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1、内部控制制度采购及付款循环文件管制等级：管制文件非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表管制文件非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1. 总则1.1. 制定目的为促使本公司内部控制（Internal Control）之采购及付款循环（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2. 适用范围凡本公司有关内部控制之采购及付款循环作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3. 权责单位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2. 采购及付款循环2.
2、1. 循环图【见】（数据1）采购及付款循环图。2.2. 循环作业本循环之各项作业：1) 请购作业（CP101），另订之。2) 采购作业（CP102），另订之。3) 进口作业（CP103），另订之。4) 验收作业（CP104），另订之。5) 与合约不符作业（CP105），另订之。6) 付款作业（CP106），另订之。7) 差异分析作业（CP107），另订之。3. 附则3.1. 制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经经营会审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2. 编号、版本、日期、页次页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次页数等项
3、，见本文件之页首与页尾。3.3. 附件3.3.1. 相关资料（数据1）采购及付款循环图（数据1）采购及付款循环图预算CP101-请购|-|CP102CP103|采购进口|-|CP104|验收|是否合格否CP105|-与合约不符|是|-|CP106入库|付款|CP107|差异分析-第1節 作业程序1. 提出需求1.1. 调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。1.2. 预算采购依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。预算采
4、购，包括下列二种采购：1) 直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。2) 间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2. 检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1) 目前存量尚未达请购点/安全库存。2) 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。3) 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。3. 临时需求紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填请购单。第2節 控制重点1) 请购单必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采
5、用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2) 请购单必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。3) 紧急采购不应经常发生，事后应补开请购单，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。4) 应定期检讨请购单，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。第3節 相关资料销售预算、客户订单、请购单等。第1節 作业程序1. 查询供货商数据1) 准备采购。2) 调阅供货商数据/厂商料件基本数据报表，了解过去采购及询价纪录。3) 向厂商询比议价。2. 决定购买方式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1) 询价金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。2) 议价采购人员经询价后，如已
6、知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。3) 比价若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4) 牌价收购根据核定之收购价格收购者。5) 长期合约采购向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6) 招标采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。3. 决定订购事项由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核准后采购。4. 更新纪录将不同购买方式之订购及询价数据，填入供货商资料/厂商料件基本资料内。第2節 控制重点1) 询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效
7、，供货商资料厂商料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。2) 请购单询比议价单必须经主管核准后，方得办理采购。3) 办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购过程控制追踪。4) 大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货质量之限制，影响到生产作业。5) 重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。6) 为提高进货质量，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。7) 遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位，以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。第3節 相关资料供货商数据厂商料件数据、请购单、询
8、比议价单等。第1節 作业程序1. 需比例结汇1) 由采购单位计算结汇所需金额。2) 所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。3) 预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。2. 记帐1) 请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账册。2) 应付凭单交由出纳单位开出支票。3) 支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。3. 申请信用状1) 准备下列文件向结汇银行申请开立信用状：(A) 开发信用状申请书。(B) 已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。2) 依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。3) 于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。4) 申请输入许可证时，须具备下列数据，向
9、国贸局或外汇银行申请：(A) 商业发票（Performance Invoice）。(B) 目录或型录。(C) 特别规定。4. 银行开具信用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。5. 在途品作业1) 起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事宜。投保依相关保险规定办理。2) 对自行安排运送之货品，须预先安排船期。3) 货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排进口报关事宜，并通知仓储单位。6. 准备提货1) 资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单位、财会单位及报关公司（报关人员(深圳）。2) 仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安
10、排人员搬运及存置位置。3) 财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。7. 结汇还款1) 检核利息计算是否正确。2) 结汇费用是否依银行之收费标准计算。3) 依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之进口器材付款纪录表。8. 提货1) 费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。每一项费用是否均有合理凭证。2) 核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。3) 对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。4) 实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向运输公司提出索赔。第2節 控制重点1) 有关进
11、口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2) 应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。3) 应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始签付。4) 预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背书转让。如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。5) 已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。6) 开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款：(A) 开立保兑信用状。(B) 押汇手续由买方负担。(C) 可装运于甲板上。(D) 信用状可转让。(E) 指定开状银行或押
12、汇银行。(F) 可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。7) 在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应追查原因。8) 合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。9) 注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。10) 对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益。11) 核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量，须办理索赔。12) 是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。第3節 相关资料进口器材暂付款纪录表等。第1節 作业程序1. 采购通知仓储1) 采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。2) 仓储单位于收到经核准之采购单时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2. 厂商交货1) 厂商于交货日备妥送货资料（送货单）、三联式发票于厂内指定地点交货。2) 属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。3. 警卫登记检查1) 警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于进出厂登记簿。2) 厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之送货单、与
