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1、企业档案管理实务工作 金社春 2010年06月28日 什么是企业档案 企业档案是企业在各项活动中形成的 企业活动是指企业生产 经营 行政 科研 基建 设备管理等各职能部门 综合运用资源条件 劳动力 资本 科学技术 流通手段 企业信誉等经济要素 制造产品获取利润和创造经济效益 实现企业基本目标的活动 因此 企业档案是企业各种因素相互作用的产物 它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动 是各种内容和载体档案的总和 企业档案工作 什么是企业档案工作 怎样做好企业档案工作 什么是企业档案工作 什么是企业档案工作 一是企业档案行政管理工作 二是企业档案业务建设工作 企业档案的构成 是由企业若干项职能活动
2、构成的 总体划分为 党群工作 行政管理 企业档案的基本类型 从而形成了以企业管理档案为基础 以科技档案为主体 企业档案行政管理 档案专业主管机关 企业档案管理部门 怎样做好企业档案工作 争取主动 建立网络 为档案工作提供组织保证 建立健全档案管理规章制度 加强基础业务建设 企业档案业务建设工作 了解企业内部各职能的职责 尽快熟文件形成的规律 建立健全档案管理归档工作 及时收集企业重大活动的有关档案 企业档案的收集工作 转变收集观念 注重收集范围 企业分类一级类目 党群 行政管理 经营管理 生产技术 财务审计 人事劳资 产品 科学技术 基本建设 设备管理 0 5文书档案分类 按年度 问题 保管期
3、限 4财务审计 0 5文书档案整理 编目 1 在文件右下角编页码在文件的右上角盖上归档章 0 5文书档案编号 0 5类编号2007 0 1 1件号 0 9 盒号 0 9 分类号 0党群 目录号 年代 文书档案的编目 归档文件应逐件编目 只对复文进行编目 归档文件目录设件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目归档文件目录 年度 2007年保管期限 永久序号责任者文号题名日期页数备注1琼电关于注册海南电网海口分公司20071海口公司 2007 的请示0108212号2南方电网南电字关于同意注册海南电网海口分2007 2007 公司的批复0521128号 0 5文书档案组卷 排列 归档文件应
4、以 件 为单位 按照其排列顺序编写件号 室编件号 并以归档章的形式在归档文件上注明 件号应在分类的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始标注 同一年度的归档文件 永久 长期 短期各排一个流水号 不同保管期的不能放一个合内 档案盒脊背设置各检索项 包括全宗号 年度 保管期限 机构 问题 起止件号 盒号 什么是企业档案工作 什么是企业会计档案 是指会计凭证 会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 了解企业会计档案的种类 尽快熟悉文件形成的规律 企业实行会计电算化后 会计档案的内容 载体 生成 传输 保管呈现出新的特点 这需要我们不断深入了解 机制会计档案
5、 机读会计档案 计算机系统软件 4财务审计类 财务审计综合 41 财务管理 42 会计财务 43 审计工作 44 4财务审计类 43会计财务 430会计报表 431会计帐簿 432会计凭证 433其他 会计档案的编号 例二某企业2002年度的会计年报 2007 430 001 2007 430 001案卷号 001 999 会计年报 三类 会计帐务 二类 财务审行 一类 年度 目录号 会计档案的编号 例二某企业2007年度的会计帐簿 2007 431 001 4财务审计类 3会计帐务 1帐簿 001案卷号 2007 431 001案卷号 001 999 会计帐簿 三类 会计帐务 二类 财务审行
6、 一类 年度 目录号 会计档案的编号 2007 432 001案卷号 001 999 三级类目 0 9 二级类目 0 9 一级类目 0 9 目录号 年代 例一某企业2007年1月会计现金收款凭证编号 2007年度 4财务审计类 3会计帐务 2凭证 001案卷号 会计档案材料保管期限的划分 企业会计档案组卷 会计报表按年报 季报 月报分别组卷 因保管期限不同 装具大不一致 会计帐本是一本一卷 会计凭证一般由经办会计当月凭证按形成时间先后分别装订若干成册 一般厚度不得超过3厘米 加封面装于凭证合内 并编号 人事档案 人事档案是人事部门按党的人事政策 在培养 选拨和任用人员等工作中形成的记载个人经历
7、 政治思想 品德作风 业务能力 工作表现 工作实绩等内容的文件材料 是历史地 全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要依据 是国家档案的重要组成部分 人事档案的收集工作 收集的材料必须经过认真鉴别 归档材料应真实 完整齐全 文字清楚 对象明确 手续完备 需经人事部门审查盖章或本人签字 盖章后方能归入人事档案 503人事档案分类 在职人员档案 退休人员 职称档案 1001 2001 第一层 人事档案材料的分类及编号 一 履历表 履历表 个人简历 二 自传三 鉴定 考察 考核四 学历 学位 学绩 培训和专业技术材料五 政审材料六 参加党 团材料七 奖励材料八 处分材料九 录用 任免 聘用 专业 工资
8、 待遇 出国 退休十 其他 独生子女登记 军人结婚登记 下乡证明等 企业人事档案材料组卷 录用 任免 待遇 其他 鉴定表 学历 政审 履历表 自传 人事档案的编号 人事档案的编号有音序编号法 许多种 今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法 音序编号法 比任何一种方法实用 便捷 优点是 1 简单易学 2 字体无要求 3 不易错号 5 简化归档手续 6 提高工作效率 7 用途广广泛 编号基本方法 第一步 把所有的人事档案姓名用拼音拼写出来 取每一个拼音的第一个字母 第二步 把同一个字母的放在一起 按姓的汉字声母的ABCD 依次排列 单名中间空一个字符 再按名的汉字声母的ABCD 依次排列 依此类
9、推 见附表 第三步 按过索引的档案号 姓名 籍贯进行排序上架 第四步 每一个字母后留一定的空号 以备增加档案之用 第五步 箱柜右上角应标明档案号的第一个字母 科技档案 科技档案是企事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 科技档案的特点 1 专业性2 成套性3 可更改性4 通用性5 现实性 科技档案种类 一 农业科技档案 农 林 牧 副 渔 二 地质档案 测会档案 医学科技档案 三 工业科技档案 产品 科研 设备 基建 科技档案收集归档 一 收集方法一列入 一同步 一参加 一把关 1 明确基建 设备 科研 产品
10、等业务管理部门的岗位职责 即把科技档案的收集 积累 移交归档工作列入该科室的职责范围 并责任到人 一列入 一同步 科技档案的收集工作与基建 生产 科研 设备管理活动同步进行 1 事前介入 在与有关单位签订协议合同时 如勘察 设计 施工 监理等单位 应对科技档案的套数 费用 质量要求 立卷人 移交时间等提出明确要求 作为科技档案接收时的依据 2 事中监督 本单位要负责组织 监督和检查有关单位 如勘察 设计 施工 监理等单位 科技档案的形成 积累 整理 移交工作 做到边施工边收集边整理 一参加 档案人员参加产品科研成果评优 基建项目竣工验收会和设备开箱 覆行签字手续 并对现场形成的文件材料和设备开
11、箱后的随机材料进行现场收集 一把关 把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目 设备选购 科研 学述等活动外出开会 学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交 并由档案部门签字后 才能报销差旅等有关费用 此项规定可纳入本单位的规章制度 以把好文件材料的收集关 科研文件归档范围 科研准备阶段 科研课题审批文件 任务书 方案论证 课题计划等研究实验阶段 分析报告 实验报告 计算书 设计图等总结鉴定验收阶段 鉴定书 科研报告 总结 论文 技经材料等成果推广应用阶段 扩大生产设计文件 工艺文件 技术转让文件等 产品文件归档范围 产品研发阶段 开发研制报告 可行性分析报告 计划任务书等 产品设计过程
12、各种部件图 产品说明书 合格证等 产品试验过程 试验报告 质量分析 产品研制总结 产品鉴定书等 基建项目文件归档范围 项目前期文件 立项 可研 设计项目管理文件 招投标 合同 协议 征地 施工管理施工文件 开工报告 技术交底 材质证明设计变更 质量评定 工程记录 设备调试记录 完工验收报告等项目竣工文件 竣工验收报告 竣工图 项目质量评审材料 工程声象材料等 设备文件归档范围 购置设备申请及批复 协议及合同外购设备的随机文件设备安装 调试和验收过程形成文件设备操作规程 运行 维修记录设备改进 改装 技术文件设备报废申请 鉴定及审批文件 归档要求 1 归档的文件材料应为原件 2 归档的文件材料内
13、容必须齐全 完整 准确 系统 3 文件材料应采用耐久性强的书写材料书写 不得使用易褪色的书写材料 否则必须复印 4 文件材料应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 5 图纸应折叠或A4 297 210mm 幅面 所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章 图标栏露在外面 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 6 组卷所用的各种目录 表格 封面 底 卷盒一律采用档案行政部门监制的产品 归档时间 一 基建档案1 工程前期文件 依据性 基础性文件 工作完成后 一次性归档 2 施工 监理 竣工文件 1 规模小 竣工验收后三个月内一次性立即归档 2 规模大 周期长 可按单位 分部工程 通过单项验收
14、后归档 二 设备 仪器 大型设备应在设备 仪器安装 调试成功 交付使用时归档 小型设备仪器开箱验收时即可归档 三 科研课题1 一般情况下 在研究结束并完成成果鉴定后归档 2 研究周期长的 可按阶段归档或按年度归档 四 产品 工艺 应在产品定型验收 正式投产时归档 也可视周期长短分阶段归档 归档份数 1 基建档案一般不少于2套 一套 原件 由建设单位保管 一套 原件 移交当地城建档案馆 2 其他档案一般归档1套 较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数 归档手续 档案交接时 应编制移交清单 一式两份 交接双方签字 盖章后方可交接 基本建设分类 基本建设类的二级及二级以下类目按工程专
15、业性质或建筑项目设置进行分类步骤 大类 项目 阶段同一项目分 立项 设计 施工 竣工等 基建类档案分类与编号 目录号分类号DGB2 8040 0001案卷号 0 999 单位工程土建施工分类号综合基建目录代号 前三位项目代号拼音DGB字母 后一位是项目期数 档号图示 例 一 水利工程 灌区工程 大类按专业职能 属类按问题 合同项目划分 设备仪表分类 设备仪表类按专业 用途分类 步骤 大类 项目 种类 设备型号同一项目 种类 分 立项考察 购置验收 安装调试 使用维护等阶段 设备档案的编号 50001 9212 01说明书 01 99 杆上开关 1 9 配电网设备 1 9 架空线路配电网设备 1
16、 9 设备 1 9 500KV第1条线路 目录号 例 某供电公司架空线路配电网设备的说明书的编号 按项目 专业 种类分 科研分类 1 性质 课题 分类法2 专业 课题 分类法 产品档案分类 1 系列 型号 分类法2 品种 问题 分类法 科技档案组卷 根据文件材料的形成规律 将若干份互有联系的文件组合在一起 使之便于保管和利用的过程案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 排列案卷和卷内文件顺序 科研类 课题准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励阶段 推广应用阶段等 基建类 项目依据性文件材料 基础性文件材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等 设备类 设备依据性文件材料 外购设备开箱验收 自制设备的设计 制造 验收 设备安装调试 随机文件材料 设备运行 设备维护等 卷内文件材料之间的排列顺序 A管理性文件组合 按问题的重要程度和事项 事务发展过程的先后顺序排列 B结论和依据性文件组合 按结论性文件在前 依据性文件在后的顺序排列 C文字和图纸组合 按文字在前 图纸在后的顺序排列 D译文和原文组合 按译文在前 原文在后的顺序
