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1、公关销售部工作手册文件名称：公关销售部组织机构与职责 版 号：A文件编号：COP-GG-01 修改号：05 页 数：第7页共7页1.0公关销售部主要管理活动公关销售部在总经理的直接领导下，协助总经理制定酒店的销售计划，推广并执行销售策略，以及联系各个部门认真执行销售计划。同时为酒店树立最佳的形象，策划并进行宣传广告制作和酒店内环境气氛布置。任何销售策略都是随市场变化而变化，因此，销售人员要有高度的灵敏性和丰富的市场经验，以灵活的方式进行酒店整体推销，为酒店赢得最大利润。2.0组织机构 公关销售部经理预订中心主管 销售主管 文员 公关员 订房员 销售代表 美工员3.0岗位职责3.1公关销售部经理
2、在总经理室的领导下负责酒店的市场开发、客源组织和酒店商品的销售工作。3.1.1定期分析市场动向、特点和发展趋势，从经济效益和社会效益考虑，设立市场目标，每季度在总经理室的组织下，召开营销研讨会，与一线营业部门协商拟定季度销售意见，报总经理审批，并根据指示组织实施。3.1.2经常走访客户，掌握第一手资料，并审阅销售人员提交的熟公司走访记录以及新公司走访记录。根据市场变化，为销售研讨会提供相关信息，并不断改进。3.1.3协调各部门之间的关系，加强横向沟通和合作。3.1.4审阅销售组、预订中心及美工组提交的年（半年）度计划，及年（半年）度工作总结。 3.1.5拟定部门年（半年）度工作计划和年（半年）
3、度总结。3.1.6审核特别服务活动的策划方案，组织和督导员工工作。合理调配使用部门内部人员，调动员工的积极性，提高员工的工作效率和水平。3.1.7签定住房优惠协议、旅行社房价协议及各种合作协议、认刊合同、广告宣传服务协议。3.1.8 审阅工作报表并批复有关请示。3.1.9 审阅宾馆对外认刊及发布的宣传稿件。3.1.10统筹和落实酒店内外的公关宣传工作。3.1.11对外通过接待、出访、新闻媒介等，力求在公众面前树立宾馆的最佳形象。3.1.12对内做好各部门的推销和宣传活动等，管理美工制作，以达到宾馆经营的宣传目标。3.1.13接待重要客人，如VIP。3.1.14审批美工制作申请表，组织并督导美工
4、人员进行美工设计、制作，审核制品质量，维护宾馆的格调和声誉。3.1.15对重大美工制作，如重大宴会会场布置、大型广告等，聘请并监督广告专业人员完成并审核。3.1.16负责酒店服务标识和追溯性的统筹和监控。3.1.17对馆内各项重要接待、会场布置、场景气氛组织好拍摄记录工作的跟进。3.1.18制定筹备礼品计划，上报总经理室审批并按批复执行落实。3.2预订中心主管3.2.1根据部门经理制定的部门工作计划，具体执行对订房业务，尤其是旅行社、订房中介及代售异地房业务的销售工作。3.2.2掌握旅游市场动态、根据市场、旅行社的变化和全年淡、旺季节及酒店的客房预订状态及时调整预订计划。3.2.3扩大销售网络
5、，熟悉客源地区的旅游机构、旅行社、预订销售网络的业务特点和操作方式。与客户、旅游机构建立长期稳定的关系。3.2.4协助部门经理做好旅行社、订房中介及代售异地房业务的销售和产品分配管理工作。3.2.5检查、督导订房员的工作，审核团体预订通知。3.2.6编写预订中心年（半年）度总结和年（半年）度的工作计划，提交部门经理审阅。3.2.7要及时将工作中存在的问题及建议向部门经理反映并按有关批复展开工作。3.2.8根据实际的工作情况编写、修改有关报价信函、合同及推销文书及备忘录，并交部门经理审批。3.3订房员3.3.1对预订中心主管负责，根据部门经理制定的工作计划，具体执行订房业务，尤其是旅行社、订房中
6、介及代售异地房业务的预订工作。3.3.2了解旅游市场动态，熟悉旅游机构、旅行社、预订销售网络的业务特点和操作方式，及时反馈信息，保持联系及加强相互间合作。3.3.3努力完成季度工作计划，协助制定季度计划。3.3.4协助预订中心主管编写、修改有关报价信函、合同、推销文书及备忘录。3.3.4根据工作的实际情况把存在的问题及建议及时向部门主管反映，并按有关批复展开工作。3.4销售组主管3.4.1根据部门经理制定的部门工作计划，具体执行会议、政府代表团及散客的接待工作。3.4.2组织销售代表走访客户，建立良好的客户关系，管理好客户资料，包括熟公司走访记录、新公司走访记录和电脑的客户联系资料等。3.4.
7、3掌握本地区内外商务、散客市场动态，根据部门经理的要求，每周组织销售人员走访，审核销售代表的每周走访计划。3.4.4检查和监督销售代表的工作，审核会议接待通知，努力完成季度销售任务。编写销售组年度（半年）工作总结和年度（半年）的工作计划，提交部门经理审阅。3.4.5根据实际的工作情况编写、修改有关报价信函、合同及推销文书及备忘录，并交部门经理审批。3.4.6协助经理积极宣传宾馆的优良服务和完善设施，树立宾馆良好形象。3.4.7根据工作情况填写工作报表，及时将工作中存在的问题及建议向部门经理反映并按有关批复展开工作。3.5销售代表3.5.1对销售主管负责，根据部门经理制定的工作计划，具体执行会议
8、政府代表团及散客的接待工作。3.5.2了解本地区内外商务、散客市场动态，每周根据销售主管要求做好走访计划。3.5.3服从工作安排，努力完成销售任务。3.5.4协助销售主管编写、修改有关报价信函、合同、推销文书及备忘录。3.5.5根据有关规定，积极宣传宾馆的优良服务和完善设施，树立宾馆良好形象。3.5.6 协助部门主管填写工作报表，及时将工作中存在的问题及建议向部门经理反映并按有关批复展开工作。3.6公关员 在部门经理的领导下，做好公关宣传工作。3.6.1联系新闻媒体，宣传宾馆的最佳形象。3.6.2协助部门经理策划酒店内部各部门的推销和宣传活动等方案。3.6.3协助部门经理接待重要客人，如VIP
9、。3.6.4协助部门经理对重大美工制作进行监督。3.6.5协助部门经理负责对酒店服务标识和追溯性的统筹和监控。3.6.6协助部门经理对馆内各项重要接待、会场布置、场景气氛做好拍摄记录工作。3.6.7 对有关本酒店的媒体报道做好摘录归档工作。3.6.8 根据实际工作情况需要，编写备忘录并交公关销售部经理审核后，送发到相关部门。3.6.9根据工作情况填写工作报表，及时将工作中存在的问题及建议向部门经理反映并按有关批复展开工作。3.6.10负责宣传相片、图片资料的管理。3.6.11草拟节日活动方案。3.6.12负责对户外宣传品制作及管理，如外墙竖幅、彩旗等宣传品的制作及管理，预留广告位置，审核户外宣
10、传品的内容，落实悬挂及拆除宣传品等工作。3.7美工人员3.7.1对经理负责，根据经理的工作安排，完成日常美术设计及制作，如：告示牌、广告牌、横额、酒店环境装饰等。3.7.2独立完成或协助专业广告人员完成重大美术制作任务，如重大宴会会场布置，大型广告等。3.7.3妥善保管、节约各种美工工具、用料等。3.7.4做好美术资料搜集、处理、分析和存储工作。3.7.5认真钻研业务，不断提高自身的创作设计水平。3.8 文员3.8.1 接收和整理部门所有往来文件信函，交部门经理批复后，分类、归档；接收外来客户单位的文件，需要传阅的文件负责向部门有关人员传阅后存档。3.8.2 派发本部门的有关文件。3.8.3
11、负责将本部门上报的文件、以及报销票据等呈总办批示，每天及时去总办收取部门的各类批件、通知以及领取当天的报纸。3.8.4 收集整理销售组走访后的宾客意见反馈及投诉报告，并发送至质检。3.8.5 负责整理销售人员签回的各类订房协议书，输入电脑后存档。3.8.6为本部门例会做出会议记录。3.8.7 负责部门办公用品的领用、物品申购及保管工作，劳保物品的领用以及发放工作。3.8.8负责部门物品的内外租借。 3.8.9协助部门经理草拟部门全年（半年）的工作总结、计划。3.8.10根据部门意见及情况，草拟各类请示报告、备忘录及对外往来信函。3.8.11负责收集各销售人员的业绩情况，并根据提成方案统计、计算各销售人员的提成，经财务部复核后，按批复金额向相关人员发放提成。3.8.12负责本部门各班组的上传下达的工作。3.8.13每天早上9：00前查阅网上所有通知，并落实。3.8.14协助部门经理进行文件的打印、复印等工作。3.8.15负责本部门信件、包裹的邮寄。3.8.16负责督导本部门人员维持办公室内的卫生整洁。 3.8.17负责部门考勤统计工作。3.8.18文员负责督促签约网络技术公司对宾馆网页进行日常维护及信息更新。4.0支持性记录备忘录美工制作申请表熟公司走访记录新公司走访记录会议/娱乐厅预订通知订餐通知团体接待通知工作报表
