《公文写作常识与技巧》.pdf

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1、 1 公文写作常识与技巧 处理公文是公务员日常工作 因此公文常识就成为公务员考试必考知 识 但很多考生一看到教材中的公文部分就感觉到考点太多 难以理解 本文对公务员考试公文常识考点进行总结梳理 相信通过这些资料 考生 定能轻松答对公文常识题目 第一部分公文常识考点大总结 依据 1 党政机关公文处理工作条例 2 党政机关公文格式 国家标准 GB T9704 2012 第一章公文的法定分类 一 按行文方向分类 按行文方向可将公文分为 上行文 下行文 平行文 通行文 二 按保密程度分类 按按保密程度可将公文分为 秘密件 机密件 绝密件 三 按适用范围分类 2 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布

2、施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变 更或者撤销下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行 的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人 民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复

3、 适用于答复下级机关的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准 和答复审批事项 3 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 第二章公文的格式要求 一 版头 1 份号 份号就是公文印制份数的顺序号 一般用 6 位 3 号阿拉伯数字 顶格编 排在版心左上角第一行 涉密公文应当标注份号 2 密级和保密期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和 保密期限 如需标注密级和保密期限 应当顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数

4、字标注 秘密等级和保密期限之间用 隔开 3 紧急程度 紧急程度是指公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应 当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 4 如需标注紧急程度 应当顶格编排在版心左上角 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 应当按照份号 密级和保密期限 紧急程度 的顺序自上而下分行排列 4 发文机关标志 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也 可以使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文时 发文机关标志可以 并用联合发文机关名称 也可以单独用主办机关名称 发文机关标志居中排布 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联

5、合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排 列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机 关名称为准上下居中排布 5 发文字号 发文字号由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 年份 发文顺序号 用阿拉伯数字标注 年份应标全称 用六角括号 括入 发文顺序 号不加 第 字 不编虚位 即1 不编为 01 在阿拉伯数字后加 号 字 如上图中的 苏政发 2013 号 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置 除标注签发人的情况外 发文字号通常居中排布 联合行文时 使用主办机关的发文字号 5 6 签发人 对于上行文 应当标注签发人姓名 公文中的 签发人 处由 签发人

6、三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空一字 编排在发文机关标志下 空二行位置 此时 发文字号居左空一字编排 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上 而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人 姓名对齐 此时 发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 二 主体 1 标题 标题一般由发文机关名称 事由和文种三要素组成 如 国务院关于加 强城市规划工作的通知 在标题的三要素中 有时可省略发文机关名称 和事由中的一项或两项 唯有文种不可省略 标题中除了法规 规章名称 加书名号外 一般不使用标点符号 标题应编排于版头与主体之间的分隔线下空二行位置 分一行或多行

7、居 中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标 题排列应当使用梯形或菱形 2 主送机关 6 主送机关是指公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或 者同类型机关统称 主送机关应当编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如前页公文样式中的 各 市 县 市 区 人民政府 省政府直属各单位 3 正文 正文是公文的主体 用来表述公文的内容 一般由开头 主体和结语三 部分组成 公文首页必须显示正文 正文一般用 3 号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左 空二字 回行顶格 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般

8、第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层 用仿宋体字标注 4 附件说明 附件说明包括公文附件的顺序号和名称 如有附件 在正文下空一行左 空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使 用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 附件名称 不加书名号 其后也不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一 行附件名称的首字对齐 5 发文机关署名 成文日期和印章 7 发文机关的署名应当是发文机关全称或者规范化简称 如前页公文样式 中标注于印章处下方的 江苏省人民政府 按照最新规定 党政机关的 公文一般都要发文机关署名 公文的成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行

9、文 时 署最后签发机关负责人签发的日期 成文日期一般右空四字编排 不 加盖印章的公文除外 详见下文 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年 份应标全称 月 日不编虚位 即1 不编为 01 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 6 附注 附注是公文印发传达范围等需要说明的事项 如有附注 居左空二字加 圆括号编排在成文日期下一行 如前页公文样式中的 此件可自行翻印 7 附件 附件 二字及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件 说明的表述一致 附件应当另

10、面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 如附件与正 文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在 其后标注 附件 二字及附件顺序号 8 注意 此处说的 附件 指附属于公文主件的其他公文或材料 应当另面编排 附件说明 用来标明附件名称及件数的 位于公文正文下空一行 前页 的公文样式中呈现了 附件说明 即 附件 1 但并未将附件呈现出来 三 版记 1 抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 抄 送机关应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 如有抄送机关 一般在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编 排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关

11、名称 回行时与冒号后的首字 对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 注意 同类抄送机关之间用顿号 不同类的用逗号 2 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期 印发机关和印发 日期一般编排在末条分隔线之上 二者位于同一行 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即 1 不编为 01 后加 印发 二字 9 第三章公文的行文规则 公文的行文规则公务员考试常考的公文常识 公文的行文应确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 一 公文的行文关系与行文方向 行文关系就是机关之间公文的授受关系 它是根据机关的隶属关系和职 权范围

12、确定的 通常分为隶属关系 业务指导关系 平行关系和不相隶属 关系四种 行文关系是行文制度的核心 行文方向就是公文发送的去向 分为上行 下行 平行和通行四个方向 上行文 是指下级机关向上级机关的行文 一般采用逐级行文 多级行文 和越级行文三种方式 下行文 是指上级机关对所属下级机关的行文 平 行文 是指同级机关或不相隶属机关之间的行文 如市财政局与市教育局 之间的行文 通行文 是指向社会公众发布具有告知性和规范性的公文 二 公文常识之上行文的三种方式 1 逐级行文 逐级行文 即下级机关向所属的上一级机关行文 这是上行文最基本 最常用的行文方式 2 多级行文 10 多级行文 即下级机关同时向自己的

13、直接上级机关和更高一级的上级领 导机关行文 这种行文方式只有在特殊情况下才采用 如问题比较重大 3 越级行文 越级行文 即下级机关在特殊情况下 越过自己的直属上级向更高一级 的领导机关行文 一般情况下 下级机关不得越级行文 因特殊情况需要 越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 三 行文规则 1 向上级机关行文 向上级机关行文 应当遵循以下规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同 级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经 本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送 上级主管部门 3 下级机关的请示事项 如

14、需以本机关名义向上级机关请示 应当 提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 11 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机 关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级 机关 2 向下级机关行文 向下级机关行文 应当遵循以下规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送 发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下 级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令

15、性公 文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体 事项 经政府同意后可以由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相 关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得 向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关 的另一个上级机关 12 3 联合行文 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 属于党 委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 联合行文主要包括以下情况 1 同级政府 同级政府各部门 上级 政

16、府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可 以联合行文 3 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文 4 同级相互行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 第四章公文的处理 第一节公文的拟制 公文的处理包括公文的拟制 办理与管理 公文的处理是公务员考试时 常考到的公文常识 公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程序 公文的拟制是公务员考 试时常考到的公文常识 一 起草 13 公文起草应当做到 1 符合国家法律法规和党的路线方针政策 完 整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 2 一切从实际出 发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 3 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精炼 4 文种正确 格式规范 5 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 6 公 文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区 或者部门意见 力求达成一致 7 机关负责人应当主持 指导重要公文 起草工作 二 审核 公文文稿签发前