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1、国际合作学院档案管理知识培训讲义范文春各位老师：大家好！很荣幸今天能有机会与大家共同学习、共同探讨高校案管理工作。我今天想跟大家谈以下几个问题：一、高等学校档案的定义、分类二、档案工作的基本内容三、行政、外事（含党群、教学）档案的归档范围及归档要求四、学生类档案的归档范围及归档要求五、声像档案的归档范围及归档要求六、归档时间一、高等学校档案的定义和分类（一）高等学校档案的定义高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 从这个定义可以看出以下几点：1.档案来源和内容的广泛性。招生、教学、科研、
2、管理等各方面。2.档案是由文件材料有条件地转化而来的。转化条件有三点：（1）办理完毕的文件才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。（2）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。不是“有文必档”。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”3.档案的形式是多种多样的：文字、图表、声像等不同形式、不同载体。（二）高等学校档案的分类办法把高校档案分成十一大类：即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外
3、事类、财会类。办法还指出，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。也就是说高校档案是由多种载体组成的十一个大类。办法中没有提实物这种档案载体。但实物又确确实实是档案的重要的组成部分。大家都去过我校的校史博物馆吧。它是以器物、著作、照片、手稿、模型、雕塑、影像等来反映学校的历史底蕴和现实活力。那里有叶利钦的笔它体现了我校的发绣外交史；三元券反映了社会各界共同捐资建设温州大学的历史；苏步青院士给温州大学亲笔信体现出苏老对温州大学发展建设的殷切关怀。这些实物是温州大学从无到有、从小到大逐步发展壮大的历史见证。由于声像、实物等载体需要不同的保管条件，要分别存放，于是为了
4、便于保管，人们都习惯地不太严格地称为声像档案、实物档案、电子档案，并分别编号、保存。用参见号与11大类联系起来。二、档案工作的基本内容包括以下八项：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。每一项都包含很多的内涵。就拿保管来说，做好防虫、防盗、防潮、防水、防高温、防霉等“六防”或“八防”，对破损档案及时修补等，这还不是保管的全部内容。我们说保管，不仅要保证档案载体的完整，延长档案的使用寿命，而且还要保证档案内容的安全，也就是保密工作。例如每年都有职称评审，通过的教师，其职称评审表肯定存档，没有通过的人员的职称评审表，如何处理？尽管它不是归档范围，但也不能随意乱放或丢弃，应该用碎纸机
5、粉碎或焚烧或送造纸厂当场监督制作纸浆等方法进行销毁。11月末，我刚在北京参加一个全国高校档案管理培训班。给我们讲课的老师是北京市教委办公室副主任王薇，她给我们讲了这样一件事。在北京近郊的某个教育部门的清扫工在打扫卫生时，在一堆废纸中无意发现了他当年参加高考的成绩册，更巧合的是，在其中还找到了他本人的名字及成绩。结果他发现他的成绩已进了当年中专录取线。当时的中专生这意味着什么？国家干部。他的身份也不是农民了，户口也是城市户口了。于是他就拿着这份材料上告北京市教委，提出四点诉讼请求：还我青春、还我城市户口、还我干部身份、还我工作，同时还附带经济赔偿。但这事不归北京市教委管，因没被录取的学生档案是没
6、投到北京市教委的，归考生所在地的教育部门管。于是就转到当时负责招生的地方教育主管部门。但由于事隔多年，当时负责招生的同志已不在人世，事情的经过也说不清楚了。为了应诉，当地的教育部门就开始查找该考生的有关资料。一天，王薇老师到该考生的教育部门办事，见负责应诉的老师正在一个大仓库里翻着堆得象山一样的废纸堆。这位老师痛苦地说，让我还他青春，我怎么还呀？我得找依据呀！这时王薇老师给他出个主意，说你还是换个角度想想，去档案室，调阅一下当时的招生文件，看能有什么线索。后来真就查出结果了。怎么回事？原来，刚恢复高考时，外语分数不是百分制，而是折算成50%计入总成绩。这样，这名考生成绩就不够了。可见，档案的价
7、值有多大，档案管理工作有多么重要，而且档案与我们每个人息息相关。三、行政、外事（含党群、教学）档案的归档范围及归档要求（一）归档范围1.本学院党总支、院长办公会的会议记录、纪要。2.本学院党政工作的计划、总结（包括经验总结），报告（包括调查报告），大事记，请示、批复，统计报表等。3.本学院宣传简报，学院网站新闻及社会媒体对本学院的报道等等的纸质及电子文件材料。4.本学院党代会、职代会、工代会、团代会、学代会等有关文件材料。5.本学院党、政、团、学发文。6.本学院工作职责、岗位责任制等各项规章制度。7.本学院与国内外单位联合办学或开展教学科研协作活动的协议、合同、项目纪要、备忘录、合作项目成果等
8、文件材料。8.本学院开展各种学术活动、承办国内外重要会议和比赛等重大活动的文件材料。9.本学院学生社会调查、社会实践等的计划、总结及有关的文件材料。10.本学院授予外籍人员名誉称号的材料。11.上级机关有关教学、招生、就业、学科设置、专业设置、学籍管理、学位管理等方面的计划、规定、重要通知。 12.本学院关于教学、招生、就业工作的请示、报告及上级的批复、意见。13.本学院学生名册、学生人数统计表14.本学院关于专业设置调整的申报材料与上级批复。15.本学院关于专业论证、评估材料。16.本学院各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编。17.本院编报的招生计划、重要报告与上级批复。18.本学院本学院
9、录取新生名册毕业生名册19.本学院学生学籍卡片、学生原始成绩登记表（含补考成绩）、学生成绩总册20.来本学院进修、短期培训的外籍人士有关材料（含留学生录取审批材料、留学生录取名册、学籍登记表、成绩卡、学习情况、评语及去向等）。21.本学院学生英语四六级、计算机等级、英语专业四八级考试成绩。22.本学院学生奖惩材料。23.本学院学生学籍变更材料(休学、退学、复学、转学、死亡、开除等)。24.本学院各专业教学计划、教学大纲。25.本学院课程目录、课程简介。26.本学院教学进度与计划表。27.本学院各学期期末空白样卷及标准答案。28.其他有价值的文件材料。如在行政楼一楼看到留学生风采、海外华文教师培
10、训活动宣传画册，这些都很是很珍贵的反映学院活动的材料。同时，应将培训班的安排等一系列文件材料一同归档。要保证归档的齐全完整，收集是关键。我们说收集工作是档案部门积累档案的手段，因此它是档案工作的起点及第一个环节。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用。需强调的几个问题：A.零散文件的收集：（1）实物载体的档案：这是最容易忽略的一类。象学院获得的奖牌、证书，来宾馈赠的纪念品，上级领导及名人对本学院的题词，废止的印章等等。（2）声像材料。（3）有些领导或教师开会带回的文件材料。（4）领导人直接收到的公务文书等。（5）由于人员调动时未交出其手中的文件材料等。B.“帐外”文件材料的收集：“
11、帐外”文件是指学院工作活动中未经文秘人员登记或用印等公文处理程序而形成的文件材料，如会议记录、部门规章制度、统计报表等。这些材料往往会忽略归档。要求我们在平时注意收集这部分材料。（二）归档要求办法第十七条指出，归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。具体要求：1.归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及每份文件的页数等，都要齐全完整，即该归档的文件材料一份甚至一页也不能缺少。2.关系密切的文件材料要合并在一起归档，如正件与附件、印件与定稿（有的学院发文稿纸即有会签人、拟稿人、签发人等没有存）、请示与批复、转发件与被转发件（往往被转发件才是要传达的内容
12、）、多种文字形成的同一份文件、电报与文稿等。3.不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理：（1）请示与批复放在批复年度归档；（2）计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；（3）会议文件要放在开幕年度归档；4.纸张大小要采用国际标准A4型；手写材料字迹要清楚、工整，一律使用不褪色的碳素、蓝黑墨水。需强调的几个问题：A.纸张规格不规范，没有装订线。比如，各种会议记录，有的学院用日记本，有的用16开笔记本，有的用白纸，五花八门。有的笔记本上写得满满的，根本没有装订的位置（要求左侧要留出不少于2.5厘米的空白位置）。B.用复印件代替原件。C.没有成文日期，漏盖机关印章。
13、比如，工作计划总结及统计报表有的没加盖公章，有的没有成文日期。D.字迹不符合保管要求。比如，用圆珠笔等。四、学生类档案的归档范围及归档要求（一）归档范围1.学生学年鉴定表2.学生的奖惩材料3.学生的党、团组织材料4.学生在校期间的成绩表及相关材料5.学生助学贷款材料6.学生的体检材料7.毕业生登记表8.毕业生就业报到证（有一联注明存入学生档案）9.其它有必要归档的材料（如学生干部任免表、市级以上团代会、党代会代表登记表等）（二）归档要求1.归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用不褪色的碳素、蓝黑墨水。涉及学生成绩、处分、奖励等重要
14、内容确实需要更改的，在更改处签上经手人的姓名并加盖公章。2.毕业生登记表的毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。我在管理干部档案期间，发现很多毕业生登记表没有学校审查意见及漏盖公章的现象。3.凡是涉及个人姓名的，如成绩单、毕业生登记表、报到证等，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不经批准不得擅自更改。出生年月日也要填写准确，要与户口、身份证相符。4.学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序，存放地点要安全可靠。5.要有事业心和责任感。讲到这里我再大家讲一件真实的故事。
15、就是我的大学同学。她是我们黑龙江的一所中学的政治老师。2001年时她应聘到深圳福田中学，我们学的是政治专业，招政治老师的机会不多。因我的同学教学非常出色，多次评为省优秀教师，教学名师。但她到那不久，给我打来电话，说用人单位说她档案里没有派遣证，那是什么含义？在80年代，大学毕业是包分配的。有派遣证就是正规考取的大学，否则有可能是“五大”毕业生。她问我的档案里是否有派遣证。虽然我是管档案的，但按干部档案管理规定，本人是不能保管本人的档案的。我的档案是在组织部长手中保管的。经查，我的档案中有派遣证。那就说明当时学校在装学生档案时，把她的派遣证给漏装或者装到别人的档案中了。这事给她造成了很大的麻烦，她要往返于黑龙江和广东之间来解决这件事情，一个是祖国的最北端，一个是祖国的最南端。所以，对于我们来说，虽然是大量工作中的一点点疏忽，但对于具体的某个学生来说，那就有可能改变他一生的命运。需强调的几个问题：A.奖惩、任免材料，要放奖惩、任免的登记表而不应放文件。人事档案、文书档案的归档范围都有奖惩、任免材料。就拿任免来说，产生两种材料，一个是任免文件，另一个是任免登记表。如何归档？到底是放任免文件，还是放任免登记表？我要告诉大家，人事档案中是不放文件的。如某个学生被评为优秀学生，那么应把优秀学生审批表放入学生档案中，因审批表体现了学生的自然状况，主要事
