出纳实务操作—出纳凭证

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1、出纳实务操作出纳凭证会计凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。会计凭证一般分为原始凭证和记账凭证。前者是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明，如销货发票、款项收据等。后者是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。(一)原始凭证原始凭证又称单据，是会计核算的原始资料和重要依据，在经济业务发生或完成时，填制或取得并由相关经办人签章，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的最初凭据。原始凭证可以根据不同的标准进行分类：1.原始凭证按来

2、源不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证(1)外来原始凭证。外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从对方单位或者有业务往来的个人处直接取得的原始凭证。例如对外支付款项时取得的收据、增值税专用发票、职工出差的汽车票和飞机票等，具体的收据样本见表2-1。表2-1 统一收据(2)自制原始凭证。自制原始凭证是指在经济业务发生或完成时，单位内部自行填制的，仅供在单位内部使用的原始凭据。例如入库单、领料单(见表2-2)、出库单、工资表等。表2-2 领料单2.原始凭证按填制方法可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证(1)一次凭证。一次凭证是指一次填制完成，只记录一笔经济业务的原始凭证，所需的外来原始凭证和

3、一部分自制原始凭证都属于一次凭证。例如发票、收据、领料单等。(2)累计凭证。累计凭证是指在定时期内可以记录多笔同类经济业务的原始凭证，是多次有效的。这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的，一般为自制原始凭证，最只代表性的累计凭证是“限额领料单”(见表2-3)。表2-3限额领料单(3)汇总凭证。汇总凭证也称原始凭证汇总表，是对一定时期内反映相同内容的经济业务的若干张原始凭证，按一定标准填制的原始凭证。它有效地合并了相同的经济业务，简化了记账的工作量。在日常工作中，常用的汇总原始凭证有发出材料汇总表(见表2-4)、工资结算汇总表等。表2-4发出材料汇总3.原始凭证按格式不同，分为通用凭证和专用凭证

4、(l)通用凭证。通用凭证是指由相关部门统一印制，具有统一的格式和使用方法的原始凭证。它可以是某一地区、某一行业或是全国通用的。例如，山西省印制的发票、收据，是在山西省范围内通用的。(2)专用凭证。专用凭证是指单位自行印制的，仅在本单位内部使用的原始凭证，如领料单等。要保证会计核算工作的质量，必须确保原始凭证的正确填制，所以，原始凭证的填制应当符合以下几点要求：(1)记录要真实。在填制原始凭证的时候，必须实事求是，确保填写内容的真实可靠性。(2)内容要完整。原始凭证填列的项目要齐全，填制日期要按照实际日期填写，所填名称要齐争，还要保证有关人员的签章齐全。(3)手续要完备。原始凭证除了有经办人员的

5、签章外，还必须加盖单位的公章。如果是从个人处取得的原始凭证，要有个人的签章。总之，必须手续完备，这样就可以明确经济责任，确保凭证的合法性。(4)书写要清楚、规范。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清晰，大小写金额必须相符，在小写金额前必须填写人民币符号“￥”，金额无角分的，必须写“00”或“一”。例如：“贰佰零捌元整”的小写应为“￥208.00”或者“￥208 -”;“叁佰贰拾陆元叁角”小写应为“￥326.30”。大写金额没有“分”的在最后要写“整”或“正”，有“分”的不用写。例如：“￥314.32”的大写应为“叁佰壹拾肆元叁角贰分;“￥225.50”的大写应为“贰佰贰拾伍元伍角整”。(

6、5)编号要连续。同类凭证编号要连续。如支票、发票。如果发生填写错误，则必须加盖“作废”戳记，并妥善保管。(6)不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证有错误的，应当重新开具，不得在原凭证上涂改。(7)填制要及时。原始凭证要及时填写，不得提前或逾期。 (二)记账凭证记账凭证是会计人员根据原始凭证及其所涉及的经济业务，确定会计分录之后所填制的会计凭证，是账簿登记的直接依据。l.凭证的种类根据经济业务的内容不同，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。(1)收款凭证。收款凭证是专门用于记录现金和银行存款收款业务的凭证。一般是由出纳人员登记的，用以作为现金和银行存款账簿的登记依据。其格式见表2-5。表2-5收款凭

7、证(2)付款凭证。付款凭证号收款凭证相对而言，是用来记录现金和银行存款付款业务的凭证。一般也是由出纳人员填写，作为登记现金和银行存款账簿的依据。其格式见表2-6。表2-6付款凭证(3)转账凭证。转账凭证记录的是不涉及现金和银行存款的经济业务，也就是指经济业务不涉及现金和银行存款的收付。其格式见表2-7。表2-7转账凭证2.记账凭证的基本编制要求(1)各项内容必须完整。(2)编号应连续。如果一笔经济业务需填制两张及两张以上的记账凭证，则可编号为“l/2,2/2”或“l,m,2/m,3/m.m/m”。例如：某笔经济业务需要填制5张转账凭证，该转账凭证的编号为第9号，则可编制的编号应为：转字第。每月

8、最后一张记账凭证后面应加注“全”字，表示该月的记账凭证编制完毕。(3)记账凭证的书写与原始凭证相同，应清楚、规范。(4)记账凭证要根据原始凭证填制，可以根据一张原始凭证填制，也可以根据同类型的经济业务所产生的若干张同类原始凭证填制，但不可将不同类型的原始凭证汇总在一起填制。(5)除了更正错误和结账的记账凭证外，其他的记账凭证必须附有原始凭证。(6)填制记账凭证过程中如发现错误，应当重新填制。以下几种情况应当予以注意：1)如果是已经登记的记账凭证，在本会计年度内发现错误，可以用红字填制一张与原始凭证内容相同的记账凭证，在摘要栏内注明“注销年月日号凭证”，同时再用蓝字填写一张正确的记账凭证，在摘要

9、栏注明“订正年月日号凭证”。2)可将正确金额与错误金额之间的差额编制另一张记账凭证。如果正确金额减错误金额为正数，则用蓝字补充填写另一张凭证;如果正确金额减错误金额为负数，则用红字冲减多记的金额。3)发现以前会计年度记账凭证错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。(7)记账凭证填制完毕，应在金额栏最后一笔金额的数字下把空格画线注销。3.记账凭证的填制方法(1)收款凭证的填制要求。例如：某公司2009年9月10日收到上月公司归还的欠款40000元，存入银行。应填制的收款凭证见表2-8。表2-8收款凭证以上就是填制的样表，需要注意的是最后一栏“记账”是要在登记好账簿之后再画上“”，这样可以避免重

10、复记账，便于查账。收款凭证的借方科目只可以填写“现金”和“银行存款”，右边的“附件张”是指该收款凭证后面所附原始凭证的张数。最下面的签章处，相关人员必须签名或盖章，以明确经济责任。(2)付款凭证的填制要求。例如：2009年9月12日，企、片j现金购人一批A材料，价值10000元。应编制付款凭证见表2-9。表2-9付款凭证付款凭证的填制与收款凭证相同，只是借贷方互换了位置。但是，需要特别说明的是，如果同时涉及“现金”和“银行存款”时，一般只填制付款凭证，而不填收款凭证，这样可以有效地避免重复记账。例如：企业从银行提取现金，则只编制银行付款凭证。企业把现金存入银行，则只编制现金付款凭证。(3)转账

11、凭证的填制要求。例如：2009年9月30日，计提本月的固定资产折旧20000元，其中生产部门15000元，管理部门5000元。应编制转账凭证见表2-10。转账凭证的借贷双方都列入凭证内，并按借贷方填入“借方金额”和“贷方金额”的相应栏内，其他的填制与收、付款凭证相同。当一项终济业务既涉及“现金”和“银行存款”，又涉及转账时，需要分别填制记账凭证。表2-10转账凭证例如：2009年9月30日，企业购入一台生产设备，价值70000元，付给对方单位银行汇票一张，面值50000元，余款用银行存款支付，应编制的凭证见表2-11、表2-12。表2-11转账凭证表2-12付款凭证(四)现金出纳凭证出纳员编制

12、填写的记账凭证通常有两类：一类是通用凭证，即不分收款凭证、付款凭证、转账凭证。只用统一格式的“记账凭证”来处理所有的会计业务;另一类是分录凭证，即由收款凭证、付款凭证、转账凭证共同组成一套记账凭证，分别处理货币资金收付业务与转账业务。其中收款凭证与付款凭证是出纳使片的专用凭证。以分录凭证为例，出纳员在编制记账凭证时，应在以下三个方面特别注意：(1)应当明确“收款凭证”和“付款凭证”的使用范围。所谓收款和付款，是指单位收进的货币资金，包括现金和银行存款，绝不是单指现金的收付。某些单位在自行设计印制的记账凭证中，将收款凭证印制成“现金收入凭证”，将付款凭证印制成“现金付出凭证”，用来专门处理现金收

13、付业务，而把银行存款的收付业务用“转账凭证”处理，这就不规范了。(2)要正确填写有关内容。记账凭证一般有七个要素，应按顺序填写有关栏目。1)要按记账日期填写年、月、日，且年份要写全称。2)按货币资金的收付事项分别编制“字号”，“总字号”一般留给会计员填写。3)按业务内容简洁而清楚地填写摘要，不仅自己能看清发生了什么业务，让会计员也能从记账凭证上看清发生了什么业务。4)依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目，以及与之相联系的对应科目。一般来讲，收款凭证上“借方科目”在凭证上方，可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称，其对应科目位置在凭证栏日内;反之，付款凭证上“贷方科日”印制在凭证上

14、方，可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科日名称，其对应科目位置在凭证栏目内。5)将发生额清晰地填入同行对应科目的金额栏。6)按原始凭证的自然张数填写附件张数。注意：a用胶水粘附件，不要用大头针别上。b粘贴附件时留下凭证装订线，以供日后翻阅。c附件粘贴要整齐，一般是将上边对齐。大于记账凭证的原始凭证要正确折叠，不能装订后打不开。7)在凭证下方的“出纳”或“制单”处签章。 (3)注意事项。1)书写要认真，字迹要清晰，数码要规范。2)按规定使用笔墨，不能随便使用红笔，不准用圆珠笔、铅笔填写。3)正确改错，不要随意涂抹。4)提现业务与存现业务统用“付款凭证”，提现时以“银行存款”科目减少为主，

15、对应科目即是“现金”;存现时反之，以“现金”科目减少为主，对应科目即是“银行存款”。通用凭证的使用方法与分录凭证使用大同小异，只是在编写字号时注意不要混淆，因为凭证格式一样，颜色一样，容易出错。(四)出纳常用的会计符号出纳常用的记账符号有：表示已记完账或已核对。填在凭证金额右边或账页余额右边的格子内。￥表示人民币。在金额前写此符号，金额后边就不用写“元”宇。表示单价。表示复原。将原来书写的数字画红线更正或文字更改后，发觉错误，即原写的是对的，仍应恢复原来记载，便在被画线的数字或被更改的文字下边.用红墨水写此符号，每个数码或文字下边写一个，并在这笔数字或文字加符号处盖小章。口表示赤字。在一笔数字周围画长方形框框，以代替红墨水书写，这在不能用红墨水书写的地方使用，大都用在书刊。#表示编号的号码。表示多笔数目的合计，即总和。表示对某笔数字、文字另附说明。