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1、新员工入职培训 财务部 财务部分 目录 第一章 货币资金管理制度第二章 月度资金计划管理制度第三章 财务预算管理制度第四章 预算执行管理规定第五章 现金流风险管控制度第六章 存货管理制度第七章 发票管理规定第八章 财务付款与报销流程规定第九章 差旅费管理制度规定第十章 固定资产管理制度第十一章 客户退货流程管理规定第十二章 招标管理办法第十三章 食堂财务管理制度 第一章货币资金管理制度 财务收款细则 除出售零配件 废料收入和退还差旅借款 可由购买人或报销人直接交现金外 其他收款一律不得以现金方式进行 必须通过银行转账收款 营销人员 废料处理相关人员一律不得接触现金 需直接带至财务交款 公司不允
2、许接受除上海以外地区的商业承兑汇票 空白单据的领用 用款申请单 差旅费报销单 其他费用报销单 发票粘贴单 国际 国内差旅费申请表 等空白单据在行政部领取 财务部不提供空白报销单据的领用 报销单据的填制及其要求 个人出差借款填写 国内差旅费申请表 或 国际差旅费申请表 出差回来报销费用填写 员工出差费用报销单 银行付款及除出差外的个人借款填写 用款申请单 人民币1000元以下的零星开支且需以现金支付的 主要包括 生产用和非生产用零星物料采购及低值易耗品 办公用品 交际费 运费 招聘费 车辆费用等不能列入差旅费的费用项目 填写 其他费用报销单 涂改 大小写不符 收据以及假发票一律不予报销 由于原始
3、凭证保管年限需15年 故所有报销单据都必须用黑色中性笔或钢笔填写 用圆珠笔或蓝色中性笔填写的不予报销 付款时间的安排 每周二 周四现金报销每周三银行付款 用款申请单 附件要求 采购固定资产 采购合同 固定资产请购单 设备选型确认表 发票 入库单 领用单 固定资产验收报告采购非生产用低值易耗品 物料请购单 发票 入库单 领用单采购生产用低值易耗品 物料请购单 采购合同 增值税专用发票 入库单 领用单每天由仓库提供 注意 除了基建发票外 其他采购发票必须尽量索取增值税专用发票 正常情况下普通发票财务会拒绝接受 固定资产和低值易耗品划分标准 按照单位价值 使用年限来划分固定资产的认定标准 单位价值在
4、2000元以上且使用年限超过一年房屋 建筑物 机器 机械 运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备 器具 工具等确认为固定资产 低值易耗品的认定标准 单位价值在2000元以下或使用年限一年以下 不能作为固定资产的各种用具用品 如工具 管理用具 玻璃器皿劳动保护用品以及生产经营过程周转使用的包装容器等 其特点是单位价值较低 或使用期限相对于固定资产较短 在使用过程中保持原有实物形态基本不变 委托付款书 收款单位应与开具发票单位 订立合同单位名称一致 如不一致 订立合同单位和发票开具单位需提供全权委托付款书 全权委托付款书组成内容 付什么款 付多少款 付给谁 为什么付 必须加盖订立合同单位公章 全
5、权委托付款书一式三份 三方留存备案 报销单据的及时性要求 按照权责发生制原则 当期发生的费用必须在当期列支 为了避免费用跨期列支影响当期利润及绩效考核 原则上要求 当年的费用当年结清 跨年费用原则上不予报销 如属于特殊情况不得超过次年的1月31日 公司在举办一些大型集体活动时 活动结束后一个月内所有费用应全部报销完毕 财务部相关付款审核人员的具体分工 一分厂的原材料 铝型材 采购以及相关的运费 委外加工 李静一分厂的辅助材料 纸箱 木托 贴条 生产用低值易耗品 含模具修理用备品备件 以及相关的运费 董玲二分厂支架系统的原材料 辅助材料 生产用低值易耗品以及相关的运费 委外加工 季翠娥三分厂EV
6、A的原材料 辅助材料 生产用低值易耗品以及相关的运费 委外加工 周亮五分厂接线盒的原材料 辅助材料 生产用低值易耗品以及相关的运费 委外加工 徐陆燕两个商贸公司的所有付款审核 张月红固定资产的款项结算 与固定资产相关的修理费及保养费的审核 董莹莹销售发货的运费等 周敏所有的差旅费报销 非生产用低值易耗品 交际费 招聘费 车辆费用 邮寄费 保险费等费用 所有的现金报销 孙小慧所有的基建项目付款的审核 陈玉霞 一分厂成品 替代品 样品 废铝 不良品 委外加工 辅材 低值易耗品 主要是模具的修理或改模 董玲二分厂 季翠娥三分厂 周亮固定资产的调拨及外出的修理 董莹莹 出门证的开具 预付款项的跟踪 财
7、务部至少每月清查一次预付性质款项 如预付货款等 追踪其货物 票据的到达情况 并敦促经办人予以清理 对超过一定期限未能清理的 具体时间依据不同款项的性质确定 但原则上最长不得超过正常时间后三个月 应对经办人予以罚款处理 特殊原因需书面说明原因交至财务 第二章月度资金计划管理制度 月度资金使用计划的编制及审核 各部门根据本部门工作任务和实际情况 编制本部门下月度资金使用计划 填写 部门月度资金计划使用表 并于当月20日前提交财务部 财务部依据年度预算进行审核每个月的资金计划使用表 在预算范围内的资金计划使用表审核通过 超预算的需要追加预算 执行预算管理规定 资金部根据审核后的 部门月度资金计划使用
8、表 汇总编制 月度资金使用计划汇总表 呈交财务副总 总经理审批 并以审批后的资金使用计划为依据执行和监督付款情况 第三章财务预算管理制度 预算编制原则 预算费用率不能超过实际费用率 预算净利润的增长须高于费用的增长水平 需考虑人工成本占利润的合适比例 保证具有竞争力的人均创利水平 需考虑物价因素实事求是原则 按照财政年度进行预算管理 兼顾需要与可能原则 费用预算收付实现制与权责发生制相结合原则 1 预算是基于正常业务编制的 凡发生了无法预见的情况而未列入预算的费用均需执行例外报告制度 即特批 是否执行由财务总监审核后报总经理决定 2 凡未严格编制预算而造成费用预算缺口不在列的 不予报销 各单位
9、所编制并经核准通过的财务预算 作为费用开支及部门考核的依据之一 3 各部门费用超出预算或有预算外支出项目 执行例外报告制度报销 预算执行原则 1 下属子公司应严格控制费用支出 各项费用应该按专项进行使用 各项目费用当月有节余的 可以在结转下月使用 未经财务总监审批 严禁各项目费用之间相互替代使用 2 下属子公司在当月经营过程中如果发生了超预算情况 先用上月节余弥补 如果节余不足弥补的 按超预算金额不同报不同部门审批 如果当月超预算金额在预算金额10 以内的 由下属子公司总经理审批 超过10 的 需交财务总监报董事长审批 预算控制和评价 1 公司各部门制定部门预算 根据可控制的原则将预算项目划分
10、至各费用控制部门 由该项费用控制部门编制预算并执行费用控制职能 2 费用控制部门除预算自己本部门的五项费用外 还要预算由部门控制的费用项目 预算管理 从公司实际出发 以费用控制为中心 建立有效的费用专项控制体系 费用控制部门应对所控费用进行登记 并通过实施控制职能合理统筹 提高费用的使用效果 节约资金 费用的具体管理控制办法由费用控制部门根据公司实际制定并贯彻实施 财务部费用会计在审核报销时 对超预算情况要求相关部门提报预算增补报告 费用管理 预算增补要求补预算增补报告 增补报告包括以下内容 增补费用项目 增补原因 拟增补金额等 预算增补报告需经财务总监和总经理批准后方可执行 凡超出增补范围的
11、 需提供费用控制方案 不可预见性支出 执行例外报告制度 经财务部审核确认是否属于例外事项后 再执行相关审批手续 作为预算外支出 预算增补 第四章预算执行管理制度 1 公司财务部为财务预算汇总编制 执行监督 分析部门 财务经理负责公司的预算相关管理工作 对预算执行情况进行监控 2 各业务部门为预算编制 月度资金计划编制 预算增补 预算外申请 款项支付申请的责任部门 各部门负责人 分管领导负责相关审批及预算的达成 预算执行职责 1 各部门需建立本部门预算管理台帐 动态掌握预算可用指标 月底之前与财务核对本月预算剩余可用指标余额 下月累计可用预算指标 在实际可用预算指标之内及时编制月度资金支付计划
12、提交财务审核 各项费用资金使用计划以年度累计指标审核可用预算余额 采购月度资金使用计划以月度预算指标审核可用额度 各责任中心每月20日至月末按规定编制月度可用资金计划 经财务预算执行岗位审核后作为实际支付控制依据 各部门及各子公司原发给融资部的月度资金使用计划现改发财务部资金管理岗位对比年度预算审核 对于超预算的资金使用计划退回责任中心重新制定 财务资金管理岗位审核后汇总报资金部进行筹资和融资安排 预算执行要求 一 2 业务部门在预算指标不足 需要增补预算的 则在列月度资金计划之前需要写预算增补报告 增补报告包括以下内容 增补费用项目 增补原因 拟增补金额等 预算增补报告需经总经理批准后方可执
13、行 3 对于一次性的预算外开支 可以不增补预算 但需要填写预算外支出申请 写明开支原因 报经总经理批准 交财务备案 方可列入月度资金支付计划 预算执行要求 二 4 业务部门需将经批准的预算增补报告 预算外支出申请提交财务备案 提请增加本部门预算可用指标后 方可进行相应支付 在未调增预算可用指标之前的超预算开支项目 财务不予以支付 5 财务部每月分析预算执行情况 说明各部门预算增补情况 年度预算未预见项目调整后达成率 预算外开支情况 分析预算明细项目的波动情况 对异常波动要求业务部门提供补充说明 上报管理层 附件 1 预算外支付申请单2 预算追加审批表3 月度资金计划申请表 预算执行要求 三 第
14、五章现金流风险管控制度 所有客户由营销中心建立资信档案 所有供应商由运营中心建立资信档案 以上资信档案需交财务部备案 所有新增合同必须由财务部委托中国出口信用保险公司进行资信调查出具报告后确定放帐期限 客户 供应商管理 客户和应收账款管理流程 所有销售合同中的涉及销售价格及收款条件部分必须有分管副总和财务副总共同签字确认 并留财务部备查 财务部根据营销部提供的销售合同及当天的发货联络单和仓库的成品出库单开具出门证 当发货与合同不一致时 由分管副总签字确认同意后方可开具出门证 并做好当天新增应收帐款的统计汇总 并需把握每一单发货的出港日期和货款回笼日期 单证员在寄送或电放提单前必须查阅合同规定的
15、收款条件 并到财务部核实收款情况 所有货运公司都必须由公司指定 物流部门须掌握对方资质情况 签定正式货运合同 财务部严格按合同要求付款 所有销售合同帐期原则上要求控制在30天以内 超过30天的财务部会考虑做银行保理 以控制应收帐款周转天数 财务部会严格掌握每天的应收款信息 每天下班前做好 资金日报表 清楚反映 今日已收 明日应收 及 逾期未收 的应收款项明细 以邮件形式报董事长及财务总监 财务部对于逾期货款 会随时进行追踪 掌握逾期原因 财务部会根据 当月出货情况统计表 形成汇总的资金回笼计划 与资金支出计划一起形成 资金收支计划汇总表 报董事长统筹安排资金 如果为新开发供应商 采购合同和材料
16、价格必须要有分管副总和财务总监的签字确认报总经理批准后方可执行采购协议 并留财务部存查 对每一份采购合同上的材料维护 材料采购价格表 及 供应商付款周期表 以后每次的材料采购在货已送达且仓库入库单和供应商发票相符的前提下与该表单价及付款周期核对 核对相符则按 财务付款流程规定 付款 对于实际送货价格与采购合同不符或与原备案价格不符的材料采购 必须按 采购调价审批流程 执行 批准后方可进行采购 财务部会严格掌握每天的应付款信息 每天下班前做好 资金日报表 清楚反映 今日已付 明日应付 及 逾期未付 的应付款项明细 以邮件形式报董事长及财务总监 供应商和应付账款管理流程 第六章存货管理制度 正常发货 发货时由物流部开具与合同一致的 成品发货联络单 给仓库安排发货 由其部门经理签字后 仓库凭 发货联络单 开具 成品出库单 交财务部 财务部核对销售合同和 成品出库单 一致后开具出门证 门卫核对出门证与所装实物一致后放行 样品发货 发货时由物流部开具 样品发货联络单 给仓库安排发货 应特别注明赠送或销售 由其部门经理同意后 报分管副总确认签字后 仓库凭 发货联络单 开具 成品出库单 交财务部 财
