（电子行业企业管理）电子公文传输管理系统

《（电子行业企业管理）电子公文传输管理系统》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（电子行业企业管理）电子公文传输管理系统（57页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第 1 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 电子公文传输管理系统电子公文传输管理系统 Official Document Transmission Center 用户使用手册用户使用手册 第 2 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 目 录 1 普通用户普通用户 4 1 1 登陆系统 4 1 2 公文签收 5 1 2 1 操作界面介绍 5 1 2 2 提示助手 6 1 2 3 如何签收公文 6 1 2 4 文件签收情况 8 1 2 5 文件搜索 9 1 3 公文管理 10 1 3 1 发布文件 10 1 3 2 管理文件 12 1 4

2、文件资料 14 1 4 1 操作界面介绍 14 1 4 2 提示助手 15 1 4 3 如何签收资料 15 1 4 4 资料搜索 17 1 5 资料管理 18 1 5 1 发布资料 18 1 5 2 管理资料 20 1 6 会议通知 22 1 6 1 如何签收会议通知 22 1 6 2 如何签到和反馈 24 1 6 3 查看签收和签到情况 26 1 6 4 查看反馈情况 26 1 7 公告栏 27 1 7 1 发布公告 27 1 7 2 管理公告 29 第 3 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 2 管理员用户管理员用户 31 2 1 登陆系统 31 2 2 公文

3、签收 32 2 3 会议通知 33 2 4 文件资料 34 2 5 文件管理 35 2 5 1 文件类型管理 36 2 6 资料管理 38 2 6 1 资料类型管理 39 2 7 用户管理 42 2 7 1 群组管理 44 2 7 2 添加用户 46 2 7 4 用户维护 49 2 8 数据库管理 53 2 8 1 系统基本数据 53 2 8 2 公文文件管理 54 2 8 3 资料文件管理 55 2 8 4 会议文件管理 55 第 4 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 1 普通用户普通用户 下面操作以 县委办 用户做为例子 详细说明做为普通用户使用系统的 各种

4、操作步骤 1 1 登陆系统登陆系统 打开 Internet Explorer 浏览器 在地址栏中输入电子公文传输系统地址 出 现如下登陆界面 如图一所示 在页面中输入用户名 xwb 和密码 123456 点击 进入 按钮 登陆系统 图一 系统登陆 登陆系统以后 首先进入的是文件签收操作界面 第 5 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 1 2 公文签收公文签收 1 2 1 操作界面介绍操作界面介绍 1 文件类型列表 界面的左边导航栏中 包括文件类型列表 点击相应的文 件类型 右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件 2 文件列表区 界面右边区域 称之为文件列表区

5、包括已签收文件 未签 收文件 本部门发布的文件的统计 还可以根据不同状态 已签收 未签收 本部门 分类查看文件 3 文件行 每个文件行中由 文件类型 文件字号 文件标题 发文 时间 发文单位 签收状态 文件内容简介组成 4 状态栏 操作界面右下方区域 称为状态栏 包括当前时间 用户 权限 修改密码 注销用户等 图二 操作界面 第 6 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 1 2 2 提示助手提示助手 每次进入系统后 在文件签收界面右下角 提示助手 中 如果有新文件 新资料需要签收 提示助手 会及时弹出提示用户 1 2 3 如何签收公文如何签收公文 本节重点是介绍如何

6、正确签收一份公文 这是作为普通用户常用的一个操 作 必须能熟练掌握 方法一方法一 第一步 第一步 在文件列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字样提 示 并在文件列表行中右边区域 有 点击签收 链接字样 第二步 第二步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如下图示 第 7 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图三 签收文件 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到文件列表区界面 可看到

7、 该文件状态已变为 已签收 状态 方法二方法二 第一步 第一步 在文件列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字样提 示 可以点击文件标题 打开如图四所示界面 第 8 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图四 签收文件 第二步 第二步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如上图三所示 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到文件列表区界面 可看到 该文件状态已变为 已签收 状态 1 2

8、4 文件签收情况文件签收情况 特别说明 各用户只能查看自己发布文件的签收情况 第一步 第一步 在文件列表区域中 如果是当前用户发布的文件 在文件状态中 就会有青色文字所示 签收情况 链接 第二步 第二步 点击 签收情况 链接 出现文件签收情况报表界面 如下图五 所示 第 9 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图五 签收情况 第三步 第三步 在文件签收界面中 可以查看各接收用户和单位签收情况 在签 收情况表格中 对某个接收单位可以列出收文单位名称 签收状态 签收时间 签收人 IP 地址等信息 第四步 第四步 在签收情况页面中 有 签收情况 已签收 未签收 三个 标

9、签 可以切换这些标签 查看该状态下的收文单位列表 例如 已签收文件 列表和未签收文件列表 1 2 5 文件搜索文件搜索 第一步 第一步 在文件列表区域中 点击按钮栏中的 搜索 按钮 出现如下图 六所示界面 第 10 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图六 文件搜索 第二步 第二步 在文件检索操作界面中 检索条件包括文件标题 发文字号 发 文类型 发文单位 接收单位 发文时间 内容简介 检索条件可以相互组合 进行模糊查询 检索条件输入完成以后 点击 提交 按钮 会在 文件检索 下出现检索结果的列表 文件检索条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含文件检索

10、条件是可以组合模糊查询 例如图五所示 文件标题包含 行动行动 和发文类型和发文类型 上级文件上级文件 和发文时间和发文时间 2005 6 1 到到 2006 6 30 间的文件 间的文件 第三步 第三步 在检索结果列表中 可以直接对文件进行处理 例如打开下载 文件签收等 1 3 公文管理公文管理 1 3 1 发布文件发布文件 特别说明 系统中阅读者不允许发布文件 只有具有阅读者权限以上的用户才 能发布文件 第一步 第一步 进入系统后 点击文件列表区域上方的 发布文件 出现如下图 第 11 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 所示界面 图七 发布文件 第二步 第二步

11、 选择接收单位和用户 在发布文件界面中 接收单位栏 点击 选择 链接 出现下图八所示界面 如在发文文件界面中 勾选 群发所有 用户 复选框 文件群发给系统中所有的用户 第 12 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图八 选择用户 第三步 第三步 填写发布文件表单的内容 文件标题 发文字号 发文单位 文 件类型 内容简介 上传文件 文件大小不超过 4M 如果是多个文件需要把 文件打包压缩成 rar 和 zip 格式 等 表单中打 号的代表必填项目 第四步 第四步 点击按钮操作栏中的 提交 按钮 把文件发布给接收单位 系 统会提示 发送成功 第 13 页 共 58 页

12、 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图九 文件发布成功 1 3 2 管理文件管理文件 特别说明 当前用户和单位只能管理和查看自己发布的文件 打开管理文件 打开管理文件 进入系统后 点击 后台管理 链接 进入后台 点击左 边操作栏的 管理文件 系统显示该用户以往所发布文件的列表 出现如下图 所示界面 第 14 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图十 管理文件 查看签收情况 查看签收情况 在各文件行 点击 签收情况 列中的 查看 链接 出 现该文件对应的签收情况报表 如文件签收情况章节所示 删除文件 删除文件 请勾选文件行中第一列的复选框 可多选 也可

13、勾选 选中所 有显示的记录 前的复选框 选择所有文档 需要删除的文件选中后 点击 直接删除 按钮 把选中的文件删除 修改文件 修改文件 在各文件行 点击 操作 列中的 修改 链接 出现文件修 改界面 在修改界面中 对已发布的文件进行修改 然后重新发布 如下图所 示 第 15 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图十一 修改文件 1 4 文件资料文件资料 文件资料是用于一些非正式公文文件的传输管理 例如工作汇报资料 政务信 息资料 政务公开资料 领导讲话等 1 4 1 操作界面介绍操作界面介绍 1 资料类型列表 界面的左边导航栏中 包括文件类型列表 点击相应的文 件

14、类型 右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件 2 文件列表区 界面右边区域 称之为文件列表区 包括已签收文件 未签收 文件 本部门发布的文件的统计 还可以根据不同状态 已签收 未签收 本部门 分类查看文件 3 文件行 每个文件行中由 文件类型 文件字号 文件标题 发文时 间 发文单位 签收状态 文件内容简介组成 第 16 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 1 4 2 提示助手提示助手 每次进入系统后 在文件签收界面右下角 提示助手 中 如果有新文件 新资料需要签收 提示助手 会及时弹出提示用户 1 4 3 如何签收资料如何签收资料 本节重点是介绍如何正确签收

15、一份资料 这是做为普通用户常用的一个操 作 必须能熟练掌握 第一步 第一步 登陆系统以后 点击 文件资料 模块链接 进入文件资料主界 面 如下图所示 图十二 资料管理 第 17 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 第二步 第二步 在文件资料列表区域中 未签收文件会有粗体红色 未签收 字 样提示 并在文件列表行中右边区域 有 点击签收 链接字样 第三步 第三步 点击 点击签收 链接 弹出输入签收人姓名对话框 输入用户 名后 点击确定 出现如下图示 图十三 资料签收 第三步 第三步 文件不直接在网页中显示 需要下载文件后打印 点击 点此下 载 按钮 把文件下载到本地机

16、器后 打开查看或打印 第四步 第四步 点击按钮栏中的 返回 按钮 返回到资料列表区界面 可看到 该文件状态已变为 已签收 状态 资料签收情况 特别说明 各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况 第一步 第一步 在文件资料列表区域中 如果是当前用户发布的文件资料 在文 件状态中 就会有青色文字所示 签收情况 链接 第二步 第二步 点击 签收情况 链接 出现资料签收情况报表界面 如下图所 示 第 18 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用户使用手册 图十四 签收情况 第三步 第三步 在资料签收界面中 可以查看各接收用户和单位签收情况 在签 收情况表格中 对某个接收单位可以列出收文单位名称 签收状态 签收时间 签收人 IP 地址等信息 第四步 第四步 在签收情况页面中 有 签收情况 已签收 未签收 三个 标签 可以切换这些标签 查看该状态下的收文单位列表 例如 已签收资料 列表和未签收资料列表 1 4 4 资料搜索资料搜索 第一步 第一步 在文件资料列表区域中 点击按钮栏中的 搜索 按钮 出现如 下图所示界面 第 19 页 共 58 页 自贡电信实业有限公司 公文传输系统用