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1、采购与供应部门的组织设置 Step1采购与供应部门的设置Step2采购与供应部门的岗位设置Step3采购团队的建设Step4采购控制 Step1采购与供应部门的设置 1 要思考的问题应该做什么 部门职责 应该建在什么地方 在组织结构中的位置 内部应该如何构建 要考虑哪些因素 需要哪些资源 2 影响采购组织设置的因素 1 采购与供应职能的重要性 影响管理层对采购职能的认识与期望 取决于下列方面对公司的重要性 产品创新与设计 对市场变化做出快速反应的支持 避免生产停顿 质量保证 促使成本降低 各种项目需要获得的装备 服务与供应品 采购支出占总营业额的百分比 供应风险水平 怎样提高采购与供应职能的形
2、象 与管理者沟通他的重要性 并且强调P S部门为降低成本能够做些什么 积极宣传良好的供应商能够对组织产生的影响 展示无效率的供应链或低水平服务将导致的机会成本和销售损失 招募高素质的员工 2 集权化决策还是分权决策 集中采购与分散采购集中采购 企业在核心管理层建立专门的采购管理机构 统一组织企业所需物品的采购业务 它具有较大的采购部门 更复杂的结构 采购活动由专家管理 集中采购的优点 合并需求 获得规模经济 提高买方地位 有利于降低采购成本 获得折扣 降低运费 较容易实现物料的标准化 减少管理上的重复设置 统一采购规范 集中采购责任重大 多采用公开招标 集体决策的方式 可以对采购活动进行更有效
3、的控制 更有效的库存控制和材料利用 简化供应商的联系 易于稳定本企业同供应商之间的关系 更利于专业分工和专业技能的发展 降低成本 规范过程 稳定关系 但是 集中采购可能对客户需求的变化反应较缓慢 过分的集权化可能导致采购管理效率低下 集中采购适用的主体 集团范围实施的采购活动 跨国公司的采购 连锁经营 特许经营企业的采购 OEM厂商的采购 集中采购的适用范围 大宗物品 批量物品 价值高或总价多的物品 关键零部件 原材料或其他战略资源 共性要求的物品 如办公用品 定期采购的物品 地理位置的分布 降低成本的潜力 专业技能的要求 价格浮动的影响 如金属 油品 纸品 橡胶 大米等对政治 经济环境非常敏
4、感 宜于集中采购 选择集中采购应遵循的原则 有利于资源的综合配置 有利于减少层次 加速周转 简化手续 有利于节约物品 提高综合利用率 有利于加强管理 提高经济效益 哪些企业是通过集中采购取得竞争优势 分散采购 分散采购 由使用者 企业下属个单位如子公司 分厂 分店等 自行管理采购工作 它是集中采购的完善与补充 基本特点 批量小 价值低或开支小 过程短 手续简 决策层次低 问题反馈快 方便灵活 分散采购的优点 更好地满足各地个性化的需求 更快地对需求作出反应 保持同供应商的密切联系 便于对采购活动进行控制 分散采购适用的主体 子公司 分厂 车间 离主厂区或集团供应基地较远 其本地供应成本低于集中
5、采购成本的情况 异国 异地供应的情况 集中 分散采购 在总部设置中央采购部 分部也设有采购部门 它综合考虑了集中采购和分散采购的优点 集中采购和分散采购谁哪个好 3 与其他部门的关系 采购部门与生产 产品设计 营销 财务等部门有密切的关系 责任 义务 3 采购与供应部门的组织模式 采购职能从属其他部门 向部门经理汇报 设置单一采购部门 并直接向总经理汇报工作 设置独立的采购部门体系 并向副总经理汇报工作 集中采购设置模式 即总部设置采购部 最常见 集中与分散模式 集中与分散相结合的采购设置模式 即总部设置中央采购部 分部设置采购部 中央采购部的职责 制定采购政策 流程与控制系统 标准 人员的招
6、聘与培训 采购法律事务 协调常用项目的采购 协调重要设备的采购 集团库存的协调 审查采购部门绩效 集中与分散相结合的采购模式适用于 多分厂 多事业部组织内的采购部门设置 联合大型企业内的采购部门设置案例 大型超市商品采购的模式 案例 沃尔玛的采购模式 采购经理 Step2采购部门的岗位设置 1 专业分工采购和谈判 根据需求确定采购计划 评价 选择和确定供应商 商务谈判 确定合同条款 跟踪和催货 负责采购合同的实施 并监督供应商对合同的执行情况 行政管理 处理正式采购文件 日常文书工作 采购数据处理与分析 采购资料管理等 采购研究 收集 分析采购市场信息 对价格和供应商进行预测 参与采购决策 开
7、发供应商绩效评价体系等 2 岗位设置首席采购官 CPO ChiefPurchasingOfficer 采购经理 采购主管 采购副总裁 物料经理 物料主管 物料副总裁 A根据产品种类设置岗位 B根据业务分工设置岗位 C综合考虑种类和分工 自学 商品采购的职责划分 还有其他划分方法 比如按照地域 按照经营习惯 4 为采购部门配备资源 人员 通讯工具 应用软件 组织结构与人员配置 总部 案例 九州通的采购岗位设置 组织结构与人员配置 二级公司 组织结构与人员配置 二级公司 Step3采购团队的建设 1 采购团队的主要目标共同开发公司的采购战略加速新产品开发 降低开发成本强化对供应商评估 选择与管理提
8、高采购效率降低公司总成本 2 采购团队的类型 1 跨职能采购团队至少由来自三个不同职能部门的人员组成主要目的 缩短采购时间 有利于解决采购问题 推动产品革新和协作 推进组织目标的实现 利于团队成员的职业发展 Reason 2 有供应商参加的团队 有利于同供应商之间的信息交流 有利于对供应商进行管理 能得到供应商更多的帮助 推动新产品开发 3 有顾客参加的团队 更好地及时了解顾客需求 方便采购部门及时制订和修正采购计划 4 供应商委员会 由关键供应商组成 集中进行有利于成本削减的活动 如缩短采购提前期 消除浪费 开发更有效的程序等 5 采购委员会 由采购经理 采购员骨干及相关部门的主管组成 集中
9、进行采购预算的制定 重大采购活动的决策 供应商关系开发等活动 3 组建采购团队的流程 组建采购团队特别是跨职能团队要考虑许多因素 团队成员 多专业组合 允许观点不同 成员角色 明确团队任务及职责分工 确定个人在团队中的角色 建立团队绩效目标 制定团队纪律 身份地位 应尽量消除任何部门或等级观念 保证团队的整体性 工作间布置 要使团队取得最佳效果 成员应当在一起工作 报酬奖励 团队集体奖 Step4采购控制 有效的采购控制系统应当是 工作过程透明 权力不能过于集中 采购记录完整 准确 清晰 有相应的控制制度 四要素 分类控制 制度控制 过程控制 审计控制 1 采购的分类控制 生产型采购通用型采购
10、客户服务型采购 对象不同 采购人员 控制程度不同 2 采购制度控制 建立请购控制制度 采购决策合理化 如 四分开 申请人 采购人 付款人和收货人分开 逐级授权 岗位轮换 财务 审计双管齐下 实物 信息同步 彻底保证采购质量以求防患未然 谨防回扣中的卖方欺诈 3 过程控制 应在采购控制系统中 对审批 签约 登记 承付 验收 审核 记帐等环节进行严格控制与审核 请购的控制 要明确请购人 审批人 审核人 请购规范等 订购的控制 订单的审批与核查 复查订单的编制过程与内容 将订单副本送验收部门和财务部门 作为货物验收和支付的凭据 验收的控制 明确验收的组织及人员组成 确定验收的质量体系 制定健全的验收
11、制度 确定对不合格采购品的处置制度 4 采购审计 保证采购业务合法有效保证所购材料价廉物美保证采购成本核算正确保证采购记录真实完整 采购中常见的舞弊手段 虚列采购 押金抵物 有单无货 涂改发票单价 供应商欺诈的审计线索 采购方员工的奢侈的生活方式 对供应商欺诈没有良好的防范制度 不正当的单一渠道供应商 其它供应商的抱怨和申诉 供应商与采购方员工亲密的关系 经常发生但未得到解决的对供应商产品的投诉 end 采购组织设置 没有简单的答案 企业采用哪种模式 要视企业的规模和采购的性质而定 部门的规模 地位 结构和人员配备必须直接反映所承担职能的性质以及所涉及过程的要求 没有什么是固定的和不可以变化的 需要定期重新审视组织的有效性 阳光是最好的消毒剂 灯光是最好的警察阳光是 政府监管 法律监督 媒体揭露 每个人的善良之心 思考 通过采购部门的组织设计能否消除采购腐败
