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1、Excel入门教程 黄梅县教仪站 Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员 也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一 它具有强大的计算 分析和图表等功能 是公司目前最常用的办公数据表格软件 在Word中也有表格 在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力 Excel中内置的公式和函数 可能帮忙用户进行复杂的计算 由于E在数据运算方面有强大的功能 使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件 一 Excel简介 启动Excel程序 单击 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeEx
2、cel2003 菜单命令 即可启动Excel应用程序 Excel工作界面 工作表标签 列标 活动单元格 行号 工具栏 标题栏 工作表标签 任务窗格 工作表标签 菜单栏 绘图工具栏 名称框 公式编辑框 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏 菜单 工具栏 也有自已独特的功能界面 如名称框 工作表标签 公式编辑框 行号 列标等 单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的 存储单元 组成 这些长方形的 存储单元 即是单元格 这是Excel最小的最小的单位 输入的数据就保存在这些单元格中 这此数据可是字符串 数学 公式等不同类型的内容 列标和行号 Excel使用字母标识列
3、从A到IV 共256列 这些字母称为列标 使用数字标识行 从1到65536 共65536行 每个单元格通过 列标 行号 来表示单元格的位置 如 B1 就表示第B列第1行的单元格 Excel工作界面 名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示 利用名称框 用户可以快速定位到相应的名称区域 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域 工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件 标题栏上显示的是当前工作簿的名字 Excel默认的工作簿名称为 book1 每个工作簿包含多个工作表 默认状态工作薄包含 张工作表 但是 张工作表往往不能满足用户的需要 所以一个工作簿中可能包含
4、多张工作表 最多时一个工作簿中可能包含255张工作表 工作表 工作表是由单元格组成 在excel中一张工作表由256 65536个单元格组成 Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表 工作表的标签名为sheet1 sheet2 sheet3 可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换 Excel工作界面 文件的操作 打开文件 有三种方法 双击 xcel文件单击菜单 文件 打开 单击工具栏上的 打开 按钮 保存文件 有两种方法 单击菜单 文件 保存 输入文件名单击工具栏上的 保存 按钮 文件的操作 关闭文件 有两种方法 单击菜单栏右上角 关闭 按钮单击菜单 文件 关闭 文件的操作 Exc
5、el数据输入 数据输入 单击要输入数据的单元格 利用键盘输入相应的内容 提示 默认情况下 输入数据后 按 nter键 将确认输入并切换到下方的单元格 按 ab键 可切换到右方的单元格 按键盘上的单元格 可灵活选择下一个数据输入的位置 修改数据 直接替换数据 单击选中要修改的单元格 输入新内容 会替换原单元格中的内容 修改单元格中的部分内容 双击单元格 单元格变录入状态 光标成 形 表示文字插入的位置 然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字 然后输入新的内容 如下图 Excel数据输入 填充和自动填充 在Excel中 对于一些规律性比较强的数据 如果逐个手动输入比较浪费时间 而且容易造成数
6、据输入错误 为此 Excel提供了填充和自动填充功能 可帮助用户快速输入此类数据 填充 单击编辑 填充菜单命令 弹出如图所示子菜单 Excel数据输入 向上填充 向左填充 向下填充 向右填充 选定一个单元格 然后选择向上填充选项 则会将选中单元格的内容 复制到上面的单元格中 其他类推 Excel数据输入 填充和自动填充 填充 自动填充 就是通过简单的双击或拖动操作快速 准确地输入大量有规律的数据 填充句柄 选定一个单元格 仔细观察后 会发现在单元格右下方有一个小黑方块 这就是填充句柄 填充句柄 Excel数据输入 填充和自动填充 自动填充 自动填充操作步骤 当鼠标光移动到填充句柄上方时 鼠标会
7、变成 字形状 此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作 Excel数据输入 竖向单击拖动鼠标 释放鼠标左键后 自动完成填充操作 自动填充操作步骤 Excel数据输入 在最后一个填充的单元格右下角 会出现一个 自动填充选项 单击 自动填充选项 标记 会出现如图所示的自动填充选项 在这里我们可以重新选择自动填充的方式 默认填充方式为 以序列方式填充 自动填充操作步骤 Excel数据输入 单元格的编辑 我们除了对单元格的内容进行修改外 还可以对单元格进行移动 复制 插入 删除等操作 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格 按住鼠标左键拖动目标位置 即可完成对单元格的移动操作 将鼠标移动到单元格边
8、框图上 鼠标变成移动状态 然后拖动鼠标到目标位置即可 复制单元格 传统方法是通过选择单元格 单击编辑 复制菜单命令 将单元格内容复制到剪贴板中 然后选择目标单元格 单击编辑 粘贴菜单命令 完成对单元格的复制 单元格的编辑 提示 在执行移动单元格的过程中 按住 Ctrl 键 在箭头的右上角会出现一个 号 这进可以完成对单元格的复制操作 清除与删除 清除 只要选中单元格 然后按 Delete 键 就可以清除单元格中的内容 或在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 清除内容 命令 单元格的编辑 删除 要删除单元格 则在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 在 删除 对话框中选择一
9、种删除形式 然后单击 确定 按钮 清除与删除 单元格的编辑 插入行 在要插入的行的下方 单击左侧的行号 选择一行单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 行 列的基本操作 单击要插入位置后面的列标 选择一列单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 如图 插入列 行 列的基本操作 删除行 列 在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 行 列的基本操作 行高和列宽 调整行高 将光标移动到行号中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向上 或向下 拖动 即可调整单元格的行高 行 列的基本操作 调整列宽 将光标移动到列标中间的分隔线上 此时鼠标变成 单击鼠标左键向左
10、 或向右 拖动 即可调整单元格的列宽 行高和列宽 行 列的基本操作 选择多列 或多行 单元格 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击选择 隐藏 命令 即可隐藏单元格的列 或行 行 列隐藏 行 列的基本操作 行的隐藏与列的隐藏方法相同 要恢复单元格的显示 可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格 然后单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 取消隐藏 命令 即可重新显示被隐藏的单元格 行 列取消隐藏 行 列的基本操作 格式设置 选择单元格后 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜单选项 如图 单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理 可以通过定义单元格的 数字 选项卡 来定义
11、不同的单元格数据格式 例 输入电话号码的区号 010 如果直接输入 010 中的第一个 0 会被忽略掉 此类数据已经不是数字 这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成 文本 类型后 再在该单元格处输入 010 格式设置 单元格属性的设置 对齐 选项卡 可以对单元格的文本进行对齐方式 文本方向等的控制 其中 文本控制 中的 自动换行 选项 在单元格内容比较多需要用多行来进行显示时 可能使用这个选项达到换行的效果 格式设置 单元格属性的设置 Excel中的字体 边框 图案的设置与word里面的基本相同 工作表的基本操作 表间切换 单击表标签 可以进行表格间的切换 Excel中 当前的表格标签为白
12、色 默认的非当前表格为浅灰色 若要选择相邻的多张工作表 可以通过shift键 单击实现 若要选择不相邻的多张工作表 可以通过ctrl 单击实现 工作表的基本操作 多表的选择 选择相邻的多张工作表 选择不相邻的多张工作表 标签的重命名 在表标签上双击鼠标 当光标变成 I 状态后 即可进行编辑修改状态 对表标签进行重命名 工作表的基本操作 更改标签的颜色 在表格的上方 单击鼠标右键 弹出快捷菜单 选择工作表标签颜色命令 如图 在弹出的颜色面板中 选择所需要的颜色 然后单击确定按钮 单击另外一个工作表后 即可看到效果 如图 工作表的基本操作 添加工作表 在工作表标签上单鼠标右键 弹出快捷菜单 然后选
13、择 插入 命令 在弹出的对话框中选择 工作表 即可 工作表的基本操作 工作表的基本操作 在工作表标签上单鼠标右键 弹出快捷菜单 然后选择 删除 命令 删除工作表 移动 复制工作表 在表标签上 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令 弹出对话框 单击 工作簿 下拉列表 可以选择工作表要移动到的位置即可 如果选择 建立副本 选项 则表示复制工作的操作 工作表的基本操作 在工作簿内可以进行工作表的位置移动 即单击一个工作表的表标签 然后进行拖动 可以调整工作表的前后排列顺序 调整工作表显示顺序 工作表的基本操作 拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置 简单数据
14、管理 数据记录排序数据筛选数据分类汇总多个表的数据合并计算 数据记录排序 使用工具栏排序 常用 工具栏 升序 按钮或 降序 按钮使用菜单命令排序 执行 数据 排序 命令 在 排序 对话框中设置 排序 排序可以让表格中的数据按某种规则排列 数据间的顺序只有两种 升序与降序 对于数值 Excel按数值大小排序 对于文本 Excel将根据字母顺序 首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序 空格将始终被排在最后 简单排序 选中要排序内容 单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮 可以完成简单的排序 升序排列按钮 降序排列按钮 以总分为关键字降序排序 数据筛选 自动筛选 数据 筛选 命令自定义的自动筛选 在自动筛选
15、基础上 自动筛选 所有的女生 自定义筛选 85年1月23日以后出生的学生 数据分类汇总 分类汇总的方式有求和 平均值 最大值 最小值 偏差 方差等十多种必须先对某字段进行排序后才能对这一字段进行分类汇总 按性别分类汇总总分 数据 分类汇总 多个表的数据合并计算 被修改表与增值表中对应的字段位置要一致建立一个新的与被修改表结构一致 并选中被修改的字段 合并计算后的年薪字段 数据 合并计算 数据的处理 复杂排序 通过单击数据菜单下的 排序 菜单命令 弹出 排序 对话框 如图 提示 排序对话框中 最多可以设置3个关键字 打印工作表 打印工作表之前 需要对工作表的页面进行设置 单击菜单文件下的页面设置
16、 如图 页面选项卡 可以进行方向 缩放 纸张大小的设定 页边距选项卡 可以对打印表格页边距进行设置 打印工作表 页眉 页脚选项卡 可以对打印文件设置页眉 页脚 打印工作表 我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉 页脚 工作表选项卡 可以设置要打印的区域 默认是全部区域 如果是多页打印 可以将表头部分设置为 打印标题 这样便可以在每页出现标题内容 打印工作表 有两种方法 文件菜单下的打印命令 工具栏上的打印按钮 打印工作表 二 数据图表化和地图 图表概念 图表使数据更直观 形象 1 图表类型 18类图表 有三维 二维 每类还有子类型 2 数据源 作图的数据区域 可以包含说明性文字 3 图表选项 图表中各个对象 有图表区 图形区 分类坐标 图例背景 标题等 4 图表位置 嵌入在工作表内 称为嵌入式图表 一张独立的图表 称为独立图表或工作表图表 创建图表 在第4步骤图表位置中 选中 作为新工作表插入 选项 选中作图的数据源 图表向导 按图表类型 数据源 图表选项 图表位置 等4个步骤进行 1 嵌入图表在第4步骤图表位置中 选中 作为其中对象插入 选项 2 独立图表 1 图表的
