《办公室5s管理》PPT课件.ppt

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1、活动基本规则 安全第一 使用个人防护装备 所有人积极参与准时开始和结束关闭所有电子设备 电话 寻呼机等 或调到 静音 状态仅在得到指示时才使用计算机保持准备改变的开放思想没有 最好 只有 更好 引言 办公室5S 5S回顾 5S过程 5S定义 定义5S并应用于你的办公室 信息和交易过程 实现你的业务目标 5S模块的目的 引言 5S 确定5S的目的确定5S理念识别5S的益处确定5S过程步骤讨论5S在你办公室中的影响确定5S实施路线图回顾5S活动规则 目标 5S回顾 5S过程 5S定义 5S的目的 5S的目的是创建工作场所组织 提高生产率 实施目视化管理 并且为持续改进使用的所有其他精益工具打基础

2、5S的目的 5S文化的益处 生产率消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间 缩短加工时间和办公室设备停工时间 更加容易地区分任务的优先次序 增加创造价值的时间 质量消除使用过期或不正确信息的可能性安全减少损失工时的事故 工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目 5S定义 什么是5S 5S定义 5S 源于日文术语 5S说明 5S定义 5S 源于日文术语 续 5S说明 5S定义 5S 英文翻译 Sort 清理 SetInPlace 整理 Shine 清洁 Standardize 维持 消除不需要的物品 识别出有必要使用的频率 所有物品都各得其所 各就其位 彻底清扫工作区 识别出不清洁的来源 执行过程来

3、保持和改善前3个S 5S说明 1S 2S 3S 4S Sustain 素养 在工作场所中营造保持和自律的5S文化 5S 5S定义 步骤1 清理 5S定义 步骤2 整理 给文件夹贴上标签 按顺序排列 按虚线索引 安装托盘 贴上对象标签 5S定义 步骤3 清洁 5S定义 步骤4 维持 规范以下各项 文件夹上的虚线架子上的标签标示证书的展示 在LotusNotes5S数据库中共享最佳实践 以便在团队成员之间维持5S的标准化实践 5S定义 步骤5 素养 建立5S布告牌 用来显示 5S理念 强化5S的 技巧 成功故事 用实例证明5S是可以实现的5S绩效 提供每月绩效的反馈5S行动 提供持续改进方面的指导

4、 5S定义 练习 5S讨论 每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果 10分钟 分小组讨论你在工作环境中看到的因为缺乏5S而造成的问题回答 造成了哪方面的浪费 讨论在5S文化中工作的人员优势在记录纸上用表格列出答案 讨论5S在你工作区域中的影响 目标 指导 完成时间 完成内容 5S定义 5S实施路线图 回顾数据保存要求确定处理保密或敏感信息的政策完成活动规则和准备 与小组一起回顾准备工作和活动规则给工作区域拍照测量虚拟和实际空间大小识别浪费 执行1S执行2S执行3S开发工具进行规范并维持效果 给工作区域拍照测量虚拟和实际空间大小减少浪费的定量执行4S工具 保持效果养成习惯改进过程在整个业务部

5、门执行 完成5S活动准备工作 过程步骤1 实现5S文化 过程步骤5 有人提出5S是所有精益工具中最为重要的工具 5S定义 练习 5S规则回顾 根据需要对规则作任何修改 30分钟 在每个小组中回顾活动规则并回答下列问题 本活动的业务需要是什么 谁是所有者 程序上的清晰界限是什么 本次活动的范围是什么 包括计算机文件 整个办公室 邻近区域 本次活动的目标是什么 对照规则标准回顾活动的5S规则 目标 指导 完成时间 完成内容 5S定义 5S 识别办公室中的5S机会回顾每个5S步骤的组成部分将每一步应用到你的业务中 目标 5S回顾 5S过程 5S定义 书籍公告板业务表格名片橱柜目录计算机设备计算机文件

6、会议室来往信件书柜桌子抽屉电路接线Email 办公室5S检查表 文档杂志收发室办公设备纸个人物品打印机 传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件白板 办公室中的5S机会 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 1S定义 SEIRI整齐 有组织 是指清理工作区中的全部工具 材料等 并且仅保留必需物品的做法 其他每件东西都要存放起来或扔掉 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况 通过清除工作场所中不必要的物品 来揭示这个过程 SORT 清理 简化工作区

7、 清楚区分什么是必要的 什么是不必要的 处置不必要的物品 1S揭示真正的过程 5S过程 扔掉你知道可以扔掉的任何东西通过询问以下问题 识别出真正需要的物品 它是用来做什么的 我为什么有这个东西 我多长时间用一次 别人也有吗 1S清理策略 5S过程 1S清理策略 续 不必要不能使用 不大可能用到 很少使用 偶尔使用 抛弃或删除 抛弃 删除或捐出来 远距离或电子形式存放 存放在附近 便于取到 使用频度处置 经常使用 存放在手边 随时能拿到 5S过程 不要忘记你的计算机文件和email 尽可能减少个人物品只留下基本的必需品将活页夹和书籍扎好 标示 最后使用日期 识别未来要丢弃或远距离存放的物品考虑使

8、用书籍和参考资料的公用图书馆 明确确定所有人和过程 1S清理策略 续 5S过程 宁枉勿纵 为 红标签 物品建立临时的过渡 回顾区用于可再次使用的办公设备或家具用来集中物品进行回收识别必须由谁回顾和处置确保所有物品在本次活动结束前都得到处置不要造成新的杂乱无章情况 1S清理策略 续 5S过程 追踪过程 提供目视化识别和正式的处置用于其他区域可能需要或储存的丢弃物品 如可以再次使用的办公家具 应为全尺寸 8 5 x11 大红色 用来提高可视性应预先印有连续的标签编号下半部分打孔 记录标签位置处置需要明确的责任界定 红标签实例 标识红标签过程 5S过程 步骤5 评价红标签物品处置确实不必要的物品如果

9、有适当理由 保留贴有红标签的材料在预先定好的时间后 丢弃任何用红标签标识的物品填写所有的红标签信息 并交还给红标签协调员 标识红标签过程 步骤4 向小组解释红标签标准确保由跨部门组成的人员标示物品 以防止 我可能需要这个 尽可能快地用红标签标示工作区 确定采用什么标准来区分需要的物品与不需要的物品例如 在工作区中仅保留进行业务需要的物品 步骤3 5S过程 为什么有两台打印机 为什么好几个使用过的墨盒散放在周围 这个架子上到底放的是些什么东西 1S反例 5S过程 练习 1S 1S策略 一个人向班上其他人报告 15分钟 在每个小组中 仔细回顾案例研究中的照片回答 你在这间办公室中将如何根据你看到的

10、 或没有看到的 情况实施 1S 包括你会需要向办公室主人提出的问题在记录纸上记录注释 供课堂回顾 分析案例研究 目标 指导 完成时间 完成内容 5S过程 删除不用的图标卸载不用的程序删除旧文件或将旧文件存档到CD上 1S实例 5S过程 拿走不必要的物品 空出整个书架 用红标签标识等待处置 将不必要物品移到归档系统 1S实例 清理前 清理后 5S过程 白板并未发挥它的作用旧的信息没有擦除 1S实例 清理前 清理后 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 2S定义 SEITON整齐 关注于对有条理的工作场所的需要 工具 设备和材料必须系统地摆放

11、 使得取用时最容易 效率最高 每件东西都各得其所 各就其位 将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位 整理定位需要的物品 使它们能够被方便地取用和放回 2S提升目视化管理 5S过程 2S策略 确定最佳的布局和工作空间设计 这样就容易使用和理解所有物品使用提升目视化管理的存放方法 使用1S过程中识别出的频度 进行规整文件夹方法 首选的纸质文件方法 能放不到70页的文件夹最好 最多100页 为每个文件夹指定其自身的存放期活页夹方法电子格式 有适当的备份 5S过程 2S策略 续 使你命名习惯标准化文件 文件夹 活页夹的名字就是它的 地址 为每个类型选择最佳的命名法 地区 主题 代码 日期等 清

12、楚标识每件东西执行 在制品 抽屉和 或文件夹 把在用的数据和项目分开将经常使用的物品直接放在工作区中 不要放在抽屉或橱柜内 5S过程 2S策略 续 设计你的标准桌面使用不显眼的标签 如透明小标签为办公文具创建一个模板或轮廓避免使用杯子或盒子存放物品消除不必要的平面直观标明位置 这样可以放回物品 也很容易识别丢失的物品张贴照片或标记 清楚解释信息 设备和其他物品 使任何人都能明白 5S过程 2S不需要物品实例 钉书机在哪里 在这里还是丢了 我怎么知道 5S过程 2S不需要物品实例 我需要的图片在哪里 文件夹和内容没有有意义的名称 5S过程 练习 2S 2S策略 一个人向班上其他人报告 15分钟

13、在每个小组中 仔细回顾案例研究中的照片回答 你将如何在这间办公室实施 2S 包括你会需要向办公室主人提出的问题在记录纸上记录注释 供课堂回顾 分析案例研究 目标 指导 完成时间 完成内容 5S过程 2S实例 标识了桌面 为办公文具创建目视化管理任何人都能很快知道少了什么东西 这件东西应放在哪里 5S过程 2S实例 WIP 在制品 文件夹保持经常使用的信息随时可用WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品 如书籍 活页夹 CD标准色代码系统将会改进目视化管理 5S过程 2S实例 简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西 目视化管理使你能进行 例外管理 整理前 整理后 照片经 GEMoney

14、 允许复制 5S过程 将这些文件移至远距离存放强制的保存期文件的取用非常少 如果有 按有效期分类 这样新文件移入远距离存放时 将过期数据丢弃 2S实例 5S过程 练习 2S 完成2S 讲师规定 作为一个团队 讨论完成2S的途径给每个人指派任务确定完成2S的时间并回顾效果 完成业务活动的2S 目标 指导 完成时间 完成内容 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 3S定义 SEISO清洁工作 指的是需要保持工作场所清洁和整齐 在日本公司 清扫是一项日常活动 每班结束时都要打扫工作区 将每件东西放回原处 建立清洁的工作场所 SHINE 清洁 清

15、洁工作场所中所有区域的地面 设备 家具 3S识别和消除不清洁来源 5S过程 练习 3S 15分钟 在每个小组中 仔细回顾案例研究中的照片回答 你将如何在这个办公室实施 3S 讨论对顾客或访客第一印象的影响回答 3S的好处是什么 在记录纸上记录注释 供课堂回顾 分析案例研究 目标 指导 完成时间 完成内容 每个小组选一个人向全班的其他人报告讨论结果 5S过程 3S策略 摆脱清洁用具 寻找不清洁的根本原因 脏东西 来源于何处 你到底为什么必须要清扫 如何预防这种 脏东西 审视需要修理的办公家具 照明 设备消除任何安全隐患 松动的器件 破损的家具 磨损的电线等 5S过程 3S策略 续 使你迅速识别

16、异常情况 消除 突击大扫除 的思想保持自律成为你的常规和日常惯例的一部分每天开始先花5分钟时间专门用于系统清洁 5S过程 练习 3S 完成3S 讲师规定 作为一个团队 讨论完成3S的途径给每个人指派任务确定实现3S的时间并回顾效果 完成业务活动的3S 目标 指导 完成时间 完成内容 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 4S定义 SEIKETSU标准 使其得到控制和保持一致 在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准 每个人都准确知道自己的责任是什么 清扫职责是日常工作程序的一部分 保持并改进整洁和井井有条的工作场所 STABILIZE 维持 保持和改进前3个S的标准 4S不仅保持 而且改进已经规整到位的东西 5S过程 4S策略 消灭可能堆积物品的过多存放区和平面对布置 家具作出改动 使其容易保持整齐干净使用检查表建立每日的规整和清洁活动 使用循环日历安排提示信息 进行自我评价确定防止倒退的方法 5S过程 4S检查表指南 在每个区域张贴检查表包括 整理后 照片来显示标准让同事计划突击审核经常寻求反馈和意见使用检查表记录改善机会和建议使