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1、 K 3K 3 标准操作规程标准操作规程 供应链采购管理供应链采购管理 密级 高 版本 1 0 XXX 股份有限公司股份有限公司 金蝶金蝶软软件 中国 有限公司件 中国 有限公司 2020 年年 3 月月 28 日日 2020 03 282020 03 28 K3 供应链标准操作规程 第 2 页 共 79 页 目录目录 第第 1 章章采采购购系系统统日常日常业务处业务处理理 4 1 1采购业务处理 4 1 1 1采购资料设置 4 1 1 2采购业务处理 5 1 1 3采购系统单据及报表查询 40 1 1 4委外加工处理 41 K3 供应链标准操作规程 第 3 页 共 79 页 第第 1 章章
2、采购系统日常业务处理采购系统日常业务处理 基于上述基于上述前面的基前面的基础础 在初始化系 在初始化系统统后 后 业务业务系系统统就可以就可以进进行日常行日常业务业务的的处处理 理 1 1采购业务处理采购业务处理 采购管理系统 是通过电子单据将采购申请 采购订货 仓库收料 采购退货 购货发票 处理等功能综合运用的管理系统 对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款 处理 进行有效的控制和跟踪 完善企业物资供应信息管理 1 1 1 采购资料设置采购资料设置 K3 供应链标准操作规程 第 4 页 共 79 页 1 1 2 采购业务处理采购业务处理 1 1 2 1常用采购流程常用采购流程 开开始始
3、 采购订单 审核采购订单 结结束束 关联外购入库输 入采购发票 审核采购发票 钩稽发票和入库 单 审核后 外购入库单 采购发票 质检员 采购经理 材料会计 MRP计划单生经办MRP计算后 形成MRP计划单 打印出采购订单 传真给供应商 质检人员根据采购检验申请单进行检验 并判断 是否合格和合格数量 采购员关联外 购入库单 录 入采购发票 审核 钩稽发 票和入库单及 费用发票作入 库核算并 生成凭证 由采购员负责审核采购订单 对于超过最低价格 时 由系统自动进行控制 不允许进行审核 采购员 库管员 采购申请单 采购订单 采购员把需要采购的MRP计划单 投放形成采 购申请单 确定需要采购的物料 下
4、推形成采购订单 或者 直接录入采购订单 指定相应的采购供应商 采 购单价和交货日期 是否检验 采购检验申请单 采购检验单 收料通知单 是否合格 外购入库单 退料单 否 是是 否 是是 供应商送货后 采购员判断是否需要检验 如 果不需要检验 则填写收料通知单 否则填写 采购检验申请单 采购员 流程 采购申请单 采购合同 采购订单 收料通知单 外购入库单 采 购发票 费用发票 1 采购申请单 用户吴伟登录 K 3 主界面后 点击 供应链 采购管理 采购 申请 采购申请单 新增 依此路径进入采购申请单录入界面 K3 供应链标准操作规程 第 5 页 共 79 页 2 2 采 采购购合同合同 点击 供应
5、链 采购管理 采购合同 采购合同 新增 依此 路径进入采购合同录入界面 录入合同日期 合同名称 产品代码 数量及单价等信息 然后点击 保存 按钮 保存单据 再点 审核 按钮审核单据 K3 供应链标准操作规程 第 6 页 共 79 页 3 3 采 采购订单购订单 点击 供应链 采购管理 采购合同 采购合同 维护 依此 路径进入采购合同序时簿界面 点击 下推 弹出下拉菜单 选择 采购订单 4 调出采购订单编辑界面 合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段 但 是日期 采购方式 业务员等需要手工录入 单据录入完毕后点击 保存 保存成功后点 K3 供应链标准操作规程 第 7 页 共 79 页 击
6、 审核 5 5 收料通知 收料通知单单 点击 供应链 采购管理 收料通知 收料通知单 新增 进入 收料通知单编辑界面 表头的 选单类型 处选择 采购订单 再在 选单号 处按 F7调出订单界面 将对应的订单POORD000001选中双击 此时订单信息便回填收料通知 单相关字段 手工录入日期 仓库等其他信息后 保存 审核单据 K3 供应链标准操作规程 第 8 页 共 79 页 采购订单上没有仓库信息 收料通知单上的 收料仓库 是由单据上的物料 属性中 默认仓库 回填的 可以修改 若物料属性中没有录入 默认仓库 则收料通 知单上的 收料仓库 为空 需要手工录入 也可以不录 在做外购入库单时再进行维
7、护 而且表头的 收料仓库 显示为空 仓库信息在表体显示 6 6 外 外购购入入库单库单 点击 供应链 采购管理 外购入库 外购入库单 新增 进入 外购入库单编辑界面 表头的 选单类型 处选择 收料通知单 再在 选单号 处 按F7调出收料通知单序时簿界面 将对应的收料通知单DD000001选中 双击 此时收料 通知单信息便回填到外购入库单相关字段 手工录入日期 业务员等其他信息后 保存 审核单据 K3 供应链标准操作规程 第 9 页 共 79 页 7 7 采 采购发购发票 票 点击 供应链 采购管理 采购发票 采购发票 新增 进入采购 发票编辑界面 表头的 选单类型 处选择 外购入库单 再在 选
8、单号 处按 F7 调出外购入库单序时簿界面 将对应的外购入库单WIN000002选中 双击 此时外购入 库单信息便回填采购发票相关字段 手工录入日期 单价等其他信息后 保存 审核单据 K3 供应链标准操作规程 第 10 页 共 79 页 在采购发票编辑界面的 查看 菜单下 选择 采购费用发票 如下图所示 系统会 调出费用发票录入界面 K3 供应链标准操作规程 第 11 页 共 79 页 将外购入库单 采购发票和费用发票进行钩稽 点击 供应链 采购管理 采购 发票 采购发票 维护 进入采购发票序时簿界面 点击 编辑 菜单下的 钩稽 K3 供应链标准操作规程 第 12 页 共 79 页 系统会调出
9、钩稽界面 上半部分为采购发票 下半部分为外购入库单 如下图所示 在 费用发票 页签下是关联的费用发票 如下图所示 点击 钩稽 的按钮 将外购入 库单 采购发票和费用发票进行钩稽 系统提示钩稽成功 进进行外行外购购入入库库核算核算 点击 供应链 存货核算 入库核算 外购入库核算 系统 K3 供应链标准操作规程 第 13 页 共 79 页 调出采购发票的界面 选择需要核算的发票 点击 分配 按钮 如下图所示 费费用分配的作用用分配的作用 将该笔采购业务中发生的费用按一定的方式分配到物料上 计入对应的原材料成本中 在 外购入库核算 界面 核算 菜单下 参数 费用分配方式 有两个选择 按数量分配 和
10、按金额分配 本案例选择 按数量分配 本案例中采购CPU和内存条的业务中 有200元的运费 经过费用分配后 分别更新了采 购发票上 应计成本费用 字段 分配原理如下 CPU 80 100 200 100 150 内存条 120 150 200 100 150 费用发票分配完毕后 进行入库成本核算 仍然在 此界面 点击 核算 按钮 如下图所示 核算完成后系统会提示核算成功 K3 供应链标准操作规程 第 14 页 共 79 页 核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入 库成本 包括两部分 原材料的实际价款和价外费用 两者都不含税 分别更新了外购 入库单上 金额 字段 在
11、该外购入库核算界面上 查看 菜单下 对应入库单 中可以 查看的到该笔采购业务中物料的入库成本 账务处账务处理理 首先要进行凭证模板的设置 点击 供应链 存货核算 凭证管理 凭 证模板 进入凭证模板编辑界面 选择 实际成本法 外购入库 事务类型 点击 K3 供应链标准操作规程 第 15 页 共 79 页 新增 按钮 新增一个凭证模板 K3 供应链标准操作规程 第 16 页 共 79 页 新增的凭证模板完成后 需要设置为默认模板 生成凭证时直接取该模板 若此处不进 行设置 则在生成凭证时需手工制定 否则就是取系统自带模板 凭证模板设置完成后 点击 供应链 存货核算 凭证管理 凭证生成 进 入凭证生
12、成界面 选择 实际成本法 外购入库 事务类型 点击 重设 按钮 将需 要生成凭证的采购发票过滤出来 如下图所示 勾上 选择标志 点击 生成凭证 的按钮 系统会自动生成一张外购入库的凭证 K3 供应链标准操作规程 第 17 页 共 79 页 1 1 2 2暂估入库流程暂估入库流程 原材料暂估入账后 如何进行后续处理 系统提供两种暂估凭证冲回处理方式 月 初一次冲回和单到冲回 它们分别的基本流程如下 月初一次冲回 材料入库时直接做 外购入库单 期末发票未到达 做暂估入账 然后期末结账 系统在期末结账后 会自动 按根据上期生成的暂估凭证 对应生成暂估冲回的红字凭证 若在当期发票仍未到 则 应继续生成
13、暂估凭证 下期继续自动冲回 在此种方式下 当暂估的存货发票长期未 收到时 会多次生成暂估和暂估冲回凭证 直到收到发票时才确认应付账款和材料的实 K3 供应链标准操作规程 第 18 页 共 79 页 际入库成本 具体做法为 在系统中录入采购发票 将此发票与对应的外购入库单钩稽 进行外购入库核算 之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证 具体流程如下所示 单单到冲回到冲回 材料入库时与前操作相同 做暂估入库 期末结账后系统不予自动冲回 直到收到供应商的采购发票时 才对暂估的外购入库单进行操作 具体做法为 在系统 中录入采购发票 与之前暂估的外购入库单钩稽 进行外购入库核算 生成暂估冲回凭 证 然后
14、再做外购入库凭证 具体流程如下所示 K3 供应链标准操作规程 第 19 页 共 79 页 例子 2008 年8 月5 日 采购部的崔小燕向石家庄电子厂订购键盘100 个 电源100 个 不含税单价分别为12 元 15 元 8 月8 日货到 经仓管部何佳检验入原材料仓库 次日财务部支付了键盘的价款并收到 对方开出的键盘的增值税专用发票价税合计 1 404 00 元 经手人为满军 9 月 8 日 财务部支付上期购买电源的剩余货款 不含税单价为 14 元 并收到石家庄电子厂开 具电源的增值税专用发票价税合计 1 638 00 元 经手人为满军 1 采购订单 点击 供应链 采购管理 采购订单 采购订单
15、 新增 依此 路径进入采购订单录入界面 录入日期 供应商 物料代码 数量等信息 然后将单据保 存并审核 2 外购入库单 点击 供应链 采购管理 采购订单 采购订单 维护 依 此路径进入采购订单序时簿界面 选择 POORD000002 号订单 点击 下推 下的 外购入 库单 进入外购入库单编辑界面 录入日期 保管等信息后保存单据并进行审核 K3 供应链标准操作规程 第 20 页 共 79 页 3 外购入库单拆分 点击 供应链 采购管理 外购入库 外购入库单 维 护 依此路径进入外购入库单序时簿界面 选择 编辑 菜单下 拆分单据 系统会调出外购入库单编辑界面 此界面上会多出 拆分数量 一列 把需要
16、拆分 的数量录在此字段下 然后保存单据 系统会提示拆分单据成功 K3 供应链标准操作规程 第 21 页 共 79 页 4 采购发票 点击 供应链 采购管理 采购发票 采购发票 新增 依此路径进入采购发票录入界面 源单类型选择外购入库单 选单号处录入 WIN000003A 回车后即可带出外购入库单上的相应信息 手工录入日期 保管等信息后 保存单据并进行审核 K3 供应链标准操作规程 第 22 页 共 79 页 5 将商品 键盘 的外购入库单与发票钩稽 进行外购入库核算 再进行账务处 理 K3 供应链标准操作规程 第 23 页 共 79 页 6 暂估入账 点击 供应链 存货核算 入库核算 存货暂估入账 进入 暂估入账序时簿界面 即本期未与发票钩稽的外购入库单 双击打开 WIN000003 号外购 入库单 录入往来科目 在 单价 字段下录入暂估单价 保存单据 K3 供应链标准操作规程 第 24 页 共 79 页 7 账务处理 点击 供应链 存货核算 凭证管理 凭证模板 进入凭证 模板编辑界面 选择 实际成本法 外购入库暂估入账 事务类型 点击 新增 按钮 新增一个凭证模板 并将此模板设置为默
