《办文办会规范》PPT课件.ppt

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1、略谈办文 办会 2011年9月23日 楼建悦 第一部分办文 一 公文的起源与概念二 公文的分类三 收文规则四 行文规则五 行文程序六 行文注意事项七 案例分析 介绍内容 中央办公厅颁发的 中国共产党机关公文处理条例 中办发 1996 14号 国务院颁发的 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 GB T9704 199 国家行政机关公文格式 浙江大学党委办公室颁发的 浙江大学党群系统行文处理细则 浙大党办 2006 22号 讲述依据 公文的起源公文即公务文书 是随文字 阶级和国家的出现而形成发展起来的 殷商时期最早见诸文字记载的公务文书叫 书契 先秦和秦汉之间 公文被称作 简牍 西汉

2、时称为 文书 或 文案 东汉时期最早出现公文一词 但更相告语 莫肯公文 三国时期 公文 开始成为一个通称 公文的历史源远流长 一 公文的起源与概念 公文的概念所谓公文 就是公务文书 是指按特定的程序和格式处理公务的书面行文 公文的作用是传达贯彻党和国家的方针政策 发布行政法规和规章 实施党政领导 联系和处理公务的重要工具 是各级机关 团体 企事业单位工作的依据和凭证 一 公文的起源与概念 1 公文具有自身的特点和规律 2 公文作为反映公务活动的文字形式 与其他文字形式有很大不同 3 要写好公文可以范例为借鉴 常写多练 经历从 仿造 到 创造 的升华 例如 通知性 公文 在开头的末尾要写 现将有

3、关事项通知如下 意见性 公文 在开头的末尾要写 现提出以下意见 会议纪要 要用 会议认为 会议指出 会议强调 会议要求 等分段撰写会议精神 现就有关问题作如下说明 改为 现将有关事项通知如下 几点启示 4 写作公文不能随心所欲 公文必须正确体现领导机关的意图 是一件严肃的政治任务 不是个人行为 5 公文处理有严格的规则和程序 公文仅限于特定的机关 团体 企事业单位的公务活动 表现出很显著的专业和领域特征 且都有特定的程序 办理的规则和对阅读对象的规定 6 公文一旦制发 就具有权威性 必须执行 几点启示 二 公文的种类 中央办公厅颁发的 中国共产党机关公文处理条例 分为14种 决议 指示 公报

4、条例 规定 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要国务院颁发的 国家行政机关公文处理办法 分为13种 命令 令 公告 通告 议案 决定 通知 通报 批复 报告 请示 意见 函 会议纪要通用规范公文一共是18种 1 从行文关系分上行文 报告 请示等平行文 通知 函等下行文 命令 批复 指示等2 从公文作用分指令性文件 命令 决定 批复指导性文件 指示 通知 意见 条例周知性文件 公告 通告 通知 通报 公报报请性文件 报告 意见 请示 议案 函记录性文件 会议纪要3 从作者分 政府机关公文 党派机关公文 群众团体公文 企业单位公文 事业单位公文4 从规范性和使用范围分规范性公文

5、办法 和 条例 规定的18种公文非规范性公文 计划 总结 调查报告 章程 制度 讲话稿等5 从紧急程度分 特急件 急件两种 不作特别说明的为平件6 从秘密等级分 绝密件 机密件 秘密件等 二 公文的种类 1 决议 用于发布经会议讨论通过的重要决策事项 如 党的十一届六中全会通过的中共中央关于建国以来党的若干历史问题的决议 就是党的全会作出的决议 2 决定 用于对重要事项作出决策和安排 如 中共浙江大学委员会关于表彰优秀共产党员的决定 就是学校党委 行政对重要事项作出的决策和安排 决议与决定的区别 相同之处 都是发布重要决策事项 不同之处 决议仅用于会议决定事项 而决定不仅仅用于会议决定事项 它

6、可以是会议决定事项 也可以其他形式决定的事项 二 公文的种类 发布规章 如关于印发 浙江大学信息与电子工程学系学术委员会议事规则 试行 的通知任免干部 如 关于孙毅任职的通知 传达上级机关指示 如 信电系党委转发 中共浙江大学委员会关于印发在党的基层组织和党员中深入开展以 服务发展争创一流 为主题的创先争优活动实施方案 的通知 转发上级机关和不相隶属机关的公文批转下级机关的公文 发布要求下级机关共同执行或周知的事项 如 中共浙江大学委员会关于开展学习宣传贯彻党的十七大精神的通知 3 通知 二 公文的种类 4 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 如 中共浙江大学委员会浙江大学关于调整和加强学

7、部功能的若干意见 浙江大学关于教师本科教学工作考核的原则意见 中共浙江大学委员会浙江大学关于落实2010年应届毕业生入伍预征工作的实施意见 浙江大学创先争优活动领导小组办公室 浙江大学离休党工委关于在离退休党支部和党员中深入开展创先争优活动的指导意见 等等 通知与意见的区别 相同之处 都是对下级发布指示性要求的文种 不同之处 是通知部署的任务 提出的要求相对管得时间比较短 着重对当前和不长时间内的工作提出要求 而意见相对提出的要求 部署的任务管的时间比较长 要管几年或一个时期 二 公文的种类 5 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 报告与请示是两个不同的文种

8、虽然它们都是向上行文 不能混用 报告是向上级报告工作 一般不用上级批复或答复 请示是需上级给予答复或作出批示的 二 公文的种类 6 请示 用于向上级机关请求指示 批准 如 信电系关于邀请来茂德副校长参加学系2010年教学工作会议的请示 7 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 印发领导讲话 交流重要情况 如 浙大党办通报 主要用于印发学校党委领导的讲话稿8 批复 用于答复下级机关的请示事项 如 中共浙江大学委员会关于同意召开浙江大学第二十九届学生委员会扩大会议的批复 9 规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 如 中共浙江大学委员会关于规范XXXXX的规定 10 通告

9、 用于公布重大事项和应当注意或遵守的事项 如 中共浙江大学委员会办公室关于XXXXXX的通告 二 公文的种类 11 函 用于无隶属关系的有关部门之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准等如 浙江大学关于组织部分学生党员参观73021部队的函 12 会议纪要 用于记载会议主要精神和决定事项如 信电系党政联席会议纪要 二 公文的种类 13 规章制度类公文 章程 条例 规定 办法 规则 细则 公约 二 公文的种类 二 公文的种类 规章制度类公文 特点 作者的限定性 职权范围内明显的强制性 法定的强制力和执行效力严格的程序性 调查研究 掌握资料 集体讨论 反复修改 广泛征求意见 会议批准效用的稳定性 不

10、能朝令夕改 不能部分适用 二 公文的种类 规章制度类公文 结构 一般由标题 题注 正文三部分组成1 标题 事由 文种 构成或 法定作者 事由 文种 构成如 浙江大学信息与电子工程学系章程 信息与电子工程学系关于研究生导师缴纳研究生培养费的若干规定 2 题注 如 北京市人民政府工作规则 二 三年一月二十日第一次市政府常务会议通过 3 正文 1 章断条连式 由 章 条 款 组合而成 适合内容较复杂 篇幅较长的公文 分为 总则 分则 附则 三部分组成 用 第一章 第一条 一 一 等方式排序 一般不用阿拉伯数字做标注 2 总述条款式 3 一条到底式 题注 二 公文的种类 规章制度类公文 签收 就是发件

11、人与收件人之间履行一种交接手续 登记 就是文件管理人员对来文进行记载 便于管理 查找 拟办 送办公室主任提出拟办意见 批办 送领导阅批 承办 根据拟办 批办意见 按主办和协办送相关部门办理 催办 需阅办的公文要定期向有关部门催办 办结归档 先由部门归档 再集中交档案馆归档 三 收文规则 对密级公文管理的特殊要求 存放在有 三铁一器 的场所 制作必须用不连互联网 校园网的涉密计算机 未经批准不得复制 一般不汇编 确因工作需要汇编的 应按最高密级标注 并按密件管理 不用普通传真 电子邮件 网络等渠道传输涉密公文 不得自行销毁 三 收文规则 办公室是管理指导本单位公文的职能部门 一是办公室可根据本级

12、领导授权或同意 代本级组织向上级机关和下级机关行文 二是下级机关代上级机关拟文 应送办公室按规定程序处理 上行文 就是下级机关向上级机关行文 文种主要是报告 请示等 注意 一是请示 报告不能混用 二是原则上不得越级行文 尤其不得越级请示问题 三是请示性上行文应主送一个上级机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 四 行文规则 行文 应坚持确实需要 慎重精简的原则 文种恰当 注重实效 下行文 就是上级机关向下级机关行文 文种主要是通知 意见 批复 决议 决定等 重要的下行文 应抄送上级机关 平行文 就是同级机关或没有隶属关系的机关 单位之间互相行文 文种主要是通报 函 写法上不用指示性语气 而

13、用协商性语气 联合行文 就是几个平行部门或者党政部门之间联合行文 可以是上行文 下行文 平行文 联合行文必须协商一致 部门可以在职权范围内向平行机关的对口部门行文 但未经上级机关授权 本级部门不得向平行部门发布指示性公文 拟文 综合性行文一般由办公室拟文 其他行文根据文件的内容 涉及分线工作的可由部门科室代拟 送办公室时应经代拟单位负责人签字 并署上拟稿人姓名和联系电话 审核 文稿在报送领导审签前 由办公室进行审核 审核的主要任务是 严格把好政治关 政策关 法律关 文字关和格式关 对文稿需作较大修改的 审核部门应与拟稿单位协商或请其修改 五 行文程序 基本程序 拟稿 审核 签发 会签 一是部门

14、代学校所拟文件内容涉及其他单位的 由拟文部门送相关单位会签 二是文件内容涉及若干领导分管事项的 需送有关领导会签 党政联合行文的 还需要党委 行政领导会签 签发 根据文件内容 由有关领导或主要领导签发 党政联合行文的 由党委 行政领导签发 印发 根据领导所签 同意发文 的意见 方能印制 五 行文程序 文种使用不够恰当 如请示 报告不分 决定 通知不分 通知 意见不分 通知 批复不分等等 例 标题是 学校XX工作办公室关于做好院级单位学习调研阶段小结工作的意见 后改为 浙江大学XX工作办公室关于做好院级单位学习调研阶段小结工作的通知 文字表达不合要求 没有按照规定的格式行文 如写通知 意见性文件

15、不分段落 也不用小标题 条理不够清楚 层次不够分明 应做到条理清晰 逻辑严密 层次分明 文字不合要求 一是结构问题 二是出现文字错误 六 行文注意事项 开头用语 兹 兹有 兹经 兹定于 兹因 兹由 据 据悉 据查 据了解 据反映 据核实 经 经查明 经研究 经审核 经会议讨论通过 表态用语 同意 照办 即办 当即执行 坚决贯彻引叙用语 倾 倾接 倾闻 欣 倾闻 欣悉 经办用语 经请示 经研究 经查明谦语用语 承蒙 不胜 结尾用语 此 此令 此复 特此 特此通知 特此通报 特此汇报 希 望 盼 希遵照执行 望贯彻落实 盼即妥善处理 盼复 请 请指示 请批复 请审阅 公文拟稿习惯用语 用词不当 代

16、学校党委或党办行文 却从部门角度来写 如建议什么什么 希望学校什么什么 这不妥当 例一 学校要按照行动计划的要求 后改为 各学院 各部门 各单位要按照行动计划的要求 例二 重点检查前面提到的5类问题 后改为 重点检查上述5类问题 例三 已经重新做干部任命审批表 后改为 重新制作干部任命审批表 六 行文注意事项 时效方面不够及时 主要是一些对时间要求很急的行文给办公室处理留出的时间太紧 除特殊情况外 部门代党委或党办行文至少提前10天 最少也应提前1周送办公室处理 行文程序不够规范 主要是个别部门没有把需要行文的发文稿先送两办处理 而直送校领导 这是不妥当的 校对不及时 按规定 谁行文 谁校对 因此发文稿在印出清样后 送印前应由行文人及时进行校对 六 行文注意事项 行文序号不够规范 一般编为 一1 1 或 一 一 1 1 两类 可任选其一使用 但同一类文件应力求统一 错误的序号用法 一 一 一 1 人名 地名 数字 引文要准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 如 文号 时间要写具体的年月日公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词