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1、第四章表格处理软件 1 Excel2003概述2 工作簿 工作表和单元格的基本操作3 公式与函数4 数据管理5 图表的应用 1 4 1Excel2003概述 任务背景主任说 小窦啊 过去我们一直在用Word在制表 可是最近用电脑来制表的活儿是是越来越多了 表格里还要做很多的计算 我听说OFFICE软件里还一个叫Excel的是专门用来制作表格的 功能非常强大呀 你会这个制表的软件吗 不会就好好学学吧 以后有制表填表的任务就全交给你了 好的 我先研究看看 出了门 窦文轩决定自己好好学学Excel 他想 不先好好学好Excel 以后有制表填表的任务拿不下来 一定会被同事看扁的 任务分析Excel是目
2、前市场上最流行的电子表格制作软件之一 它既可以帮助用户制作普遍的表格 又可以实现简单的加 减 乘 除运算 还能够通过内置的函数完成诸如逻辑判断 时间运算 财务管理 信息统计 科学计算机等复杂的运算 中文版Excel2003是美国微软公司推出的集成办公自动化软件中文版Office2003家族中的一员 它专门为处理数据 管理表格而设计 是在长期的应用 修正过程中逐步发展完善的Excel的最新版本 中文版Excel2003可以兼容以前的Excel97 2000 2002等各种版本 并新增了许多功能 中文版Excel2003可以在Windows2000或WindowsXP下运行 由于它界面友好 操作方
3、便 功能完善 易学易用 因而受到用户的普遍喜爱 已经逐渐成为数据处理的主流软件 它的图形用户界面将各种菜单 工具栏展现在屏幕中 允许同时使用鼠标和键盘发布命令 使不具备专业知识的用户也可以轻松自如地操作 它的版面专为表格设计 因而很容易输入原始数据 形成整齐美观的表格 它的运算功能极强 不仅可以进行四则运算 逻辑运算 还叮以进行大量的函数运算 所能解决的计算问题已经远远超出了日常工作的范围 它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表 并且图表格式可以任意设置修改 它的自动计算 自动更正 自动筛选等功能表现出超常的智能化水平 它可以将数据清单自动视为数据库 对其排序 筛选 汇总 甚至建立数据透
4、视表 它还可以进行模拟运算 变量求解 并通过局域网和Internet与其他用户共享中文版Excel2003的文档 2 4 1 1Excel2003的特点 1 使用Excel2003可以快速创建表格在我们日常的工作和生活中 经常会创建大量的表格 如会计工作中的财务报表 营销预算表等等繁杂的表格往往都是靠手工来绘制的 这样不但工作效率低 而且也很容易出错 为了使制表工作变得简便 快捷 人们设计了计算机上处理表格的应用软件 这就是 电子表格 软件 Excel2003就是一个功能强大的电子表格制作和编辑软件 2 计算数据更准确Excel2003公式和函数计算功能非常强大 计算结果准确性也非常高 因此可
5、以解决工作中的很多算法问题 使表格中的数据计算变得更轻松 3 数据管理更灵活为了更加合理 有序以及逻辑化地记录 处理和分析身边的这些信息 Excel2003提供了多种多样灵活高效的数据管理功能 如数据的筛选 数据的分类汇总等等 4 分析数据更直观我们统计某种信息的数据 目的是从这些数据的变化规律中得到一些启发 从而使得我们了解工作的绩效 同时也便于管理者制定决策 为此 Excel2003提供了专门的数据分析功能 如数据透视表 图表等 这些功能可以使一个二维表格变得立体化和图形化 反映问题更清晰 更直观 5 文档保护更有效在工作中 很多数据信息都是要保密的 Excel2003除了可以为工作簿文件
6、设置访问的密码外 还提供了一种信息权限管理 InformationRightsManagement IRM 的新功能这样就可以通过设置相应的权限来控制访问 转发和打印等操作 进一步增强了保护功能 3 4 1 2Excel2003的启动与退出 1 Excel2003的启动启动Excel有多种方法 最常用的方法有 1 使用 开始 菜单启动 使用 开始 菜单启动Excel是最常用的方法了 操作简单 直观 鼠标左键单击 开始 按钮 选择 所有程序 菜单中的 MicrosoftOffice 然后单击 MicrosoftOfficeExcel2003 命令就可以启动Excel2003 如图图4 1所示 2
7、 从桌面上的快捷方式启动 为了能够在桌面上快速地启动中文版Excel2003 用户可以在桌面上创建一个快捷方式图标 双击该图标就可以启动该程序 3 用最近使用过的Excel文档启动 用户可以利用最近使用过的Excel2003文档来启动中文版Excel2003 如果要打开最近使用过的Excel文档 可以鼠标左键单击 开始 按钮 选择 我最近的文档 菜单项 2 Excel2003的关闭如果要退出Excel2003 可以选择下述方法之一 1 选择 文件 菜单中的 退出 命令 2 单击应用程序窗口右上角的 关闭 按钮 3 单击标题栏左侧的 控制菜单 按钮 4 使用Alt F4组合键 4 4 1 3Ex
8、cel2003窗口的组成 启动Excel后 就可以见到如图4 2所示的界面 它的界面具有很强的立体感 操作也更直观 5 1 窗口组成元素从图4 2以看出 Excel的界面是由许多元素组成的 在操作时 它们分别提供不同的功能 1 标题栏 用于显示当前编辑的工作簿文件名称 启动Excel时 会创建一个空白的工作簿文件 默认的文件名为Book1 若使用Ctr1 N快捷键将继续创建新文件 Excel会分别以Book2 Book3 等文件名来命名新的工作簿文件 2 菜单栏 用于显示命令列表 软件中的多数功能都需要使用菜单的命令来实现 3 工具栏 工具栏中包含带有图标的按钮 它们都是操作时经常用到的按钮
9、其功能与菜单栏中对应的命令是相同的 但使用更方便 效率更高 4 编辑栏 由名称框和编辑栏两部分组成 名称框显示活动单元格的地址 利用名称框还可以对单元格进行命名 也可以快速定位到相应的名称区域 位于名称框右侧的大片空白区域为编辑栏 它是用于输入和显示公式的位置 可以在编辑栏中方便地创建各种复杂的计算公式 也可以使用编辑栏编辑单元格的内容 5 工作表标签 用于标识当前的工作表位置和工作表的名称 默认会显示3个工作表标签 当工作表数量很多时 可以使用其左侧的浏览按钮来查看 6 活动单元格 单元格是Excel用于组织数据的最小单位 而活动单元格是指当前正被选中的单元格 它是当前可以进行编辑和操作的单
10、元格 活动单元格有一个黑色的方框 你所输入的资料都会被保存在活动单元格中 7 状态栏 位于窗口的底部 用于显示当前命令或操作的有关信息 例如 为单元格输入数据时 状态栏显示 输入 字样 完成输入后 状态栏显示 就绪 字样 8 任务窗格 是显示常用命令的窗口 使操作更方便 包括开始工作 共享工作区和文 6 4 2工作簿 工作表和单元格的基本操作 任务背景自从主任说过将今后所有制表和填表的任务都交给小窦使用 小窦就问朋友借和到书城中去买了一些关于OFFICE2003和Excel2003的书籍研究了起来 一天 主任又叫来小窦 对他说 小窦 上次叫你研究一下Excel表格制作软件的使用 你研究得怎么样
11、了呀 现在可以做一些最基本的操作了吗 没问题了 小窦答到 他心想 基本操作还不简单吗 任务分析Excel2003的基本对象包括单元格 工作表 工作簿 工作簿窗口位于Excel2003窗口的中央区域 它由若干个工作表组成 而工作表又由单元格组成 7 4 2 1基本概念 1 工作簿工作簿窗口位于Excel2003窗口的中央区域 它由若干个工作表组成 当启动Excel2003时 系统自动打开名为bookl的工作簿窗口 默认情况下 工作簿窗口处于最大化状态 与Excel2003窗口重合 Excel2003工作簿是计算和储存数据的文件 其扩展名为 xls 每一个工作簿都可以包含多张工作表 因此可在单个文
12、件中管理各种类型的相关信息 一个工作簿可由一个或多个工作表组成 在系统默认情况下 由Sheet1 Sheet2 Sheet3这三个工作表组成 如图4 3所示 工作薄可以最多包括255张工作表和图表 在工作薄的底部是工作表标签 用来显示工作表的名字 在工作簿中 要切换到相应的工作表 只需要用鼠标单击工作表名字标签 相应的工作表就会成为当前工作表 并且可以通过工作表标签对工作表进行改名添加 删除 移动或复制操作 2 工作表工作表位于工作簿窗口的中央区域 由行号 列标和网络线构成 工作表也称为电子表格 它是Excel完成一项工作的基本单位 它是由65536行和256列构成一个表格 其中行是由上自下按
13、1到65536进行编号 而列则由左到右采用字母A B C 进行编号 使用工作表可以对数据进行组织和分析 Excel2003可以同时在多张工作表上输入并编辑数据 并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算 8 3 单元格一张工作表是由行和列构成 行与列的交叉处形成一个单元格 单元格是Excel进行工作的最小单位 在单元格中可以填写数据 它是工作表中存储数据的基本单位 单元格是按照单元格所在的行列位置来命名 例如单元格D5 就是指位于第D列和第5行交叉点上的单元格 若要表示一个连续的单元格区域 可以用该区域左上角和右下角单元格表示 中间用冒号 分隔 例如 A1 C3表示从单元格A1 C3的区域 在
14、工作表中单击某个单元格 此单元格边框加粗显示 它被称为活动单元格 并且活动单元格的行号和列标突出显示 其名称显示在编辑栏左侧的名称框中 活动单元格内可以输入数据 这些数据可以是字符串 数学 公式 图形等 9 4 2 2工作簿和工作表的基本操作 1 新建工作簿在默认情况下 当启动Excel2003时 系统会自动创建一个空白的工作簿 并取名为Book1 如果创建其他的工作簿 Excel会自动将其取名为 Book2 Book3 等 在编辑工作簿时 如果需要创建新的工作薄 可以在系统中直接创建而不必再次启动系统 创建新工作簿的方法有如下几种 1 选择 文件 新建 菜单项 2 单击 常用 工具栏中的 新
15、建 按钮 3 使用快捷键Ctrl N 2 保存工作簿当完成一个工作簿的数据输入 编辑后 要将工作簿保存到盘上 以保存工作结果 保存工作簿的另一个意义在于可以避免由于断电等意外事故造成的文档丢失 对于新创建的工作簿的保存的操作步骤如下 1 执行 文件 保存 命令 系统弹出 另存为 对话框 如图4 4 10 2 在 保存位置 列表中选择驱动器和文件夹 3 在 文件名 文本框中输入文件名 4 默认情况下 文件的保存类型为 MicrosoftExcel工作簿 如果想保存为其他类型的文件 在 保存类型 下拉列表框中选择需要保存的类型 5 单击 保存 按钮 3 工作表的命名一个工作簿中包含多个工作表 为了
16、便于管理 要求工作表的名称能反映工作表的内容 这就需要对工作表重命名 重命名的步骤如下 1 单击工作簿底部标签处的工作表名 使该工作表处于选中状态 2 右击 则屏幕上出现操作工作表的快捷菜单 如图4 5所示 选中 重命名 菜单命令 键入新的工作表名即可 11 4 工作表的插入在一个已建立的工作簿中插入一张新的工作表 操作步骤如下 1 打开工作簿 单击工作簿底部的工作表名 使该表处于选中状态 2 右击 出现快捷菜单如图4 5所示 选择 插入 菜单命令 出现插入对话框 3 在 插入 对话框中选择 常用 选项卡 再选择 工作表 选项 单击 确定 按钮即可在当前工作表前面插入一个工作表 在当前工作表前面插入一张新工作表 也可以通过单击 插入 菜单 然后选择 工作表 菜单命令完成 5 工作表的删除工作表一旦删除 工作表中的信息将会丢失 所以删除一张工作表时须慎重 删除工作表的操作步骤如下 1 单击要删除的工作表名 2 单击 编辑 删除工作表 菜单命令或在图4 5中选择 删除 命令 出现删除对话框 3 单击 删除 按钮 则删除工作表 如果此时用户单击 取消 按钮则取消本次删除操作 6 工作表的复制
