Word文字处理与文档管理

上传人:yh****1 文档编号:126873769 上传时间:2020-03-28 格式:DOC 页数:24 大小:1.94MB
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1、第二部分Word文字处理与文档管理不要小看Word,这些功能你都会么?使用Word常常出现的问题Word文字处理与文档管理一、Word基础知识与常用技巧(一)熟悉Word功能区日常操作过程中,需要注意的是功能选项卡区。熟悉办公软件的功能选项卡区,尤其是主要功能按钮和快速访问工具栏结合起来使用,对于我们流畅进行文字和文档处理非常有帮助。1.各个功能选项卡区-开始“开始”功能选项卡区主要属于在文字输入阶段常用的一些基础功能。其中需要注意的是剪贴板和样式,通过样式的设置,可以对一个文档中不同的部分应用不同的字体、字号、颜色、段落设置。2.各个功能选项卡区-插入“插入”功能选项卡区的按钮,主要是在文档

2、中插入一个新的对象,这个对象可以是文本、符号、表格或者图表等等,也可以是封面、页眉、页脚、页码等和页面有关的设置。3.各个功能选项卡区-页面布局“页面布局”主要设置文档页面的主题风格和页面打印相关功能,例如文字的方向、纸张的设置、水印的设置等等。需要注意的是,通过“页面设置”栏目的分隔符,用户可以分页符和分节符。4.各个功能选项卡区-引用“引用”功能选项卡区的功能,更多用于在阅读文档过程中,为用户提供文档中的图文提供相关详细内容或者参考资料的索引。例如题注是为了给图表提供参考说明,而脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。5.各个功能选项卡区-邮件“邮件”功能

3、选项卡,旨在方便用户设计信件,以及和Microsoft Office Outlook一起,实现快速将文档内容分发给收件人的相关功能。例如,通过“中文信封”功能,可以轻松创建传统的信封;利用邮件合并功能,可以实现快速创建一个文档并发送给多个人。6.各个功能选项卡区-审阅“审阅”,就是审校和阅读,“审阅”功能选项卡区的功能,主要是在用户进行文档的校对和修改过程中用到的一些功能。例如修订功能可以帮助多个用户实现文档的审阅和更改,比较功能可以对不同版本的文档进行准确比较。7.各个功能选项卡区-视图“视图”,顾名思义,就是看到的图像,这里指的是Word工作区的显示方式。通过设置“视图”相关功能,可以改变

4、文档的显示,对界面上的栏目进行显示或者隐藏,并可以进行多个文档窗口之间的切换和并排查看。各个功能选项卡区(二)常用技巧1.格式刷格式刷在是Office中是非常强大的功能之一,有了格式刷功能,我们的工作将变得更加简单省时。尤其是在给文档中大量的内容重复添加相同的格式时,利用格式刷来可以大大提高我们的工作效率。格式刷的操作方法(1)首先选择格式区域,就像我们粉刷的时候先用刷子蘸点油漆一样;(2)单击/双击格式刷的图标,鼠标变成小刷子的形状;(3)使用小刷子刷需要应用格式的区域,格式刷所到之处,内容便转换为原来光标所在处的格式。格式刷的应用和注意事项(1)复制内容形式的格式化工具,可以复制字体、颜色

5、、间距、呈现方式等(2)注意双击和单击格式刷的区别案例演示:利用格式刷调整内容格式2.标尺在工程中,游标卡尺可以使测量更加精确;在Word当中,“标尺”工具的作用非常大,标尺包括水平标尺和垂直标尺,通过标尺,我们可以轻松调整边距、段落的缩进值、表格的行高及列宽和页眉页脚宽/高度设置等等。显示垂直标尺有时候,我们发现Word2007“垂直标尺”不见了,这时候应该如何找回来呢?步骤:Office Word选项高级在页面视图中显示垂直标尺案例演示:标尺的设置和调整3.框线在文档处理过程中,经常需要添加或者删除各类框线。比如为重要文字添加下划线和框线、为页眉页脚添加横线、为栏目添加间隔线等等。步骤:开

6、始 段落框线案例演示:如何为页眉添加/删除横线4.快速将多个文档合而为一利用插入对象的方式,可以在文档中插入各种形式的内容,例如表格、公式、图像和文件。同样利用插入对象,可以将多个文档中的内容进行合并步骤:插入 对象文件中的文字二、Word文字处理技巧使用不同呈现形式的文字,不仅使文档不再单调,而且为内容的表现赋予更多感情。(一)字体通过“开始”功能选项卡下的“字体”栏,用户可以设置文档内容的字体、字号和效果等等。同样,点击“字体”栏目右下方箭头图标,进入“字体”对话框,在对话框中,用户可以进行字体的详细设置。字体设置注意:如何设置英文单词句首字母大写英文句首、英文专用名词第一个字母大写。步骤

7、:Office Word选项校对(二)段落文档处理过程中,通过段落设置文字行距、缩进和对齐方式,可以使文档呈现更加规范、整齐。在“开始”功能选项卡的“段落”栏目中,可以对段落文字对齐方式和行距进行设置。段落设置(三)样式样式是指根据文档内容,用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合。用户在进行文档版式设计时,先创建一个该格式的样式,然后在其他需要应用同样版式的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。并且,在文档结构管理和插入目录时,Word都会依据样式的级别,显示相应内容。快速样式案例演示:样式的应用和管理(四)拼音指南“拼音指南”可以在文字上方,为文字内容添加拼音注

8、释,并且可以自由设置拼音字母的大小,以及和文字的匹配关系。利用拼音指南为文字注音(五)编号编号,是在一个段落前面,放在文本前的点或其它符号,起到强调作用。合理使用编号,可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。在Word 2007中,文档中可以插入三种编号形式,对同一级并列的项目符号、编号,以及对多层级内容添加的多级列表。编号设置编号可以帮助我们对Word文档中,同一级别的不同内容,按照一定的顺序进行排版,方便阅读和整理。点击“编号”按钮旁边的三角形按钮,用户可以根据需要,在编号库中选择不同的文档编号格式。案例演示:利用编号生成自动的图表顺序号多级列表在使用word整理合同和手册资料时,如果自动编

9、号需要按照章节或者条款来进行区分时,我们往往使用多级列表。案例演示:为文档、合同添加多级编号(六)文档部件在日常文档处理过程中,经常遇到一种反复输入的句子、段落、图片以及表格,对于财税工作者,尤其是财税政策法规内容,会经常反复使用。利用Word 2007的文档部件,将经常用到的大段文字、图片存储为文档部件,然后通过文档部件,实现内容的快速录入。文档部件步骤:插入 文档部件利用文档部件可以快速插入日历、表格、矩阵步骤:插入 文档部件构建基块管理器(七)公式工具在Word 2007内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式,或者轻松构造自己的公式库。案例演示:公式的输入以及公式库的构建三、Wor

10、d文档页面设计与版式文档整理时,为了使页面版式更加整齐和专业,并且希望将打印出来的纸质文档方便阅读,需要进行版式设计和打印设置。(一)封面利用封面库,我们在整理文档时,能够快速插入一些简单的封面,并在封面中填写文档标题、作者、单位信息,以及其他信息。步骤:插入 封面案例演示:设计自定义封面在比较正式的文档中,常常需要我们设计更加美观大方的封面,如何根据需要设计好封面呢?(二)页眉和页脚在日常文档处理过程中,很多时候,我们需要对页眉和页脚插入相应的内容。比如公司名称、章节标题、设计者等相关信息。1.页眉通过鼠标直接双击页眉位置的空白处,进入到“页眉和页脚工具”,点击左侧“页眉”按钮,打开页眉库,

11、在页眉库中,用户可以选择页眉模板,将其插入到文档中。对于设计好的页眉,也可以选中其内容保存到页眉库。2.页脚同样,在“页眉和页脚工具”下,点击左侧的“页脚”按钮,可以打开页脚库。对于设计好的页脚,也可以选中其内容保存到页脚库。3.页码在“页眉和页脚工具”下,点击左侧的“页码”按钮,可以给文档插入页码。注意选择设置页码格式,可以设置页码的编号格式和页码编号。其中,页码编号可以设置继续前一节的页码,或者是按照固定的数字作为本节的起始页码。(三)分页符和分节符分页符是分页的一种符号,可以在文档中将上下文分隔在不同页面。在Word 2007中,分页符分为自动分页符和手动分页符。手动分页符的快捷键是Ct

12、rl+回车。为了在文档中不同部分设置不同的版式,我们需要在文档中插入分节符,将文档分成不同节。分页符和分节符的区别分页符是把上下文分隔在不同的两个页面。在插入页码时,页码不在一页。分节符可以不同的页面分节,也可以在同一页面分节。它的功能比分页符强大,在文档中插入分节符之后,可以插入不同类型的页眉页脚。案例演示:设计指定页面版式为横向(四)下沉与悬挂在一些杂志设计中,为了突出显示段落第一个字,可以使用下沉和悬挂。(五)分栏分栏可以将一页文字分成多个栏目,常用于报刊和杂志等文体的排版四、Word文档处理技巧对文档进行了文字处理和页面排版之后,为了让阅读者便于了解文档结构,进行快速的检索和阅读,这时

13、候,我们需要给文档添加文件结构图和目录,从而将文档的各个章节有序地显示出来。(一)文档结构图通过样式和文档结构图,方便文档合理安排大纲,一个文档的结构才清晰,层次才分明。纲举目张通过样式和文档结构图,方便文档合理安排大纲,一个文档的结构才清晰,层次才分明。案例演示:利用样式和文档结构图规范文档结构(二)目录目录能够方便用户进行文档内容的检查和阅读,尤其在纸质文档中,通过翻阅目录,阅读者可以快速了解文档结构,并按页进行章节的检索。很多用户,因为不了解Word的目录功能,总是手工输入目录,不仅工作量大,而且一旦文档进行了内容修改和页面调整,目录中显示的页面就是错误的。插入目录当文档内容应用了不同界别的样式后,即可插入自动目录。步骤:引用 目录 (一般不建议插入手动目录)案例演示:插入目录并设计其版式(三)批注、脚注与尾注批注、脚注与尾注是在文档整理和阅读过程中,为了便于编写者和阅读者掌控文档内容,在文档正文之外的空白处添加的批语和注释。批注修改Word文档时如果遇到一些不能确定是否要改的地方,可以通过插入Word批注的方法暂时做记号。或者是审阅Word文稿的过程中审阅者对作者提出的一些意见和建议时,也可以通过Word批注的形式表达自己的意思。步骤:审阅 新建批注脚注脚注就是可以附在文章页面的最底端的注释文字,对某些

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