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1、会议管理规定1.总则1.1为规范公司会议管理,提高会议效率,确保会议效果,特制定本规定。1.2本规定适用于 有限公司的会议管理。1.3公司各类会议应本着高效务实的原则,严格根据实际工作需要组织召开,确保会议精炼并切实解决问题，公司鼓励面谈或现场解决问题。2.会议分类目前公司会议主要为年度工作会、专题会、周例会和招商会议。2.1年度工作会2.1.1年度工作会由总经理主持召开,各部门负责人及有关人员参加。会务工作由综合部负责承办。2.1.2年度工作会每年召开一次。主要是传达公司精神,总结工作,交流经验,表彰先进,下达年度目标工作责任书,拟定下一年度工作的主要任务、工作目标以及所采取的措施,进一步统
2、一思想,为全面完成各项工作做好准备。2.1.3年度工作会会议精神对各部门的工作具有指导性,是公司全年各项工作的依据。2.2专题会2.2.1专题会由专题会议主管部门主持召开。会议根据工作需要适时召开,议题及参会人员由会议主持人确定。会议由专题会议主管部门负责承办。2.2.2会议的主要内容是讨论公司经营管理工作中的专业问题,并做出决定。凡须提交专题会审议的议题及相关材料,经公司总经理审定后方可提交会议审议,并提前发参会人员阅知。2.3周例会2.3.1周例会是公司常规工作会议，每周五下午2:30举行。是各部门相互通报工作情况、讨论制度或报告、协调解决工作问题的会议。2.3.2会议由总经理主持召开,各
3、部门全员参加，会议主要内容为本周工作总结和下周工作计划，会议由综合部负责承办。2.4招商会2.4.1招商会议根据具体情况适时召开，主要是为招商引资业务而设立。2.4.2会议由总经理或总经理指定人员主持召开。2.4.3会议内容主要涉及招商课件的宣讲，客户问题答疑等业务拓展内容。由市场拓展部、招商部负责承办。3.会议动议3.1会议召开之初，除周例会外，主办部门应提前一天报综合部,由综合部协调安排。3.2 列入工作日程的会议不得随意改变,主办部门如需增加临时性会议,须经总经理同意后,由综合部统一协调,尽量避免和减少临时性会议。3.3会议的组织召开须符合“精简、高效、务实、节约”的原则,规范会议内容,
4、坚持持续性工作不上会,日常例行工作不上会,非重点工作不上会,属于各部门内部协调解决的问题不上会。公司内部会议原则上在公司内召开,特殊情况需在外召开的,经公司总经理同意后报综合部组织实施。3.4公司会议原则上均须记录并存档,特殊秘密进行的会议或招商客户避闲不要求记录的会议除外。4.会议要求与会议纪律4.1会前准备要求4.1.1各类会议在召开前必须做好充分准备,由会议承办部门负责会议的组织、参会人员和议题确定、资料准备、会议通知以及会议情况的通报等。4.1.2参加会议的人员会前应了解会议主题及要研究的问题,并事先考虑发言要点,必要时准备书面发言提纲。4.1.3公司组织的大型和重要会议,会前应成立会
5、务组,明确分工和职责。会议前资料质量准备的高低决定了会议的质量高低,召集人要负责召开会议资料的审核工作,并对会议召开的质量高低承担责任。4.1.4会议之前,会务人员应负责落实会议记录表和会议资料的准备工作,并根据会议级别或性质通知有关部门准备好会议饮用水或其他招待用品；所召开会议需要使用投影设备或其他设备的,会议召集人应提前通知综合部做好设备安装、调试工作；会议需要留存资料的,会议召集人还应提前通知相关部门做好拍照、摄像安排工作。4.1.5上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议,公司应准备果品和鲜花。4.1.6特别重大会议,应由综合部专人负责各项准备工作,具体包括以下内容:会议议程安
6、排(应提前报交公司领导或主要参会者)；会议资料准备(如需分发应在会议召开前登记分发)；会议场所布置；会议服务人员的安排；会议签到；会后事项安排。4.1.7会议期间要求a.严格按照会前拟定的会议议程召开会议,控制会议时间,提高会议效率。b.与会人员发言应突出重点,简明扼要,直奔主题。c.会议承办部门应认真作好会议记录。4.1.8会后落实要求a.会议确定的事宜,承办部门要在会后两个工作日内整理出会议纪要或其它文字材料,并在公司办公软件中进行公布。纪要中要明确责任部门,明确需要落实的事项,提出完成事项的质量和时限要求。b.各责任部门要认真落实会议纪要的精神,积极开展有关工作,按计划完成会议纪要中明确
7、的各项任务,并及时向公司领导和综合部反馈执行情况,实现闭环管理。c.会议承办部门负责对会议纪要相关内容的落实情况进行督办。4.1.9会议纪律a.会议组织人员应提前到达会场,检查各项工作准备情况,不能按时参加会议的人员需提前请假；会务人员应及时了解到会情况,并报告会议主持人。b.参会人员不得迟到、早退、中途无故离开,要自觉遵守会场纪律,共同维护会场秩序,保证会议效果。c.会议进行中,参会人员要关闭手机等通讯工具或将手机调整到振动位置,急事要接电话需到会场外接听并尽快解决问题回到会场,会场内禁止吸烟。d.会议应严格做好保密工作。带有密级的会议材料,会后一律退回,不得带出会场；凡提请会议讨论的问题,在未形成决议或形成决议而未正式公布前,任何人不得扩散和泄露会议讨论的情况及内容。5.会议室的管理5.1会议室管理5.1.1会议室由综合部归口管理,负责会议室的预定、管理。5.1.2未经综合部同意,任何部门及人员不得随意挪用、搬动会议室的物品及设施、设备。5.1.3会议结束后,会议组织者负责将会议室桌椅摆放整齐,关闭设施设备,及时将其他相关会议使用器材归还归口管理部门。5.1.4各部门使用会议室时必须爱护设施设备,若有损坏,责任人应照价赔偿。6.附则6.1本规定自公布之日开始执行。6.2本规定的解释权归综合部。7.记录表格7.1会议记录表7.2会议纪要 4 / 4
