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1、 G-B/GR-CW-8XXXX程序管理文件公司实物资产管理制度第一章 总则第一条 为加强公司及各机构实物资产（简称资产）管理，提高资产使用效率，保障资产安全，防止资产流失，参照公司有关规定，根据公司实际情况，制定本制度。第二条 本制度适用于公司总部各部门及各分公司（连锁店）资产申购、配置、使用、调拨、保管和报废等日常管理活动。第三条 资产管理活动，应该坚持资产管理与预算管理、财务管理、实物管理和价值管理相结合的原则；贯彻统一筹划、分级管理、责任到人、配置合理、物尽其用的原则。第二章 管理范围和定义第四条 本规定所称资产包括固定资产、低值易耗品：（一）固定资产：单位价值500元以上（含500元
2、），或使用年限1年以上的有形资产；（二）低值易耗品：单位价值在500元以下（不含500元）的各种用具物品和办公用品等，并且使用期限1年以下。第五条 固定资产按其用途分为IT资产和办公家具、用具、木柜、保险柜、车辆等非IT资产。第六条 IT资产主要包括如下设备：（一）低端设备：PC机、显示器、笔记本电脑、打印机、投影仪、条码设备、扫描仪等；（二）高端设备：总部机房内的设备（如小型机、存储、服务器、路由器、交换机、防火墙等）、会议系统设备、机房基础设施（如机房专用UPS、STS、PMM、冷水机组等），配线间中的设备，机构使用的服务器、路由器、交换机、防火墙、UPS等；高速行式打印机、高速激光打印机
3、、高速扫描仪、加密设备等。第三章 资产管理职责第七条 资产管理涉及众多部门，各部门和人员分别履行以下职责：（一）总部行政中心负责总部及所属分支机构（连锁店）资产管理的统筹管理，同时负责总部具体的实物管理工作，主要职责是：统筹公司资产的总量管理工作，负责组织总部及分支机构资产盘点清查、登记、统计汇总及日常培训指导，按规定权限审核或者审批资产购置、报废和处置等工作；负责闲置、低效运转和超标准配置资产的统筹调剂，优化资产配置，推动公司资产的共享、共用；研究建立资产管理工作有效性的评价方法、评价标准和评价机制，对各机构资产管理情况进行评价考核、监督检查，对有关机构和个人资产管理工作提出奖惩建议；负责总
4、部资产的申购、验收入库、日常管理、调拨、报废处理等实物管理工作；建立资产台帐管理档案，并定期与财务部门进行帐帐核对；定期进行帐实核对；确保财务帐、台帐、实物三者一致；接受公司财税中心的监督、指导，并按照要求向总经理报告有关资产管理工作情况。（二）总部财税中心负责统筹总部及各机构资产的财务核算管理工作，主要职责是：负责审核和调整公司资产预算情况，指导和监督各机构财务部门的资产财务管理工作，并对管理规定和流程进行修订和更新，不断优化和完善管理体系；按规定权限审核或者审批资产购置、报废和处置等工作；负责公司资产盘点清理工作；根据公司产业发展和资产种类、品种变化，及时补充、调整分类目录，以满足业务需要
5、；负责总部资产的购置、调拨、报废等帐务处理，每季度与总部行政中心进行帐帐核对，保证帐帐一致；授权公司网络部对IT设备进行合理调剂，优化资产配置工作。（三）各部门配专职或兼职的资产管理员，负责本机构的资产管理，主要职责是： 执行公司有关资产管理规定；负责资产的申购、验收入库、日常管理、报废、调拨和盘点等工作；建立健全资产台帐管理档案，并定期与财务部门进行帐帐核对，定期进行帐实核对，确保财务帐、实物管理系统帐、实物三者一致；负责资产的盘点清查、统计汇总，记录和清查资产的盘盈、盘亏情况，对异常情况查明原因，按时上报资产盘点报告。按规定权限审核或者审批资产购置、报废和处置等工作。负责所属长期闲置、低效
6、运转和超标准配置资产的调剂工作，优化资产配置，推动公司资产的共享、共用。接受总部行政中心的监督、指导并向其报告相关资产管理工作。（四）总部及所属分支机构（连锁店）各资产使用部门负责对使用范围内的资产进行管理监督，主要职责是：严格执行公司有关资产管理规定，及时向资产管理部门反馈本部门资产的使用情况，接受资产管理部门的监督、检查。资产使用人须保证所使用资产的安全、完整，是所用资产日常保管、保养的直接责任人，总部各部门及各机构负责人为本部门或机构资产管理的第一责任人，对本部门或机构资产管理负全面管理责任。第四章 采购、入库管理第八条 资产的新增需提前做好资产购置预算，预算审批后才能开展购置活动。第九
7、条 资产新增应在预算范围内进行，库存没有可调剂的设备，并在预算范围内方可购置新设备。总体预算内调剂使用应征询资产管理部门及财务部门的意见。第十条 资产申购应遵循按需配置的原则，有明确配置标准的应当按配备标准严格执行；没有规定配备标准的，应当从严控制，合理配备。第十一条 资产采购：（一）资产购置前应由申请部门提请签报立项申请，签报中应注明需求资产的清单明细、需求原因，并附有批准的当年度预算情况及预算执行情况。签报应根据公司下发的有关资产申购流程报送相关人员及领导批示。满足合同管理制度规范要求的，必须按照该办法签订合同；（二）签报立项申请批复后进行采购活动。单位价值较高、数量较大或重复采购的资产物
8、品，可施行招标方法进行采购活动；（三）各级部门应根据公司采购规定和相关采购业务审批流程，确定采购权限，处理相关采购事务；属于公司统购范围内的资产购置，由使用部门提出申请，经规定流程审批后由行政中心统一进行采购。不属于公司统购的，按采购规定中相关规定执行；（四）IT资产的采购，行政中心可委托信息部采购；（五）资产物品采购品质管理的基本要求：A、必须是双人经办。B、最少询价三家，并附三个商家的基本信息（如名称、电话、地址等）。C、公司不定期安排专人进行核查。第十二条 资产入账、入库：（一）验收责任：IT设备由信息部、行政中心共同负责验收，其他业务经营类资产设备由行政中心及使用部门共同负责验收；（二
9、）验收时效：资产到货后验收入库工作（包括实物验收和系统中验收入库登记）应在1个工作日内完成， IT设备要求在安装完成后2个工作日内完成；属于特殊情况未按正常流程购买的，申购申请到达后按以上时效要求完成系统中补录验收和入库工作；对于采购量大分批到货的，在货全部到齐后5个工作日内完成验收入库工作；（三）验收要求：验收人员要严格按照合同进行验收，验收合格后及时对资产要进行台账（管理系统）登录；验收不合格不得接收，并及时联系行政中心向供应商换货或退货；（四）验收交接：验收人员验收合格后办理实物资产交接手续，填制实物资产交接表一式三份，并由验收人员同各部门（门店）实物资产管理员双方签字，双方各存一份，交
10、财务资产管理岗一份进行入帐，确认实物资产管理责任。第五章 资产的日常管理第十三条 资产日常管理主要包括分发与领用、使用与保管、回收与利用、变更与调拨、维护维修等，必须严格按照规定流程办理。第十四条 资产分发、领用：资产入账后应在2个工作日内分发至各使用部门及使用人，做好分发资产的出库登记，使用人须在分发后1个工作日内确认反馈分发情况。库存资产应做好资产入库登记，库存资产责任人为各级资产使用人。第十五条 资产使用、保管：（一）各级资产使用部门及使用人应爱惜所用资产，注意资产的日常保养维护，延长资产使用寿命，提高利用效率，并做好相关维护保养记录；使用过程中出现问题，应立即通知相关部门组织维护。因管
11、理不善造成资产丢失或损毁的，由行政中心提请相关部门出具鉴定意见后进行赔偿。因下列原因造成资产损坏、丢失的，均应予以赔偿：（1）未经资产管理部门批准擅自拆装或改装资产，致使资产损坏。未经批准，擅自将公司资产携出公司造成损坏或丢失； （2）违反规章规定，领、借、调拨等不按规定手续办理，致使资产丢失或损坏；（3）对易损坏设备，未按保管规定要求进行轻拿轻放、远离水火等，导致资产损坏；（4）其他人为原因造成的损失和丢失；（5）未按技术规程操作，致使资产损坏。（二）因下列原因造成资产损坏、丢失，可视具体情况减少赔偿或免于赔偿：（1）资产本身的缺陷或使用年久，在正常使用时发生的损失；（2）经批准进行检修，虽
12、采取了预防措施，仍未避免的损坏；（3）已按保管规定对资产进行妥善保管，但因意外盗窃事故造成资产丢失。（三）赔偿基本原则：（1）资产丢失或完全损坏无法修复，责任人应按不低于资产净值的80进行赔偿,若净值为零则按不低于残值（原值的5%）进行赔偿；（2）损坏或丢失零配件，若可修复或能重换配件的，按修理费或重换零配件费用进行赔偿；（3）若经公司和赔偿者协商同意赔偿实物，需要赔付同等或更高价值的同类同型号资产物品；（4）事故责任者不止一人时，须分清责任大小，分别承担相关责任；（5）因不可抗力造成资产损坏或丢失，赔偿比例可视具体情况调减或免责，由资产管理部门及财务部门出具意见；（6）相关部门审批确定具体赔
13、偿处理意见后，当事人应在5个工作日内到财务部门缴纳赔款。若逾期不赔付将从赔款人的工资中扣除。若赔付金额较大或特殊情况未能在1个月内完成赔付者，经财务部门及行政中心共同批准后可分期进行赔付，一般不超过6个月；（7）对于符合报废标准的资产，按资产报废申请流程审批同意后予以报废；（8）完成资产损坏、丢失处置后，应由资产管理部门、财务部门进行相应处理。（五）资产发生损坏或丢失后，必须立刻报告资产管理部门（被盗、被抢丢失还需报当地公安机关），相关部门查明原因后尽快提出赔偿或其他处理意见；对发生事故隐瞒不报、推诿责任态度恶劣者，除按规定执行赔偿处理外，还应根据具体情节按照公司相关规定给予行政纪律处分。（六
14、）行政中心应在实物固定明显处粘贴资产标贴，以便日常管理和盘查，情况变更及时更贴；同时应定期检查实际资产的使用状态，按照以下状态进行登记备查：良好：不需要进行任何修理，只进行常规维护即可满足工作需求；可用：进行除常规维护之外的小修理改良就能满足工作需求；难用：需要进行除常规维护之外的大修理改良才能满足工作需求，同时预计修理改良支出可以在延长的寿命中得到弥补；停用：已经没有使用价值，或者进行大修理改良的支出难以得到弥补。（七）资产使用人调动和离司须办理所使用资产的正常交接，未办理资产交接的不予办理调动和离司手续；（八）公用笔记本电脑采用集中管理借用机制，资产管理员要做好借用登记；配备或借用了笔记本
15、电脑的，使用人必须严格按照资产管理规定进行保管；（九）资产一般不得外借（指因工作需要借给公司或分支机构连锁店以外的人员使用），如有特殊情况，须经规定流程审批后方可外借，但必须按期归还。如逾期不还，按资产原值进行追偿赔偿，机构负责人负连带责任。在外借时，可视具体情况考虑押金保障条款，归还时应仔细检查资产状况，注意风险控制。第十六条 资产回收、利用：行政中心应定期对闲置资产进行合理调剂，防止积压浪费。对闲置资产，资产管理员应在5个工作日内予以回收，对长期闲置、多余或不能有效利用的资产，应进行合理调剂或处置。第十七条 资产变更与调拨：（一）资产变更是指资产变更使用人、变更所属单位等，发生资产变更时需要办理资产变更手续，进行资产调拨。资产变更与调拨需按照公司有关资产转移的审批流程填写资产调拨申请单进行申请，变更后资产管理员需及时办理资产调拨手续；（二）对设备配件的变更，资产专管员接到安装完毕通知后，须在3个工作日内完成变更登记；（三）未按规定擅自进行变更的，将对原使用人和现使用人批评，并要求3个工作日内完成补办手续；（四）资产专管员工作岗位变动，需对所负责管理的资产进行交接，完成交接后由移交人、接手人、本部门负责人三方签字确认，报给公司总经理审批后，人事部门方予办理人事调动或离司手续
