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1、邮件书写格式及基本礼仪 目录 一 电子邮件概述二 基本礼仪1 邮件主题2 收件人3 寒暄语4 邮件内容5 结束语6 邮件回复三 注意事项四 邮件常用语句 2 一 电子邮件概述 3 电子邮件概述 在使用电子邮件对内进行联络时 应当遵守一定的礼义规范 如何正确使用电子邮件 撰写规范的Email 顺利的进行对内联络 撰写邮件有三种方式 写邮件 回复邮件 转发邮件 三种方式各有所长 但在撰写格式方面都分为邮件主题 收件人地址 寒暄语 邮件内容 结束语 邮件回复 4 5 二 基本礼仪 1 邮件主题 必须写邮件主题在写邮件的时候 如果不写邮件主题 有人会认为这封邮件不重要 而且甚至有人甚至不看这封邮件 所
2、以在写邮件的时候最好写邮件主题 主题要明确 精练与内容相关主题要明确 精练与内容相关 表达出对方需要了解的信息 将邮件内容概括为1 2个词汇 而且可以区分对同一事物的不同信息 让人一望即知 以便对方快速了解与记忆 如果邮件比较紧急 重要 最好在邮件名称的前面注明 紧急 重要 关于XX合同的签订日期 X 您好 6 2 收件人 在写邮件的时候 在界面的右方就可以搜索到对方的姓名 见图一 传送电子讯息之前 确认收信对象是否正确 以免造成不必要的困扰 CC 抄送 在必要和确定的情况下 抄送给相应需要知道进展情况的人员 按照业务范围及工作职责直接抄送给主管领导在收件人 To 抄送 CC 的地址输入框内
3、可以输入对方的E mail地址 当有多个地址时用逗号或分号分隔 也可以打开 通讯录 窗口 选中所需的联系人 单击 确定 按钮 将所选地址添加到输入框 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址 可以选择 独立发送 7 3 寒暄语 在写邮件的时候 需要写寒暄语 最简单的写个 你好 或者 您好 例 承蒙您的关照 我是XX门店的经理XX XX问题由我负责 将xx文件下发 请接收并实行 8 4 邮件内容 1 在写邮件内容的时候 邮件内容一定不要过多 邮件内容超过80个文字时 有的邮件可能不会自动换行 如果1行的邮件内容过长 对方读这封邮件的时候可能会不方便 所以在写邮件内容的时候 每行控制在35字左右 为了使
4、邮件内容清晰明了 每5 6行为一段落 各个段落之间要插入一行空行 在线沟通讲求时效 所以电子邮件的内容力求简明扼要 并求沟通效益 称呼1 如果有收件人的姓名的话 可以让对方感觉更加友好 2 若知道对方的性别可以用 先生 小姐 女士 3 如果知道对方的身份可以用 总经理 经理 董事长 总 董 经理 9 4 邮件内容 2 正文做到主题明确 邮件要什么人干什么事 语言流畅 内容简洁 在撰写正文时还应注意以下几点 以示礼貌和尊重 以免造成不必要的困扰 1 在撰写中文的时候 对部分以示强调的词采用加粗等方式 2 不要在信件中发泄不满 应面对面的解决 3 回复信件时 有必要加上部分的原文 以方便对方了解回
5、信内容 4 若摘录的原文很长 应先把回复内容放到前面 原文内容在后 5 在收件人明白其意时 可使用缩写 6 如果有附件 应该在正文处说明附件的内容和用途 附件添加演示 附件太大可以用QQ邮箱的超大附件发送 1G以内 10 5 结束语 不同的邮件内容 最好使用不同的结束语 如果可提供好的选择 应在结尾处提出 如 请您考虑 有任何需要咨询 请电话或EMAIL联系我 11 6 邮件回复 1 1 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后 即刻回复对方一下 往往还是必不可少的 这是对他人的尊重 理想的回复时间是2小时内 特别是对一些紧急重要的邮件 如果事情复杂 你无法及时确切回复 那至少应该及时的回复
6、说 收到了 我们正在处理 一旦有结果就会及时回复 不要让对方苦苦等待 记住 及时作出响应 哪怕只是确认一下收到了 如果你正在出差或休假 应该设定自动回复功能 提示发件人 以免影响工作 12 6 邮件回复 2 13 2 进行针对性回复当回件答复问题的时候 最好把相关的问题抄到回件中 然后附上答案 3 不要就同一问题多次回复讨论 不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 这只能说明交流不畅 说不清楚 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 14 三 注意事项 注意事项 1 1 乱码现在有很多不同的邮件软件 有的邮件有HTML格式 有的邮件不能正常显示汉字 在使用邮件软件的时候请做
7、适当的设定之后 再发送邮件 2 附件最好不要将Word文档 Excel文档 图像等直接添加到邮箱的附件中 可能因为Word文档 Excel文档等的版本不同 对方无法正常使用该文档 而且 即使Word文档 Excel文档等的版本相同 那些文档中可能有病毒 这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险 附件最好使用谁都能用的文档 而且添加的附件最好控制在100K左右 超大附件用QQ邮箱发 3 CC 抄送 在发送电子邮件的时候 一定要CC 抄送 给相关人员 按照业务范围及工作职责直接抄送上级主管领导 4 发邮件无主题 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下 后果 以前的邮件是针对以前的某一件事情 邮件正文和主
8、题都和现在的事情无关 导致收件人一头雾水 无法快速辨认 15 注意事项 2 5 邮件下方无签名 包括人名 门店名字 联系方式等 后果 导致收件人不知道你是谁 6 发件人如果已经 把邮件抄送给第二个人 或者抄送给2个人以上 你回复的时候要按回复全部 而不要只回复发件的那个人 发件人发邮件 的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况 你有义务回复全部的人 7 回复客户邮件的时候要 不要把历史记录删除 否则对方不知道先前发生的事情和交流的内容 也不要随意改变邮件的主题 一件事情 一个项目的邮件要保持一个邮件主题 同样 不应该给客户看到的内容需要删除再发送 8 如果事情比较复杂 繁多的话 可以用1234注明 16 注意事项 3 9 不要用过多的感叹号 你在一个邮件中用了过多的感叹号 效果是和你一个都不用是一样的 10 每一段中间要空一行 方便别人阅读 17 18 四 邮件常用语句 邮件常用语句 如有问题 欢迎和我们联系 期待你的反馈和建议 请随时提出你的建议 请通知相关人员 请接收文件并遵照执行 19 20 知识回顾KnowledgeReview 祝您成功
