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1、档案管理制度第一节 总 则第一条 为规范武汉市东升建设股份有限责任公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二节 管理体制和职责第二条 综合管理部设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（2）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（3）负责档案管理的各项规章
2、制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三节 文件材料的形成和归档第三条 档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（项目开发建设工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条 归档时间和归档程序（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各
3、类档案的管理细则进行整理、归档。（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。（四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。（六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条 归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类
4、准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第四节 档案的利用档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第五节 档案保管期限的划分及鉴定第六条 档案管理员须根据各类档案管理细则中的归档范围和保管期限表（附件1）确定档案的保管期限及档案的价值。第七条
5、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。第八条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。第九条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第六节 档案保密规定第十一条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。第十二条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第十三条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。第十四条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十五条 档案、
6、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十六条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。第十七条 发现档案丢失，损坏要及时报告。第七节 档案查阅、借阅规定第十八条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。 第十九条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用审批表（附件2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十条 档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，
7、必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经分总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十一条 复印档案资料需填写档案使用审批表，由复印人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可复印。第二十二条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写档案使用审批表，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经集团领导批准后方可外借。第二十二条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。 第二十三条 借阅档案的人员， 要
8、爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。第二十四条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。第二十五条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用审批表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第八节 档案室管理规定第二十六条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二十七条 档案室内的档案柜
9、要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十八条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。第二十九条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第三十条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第三十一条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。第三十二条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十三条 案卷归还后，及时放回原处。第三十四条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资
10、料。第九节 档案销毁规定第三十五条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。第三十六条 销毁时必须填写档案销毁审批表（附件3），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第三十七条 严禁将销毁档案转做其它用途。第三十八条档案销毁清册需归档，并长期保存。 档案管理细则第一节 总 则第三十九条 为加强鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。第四十条 本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理
11、、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及管理办法。第四十一条 本细则适用于鄂尔多斯市国宸房地产开发有限责任公司的所有文书档案管理。第二节 档案的收集与管理第四十二条 坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。第四十三条 凡公司缮印发出的公文，一律由公司综合管理部统一收集管理。第四十四条 由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。第四十五条 会议文件由会议主办部门收集归档。第四十六条 档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。第四十七条 档案室在管理
12、活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。第四十八条 立卷分工（一）上级党、政、管理机构的来文，由公司综合管理部分别立卷归档。（二）上级业务主管部门的来文，由本级业务主管部门立卷归档。（三）各部门、办事机构和区域起草的文件、材料，由起草单位（部门）立卷归档。（四）各部门办事机构和区域召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由几个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。（五）由下级部门起草，以上级的名义发布的文件，由上级部门立卷归档，起草部门存副本。第三节 档案的立卷第四十九条 组卷方法（一）公司形成的文件材料是组卷的主要内容。
13、（二）上级针对公司的主要发文，同公司同类问题一起组卷。（三）上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按作者特征组卷。（四）干部任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。（五）各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。（六）各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。（七）领导人在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。（八）各种报表、花名册，按名称特征组卷。（九）请示与批复等文件，按问题特征组卷。（十）文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：1、一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。
14、2、多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。3、总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。4、跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。5、跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。6、公司转发或批转的文件，按转批时间立卷。7、跨年度的请示与批复按批复年度立卷。无批复的重要请示在请示年度立卷。（十一）档案盒正面应附有案卷封面（附件4）。第五十条 卷内文件排列（一）按文件的重要程度或时间顺序排列。1、密不可分的文件按重要程度依次排列，公司文件材料在前，上级或下级文件材料在后。2、请示与批复，批复在前、请示在后。3、正文在前，附件在后。4、转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前
15、，被转发件在后。5、印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。6、非诉讼案件排列顺序为：上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。（二）按问题时间排列反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。（三）按地区时间排列由同一管辖区内的几个单位组成一卷时，先分开单位再按时间顺序排列。（四）按作者时间排列先分开作者，再按时间排列。（五）按姓氏笔划排列对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。第五十一条 卷内文件编号（采用阿拉伯数字）（一）卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号。（二）凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。（三）大张图表折叠后，编一个页号。（四）装订的案卷要填写本卷总页数。第五十二条 编制卷内目录（附件5）（一）编写顺序号按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要
