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1、QG/SH132500.10-2010合同事务管理办法1 范围1.1本办法适用于公司各单位、各部门、各项目部的合同事务管理。1.2公司所属法人单位的合同事务管理制度，参照本办法执行，并报公司法律事务处备案。2 引用标准中国石油化工集团公司合同事务管理办法3 定义合同事务是指合同签订、履行、终结过程中发生的合同基础性管理工作。主要包括：合同文本、合同编号、合同台帐、合同统计报表、合同专用章、授权证书（由授权委托管理办法另行规定）、合同档案管理等方面的内容。4 职责4.1法律事务处是公司合同事务的主管部门。4.2合同归口管理部门或其它职能部门、后方单位依照本办法管理本系统合同事务。4.3合同台账的
2、登记和合同专用章的保管、使用由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。4.4合同统计报表编制、报送由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。4.5 合同编号由合同承办部门的合同管理员具体负责。5 合同文本5.1法律事务处负责统一组织开发、颁布和推广使用各类合同标准文本，建立和维护合同标准文本资源库，对纳入资源库的合同标准文本进行统一规范化整理并上传至公司OA系统，供各部门、单位下载使用。5.2在对外签订合同时，合同承办部门应按下列顺序选择使用合同文本：a）集团公司法律事务部颁布的合同标准文本；b）公司制定、发布的标准文本；c）对方在公司合同标准文本基础上修改形成的合同文本；d）双方
3、共同拟订的文本或第三方文本；e）对方合同文本。5.3 合同文本由承办部门负责统一打印。 6 合同编号6.1一般要求6.1.1对外签订合同应由合同承办部门按本办法统一编号，实行一份合同一个编号的原则，不得重号或漏号。没有编号的合同不得进行审查、报批和签署。6.1.2采用对方当事人提供的合同文本，且对方已有编号的，仍应按本办法自行编号。6.2 合同编号规则6.2.1合同编号承办部门代码、合同分类代码、订立年份和流水代号等四部分用连字符“-”连接起来组成。6.2.2 承办部门代码承办部门代码码长8位。其中，前四位为公司机构代码，根据中国石化标准代码维护管理办法，码值为“1325”。后四位为承办部门机
4、构代码，编码规则及管理执行公司组织机构代码管理办法和项目部组织机构代码、工作分解结构代码管理办法（总部机关职能部门、后方单位和分（子）公司及项目部的机构代码情况详见附录A）。6.2.3合同分类代码合同分类代码规定如下（详见附录B）： a）公司对合同按两级分类设置代码；b）合同一级代码由两位拼音字母组成。二级代码由以阿拉伯数字“0”开头的两位阿拉伯数字组成。未划分小类的合同二级代码一律用“52”替代。6.2.4 合同订立年份合同订立年份填写公历年份的全部数字。6.2.5合同流水序号合同流水序号，按合同签订的先后顺序，从00019999，由合同承办部门自行编制。6.2.6合同签订后，双方签订的补充
5、协议或变更协议的编号应与原合同一致。但应在原编号末加注/1、/2等尾标，以示区别。履行完毕后与原合同一并归档。6.2.7合同编号举例：13250003-GC01-2009-0001合同流水号 合同订立年份 合同一级分类，建设工程合同代码为GC，合同二级分类，工程承包合同代码为01 市场开发部代码7 合同台帐7.1法律事务处、合同归口管理部门、其它职能部门应建立合同台账，对本系统（部门）的合同签订、履行情况予以登记。7.2 各单位、各项目部应当按照法律事务处和归口管理部门的要求，建立合同台账，对合同签订、履行情况进行登记。7.3合同台账应做到登记及时、记录准确、内容完整。7.4合同签订与履行登记
6、台账的主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、我方承办部门、合同当事人（包括甲乙双方名称或姓名、授权代表与经办人）、合同主要内容、标的额（包括单价、合同额和结算额）、合同期限（包括签约日期、合同日期和实际日期）、验收人、变更及原因等。具体详见附录C。7.5公司合同台账原则上采用电子台帐形式，并定期打印成纸质台帐备查。8 合同报表8.1为及时反映合同签订、履行动态情况，合同归口管理部门、合同承办部门应定期向法律事务处报送合同统计报表（详见附录D）。8.2合同统计报表每半年填报一次，分别为当年七月上旬和次年的一月上旬前。8.3专业公司（项目部）报送报表时应同时将统计报表抄送合同归口管理部门。8.4
7、合同统计报表应做到报送及时，信息准确，内容完整。8.5报表应有编制说明，简要说明本报告期发生合同订立、履行、变更、解除、违约或不可抗力等情况。8.6公司将按照集团公司法律事务部的统一部署，逐步实现合同统计报表的信息化管理。9 合同专用章9.1合同专用章由法律事务处统一刻制、并发放至归口管理部门。9.2 公司对合同专用章实行分类专项管理和授权使用，其管理部门和使用范围规定如下：9.2.1“中国石化集团第十建设公司建设工程承包合同专用章”若干枚，由市场开发部负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订建设工程承包合同。9.2.2 “中国石化集团第十建设公司分包合同专用章”
8、1枚，由经营部负责管理和使用，用于签订建设工程分包合同。9.2.3 “中国石化集团第十建设公司劳务合同专用章”1枚，由人力资源部负责管理、使用，用于签订劳务合同。9.2.4 “中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章”3枚，用大写英文字母A至C进行区分。a）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章A”，由经营部负责管理，用于签订业务公司建设工程发包合同、业务外包合同、施工设备（机具）租入合同、脚手架租赁合同和项目暂设办公及生活用房屋的租赁合同；b）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章B”，由物资装备处负责保管使用，用于签订公司设备采购、设备出租、设备修理、列入公司集中采购范
9、围的货物和服务采购，以及30万元及以上货物与服务的采购合同。 c）“中国石化集团第十建设公司货物与服务合同专用章C”，由社区事务管理中心负责保管使用，用于签订公司房屋建筑物和土地使用权租赁、社区物业服务合同。9.2.5 “中国石化集团第十建设公司涉外合同专用章” 1枚，由海外事业部管理和使用，用于订立与涉外工程和服务有关的合同。9.2.6“中国石化集团第十建设公司材料采购合同专用章（30万元以下有效）”若干枚，由物资装备处负责管理和使用，可授权公司组建的项目部和专业公司保管和使用，用于签订限额以下的材料采购合同。9.2.7“中国石化集团第十建设公司吊装运输合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理
10、和使用，用于代表公司对外签订吊装、运输合同和相关设备租赁合同；9.2.8 “中国石化集团第十建设公司修理合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订与特种机械修理厂经营活动中有关的承揽及采购合同；9.2.9 “中国石化集团第十建设公司配件购销合同专用章”1枚，授权重机公司负责管理和使用，用于签订加藤工程机械零件中心经营活动中有关的购销合同；9.2.10 “中国石化集团第十建设公司合同专用章”一枚，由法律事务处保管、使用，用于签订委托代理合同、社会中介服务合同和前述9.2.1至9.2.9项未列明的其它合同。9.3设立、增添、更换合同专用章，应由归口管理部门向法律事务处提出书面申请，经法
11、律事务处审核并报公司法定代表人批准后，由法律事务处负责刻制、发放至归口管理部门，印模由法律事务处备案。归口管理部门应填写合同专用章发放登记表（参见附E），办理领用手续。9.4合同专用章终止使用或报废后，归口管理部门应填写合同专用章回收登记表（参见附F），并将废止合同专用章交法律事务处统一处理。9.5归口管理部门应当对授权专业公司、项目部保管和使用的印鉴的权限范围做出明确届定。9.6归口管理部门应当就专业公司、项目部保管和使用印鉴与使用、保管人签订或续签保管、使用协议，并报法律事务处备案。9.7 合同印鉴使用单位应指定专人保管合同专用章，没有法定代表人或法人授权代表签字或审查不合格的合同，不得加
12、盖合同专用章。9.8 合同印鉴使用单位应建立健全合同印鉴使用登记薄，并在加盖合同专用章时，由经办人在合同印鉴使用登记薄上签字。9.9 合同印鉴使用登记薄包括但不限于以下内容（详见附录G）：a）用印部门/单位；b）合同名称/编号；c）公司方签约代表；d）合同订立日期；e）加盖合同章日期；f）公司方经办人（签字）。9.10 禁止携带合同专用章外出签订合同。因情况紧急确需携章外出的，公司总部机关各部门，经公司主管领导同意；其它单位或项目部，经本单位本项目部法人授权代表同意后，由合同管理员带章一同前往。9.11公司合同专用章遗失或被盗，应及时向公安机关报案，并在24小时内报告法律事务处。责任单位或部门
13、应法律事务处的指导下，在3日内通过事发当地的地市级以上媒体声明作废，费用由责任单位或部门承担。9.12 禁止以行政章代替合同专用章对外签订合同；禁止出借合同章或出借、丢弃盖有合同章的空白合同纸；禁止可能对公司造成损害的所有违法使用合同章的行为。9.13公司所属法人单位以本单位名义设立合同专用章，参照本章有关规定办理。10 合同档案10.1公司合同管理部门应建立合同档案制度；10.2每份合同均应建立合同档案。合同档案应包括在合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除及解决纠纷等过程中，形成的所有书面材料及封存样品等实物。10.3文字类原始档案包括但不限于以下内容：a）合同文本及附件；b）补充协议、变
14、更或解除合同协议；c）对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信调查资料，对方签约人法定代表人证明或授权委托书；d）意向书、备忘录、谈判及会谈记录；e）往来信函、电报、传真、电子邮件（包括验收确认书、质量异议书、催款通知书等）；f）现场签证、送达回执或确认书。10.4合同管理中形成的文档资料，包括各类台帐、报表、记录、领导批示等，也应归类建档，妥善保管。10.5合同终结程序完成之前，合同档案由合同承办部门负责保管。合同终结后的次年，合同承办部门应当按照档案管理办法的规定，将合同档案直接移交或交由合同归口管理部门统一移交公司档案室。10.6建设工程承包合同订立后，须提供合同四份（正本和副本），报
15、市场开发部备案，由市场开发部发至有关部门、单位和项目部。10.7建设工程分包合同，须提供合同一份（正本），报经营部备案，其余由项目部或专业公司发至有关部门、单位。10.8内部分包工程合同，须提供合同一份（正本），报项目管理部备案，其余由项目部发至有关部门、单位。10.9设备、物资等货物与服务合同，须提供合同一份（正本），报物资装备处备案，并发至有关部门、单位。10.10其它合同，须提供合同一份（正本），按业务归口，报合同主管部门或归口管理部门备案，并发至有关部门、单位。10.11重机公司管理的合同之档案管理，由其依照本办法制定实施细则，在重机公司范围内组织实施。10.12合同自履行完毕之日起，除内部合同外保存期为10年。附录1.本办法由公司法律事务处负责解释。附录A：总部机关职能部门、后方单位、分（子）公司及项目部代码一览表序号单位名称代码序号单位名称代码1经理办公室1325000126金海湾工程公司1325009
