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1、 全市城市档案行业培训 电子报送系统操作讲解 2020 4 4 可编辑 广州市城市建设档案馆 1 电子报送系统操作讲解 广州市城市建设档案馆 2 电子报送系统操作讲解 1 2 3 4 电子报送系统的安装与登陆 档案信息采集与著录 档案用表预览打印 电子目录数据的合并 CompanyLogo 3 电子报送系统操作讲解 CompanyLogo 4 可编辑 电子报送系统安装生成的四个模块 报送系统成功安装后 安装程序主要生成以下四个功能模块 5 电子报送系统的安装与登陆 CompanyLogo 6 可编辑 电子报送系统的安装与登陆 在双击各个模块后 模块会首先弹出一个登陆界面 初次使用报送系统或未创
2、建登陆账号 可使用系统默认生成的超级管理员用户或通用的登陆帐号及密码进行登陆 注 运行各模块前 需先在电脑的USB连接口上插上附于安装光盘中的加密钥 1 超级管理员帐号 sysAdmin密码 admin 2 通用帐号帐号 zz密码 zz 项目管理模块数据管理模块用户管理模块 电子报送系统模块 7 可编辑 电子报送系统的安装与登陆 电子报送系统模块的登陆界面会多出 单位性质 一栏 每次登陆时系统默认该栏选择为 建设单位 8 可编辑 电子报送系统的安装与登陆 电子报送系统模块登陆界面上的 单位性质 栏选择建设单位进行登陆后 点击界面上的菜单栏 档案管理 档案著录 9 可编辑 电子报送系统的安装与登
3、陆 为保证电子目录内容著录完整 所以建议各位使用者在登陆报送系统时 登陆界面的 单位性质 选择建设单位登陆 登陆界面的 单位性质 栏选择建设单位进行登陆后 主界面左的蓝色方框中显示有 项目级 和 案卷级 按钮 若登陆界面的 单位性质 栏选择施工 监理 设计以及其它单位进行登陆后 主界面左的蓝色方框中只显示有 案卷级 按钮 10 可编辑 电子报送系统的安装与登陆 初次使用电子报系统 可无须至项目管理模块新建工程项目 直接双击运行模块 登陆后 电子报送系统会弹出工程项目信息著录界面 输入工程名称以及选择工程类别 点击 确定 按扭后 便可进行电子目录著录或编辑 11 可编辑 电子报送系统的安装与登陆
4、 再次新建项目的 需双击运行模块在该模块中建立工程项目信息 登陆后 弹出模块界面如下 XXXX花园 12 可编辑 电子报送系统的安装与登陆 点击 确定 按钮后 界面中间的工程项目列表框会增加显示刚才新建的工程项目信息 点击新建的工程项目信息 然后再点击界面右下方的 设为当前项目 按钮 将新建的工程项目设为当前显示并可编辑的项目后 退出项目管理模块 运行电子报送系统后可对该工程项目的电子目录进行整编著录 13 档案信息采集与著录 2 档案信息采集与著录 档案信息采集与著录项目级著录 概况表案卷级著录 案卷目录文件级著录 卷内目录备考表移交书 提醒 本报送系统必须先著录案卷级目录后著录文件级目录
5、CompanyLogo 14 可编辑 项目级著录 概况表 进入电子报送系统后 需先点击界面左侧蓝色框中的 项目级 按钮 弹出项目级著录界面 进行项目级著录 系统会根据建立工程项目信息时选择的工程类型而显示相应的工程类型项目级界面 电子报送系统中的项目级界面为工程档案移交目录册里面的概况表 包括 建筑工程及档案概况表 市政基础设施工程及档案概况表 城市管线工程及档案概况表以及通用概况表 界面显示如下 15 可编辑 项目级著录 概况表 16 可编辑 项目级著录 概况表 著录地形图号 建设用地规划许可证号 建设工程规划许可证号需点击界面上对应的三个按钮 弹出著录界面 地形图号的著录格式必须为2位数字
6、 不足2位数 数字前面补0 用地许可证 规划许可证的著录格式必须为4位数字 不足4位 数字前面补0 17 可编辑 项目级著录 概况表 专业特征栏著录建设工程所包含的单项 单体 子工程概况信息 一般一个单项 单体 子工程著录一条信息 建筑工程专业特征栏 如建筑工程的多个的单项 单体 子工程的建筑面积 高度 层数等内容全部相同 则著录一条信息即可 18 项目级著录 概况表 市政工程专业特征栏 管线工程专业特征栏 CompanyLogo 19 可编辑 项目级著录 概况表 当专业特征信息著录多于三条时 著录完第三条后 先点击项目级界面下方的 保存 按钮 保存著录的信息 并激活专业特征栏上的 增添更多
7、按钮 点击该按钮 专业特征栏变为空白后 便可继续著录后三条的专业特征信息 著录完毕后 点击 保存 按钮 保存著录的信息 20 可编辑 项目级著录 概况表 如需查看前三条或后三条专业特征栏的信息 可点击 向前更多 或 向后更多 按钮 进行切换并查看 如需删除专业特征栏上的信息 先在单项工程名称栏前面的方框中打钩 再点击 删除单项工程 按钮进行删除 最后点击 保存 按钮 保存修改操作 21 如市政工程 管线工程无法在专业特征栏表上反映建设工程所包含的单项 单体 子工程概况信息或单项 单体 子工程过多时 可点击项目级著录界面左下方的 通用概况 按钮 弹出通用概况表 通用概况表的专业特征栏为空白的文本
8、框 在该文本框中可用文字方式描述建设工程的单项 单体 子工程概况 注 如专业概况表与通用概况表选一个著录即可 建筑 市政工程应首选专业概况表 CompanyLogo 22 可编辑 项目级著录 概况表 档案状况栏应著录工程项目形成的档案汇总后概况 一般著录如下 23 可编辑 案卷级著录 案卷目录 项目级界面信息著录完毕后 应及时点击 保存 按钮 保存著录的信息 保存后 可进行案卷级著录 报送系统中的案卷级著录界面为移交目录册中的案卷目录 弹出案卷级著录界面有两个路径 1 点击项目级界面左下角的 案卷级著录 按钮2 界面左侧蓝框中的 案卷级 按钮 24 可编辑 案卷级著录 案卷目录 点击界面下方的
9、 新增案卷 按钮 增加案卷 并激活界面右边的 工程 项目 案卷级详细信息 著录界面后 进行案卷级信息著录 卷号 工程名称系统会自动读取 不需著录 输入项目的分项 分部工程名称 如 工程准备阶段文件 桩基础工程 等 输入卷内文件内容名称 卷内文件分类小标题 如 岩土勘察报告 验收记录 等 输入卷内文件形成的最早时间 输入案卷内文件形成的最后时间 案卷的总页数 输入档案盒的厚度数 一般输入的内容为 10 5 3 0 当档案盒装有两卷以上的案卷 第2卷的脊宽输0 当案卷只有一个卷内文件形成时间 只需在 卷内文件起始时间 或 卷内文件终止时间 其中一栏中输入一个时间即可 输入完毕后 点击 保存 按钮保
10、存输入的信息 25 可编辑 案卷级著录 案卷目录 如需在两个案卷中间插入一案卷 先点击第2个案卷的卷号 卷号变为红色后 再点击案卷级著录界面下方的 插入案卷 按钮 输入相应信息 点击 保存 按钮 保存插入的案卷信息 操作如下视频 26 案卷级著录 案卷目录 如需在修改案卷级著录信息 先点击界面左侧案卷列表框中的需修改的卷号 卷号变为红色后 再点击案卷级著录界面下方的 修改案卷 按钮 激活界面右侧的 工程 项目 案卷级详细信息 著录界面后进行信息修改 修改完毕点击 保存 按钮 保存修改的案卷信息 操作如右侧视频 CompanyLogo 27 案卷级著录 案卷目录 如需删除案卷信息 先点击界面左侧
11、案卷列表框中的需删除的卷号 卷号变为红色后 再点击案卷级著录界面下方的 删除案卷 按钮即可 注 该操作会将选中的案卷信息及该案卷的卷内文件信息一并删除 CompanyLogo 28 可编辑 文件级著录 卷内目录 电子报送系统中的文件级著录界面为移交目录册及案卷中的卷内目录 点击案卷级界面 案卷目录 列表框右下方的 文件级著录 按钮 弹出文件级著录界面 29 可编辑 文件级著录 卷内目录 点击界面下方的 新增文件 按钮 增加文件信息 并激活界面右边的 文件级详通用著录单 著录界面后 进行文件级信息著录 文件标题 题名 表格名称 点击文本框著录时 系统会弹出助库 可选择点击助库内容 也可手动输入著
12、录 文件的形成单位 落款单位 输入文件的发文字号 编号 表格编号 图号 文件中的最早及最后的形成时间 若文件只有一个时间 在 起 或 止 其中一栏输入一个时间即可 该项文件的起始页次 如该项文件为案卷中的最后一项文件 并且有2页以上 则需输入该项文件的起始页次 终止页次 例 66 67 输入完毕后 点击 保存 按钮保存输入的信息 30 CompanyLogo 文件级著录 卷内目录 如需在两项文件信息中间插入一项文件信息 先点击第2个文件信息的文件题名 文件题名变为红色后 再点击文件级著录界面下方的 插入文件 按钮 输入相应信息 点击 保存 按钮 保存插入的文件信息 操作如下视频 Company
13、Logo 31 文件级著录 卷内目录 如需在修改文件级著录信息 先点击界面左侧文件列表框中的需修改文件题名 文件件题名变为红色后 再点击文件级著录界面下方的 修改文件 按钮 激活界面右侧的 文件级通用著录单 著录界面后进行信息修改 修改完毕点击 保存 按钮 保存修改的信息 操作如右侧视频 CompanyLogo 32 文件级著录 卷内目录 如需删除文件信息 先点击界面左侧文件列表框中的需删除的文件的文件题名 文件题名变为红色后 再点击文件级著录界面下方的 删除文件 按钮即可 CompanyLogo 33 可编辑 备考表著录 文件级界面信息著录完毕后 需进行下一级备考表著录 电子报送系统中的备考
14、表著录界面为案卷中的备考表 点击文件级界面 卷内目录 列表框右下方的 卷内备考表著录 按钮 弹出备考表级著录界面 34 移交书著录 可编辑 电子报送系统中的移交书著录界面为移交目录册中的移交书 点击电子报送系统主界面菜单栏 档案管理 档案移交 主界面左侧的蓝色方框中会显示有 移交登记 按钮 点击按钮 弹出移交书著录界面 操作如下 35 档案用表预览打印 3 档案用表预览打印 概况表 案卷目录 卷内目录 备考表案卷封面 移交书 移交目录封面 CompanyLogo 36 可编辑 档案用表预览打印 点击电子报送系统主界面的菜单栏 档案管理 编目打印 电子报送系统左侧蓝色方框弹出 档案移交书 移交目
15、录册封面 项目概况表 案卷目录 案卷封面 卷内备考表 卷内目录 按钮 37 可编辑 档案用表预览打印 点击电子报送系统左侧蓝色方框中的按钮 弹出相应的预览 打印界面 点击 检索 按钮 激活界面下方的 预览 打印 按钮 点击相应按钮 预览 打印档案用表 38 档案用表预览打印 案卷级著录界面可预览打印案卷目录和案卷封面 CompanyLogo 39 CompanyLogo 档案用表预览打印 打印案卷封面时 应注意 案卷封面打印 界面上的封面类型选择 打印文字案卷封面应点选界面上的 文字封面 打印图纸案卷封面应点选界面上的 图纸封面 CompanyLogo 40 档案用表预览打印 文件级著录界面可
16、预览及打印卷内目录 备考表 系统在生成预览 打印移交书及卷内备考表时 会将移交书上的经手人 负责人及卷内备考表上的立卷人 审核人栏设为空白 打印移交书 卷内备考表后 移交书上的移交单位栏中的经手人 负责人姓名及卷内备考表中的立卷人 审核人要求手签 CompanyLogo 41 电子目录数据合并 4 电子目录数据的合并 如一个单位工程档案的电子目录由各建设单位 监理单位 施工单位分别在不同的电脑上进行信息著录 各参建单位在完成各自负责的电子目录数据著录后 需将单独著录的电子目录数据导出 并将电子目录数据移交建设单位或总包单位 由建设单位或总包单位将各参建单位单独著录的电子目录数据进行合并汇总 CompanyLogo 42 电子目录数据合并 可编辑 43 电子目录数据的导出与移交 CompanyLogo 44 可编辑 电子目录数据导出与移交 电子目录数据导出 45 电子目录数据导出与移交 电子目录数据移交电子系统成功导出格式为MDB的电子目录数据文件后 将该电子目录数据文件刻录光盘 并在光盘正面写上该电子目录的工程名称 CompanyLogo 46 广州市城市建设档案馆 谢谢 47
