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1、连锁超市采购业务的程序采购业务程序一、 目的规范商品采购过程，加强采购工作控制。二、 范围本程序适用于经营中所需的商品采购业务操作和管理。三、 职责1、 新品室负责新品申报、质量控制、商品退调换。2、 业务员负责商品采购、供应商控制、促销活动。3、 内勤负责数据统计、租赁联营、促销活动管理。4、 业务经理负责采购业务审核和管理。四、 相关文件1、 新品引进流程2、 商品货源组织流程3、 商品退调换管理制度4、 商品特价帐务调整规定5、 商品引进质量标准6、 商品采购属性制定规定7、 商品退货操作流程8、 商品封仓处理流程9、 DM工作流程10、临时促销流程11、促销活动操作规定12、促销人员管
2、理规定13、业务通知下发规定14、租赁（联营）操作流程15、代销改经销流程16、采购部缺品考核方案17、采购部考核制度五、 工作程序1、 商品引进（1） 采购原则业务员对以下商品应优先考虑采购。a. 名、特、优商品。 B. 知名度高的商品。 C. 适销对路的商品。（2） 采购要求 增加商品组合广度，降低商品组合深度，引进商品时一般考 虑同类产品不超过5种。 商品引进必须经质检，符合商品引进质量标准。 进场费用按公司规定收取，特殊情况再协商解决。 商品毛利率必须达到公司制定的同类商品毛利率标准，同时 商品的进价须是市场最低价。 商品进货发票须是增值税发票（粮食等兑换商品除外），且 开具增值税发票
3、的单位名称要与供应商名称一致。（3） 新品接受 业务员走市场或接待厂方推销，引进商品。 新品室审核证件、样品，符合申报条件的，由供应商填写一式四份新品接受单。 新品会审核同意后，业务员与供应商谈判，落实审核的相关 内容。（4） 新品建档 供应商交纳各项费用后，业务员落实进价和审核新品导入信 息处理单中的相关内容。新厂家进场，业务员要和供应商签 订新厂商进场试销协议。 确定商品编码、售价、毛利，建立商品档案。配送商品增加 所有门店档案，配送方式定为人工配送；上柜商品只增加试 销门店档案。 新品属供应商直接上柜的，业务员打印直接上柜通行卡。新 品属公司配送的，业务员确定试销门店，填写新品首次分配
4、表，配送中心依据新品首次分配表，将新品配送到相关门店。（5） 试销跟踪 新品进货后，门店开始进行商品试销，试销期为两个月。 试销期间，业务员要跟踪新品的陈列情况、货源情况、销售情况、质量情况、促销情况。 试销结束后，根据销量和其他情况确定是否引进。试销合格，业务员和供应商签定正式合同。如果不合格，视具体情况延长试销期限或通知供应商商品淘汰。2、 货源组织（1）商品订货 业务员每天查看分管大类的商品库存和销售情况。 商品库存量设置最小、最大库存警戒线。 一次进货量保持在715天的销量范围内，对于百货等保质期长但周转速度慢的商品，可以适当放宽进货量。 业务员根据商品采购要求和商品周转要求制定采购订
5、单。 供应商凭采购订单在规定时间依据订单要求送货到配送中心。（2） 商品配送 门店经营商品主要有三种配送方式：直接上柜、自动配送、人工点菜。 直接上柜商品仅限保质期三个月以内和不宜运输的商品。必备商品、主力商品、畅销商品、门店审定的一般商品原则上要采取自动配送。烟、高档酒、散粮、其它散营食品、新品和各门店根据自身实际情况确定的非畅销品种，可采取人工点菜方式组织货源。 （3）库存管理 库存管理原则：以销定进、勤进快销。 业务员在掌握配送中心库存量的情况下，还要了解各门店的销售和库存，对配送中心库存较大商品须在当月处理完毕，对个别门店一些库存量较大的商品，有义务帮助门店调剂或采取其它方式解决。 每
6、逢节日、节气时，业务员必须提前充分做好节日、节气的货源供应，转换节气时要注意落令商品的处理。 业务员要根据季节或市场的变化，及时将库存进行结构调整。对库存量较大或快要临期的商品，要尽快与供应商联系退货。 对库存量较大或滞销且不能退调的商品, 业务员要及时以书面形式报业务经理，并提出处理意见。 由于业务员个人原因造成的商品积压或过期，无法退调使公司造成损失的，业务员要承担一定的经济责任。 业务员时常要对商品的库存与销售进行分析，掌握市场动态与一般的销售规律，做到合理把握库存量。 3、商品售后 （1）商品封仓 商品临期封仓 a:封仓时间规定对一年以上保质期的商品，剩1/5时封仓。对812个月保质期
7、的商品，剩2个月时封仓。对68个月保质期的商品，剩45天时封仓。对36个月保质期的商品，剩20天时封仓。 b:封仓商品处理采购部根据配送中心提供的封仓商品清单，在两个工作日内填写处理意见：退厂家、继续销售、削价处理，返回配送中心。 质量问题封仓商品由于质量的原因被质检部封仓商品，配送中心将此商品就地封存。在两周内质检部通知处理意见：退货、启封配送。（2）临期、残次商品退调 业务员和供应商签订合同时，要签署临期、残次商品退调换条款。 直接上柜商品由供应商到门店退调，公司配送商品退调方式：供应商到店、新品室代退、集中退退货仓。 供应商需到门店解决的退调换商品，15天内未解决，门店有权填写货款拒付单
8、，业务员接单后，暂停为供应商结账。 异地分公司集中处理商品调货，业务员应比室内店多出4天时间安排异地分公司调货到室内指定店。 (3) 商品退货 商品退货原因：淘汰、清户、质量问题、临期、残次。 采购部内勤周三统一下发退货通知。属上柜的业务员当天通知供应商不再送货，门店接退货通知后，联系供应商退货，供应商8天内不能退净的，采购部下通知退货仓，业务员通知供应商集中退货，即日起业务员向供应商收取仓储费*元/天。属配送的，门店和配送中心按要求在规定时间内退货至退货仓。业务员通知供应商在退货集中截止日期后一周内退货完毕，否则，向供应商收取仓储费*元/天。 4、广告促销 （1）DM谈判 促销计划 营运部负
9、责拟定促销计划，内容包括： a 活动主题及促销时间 b 促销品种及数量（细分到小分类） c 操作流程及日程安排 DM商品要求 a 按照促销计划的小分类要求选择品种和确定促销力度。 b DM商品促销范围原则上分公司和异地分公司同时进行。 c DM商品不得两个档期连续进行。 d 特价商品原则上要更改进价。 e DM商品须缴纳DM费用，临时特价不得与DM档期同时操作。 f DM买赠商品要洽谈赠品到位操作方式。 g DM限量商品注明限量件数及分配方案。 h 业务员规范填写DM登记表并经业务经理审核。 DM费、帐务调整 a 特价商品帐务调整，业务员依照商品特价帐务调整规定在特价结束后15天内办理完毕。b
10、 DM费用收取在特价结束后在当月内收取完毕。 （2）临时促销 操作要求a 促销时间以周为单位，原则上不得少于2周。b 临时特价毛利不低于原毛利。c 明确促销形式，特别是买赠商品赠品的落实。d 临时促销执行门店范围和门店最小库存意见。e 临时特价原则上更改进价，特价结束后15天内落实帐务调整。 操作程序 a 业务员填写商品信息变更通知单，内容包括：促销形式、促销时间、促销范围、原进价、原售价、促销进价、建议特价。 b业务员于每周三把商品信息变更通知单转市场部调研员。 c 营运部每周四审核临时促销，促销启止日期均为每周五。（3）堆头专架、陈列、广告 业务员根据公司资源配置、业务需要与供应上进行谈判
11、。 内勤根据业务员签订的协议开具促销许可证。 内勤定期到门店跟踪检查门店配合情况。5、人员管理（1）廉政要求 业务员不许私下接受供应商请客吃饭，回扣礼品。 业务员收到供应商请柬后，必须上缴采购部经理统一安排。 业务员收到礼品、礼金必须上缴监察部统一处理。 业务员不得擅自将商品的样品或赠品送于他人。 业务员违反以上规定按公司监察部的相关规定予以处理。(2) 缺品考核 考核内容 DM商品、一般商品+新品缺品率、必备+主力缺品率 考核标准a 必备+主力缺品率超过2%，处罚标准为每次*元。b一般+新品缺品率超过2%，处罚标准为每次*元。c DM商品库存低于最小库存量，处罚标准为每个商品每次*元。 考核
12、方式a 业务员每天上午9点将分管商品缺品数报给内勤。b 内勤在DM档期每天查询DM商品配送中心库存。c 内勤每月2号前统计上月各业务员的缺品情况并依照规定予以处罚。（3）业务考核 考核范围业务流程中的具体工作人员。 考核内容周转天数、供应商引进、新品引进、老品淘汰、必备+主力缺品率、一般+新品缺品率、缺品率、进价降低、进价偏高、毛利率、退调未解决比数、门店与供应商投诉次数、每月交办任务完成率、营业外收入、工作态度、考勤。每月考核内容依据实际情况增加或者减少进行考核项目调整。 考核方法采取“5分制”考核办法，量化指标以百分比确定得分，分为20%、40%、60%、80%、100%五个级别。非量化指
13、标由业务经理进行考评，依据考核结果确定得分，分为优秀、良好、一般、差、较差五级评定。平均数指标考核以平均数为基准，上、下分为上20%、上40%、下20%、下40%共五个级别，然后确定得分。考核项目根据其重要程度，确定不同的权数。考核结果为考核分值权数为实际得分。每月5号前统计各业务员上月相关项目的总分值，作为业务员考核的重要依据。六、 记录和报告表式 1、商品信息变更通知单 2、DM商品登记表 3、商品退调换汇总表 4、新品接受单 5、新品导入信息处理单 6、直接上柜商品通行卡 7、新品首次分配表 8、商品进价变动调整单 9、赠品单 10、调帐通知 11、超界期商品入库申请单 12、业务通知申
14、请 13、商品退货通知 14、促销人员许可证 15、厂商进店许可证 16、促销活动许可证 17、采购订单 18、采购退货通知单 19、结算方式调整表 20、采购部业务工作考核表 21、全国供货合作协议 22、代销协议书 23、新厂家进场试销协议 24、租赁协议 25、联营协议 26、促销协议 27、经销协议书 新品引进流程程序工作内容负责人一、新品接收1、审核证件、样品，符合申报条件的，有供应商填写一式四份新品接收单。2、审核新品接收单品签字后，安排供应商带一式二份接收单与业务人员进行业务洽谈，新品单交业务员一份。3、每周四上午十点，将当周新品按大分类录入微机完毕。新品室三、新品会1、每周五下午召开新品会，参加人员：主管领导、采购部经理、营运部经理，采购部、营运部相关业务员和调研员，新品室主管。2、新品会上，确定当周新品是否引进、引进品种数、
