QP1文件控制程序文件

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1、1 1目的目的 对文件的编制 批准 发放 使用 更改 作废和回收等进行控制 确保相关部门 及时得到并使用文件的有效版本 防止误用失效或作废的文件和资料 2 2范围范围 本程序适用于质量管理体系有关文件的控制 3 3职责职责 3 1 总经理负责批准发布质量管理手册和程序文件 3 2 总经理室负责质量管理体系文件控制相关事项归口管理和并组织定期评审 3 3 总经理室负责技术文件的编制审批和发布管理 建立有关的技术文件管理规定 3 4 各部门负责相关文件的编制 使用和保管 4 4工作程序工作程序 4 1 文件的分类 4 1 1 文件性质分类 a 质量管理手册 包括形成文件的质量方针和质量目标的声明

2、b 形成文件的程序 为质量管理体系所编制 c 公司为确保其过程有效策划 运行和控制所需的支持性文件 如作业指导 书 操作规程 图样 技术文件等 d 标准要求的记录 e 外来文件 包括法律法规 标准 顾客提供的图样和各类证书等 4 1 2 按文件载体分类 f 纸张性文件 g 非纸张性文件 4 2 文件的编号 4 2 1 质量管理手册编号 SYSY QMQM 20072007 编写年份编写年份 公司代号 质量管理手册代号 公司代号 质量管理手册代号 4 2 2 程序文件编号 SY QPSY QP 0101 A1A1 版本号 版序 版本号 版序 程序文件序号程序文件序号 公司代号 程序文件代号 公司

3、代号 程序文件代号 4 2 3 其它支持性文件的编号 适用于各个部门需要的管理文件 图纸 作业 指导书等参照另外的编号规定 ADAD 0101 A1A1 版本号 包括版序 版本号 包括版序 流水号流水号 部门文件的流水顺序号部门文件的流水顺序号 部门代号部门代号 4 2 3 1部门代码的表示 总经理室 GM 营销部 SD 行政管理部 AD 研发部 RD 生产厂 MP 财务部 FD 采购部 PD 4 2 4 记录的编号按 记录控制程序 执行 4 2 5 外来文件编号按各自原来的编号 没有编号的由行政管理部给定编号 4 3 文件的编写和审批 4 3 1 质量管理手册由推行小组组织编写 经总经理审核

4、 批准 4 3 2 程序文件由相关部门编写 部门领导审核 总经理批准 4 3 3 其它文件分别由相关部门编制 部门领导审批 重大项目由总经理批准 4 3 4 确保文件的正确 清晰 协调 易于识别和检索 4 4 文件的发放 4 4 1 总经理室门根据对体系有效运行的需要拟定 文件发放清单 经总经理 审批后执行 4 4 2 文件发放时办理登记手续 签字领用 4 4 3 公司范围内发放的文件为 受控 文件 在封面加盖 受控文件 印章 注明分发号 向顾客提供的文件为 非受控 文件 不盖印章 4 4 4 当使用的文件严重破损并影响使用时 应到发放部门办理更换手续 仍 沿用原文件分发号 破损文件由原发放单

5、位收回 4 4 5 若文件丢失 应向发放部门说明丢失原因 申请补发 补发的文件应给 予新的分发号 并注明原文件分发号作废 4 4 6 提供给认证机构和供方的文件 按受控文件处理 4 4 7 不在发放范围内的人员需要文件时 应提出申请 经有关领导批准后发 放 4 5 文件的评审 每年第三季度推行小组组织使用部门参加 对现有体系文件的适用性 协调性 进行评审 必要时进行修订 4 6 文件的更改 4 6 1 体系文件的更改 由行政管理部组织实施 填写 文件更改单 经总经 理批准后实施 4 6 2 其它文件的更改 由相应主管部门填写 文件更改单 经原审核人员审 批 若指定其它人员审批时 应获得审批所需

6、依据的有关背景资料 4 6 3文件更改时 要按规定做好记录 保存更改单 适时收回相应作废文件 同时发放新文件 对小规模的更改可只更换文件的更改页 相应页的文件 版序递增 版本号不变 经过 5 次版序递增后或一次大规模的修改后 版 本号递增 此文件全部页更换 4 6 4 文件更改的方式 如换版 换页等 需在 文件更改单 中注明 4 7 文件的管理 4 7 1 与质量管理体系相关的文件 应分类存放在干燥 通风 安全的地方 4 7 2 所有的文件原稿及其 文件发放清单 由总经理室统一保存 各部门设 专门的资料员负责保存相关的文件 以方便存取和查阅 4 7 3 总经理室负责编制并及时更新 文件最新状况

7、一览表 以反映版本最新 状况 4 7 4 作废文件由原发放部门收集后 按规定统一销毁 作废文件原稿加盖 作废文件 印章 与有效受控文件隔离保存 4 7 5 作废留用的文件 应办理手续 加盖 作废文件 章标识并单独存放 4 7 6 存入移动盘 光盘 的文件也应进行归档登记和标识 防止文件丢失 所有存入移动盘 光盘 的文件应定期备份 4 7 7 受控文件持有者的责任 a 有者要对文件精心爱护 不得转借或转送他人 b 持有者若丢失文件时 应及时向管理部门报告 登记注销 办理补发手续 c 受控文件的持有者因岗位变动 应及时将受控文件交回归口管理部门 办 理转交手续 4 7 8 外来文件控制 4 7 8

8、 1外来文件直接引用作为设计 采购 生产 检验 校准等依据时 需经总经理批准 技术类的文件由研发部编号 加盖 受控文件 印 章 领用人在 文件发放回收记录表 上签名 非技术类外来文件由 公司文件管理员编号发放 相关部门自行保管 4 7 8 2客服部负责收集国际 国家和行业标准的最新版本 适时宣传贯 彻 并编写或更新 新标准目录 4 7 9 技术文件的管理 详细参见 技术文件管理规定 5 5相关文件相关文件 记录控制程序 6 6记录记录 文件发放清单 文件发放回收记录表 管理文件更改单 文件最新状况一览表 文件管理印章签样表 文件借阅复制记录 作废文件销毁申请表 制定 李磊 审核 批准 上海思源

9、香精香料有限公司 文文 件件 发发 放放 清清 单单 编号 SY QR 01 01 序号 分发号与文件发放部门 010203040506序号文件名称文件编号 总经理室生产厂营销部行政部研发部财务部 1 质量手册 SY QM 2010 2 文件控制程序 SY QP 01 3 记录控制程序 SY QP 02 4 管理评审程序 SY QP 03 5 人力资源管理程序 SY QP 04 6 设施和工作环境管理程序 SY QP 05 7 产品实现过程的策划控制程序 SY QP 06 8 与顾客有关的过程控制程序 SY QP 07 9 采购管理程序 SY QP 08 10 生产和服务提供控制程序 SY Q

10、P 09 11 监视和测量设备控制程序 SY QP 10 12 顾客满意度监视和测量程序 SY QP 11 13 内部审核程序 SY QP 12 14 过程和产品的监视和测量程序 SY QP 13 编制编制李 磊审核审核批准批准 上海思源香精香料有限公司 文文 件件 发发 放放 清清 单单 编号 SY QR 01 01 序号 分发号与文件发放部门 010203040506序号文件名称文件编号 总经理室生产厂营销部行政部研发部财务部 1 不合格品的控制程序 SY QP 14 2 数据分析程序 SY QP 15 3 改进控制程序 SY QP 16 4 岗位说明书 岗位职责 GM 01 A1 5 质

11、量管理制度 GM 02 A1 6 质量工作考核办法 GM 03 A1 7 部门资料管理员职责 GM 04 A1 8 公司请假制度 GM 05 A1 9 安全文明生产管理制度 GM 06 A1 10 技术文件管理制度 GM 07 A1 11 公司禁烟条例 GM 08 A1 12 公司样品管理制度 GM 09 A1 13 生产工艺管理制度 GM 10 A1 14 薪资管理制度 试行 GM 11 A1 编制编制李 磊审核审核批准批准 上海思源香精香料有限公司 文文 件件 发发 放放 清清 单单 编号 SY QR 01 01 序号 分发号与文件发放部门 010203040506序号文件名称文件编号 总

12、经理室生产厂营销部行政部研发部财务部 1 员工绩效考核方案 试行 GM 12 A1 2 产品出货检验制度及标准 RD 01 A1 3 产品车间巡检制度 RD 02 A1 4 异常处置规定 RD 03 A1 5 包装类进料检验指导书 RD 04 A1 6 包装类进料检验标准 RD 05 A1 7 香水配置生产工艺操作规程 RD 06 A1 8 香原料检验方法 RD 07 A1 9 香原料采购验收标准 RD 08 A1 10 香精产品检验方法 RD 09 A1 11 香精配制生产工艺操作规程 RD 10 A1 12 产品标识标准制度 RD 11 A1 13 化妆品类产品检验方法 RD 12 A1

13、14 塑料包装桶质量验收要求 RD 13 A1 编制编制李 磊审核审核批准批准 上海思源香精香料有限公司 文文 件件 发发 放放 清清 单单 编号 SY QR 01 01 序号 分发号与文件发放部门 010203040506序号文件名称文件编号 总经理室生产厂营销部行政部研发部财务部 1 出厂检验规定 RD 15 A1 2 计量设备管理规定 RD 16 A1 3 合格供方评定准则 AD 01 A1 4 门卫管理制度 AD 02 A1 5 设施管理规定 AD 03 A1 6 消防器材保养维修条例 AD 04 A1 7 仓库管理制度 MP 01 A1 8 合格供方评定准则 AD 01 A2 9 1

14、0 11 12 13 14 编制编制李 磊审核审核批准批准 上海思源香精香料有限公司 文文 件件 发发 放放 回回 收收 记记 录录 表表 编号 SY QR 01 02 序号 发放记录回收记录 序 号 文件名称文件编号 分 发 号 版 本 部门 代码 签收日期数量签回日期数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 上海思源香精香料有限公司 管管 理理 文文 件件 更更 改改 单单 编号 SY QR 01 03 序号 文件名称编号 更改前 更改后 编制 年 月 日 审核 年 月 日 批准 年 月 日 上海思源香精香料有限公司 管管 理理 文文 件件 更更 改改 单单 编号

15、SY QR 01 03 序号 文件名称 合格供方评定准则 编号 AD 01 A1 更改前 更改前 九 每 2 年对供方进行复评 按百分制打分评定 其 中 a 质量得分 占 60 b 按期交货得分 占 20 c 其他情况 占 20 如包装质量 售后服务 配 合度等 十 评定总分如低于 80 分 或产品质量分低于 35 分 时 应取消供货资格 如遇特殊情况时 应由总经理 批准 并令其整改 质检部对其加严检查 合格后方 可录用 连续二次评分不及格时 取消供货资格 更改后 更改后 九 每 2 年对供方进行复评 一 首次评价 A 将 供应商资料及评定表 传真或者邮寄给供应商 由供应商填写供应商相关信息

16、B 供应商填好信息后回传或者寄回 C 完成第一笔交易后 有相关采购员根据质检部 生 产部等反馈的信息对供应商的产品质量 交货时间 价格 等供货情况进行评价 D 采购员完成供应商评价后 交由质量负责人审核批 准评价情况 十 评定为不合格供方 应取消供货资格 如遇特殊情况 时 应由总经理批准 并令其整改 质检部对其加严检查 合格后方可录用 连续二次评定不合格 取消供货资格 编制 李磊 年 月 日 审核 年 月 日 批准 年 月 日 上海思源香精香料有限公司 文件最新状况一览表文件最新状况一览表 编号 SY QR 01 04 序号 0101 序 号文 件 名 称文 件 编 号版 本备 注 1 质量手册SY QM 2010A1 2 文件控制程序SY QP 01A1 3 记录控制程序SY QP 02A1 4 管理评审程序SY QP 03A1 5 人力资源管理程序SY QP 04A1 6 设施和工作环境管理程序SY QP 05A1 7 产品实现过程的策划控制程序SY QP 06A1 8 与顾客有关的过程控制程序SY QP 07A1 9 采购管理程序SY QP 08A1 10 生产和服务提供控制程序