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1、档案管理部2008年度工作总结2008年按照中心的管理思路：继续做大在库档案规模，突破管理服务技术，提高服务水平，增强档案的有用性和普遍利用的便捷性、可靠性，获得用人单位和广大人才的广泛认同，增强在政府社会管理中的份量和地位，使流动人员人事档案管理服务真正发展成为中国特色的职业公共服务。 档案管理部继续围绕中心确定的“档案差错率不得高于万分之一，服务态度、服务质量的投诉不得高于档案服务人数的万分之二”的工作目标，采取有效措施，突出工作重点，改善服务质量，取得了一定的工作成效。现将全年工作情况总结报告如下：一、业务及经济指标完成情况截止2008年11月底共续签档案合同15614人，完成年任务16
2、000人的97.59 %(2007年全年续签合同15787人)，其中本部续签12136人（完成年任务10240人的118.52%），分部工作站续签3478人（完成年任务5760人的60.38%）。新入库档案31858份，转出档案6727份，累计库存档案份（其中免费毕业生档案1460份）。共提供档案服务93745人次,占库存档案总量的68.18%。截止2008年11月份实现经济收入361.87万元,完成年任务300万元的120.62 %，(2007年全年完成经济收入334.46万元)。其中本部续签288.89万元，完成年任务200万元的144.45%；分支机构续费70.20万元，完成年任务100
3、万元的70.20%。其他业务办理情况：增补档案材料15515人15857份，录入信息32356人，更新个人信息2616人，贴条换袋36186个，办理转正定级433人，出具证明4402份，外借档案590份，单位调阅档案64份，复印档案材料1422份，证书验证1816本。二、主要工作措施1、强化管理措施，规范工作流程主要通过制度管理，统一工作标准。为加强档案流程管理，制定了流动人员人事档案接收入库办理程序、应届毕业生学籍档案接收办理程序和流动人员人事档案利用及转出管理规定，明确规范了档案在审查、接收、入库、利用等环节的办理程序和注意事项，并加强了对相关业务人员的技能培训。在库房管理方面，重申了档案
4、管理部档案室卫生安全防护管理制度，提高库管人员的安全意识，要求定期给每个档案柜放置防虫药品，每天查看记录温湿度情况。给中心提出了增添消防器材和加强安全措施的方案，逐步使库房管理更加正规，进一步确保档案的安全。2、加强业务指导，改进分支机构档案移交程序从今年7月开始，中心决定由档案部直接接收分支机构移交的档案，为加强业务管理，档案部制定了分支机构审查接收和送审档案操作规程（试行），进一步规范了分支机构审查接收和送审档案的程序。9月19日，在未央湖大酒店与综合部联合组织召开了“2008年分支机构工作座谈会”，在听取分支机构意见的基础上，制定了接收档案过程中的有关问题及处理意见，对档案接收过程中存在
5、的接收对象界定不清、档案审查标准不清晰等问题进行了规范统一和进一步明确。3、完善V2.0系统，提高办事效率协助中心对V2.0系统进行升级改版，实现各项业务的系统全覆盖。找出了V2.0系统中存在的关键性问题，给中心提出了一些建议性意见，起草了V2.0系统使用管理办法初稿。在部门内部要求业务人员快速熟练操作新系统，严格按系统程序操作。坚持做好每周数据光盘备份一次，保证系统安全，以防止因系统故障造成数据丢失。 4、加大业务宣传，提升服务品牌加大宣传力度，扩大宣传渠道，提升服务形象，主要采取手机短信群发、网上公告、报纸公告等形式，围绕个人免费换卡、增补档案材料、更新信息、续签合同、办理社保等代理业务，
6、进行有针对性的宣传。通过广泛宣传，个人增补档案材料较往年有明显增加，个人对档案重视程度也明显提高，有效体现了档案的有用性。5、细化服务内容，改进服务措施对各项业务进行重新梳理，简化办事流程，方便办事群众。改进了档案外借程序，制定了档案外借合同书，明确双方职责，以利于外借档案的及时催还。另外印制了档案自带胶封条，增刻了业务专用章，调整了部分员工工作岗位，这些措施都有效提高了办事效率，更好地满足了群众办事的需要。在五月份文明服务月中，采取积极措施，主动热情服务，快速准确办理业务，赢得了办事群众的好评。全年无一例客户投诉现象发生，较好地维护了人才中心的公共服务形象。6、加强沟通交流，改善服务质量今年
7、加强了内外沟通，对内部，我们主动征求相关部门及分部的意见，对我们工作中存在的问题坚决纠正，对一些责任不清而产生的矛盾，相互沟通，达成一致，消除隔阂，主动提出对相关部门的档案服务承诺。对即将办理退休人员的档案需要外借时，主动征求社保部意见，不能外借的档案坚决不外借，以免引起不必要的矛盾。对外部，主要是到省档案管理的权威部门省档案局进行了调研走访，对库房管理业务进行了学习，并对今后部门工作人员的档案管理业务学习、档案管理人员职称评定和省档案局达成了初步意见，找出了在档案管理工作中还存在的一些问题，进一步明确了今后的工作思路。7、举办培训班，加强对全省档案管理业务指导10月份，联合培训部、信息与技术
8、保障部共同举办了一期西北五省及省内地市县人才交流服务中心负责人及档案管理人员参加的“人力资源公共服务标准化建设研讨暨人事人才公共服务V2.0系统应用技术培训班”，档案部负责培训了流动人员人事档案管理业务实务知识。8、加强员工培训，提高队伍素质随着业务的快速增长，工作人员人手越来越紧张，今年档案部新进了一名正式员工和一名实习学生，为使新员工快速适应业务的需要，我们安排老员工在工作中手把手地教，边工作边学习，不使业务受到任何影响。为加强员工培训，在日常业务学习的基础上，今年年底，将流动人员人事档案管理方面的政策法规和制度进行梳理，编辑成流动人员人事档案管理制度手册，发到员工手中，用于日常的业务学习
9、和工作指导。三、存在主要问题1、在各项档案管理制度落实过程中，有时还不能严格按制度和程序处理，档案在接收过程中还存在审查不细、把关不严现象；库存的档案中还存在档案材料不全以及电子档案与实物档案不符的现象。2、V2.0系统效能发挥不全，还有很多功能不能实现，尤其是统计和决策分析功能，由于基础信息的不完整，还无法通过系统准确分析出库存档案的各类特性。3、在服务手段和宣传渠道上，比较单一。目前库存档案近14万份，存档人员大多分散在全国各地的各类所有制单位，如何进行切实有效的宣传，还需要进一步探索。4、分部管理还存在许多问题：（1）分部积压档案、用收款收据收取档案管理费等现象还存在；（2）分部管理档案
10、的底数不清，许多沉积档案的移交手续不全；（3）中心职能部门和业务部门对分部的管理和业务指导职责分工不明确，分部个人续费与单位续费划分不清，不利于部门核算。（4）将分部续费任务下达给业务部门作为考核任务，部门没有可操控性。5、库房及办公场地紧张，工作人员不足。目前档案库房已经满容，急需扩建；办公场地缺少接收审查分部档案、单位查阅档案、整理装订档案的专门场所。档案总数超过14万，人均服务托档人员1.2万人；今年新接档案3万多份，平均每天120份；年提供各项档案服务9万多人次，人均每天服务35.8人次，随着档案数量的不断增长，库房面积的扩大，服务人次的扩张，现有工作人员已经不能满足把业务做细做实的需
11、要。四、2009年主要工作1、扩大档案续费量，提高档案续费率，注重服务效益，做好档案托管人员的各项服务工作。2、加强规范化管理及各项制度的落实，重点做好材料收集、库房管理、档案利用及窗口服务等工作。3、加强分部管理，全面清理分部管理档案的底数，做好分部档案的审查接收工作，把好档案入口关，提高分部档案的续费率。4、随着档案数量的增长和库房面积的扩大，补充部分新员工，提高员工队伍的整体素质，合理调配资源，满足业务的需要。5、围绕流动人员人事档案管理服务规范，加强员工业务培训，形成规范统一的服务流程和服务标准。 2008年12月30日2008年与2007年主要业务办理情况对比项 目07年数据08年数
12、据（截至11月底）增减幅度（%）续签合同（人）1578715614-1.10其中本部续签（人）109311213611.02分部工作站续签（人）48563478-28.38新入库档案（卷）29511318587.95其中本部接收（卷）164681871113.62分部接收（卷）13043131470.80转出档案（卷）5760672716.79累计库存档案（卷）22.36免费毕业生档案（卷）1285146013.62出具证明（份）63844402-31.05转正定级（人）501433-13.57增补档案材料（份）1608915857-1.44业务用档（卷）1925312346-35.87录入信
13、息（人）29897323568.22更新个人信息（人）39422616-33.64贴条换袋（个）34218361865.75档案外借（卷）5655904.42单位调阅档案（卷）10464-38.46复印档案材料（份）20921422-32.03证书验证（本）1613181612.59服务人次（人次）93745-7.73经济收入（万元）334.46361.878.202008年与2007年主要业务办理情况对比项 目07年数据08年数据（截至11月底）08年数据（截至12月20日）续签合同（人）1578715614其中本部续签（人）1093112136分部工作站续签（人）48563478新入库档案（卷）2951131858其中本部接收（卷）1646818711分部接收（卷）1304313147转出档案（卷）57606727累计库存档案（卷）免费毕业生档案（卷）12851460出具证明（份）63844402转正定级（人）501433增补档案材料（份）1608915857业务用档（卷）1925312346录入信息（人）2989732356更新个人信息（人）39422616贴条换袋（个）3421836186档案外借（卷）565590单位调阅档案（卷）10464复印档案材料（份）20921422证书验证（本）16131816服务人次（人次）93745经济收入（万元）334.46361.878
