资质信用 合同协议 知识产权等文件归档时间 随时归档 产权产籍 质量认证 资质信用
8、 合同协议 知识产权等文件 日后都将成为企业核心资源 为有效地维护企业的合法权益 企业应当确保其核心档案资源必须及时归档和安全保管 注意 其他应随时归档的文件 1 机密性强的 由于保密及企业利益的需要 要求随时归档 2 与企业利益密切相关的外来文件 如外购设备和引进项目后引进技术的随机图样和有关文件等 应在设备开箱验收或接收后及时登记归档 4 会计核算专业材料的归档时间 应在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 注意 1 电算化会计核算材料在归档上要求 双轨制 即将电子会计核算数据和打印输出的纸质会计核算材料一并归档 而且会计软件的文档资料和软件程序 也应作为电算化会计核
9、算材料归档重要组成部分 2 归档的电子文件 应做防写处理 且要进行双备份 有条件的话进行三备份 一套封存保管 一套提供利用 一套异地保存 打印输出的纸质载体的会计核算材料 必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章 5 电子文件的归档时间 逻辑归档宜定时进行 物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致 电子文件 是指在数字设备中产生 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统阅读 处理 并可在通讯网络上传送的文件 完整的电子文件包括 内容信息 背景信息和元数据 逻辑归档 是指在计算机网络上进行 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程 电子文件逻辑
10、归档可实时或定时进行 权限移交档案部门后 档案部门要做几件工作 1 对照文件归档范围对电子文件进行界定 2 按照有关规定 对查询电子文件进行授权 3 对接收的电子文件进行备份 安全保护 物理归档 是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上 向档案部门移交的过程 6 音像 实物等载体形式的文件归档时间 应在工作结束后及时归档 或与相应内容的纸质载体归档时间一致 7 更新 补充文件的归档时间 随时归档 产品更新换代 项目改建扩建 设备使用过程中都将形成新的文件材料 这种更新 补充的文件材料应随时归档 且应归入原项目 如原基建项目 原型号产品 原设备 原科研课题 文件材料中 以保持准确性 成套性 四
11、 文件归档范围 1 确定归档范围的原则 应体现 以我为主 的原则 1 以本单位工作活动为主 突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作 2 外单位的文件 应以是否与本单位工作有直接关系 本单位是否需要办理 本单位日后是否查考利用作为是否归档的依据 2 制定归档范围的要求 1 总体要求 企业应依照国家和行业的有关规定 结合本企业经营管理范围和业务活动具体情况 以企业内部各职能部门为单位 按照部门职能或工作流程和文件形成规律 制定本单位文件的归档范围和保管期限表 2 基本方法 熟悉了解本企业的基本职能 了解各职能部门的基本业务范围和工作流程 了解本企业各项职能活动中可能形成的文件材料的类型 名称 3
12、 工作程序 第一 掌握依据 调查研究第二 拟定初稿 进行审核第三 修改完善 审核确认第四 领导审定 发布执行 1 本企业形成的文件 2 本企业引进项目 外购设备等接收的文件 3 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 4 本企业参与的合作项目 合作单位按要求向本企业提交的文件 5 本企业执行 办理的外来文件 3 归档文件的主要来源 4 企业文件归档范围 1 反映本企业经营管理活动和基本历史面貌的 对本企业各项活动 国家建设 社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料 2 本企业经营管理活动中形成的在维护国家 企业和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本企业需要贯彻执行的政府部门和上级单位的
13、文件材料 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料 所属和控股企业报送的重要文件材料 4 其他对本企业具有查考价值的文件材料 5 企业文件不归档范围 1 政府部门制发的普发性不需本企业办理的文件材料 任免 奖惩非本企业工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本企业文件材料中的重要文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 未经会议讨论 未经领导审阅和签发的文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性来信 来电记录 企业内部互相抄送的文件材料 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料 有关工作参考的
14、文件材料 3 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料 4 所属和控股企业报送的供参阅的简报 情况反映 其他社会组织抄报和不需本企业办理的文件材料 6 永久保管的档案主要包括 1 本企业设立 变更的批准和登记文件材料 2 本企业董事会 监事会 股东会构成 变更方面的文件材料 董事会 监事会 股东会会议文件材料 董事会 监事会 股东会履行职责和维护权益的文件材料 3 本企业资产和产权登记 评估与证明文件材料 资产和产权转让 买卖 抵押 租赁 许可 变更 保护 处置等凭证性文件材料 对外投资文件材料 本企业资本金核算 确认 划转 变更等文件材料 企业股票发行 增发 配股文件材料 企业
15、股权转让 债权融资等文件材料 企业股东 股权登记文件材料 4 本企业重要会议 重要谈判 重点工程 重大项目 出境考察 境外资产 重大活动 重大事件 重大事故 法律事务的重要文件材料 5 本企业关于重要问题向政府部门的请示 报告 报表及政府部门回复 政府部门制发的需本企业办理的重要文件材料 6 行业协会 中介机构等对本企业做出的重要决定 出具的审计 公证 裁定等重要文件材料 7 本企业发展规划 战略决策 重大改革 年度计划文件材料 8 本企业与其他组织和个人形成的重要合同 协议及补充协议等文件材料 9 本企业机构演变 人事任免 监查 审计 考核 奖惩 人力资源管理的重要文件材料 10 本企业涉及
16、职工权益的重要文件材料 11 本企业产品和服务计划决策 设计 试制 试验 鉴定 小批生产 批量生产 评优 认证等过程中的重要文件材料 12 本企业科学技术开发 研究 试验 总结 鉴定 成果申报等阶段的重要文件材料 13 本企业建设项目立项 建设用地 征地 拆迁 勘察 测绘 设计及审批的重要文件材料 项目建设各阶段的重要文件材料 竣工图 竣工验收文件材料 14 企业设备台账 设备技术 质量异议处理结果的文件材料 15 本企业技术改造 企业管理 财务 物资 产品和服务管理 市场开发与营销 产品销售与提供服务管理 客户管理 品牌建设 形象宣传 资质信誉管理 统计等工作的重要文件材料 16 本企业生产与提供服务的组织 质量 能源 设备 安全 环保 计量 科技 信息化 标准 图书情报等工作的重要文件材料 17 本企业风险管理 内控与审计 履行社会职责 基本建设管理 法律 外事 文秘 机要 档案 保密 保卫 综合治理 信访等工作的重要文件材料 18 本企业党务重要专项活动 党员干部管理 党风廉政防腐 学习或表彰典型人物等工作的重要文件材料 重大违纪案件的调查处理文件 本企业工会 共青团 群众团体等
