（企业管理手册）后勤采购管理经典手册

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1、 经典采购管理手册 目的为加强公司商品采购管理，规范采购工作,保障经营活动的正常持续供应，加 速资金周转，降低采购成本，特制定此手册。 适用范围本手册适用于公司经营所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购(以下除非特别说明，以上所列物资统称为采购物品)，以及需通过协作厂商完 成的各种成品、半成品、材料的加工。除非特别说明，采购物品与外协加工产品 统称为采购物品。 手册适用人员：商品部、营运部、门店、中心厨房、财务部、综合办、督查等涉及 公司采购业务的所有员工。 手册管理方法 由商品部负责组织每年一次的手册修订工作，并由商品部签订发行。商品部拥有对 手册的解释权。 由综合办负责手册的发放

2、、更换和回收管理工作，并制作手册领用记录。 保密要求 注意作好手册保密工作。应按适用范围发放，商品部、中心厨房、财务部、综合办、 督查、店经理可领用完整手册，其他人员只领用与其相关作业的部分。应与领用者签订 保密协议。 商品采购组织 商品采购组织 公司商品采购管理实行集中统一采购，除单店的零星采购外，任何部门和人 员不得单独进行采购。 各部门主要职责：(需根据重新确定的组织结构调整) (一) 需求单位： 负责根据经营需求填写需求计划或采购申请和相应 的价格建议；参与供应商的甄选；负责质量不合格采购物品及外协产品 的评审并提出处理方案，负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生 的其它问题及有关信

3、息及时反馈给商品部。 (二) 营运部：负责根据各店的需求计划、库存情况等填写物品采购 申请；负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放；负责对采购物品 及外协产品的质量检测，负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及 对供应商质量保证体系的考核，参与采购物品及外协产品使用过程的质 量监督和质量问题的处理；参与对供应商的甄选；参与对采购价格的审 核。 (三) 商品部：负责制定采购计划及采购活动的具体实施；对所采购 物品及外协产品的市场行情、供应商情况进行跟踪调查，建立采购物品 及外协产品价格信息库；建立采购物品及外协产品的质量记录；负责对 供应商的管理；负责采购物品及外协产品的交货与协调；负责采购物

4、品 及外协产品质量问题的解决、退货与索赔；负责采购款项的结算支付。 (四) 督查：负责对采购全过程的监督审察，包括对采购计划、签订 采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。 (五) 财务部：负责对采购计划及采购预算的审核；采购物品及外协 产品付款凭 证的审核。 采购计划 第一条 采购计划制订的依据 采购计划应根据经营计划、由营运部汇总的各店日常经营需求计划、各部门 的采购申请、年度预算、库存情况、公司资金供应情况等确定，对经营急需物品， 应优先考虑。 第二条 采购计划种类 根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、 月度采购计划及日采购计划。 （一） 年度采购计划根据公司年度经营

5、计划，在对市场信息和需求信息进行充分的分析和收集的基础上，并依据往年历史数据对比预测制订，该计划也是 制订年度财务预算的主要依据之一。 （二） 月度采购计划是在对年度采购计划进行分解基础上，依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测、市场行情制订当月的采购计划，该计划 也是制订月度资金计划的主要依据之一。 （三） 日采购计划是在对月度采购计划进行分解基础上，依据店管部对各单店每日经营所需物品的汇总审核后制订。 第三条 各店日常经营需求计划 各店根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天 的需求计划，主要包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。 第四条 采购申请

6、的提出及审批权限 采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、 供应厂商（参考） 、交货期、送货方式等。各种物品的采购申请应由以下各部门提 出： (一) 工程项目所需公司采购的材料、设备等，由项目负责人根据合同 及设计任务书所作的预算，结合工程进度编制材料、设备采购清 单（又称“材料表” ）作为采购申请；经部门负责人或授权人审 核后，报开发副总审批；日常经营所需的原材料、辅助材料、产成品（包括外协产品） 、包 装材料、低值易耗品等，由店管部根据经营需求及加工要求提出 采购申请，经部门负责人或授权人审核后，报经营副总审批；(二)工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等由使用部

7、门在月初提出 采购申请；经部门负责人或授权人审核后，由公司主管领导审批；(三)经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）由 使用部门在年初编制固定资产采购申请；由公司总经理审批；(四)普通办公用品、劳保用品等由综合办根据使用部门需求统一提出 年度或月度采购申请，经部门负责人或授权人审核后，由总经理 审批；(五)库房管理员可根据日常领料情况和库存情况提出常备用料的采购 申请，由店管部经理审批；(六)研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、器皿、设备等，由技 术中心根据需求 时间提出月度或日采购申请，经部门负责人或授 权人审核后，报营运副总审批。(七)以上各类物品如在年度预算外或超过年度

8、预算，应经公司总经理 审批。(八)部门负责人/授权人审核本部门的采购申请时应检查请购单的内 容是否准确、完整，若不完整或有错误则应予以纠正。(九)审批后的采购申请表由采购部审核汇总。审核内容包括采购申 请各栏填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围 内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。 采购计划的管理 (一) 采购计划由采购部根据经审批后的采购申请制订，日采购计划由采购经理批准执行，月度采购计划报请营运副总批准执行，年度采购计划需报请公 司总经理审批。 (二) 采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排。(三)商品部经理应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库

9、存满足或有无可替代的物品。只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。 (四) 请购部门。 (五) 物品需求单位对于申请采购物品若需要变更或撤销时，必须立即通知 对于在采购计划内无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知采购部，及时根据实际情况更改采购计划。 (六) 未列入采购计划内的物品不能进行采购。如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门负责人审批后，由公司营运副总核准后才能列入采购范围。 第六条 采购作业的执行 采购作业由商品部根据经批准的采购计划组织实施。采购应按照“择优、择 廉、择近”的原则并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。 第七条 采购方式的选择 采购人员

10、应按照采购物品及外协产品的不同，分别采取以下几种方式进行采 购：定点供应商长期议价采购、比价采购和招标采购。 属于定点供应商供货范围内的物品，不管价值多少，可以直接从定点供应商 处采购。不在定点供应商供货范围内的物品，需采用招标采购或比价采购。 (一) 定点供应商长期供货的物品范畴：为有效降低采购成本，达到规模采购，并保证采购物品质量的稳定性与标准， 以下消耗较大且常用物品应尽量采用定点供应商长期议价供货的方式： 生鲜类：包括猪、牛、羊肉、鸡、鸭、鱼、海鲜、蛋、常用蔬菜等； 干货类：各种肉食、海鲜、木耳、蘑菇等； 粮油、各种调料等； 饮料类； 经营加工用器材类、包装用材料、其它消耗品； 熟食、

11、凉菜类委托对外加工产品。 (二) 招标采购的物品范畴：1. 一次采购金额超过以下金额的大宗材料与设备：进口材料 和设备 x 万元； 国产检测仪表 x 万元； 计算机、显示器以及附件x 万元； 电子类产品 x 万元； 常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等 x 万元。 2. 工程装修项目中需公司采购的材料、关键设备等； 3. 一年内可在同一供应商处累计采购金额超过 x 万元的某类物品。 (三) 比价采购的物品范畴：除定点供应商供货范围内以及符合招标采购条件的物品外的采购， 以三家(包 括三家)以上供应商的报价加以比较，最后选择性价比最优者予以订购。 第八条 采购询价的发出 商品部人员按照采购计划所

12、列材料清单，参考采购物品及外协产品的市场行 情、公司相关人员的信息提供、采购历史记录、厂商提供的价格资料等各种渠道 的价格信息，对采购物品及外协产品的供应商进行充分的询价、议价。 (一) 采购人员在询价、议价过程中必须向供应商提供足够的信息以使供应商能 顺利报价，这些信息包括采购物品或外协产品的品名、质量要求、数量、服务、 交货期、交货方式、地点、付款办法等因素。 (二) 询价方式应采用书面询价，要求供应商提供签字或盖章的报价单，如只能 采用电话询价方式，应获得采购部经理批准。 (三) 采购人员应要求供应商在接到询价资料后至少天内以书信、电子邮件或 传真形式反馈其报价意向（若供应商拒绝报价，则

13、应将询价资料退还给公司） ，若 询价资料寄出后供应商没有任何答复，采购人员应打电话或电子邮件与供应商联 系，问清情况(如收到询价资料与否？)。 (四) 在询价过程中供应商如要求对采购物品及外协产品内容、技术要求、规范 等作进一步澄清，采购员应该协调相关人员尽快作出答复，以使供应商有条件作 出适当报价。 (五) 同类、同规格产品的询价应有三家以上供应商的价格资料，同时应建立采购询价比价台帐。台帐内容要包括：物品名称、型号、规格、主要技术参数、分 承包方的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用，并有综合分析 说明和比价依据。 第九条 询价资料的整理 (一) 采购员接到供应商的报价后，要评

14、审报价的完整性和准确性，并了解报 价的详细构成，需要时应通过会议或电话沟通以弄清供应商的报价。同时应整理 收到的询价资料备查。 (二) 若供应商报价的物品与请购物品略有不同或属代用品者，采购人员应在 请购单上详细注明相关信息，并报经采购部经理、使用部门或请购部门同意并备 案。 (三) 采购员应确定一个初始目标价，以利于在随后进行的多轮谈判（34 轮） 及每轮谈判后目标价格的重新确定。多轮谈判的过程中如果需要 ，可要求供应商 用以成本细分的方式再次报价。 第十条 采购价格平台的建立 商品部信息管理员应依照以往的采购资料和平时收集的数据，分门别类地整理 出一套完整的价格平台（采购价格平台） ，并根

15、据情况随时更新，充实，以备相关 人员选用。 价格平台应包含以下内容： （一）材料（设备）名称； （二）规格型号； （三）主要技术指标； （四）价格区间； （五）厂家（或供应商） ； （六）索引。 第十一条 (一) 采购价格核准： 招标采购物品的价格由评标小组决定。在质量、服务标准、付款方式、送货方式等相同的情况下，价格最低者中标。如分歧较大，由公司主管领导或公司总经理决定。 (二) 供应商长期报价采购物品及外协产品，在事先议定的价格范围内，由采购部经理核准；超出议定价格范围外的，根据超出价格的多少，分别报公司 主管领导或公司总经理审批。 (三) 比价采购物品，一次采购金额小于 5000 元的，

16、由采购部经理审批；一次采购金额大于 5000 元的，由采购部经理审核后，呈公司主管领导或总经理批 准。 第十二条 (一) 订购 供应商及采购价格确定后，由采购部统一向供应商订购，发出订购单或签订采购合同。 (二) 订购过程中实行执行的采购价格与经核准的采购价格有差异时，采购人员应按采购价格核准的审批程序进行重新审批，紧急情况下可直接报请营业 副总审批。 (三) 属于下列特殊情况的，可实行委托采购。1. 特殊材料与物品，采购部无法进行采购时，经公司主管领导审批后，可委 托业务部门进行采购，但应严格执行本办法的相关规定。 2. 属于单店的零星采购物品范围，且月度采购金额累计在 300 元以内的，可 委托单店自行采购，店管部负责监督单店的采购是否严格执行本办法的相关规定。 (四) 需预付定金、长期需用的原材料、经营用物品等、采购金额（ ）元以上或有附带条件的采购活动应与供应商签订采购合同。 1. 2. 由采购员代表公司签订采购合同的，必须