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1、2020 4 4 1 第十章办毕公文的处置 学习重点通过学习明确办毕公文的基本概念 掌握办毕公文清退 销毁 暂存的范围和方法 以及归档文件整理的基本概念 2020 4 4 1 2020 4 4 2 概述一 办毕公文的含义指完成了公文处理程序的公文 包括两层含义 1 发文部门制作文件过程的结束 2 收文机关对文件信息所传递的指令 任务已经处理完毕或者处理程序运转完毕 2020 4 4 2 2020 4 4 3 办毕公文处置的含义办毕公文处置 指根据办毕公文的不同内容或价值 对其分门别类 剔除无用文件 对有保存价值的文件进行有序化整理的活动 2020 4 4 3 2020 4 4 4 办毕公文处置
2、的作用妥善处理办毕公文 有助于降低文件冗余度 凸显真正有价值的文件信息 充分发挥公文中有持续利用价值的信息的效用 防止无用信息对各项活动的干扰 保证日常及以后快速查找和有效利用文件 2020 4 4 4 2020 4 4 5 电子公文形成机构应指定有关部门或专人负责本单位办毕电子公文的处置工作 机关档案部门应该参与和指导电子公文的形成 办理 收集和归档等各项工作环节 2020 4 4 5 2020 4 4 6 第一节办毕公文的去与留一 办毕公文去与留的依据1 主要取决于公文的保存价值 2 判断公文保存价值要注意以下问题 从整体联系上把握其留存价值 制定出详细 便于操作的文件保管期限表 明确划定
3、公文留存与否的依据 满足两方面需求 一是本机关查考工作的需要 二是社会各有关方面的利用需求 机构或部门留存公文的重心是 以我为主 即本单位形成的公文 2020 4 4 6 2020 4 4 7 二 办毕公文的处置方法依照有关公文处置的要求以及公文自身的保存价值 对一个机构的公文来说 通常可以采用四种不同的处置方法 整理归档 销毁 清退和暂存 2020 4 4 7 2020 4 4 8 一 整理归档1 文件整理归档的含义整理指文件人员将已经办理完毕 具有查考利用价值的公文材料 按照一定的原则和方法组成具有有机联系的组合体的过程 归档指根据国家有关规定 将整理完毕的文件定期向本单位档案机构或人员移
4、交 2020 4 4 8 2020 4 4 9 2 整理归档的意义 维护文件之间的联系 防止散失 保证文件的安全与完整 方便管理与检索 查阅与利用 有利于文件的积累 为档案工作奠定基础 保存本机关历史记录 为国家积累档案财富的重要途径 2020 4 4 9 2020 4 4 10 2020 4 4 10 3 公文整理依据原则遵循公文自然形成规律 保持公文之间的有机联系 区别不同价值 保证归档文件的齐全 完整 便于保管和利用 2020 4 4 11 4 归档制度包括三方面内容 归档范围 时间和质量要求 1 归档范围通常情况下 凡是反映本机关职能活动 对本机关或社会具有查考利用价值的办毕公文均属于
5、归档范围 2 归档时间纸质文件次年6月底以前归档电子文件办理完毕及时归档专门文件按有关规定归档或作专门规定 2020 4 4 11 2020 4 4 12 3 归档文件质量要求 传统载体 总的要求 收集齐全 分类清楚 期限准确 装订美观 排列有序 检索科学 具体要求 文件材料整理符合规范 每份文件的主件与附件 定稿与存本 印本 请示与批复 转发件与被转发件 多种文字形成的同一文件 应放在一起 不得分开 文件电报合一归档整理 不同年度的文件应分开整理 2020 4 4 12 2020 4 4 13 按照有关规定确定档案保管期限 划定档案密级 编制案卷目录 卷内文件目录 归档文件目录等必要的检索工
6、具 音像档案应有完整的文字说明 参照当前国家有关部门颁发的关于档案工作的技术性法规和标准以及国际先进方法 2020 4 4 13 2020 4 4 14 OA平台上电子公文归档要求 与传统载体文件归档要求的区别 297页 1 系统硬件方面 配置足够容量 处理能力强及相对安全的系统设备 2 系统软件方面 系统中应设置符合安全要求的操作日志 随时自动记载实时操作人员 时间 设备 项目 内容等 3 归档载体方面 长期和永久的文件实行 双套制 2020 4 4 14 2020 4 4 15 2020 4 4 15 4 归档鉴定方面 检查项目包括与纸质公文核对内容 签章 审核电子公文收发登记表 操作日志
7、及相关著录条目 确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动 与相应的纸质公文内容及表现形式一致 处理过程无差错 5 移交形式方面 可采用存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接 一式三套 2020 4 4 16 二 销毁 办毕公文销毁的含义与作用销毁 对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理 公文销毁范围的具体内容 所有不具备留存价值的公文 无留存必要的重份公文 在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的公文 一般性公文的草稿 印制公文过程中形成的校样 印版等 2020 4 4 16 2020 4 4 17 2020 4 4 17 2 销毁公文的主要方式是 焚毁
8、重新制成纸浆 粉碎 清洗消磁 3 以各种方式销毁公文时均应履行如下程序 由文书部门组织对公文进行鉴定 确认应销毁后 逐件核定造册 呈请本机关或上级机关有关领导审定批准 获准后再行销毁 2020 4 4 18 三 清退 公文清退的含义及作用清退 经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或由其指定的有关单位 公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全 2020 4 4 18 2020 4 4 19 2020 4 4 19 清退文件的处置清退公文按规定和要求成批定期进行 也可不定期甚至阅后随即清退 成批清退时应附一式两份 公文清退报告表 并由对方履行签收手续 单份清退时亦应向对方索取收据以
9、为凭证 需清退的公文平时要单独保管 在以各种通信方式传递应清退的公文时 只要公文本身没有解密或降密 应一律按原文标注的密级处理 2020 4 4 20 2020 4 4 20 清退范围需要清退的公文主要包括如下数类 绝密公文 有重大错漏的公文 被明令撤销的公文 仅供征求意见或审阅的公文 未经本人审阅的领导人的讲话稿 其他由发文机关指定清退的公文等 2020 4 4 21 2020 4 4 21 四 暂存公文暂存的含义及作用公文的暂存 是指对既不应立卷归档或清退 又暂不宜销毁的公文 仍需再留存一定时期以备查用 暂存公文范围 频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本 具有参考价值的公文 简报等
10、一时难以准确判定是否留存或销毁的公文 反映一般情况的公文 报表等 2020 4 4 22 2020 4 4 22 暂存文件的处置暂存公文应由各机关的文书部门统一 集中保管 要合理排列与编号并简单编目 必要时可按公文号 主题 作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册 密件与非密件应分别保管 及时确认将具有长期或永久保存价值的公文重新归卷 2020 4 4 23 2020 4 4 23 第二节案卷级整理方法一 分类方法分类方法是文件整理之前确定的公文分门别类的原则和依据 是文件整理的基础 机关公文的分类方法有 分年度 分组织机构 分问题 分保管期限 2020 4 4 24 一 年度分类法 教材3
11、01页 即按照文件形成 处理的年度特征将同一年度的文件分为一类 不同年度的文件分为不同的类别 是运用最广泛的分类方法 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键 应处理好以下问题 2020 4 4 24 2020 4 4 25 1 有多个时间特征的文件 应以文件签发日期 即落款日期 为准 据此判定文件年度 跨年度文件处理方法 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 统一规定为按文件签发日期 即落款日期 判定文件所属年度 2020 4 4 25 2020 4 4 26 案例 1995年形成的 1996 2000年工作规划 归入1995年1997
12、年形成的 1996年 机关工作总结 应归入1997年2004年8月28日通过 2005年4月1日起实行的 电子签名法 的定稿 存本 应归入2004年 2020 4 4 26 2020 4 4 27 2020 4 4 27 2 跨年度形成的会议文件 案件材料等往往统一在办结年度归档 分类时归入办结年度 3 几份文件作为一件时 件 的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准 回复性文件归入复文年 4 文件没有标注日期内部文件 白头文件 需要分析文件制成材料 格式 字体以及各种标识 通过对照等手段考证和推断其准确或近似日期 并据以按年度合理归类 2020 4 4 28 二 机构分类法即按形成和处理文
13、件的承办单位 内部组织机构 进行分类 在现行机关文件由各机构分工整理的情况下 机构向档案室移交的归档文件 就自然构成一类 此法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系 在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件 便于按照一定的专题查找和利用档案 一个机构设一类 机构就是类名 各类按照机关机构序列表规定或习惯来排列 2020 4 4 28 2020 4 4 29 案例 根据组织机构分类 见教材301页 一个机关一个年度的文件 工 团 党 政 文秘部门 办公室 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 业务部门 2020 4 4 29 2020 4 4 30 机构分类法中需要特殊处理的
14、几个问题为避免重复立卷 跨机构形成处理的文件分类的处理原则是 1 归入文件处理或承办 或主办 部门的类别 即以谁的名义发文就归入谁的类 2 是哪个部门承办 主办 就归入哪个类 例如 2020 4 4 30 2020 4 4 31 以党委或党组起草或讨论决定 以行政名义的发文 归入行政办公室类 业务部门起草而以机关名义的发文 一般应归入机关办公室类 确有必要 也可归入起草机构类 联合文件 原件由主办机关整理 立卷 归档 其他机关保存复制件或其他形式的文件副本 会议文件 以机关名义召开的多个机构召开的综合性会议 归入综合办公室类 以机关名义召开的专业会议 归入专业对口的业务部门 兼职文件 本机关负
15、责人兼任其他机关职务 在履行兼职职务时形成的文件 由其兼职机关整理归档 2020 4 4 31 2020 4 4 32 三 分问题 按照文件内容所反映的问题特征来划分类别 可不受内部机构限制 机关中心任务和主要活动可以单独设类 能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌 较好地保持同一内容文件之间的联系性 适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些内部机构设置比较简单或不大稳定 机构分工不明确且文件数量较少的机关 一般大中型单位不宜在第一层次的分类就轻易打乱组织机构而采取问题分类的方法 问题分类可以按文件数量多次灵活使用 2020 4 4 32 2020 4 4 33 在实际工作中 采用问题分类
16、法的单位 大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别 案例 党委 工会 共青团等机构形成的归档文件 党群类 业务部门形成的归档文件 业务类 行政后勤部门形成的归档文件 行政类 2020 4 4 33 2020 4 4 34 四 保管期限分类法 即按照文件的不同保存价值 将其划分成不同种类 通常是在同一个问题之下进行 采用此法能将不同价值的归档文件从实体上区分开来 便于有针对性地采取整理 保护措施 并为后续的档案工作提供便利 2020 4 4 34 2020 4 4 35 国家档案局有关规定中 将档案保管期限规定为永久 长期 16 50年 短期 15年以下 三种期限 还可划分得更具体 2020 4 4 35 2020 4 4 36 传统立卷方法中 分保管期限是通过规定案卷排列方式实现的 机关档案业务建设规范 规定 案卷应按不同保管期限分别排列 因为排列是依据分类方案进行的 所以这实际意味着必须按保管期限进行一次实体分类 规范 将保管期限直接作为一种分类标准明确提出 从简化概念 理顺工作流程看是必要的 2020 4 4 36 2020 4 4 37 2020 4 4 37 案例 四川
